5. Bố cục của luận văn
4.2.1. Nhóm giải pháp trực tiếp
4.2.1.1. Giải pháp phân tích công việc
Công ty cần chú trọng vào công tác này vì đây là một công tác rất quan trọng trong công tác QTNS nói chung. Nếu công tác phân tích công việc được thực hiện tốt thì sẽ:
- Làm căn cứ để xây dựng và đánh giá hiệu quả công việc trong công ty được tốt hơn.
- Giúp cho việc nghiên cứu và cải thiện điều kiện làm việc trong công ty sao cho hiệu suất công việc đạt kết quả cao nhất.
- Cung cấp các tiêu chuẩn để đánh giá chất lượng thực hiện của từng thành viên trong công ty sao cho chính xác nhất, tránh sự thiên vị gây nên sự đố kỵ lẫn nhau giữa các thành viên.
- Đưa ra các tiêu chuẩn cần thiết cho việc tiến hành tuyển dụng nhân sự đạt kết quả cao nhất
Thực hiện tốt công tác này thì mối quan hệ giữa các đơn vị sản xuất cũng như giữa các phòng ban chức năng sẽ được chặt chẽ, rõ ràng hơn, tránh sự chồng chéo, mất đồng bộ ảnh hưởng đến hoạt động SXKD của Công ty.
Để thực hiện tốt công tác này thì việc phân tích công việc nên do Ban giám đốc cùng các trưởng phòng và các quản trị viên cấp cơ sở đảm nhiệm, vì đây là một đội ngũ lao động có trình độ và năng lực cao. Các nhà quản trị viên cấp cao có trình độ, năng lực, sự hiểu biết, óc phán đoán và tổng hợp tình hình còn các nhà quản trị viên cấp cơ sở thì có kinh nghiệm và nắm chắc tình hình thực tế của công ty, kết hợp tài tình hai yếu tố này sẽ làm cho công tác phân tích công việc của công ty được tốt hơn và từ đó giúp cho việc nâng cao hiệu quả của công tác QTNS.
4.2.1.2. Giải pháp hoạch định nhân sự
Sau khi phân tích và xác định mục tiêu chiến lược, phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực của Công ty, Phòng Tổ chức hành chính Công ty cần phải tiến hành nghiên cứu, phân tích nguồn nhân lực hiện tại một cách có hệ thống và căn cứ vào kế hoạch kinh doanh để dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cho Công ty trong tương lai cả về số lượng và chất lượng.
- Thường xuyên bổ sung các thông tin về nhân viên trong toàn Công ty để xác định chính xác nguồn nhân lực thực tế tại từng thời kỳ: Để tiến hành dự báo nguồn nhân lực chính xác và có hiệu quả thì phải cập nhật thường xuyên số liệu về tình hình sử dụng nguồn nhân lực hiện tại về mặt số lượng và chất lượng. Từ đó có một cái nhìn tổng quát, hệ thống, đồng thời xác định được điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn và thuận lợi của nguồn nhân lực tại Công ty. Sau thời gian tuyển dụng và làm việc, kiến thức, kỹ năng chuyên môn và khả năng của nhân viên đều có sự thay đổi. Do vậy, phòng Tổ chức Lao động phải cập nhật toàn bộ thông tin của cá nhân về kinh nghiệm làm việc, kỹ năng chuyên môn, trình độ học vấn làm cơ sở cho công tác đào tạo, thăng chức, thuyên chuyển nhân viên sau này.
- Xác định nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai bằng một số các chỉ tiêu định lượng: Công ty phải tiến hành dự báo nguồn nhân lực trong tương lai để áp dụng cho các mục tiêu, kế hoạch dài hạn. Nhu cầu tương lai được xác định theo chỉ tiêu: Số lượng, cơ cấu và chất lượng
- Chỉ tiêu về số lượng:
Nhu cầu nhân lực trong tương lai được xác định theo công thức:
Tổng số nhân lực cần có trong tương lai = Tổng số nhân lực hiện tại - (Tổng số nhân lực nghỉ việc + Tổng số nhân lực thay thế) + (Tổng số nhân lực hiện tại * tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đáp ứng yêu cầu cho kế hoạch SXKD)
Tổng số nhân lực cần tuyển dụng trong tương lai = Tổng số nhân lực nghỉ việc + Tổng số nhân lực cần được thay thế + (Tổng số nhân lực hiện tại * tỷ lệ % điều chỉnh lao động nhằm đáp ứng yêu cầu cho kế hoạch SXKD).
- Chỉ tiêu về cơ cấu:
Cơ cấu nguồn nhân lực bao gồm yêu cầu về số lượng, chất lượng đáp ứng yêu cầu phát triển của Công ty trong kỳ kế hoạch, bao gồm cơ cấu tổng thể: Công nhân sản xuất, cán bộ quản lý, kiến thức chuyên môn, độ tuổi nguồn nhân lực hiện có và nguồn nhân lực cần bổ sung.
- Chỉ tiêu về chất lượng:
Song song với dự báo nguồn nhân lực về mặt số lượng, chúng ta cần phải dự báo về mặt chất lượng. Phòng Tổ chức hành chính cần phải hệ thống hóa các kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm đòi hỏi cho từng vị trí công việc. Phối hợp với trưởng các phòng ban, các đơn vị nhằm xác định yêu cầu về chất lượng nhân sự trên cơ sở các tiêu chuẩn đó. Đồng thời phải dự báo sơ bộ một số tiêu chuẩn công việc trong tương lai trên cơ sở kế hoạch kinh doanh và các tiêu chuẩn trong hiện tại.
- Điều tiết cung cầu nhân lực: Sau khi có chỉ tiêu tuyển dụng, công ty cần thực hiện các yêu cầu về cân đối giữa cung và cầu nguồn nhân lực. Khi cần tinh giảm lao động cần có hình thức như cho nghỉ hưu sớm đối với những cán bộ có trình độ thấp kém, nghỉ không lương hoặc có kế hoạch nhằm thuyên chuyển, đề bạt cán bộ một cách hợp lý hoặc có kế hoạch tuyển dụng từ bên ngoài.
Ngoài ra, một bước rất cần thiết cho công tác hoạch định nguồn nhân lực mà công ty cần thực hiện được là bước kiểm tra và đánh giá chương trình. Mục đích của kiểm tra và đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực, xác định các sai lệch giữa thực hiện và kế hoạch, các nguyên nhân dẫn đến các sai lệch đó và có tính khách quan hơn biện pháp khắc phục nó.
Tuy nhiên, để công tác hoạch định nguồn nhân lực được thực hiện tốt thì việc hoạch định nguồn nhân lực phải được thực hiện một cách nghiêm túc và phải có được hệ thống thông tin thông suốt trong nội bộ công ty, các đơn vị sản xuất phải có báo cáo về tình hình nguồn nhân lực trong nội bộ mình thường xuyên cho bộ phận quản lý nguồn nhân lực chung trong toàn đơn vị. Có như vậy công tác hoạch định nguồn nhân lực mới thực sự đem lại hiệu quả.
4.2.1.3. Giải pháp tuyển dụng, đào tạo nguồn nhân lực
Nguồn lao động dồi dào với đức tính cần cù, chịu khó, ham học hỏi, thông minh, giá nhân công rẻ là lợi thế của nền kinh tế Việt Nam … Tuy nhiên, để biến lợi thế này từ dạng tiềm năng trở thành hiện thực thì cần phải có chính sách đào tạo bồi dưỡng đúng đắn kịp thời, đồng bộ các nguồn nhân lực từ cán bộ quản lý, kỹ thuật chuyên môn, nghiệp vụ giỏi đến đội ngũ công nhân.
* Khâu tuyển dụng: Cũng như các hoạt động khác, tuyển dụng là một quy trình tập hợp các hoạt động biến nguồn vào thành nguồn ra. Công ty cần phải nghiên cứu việc quy chế vấn đề tuyển dụng lao động. Việc tìm kiếm, tuyển chọn lao động là vấn đề cần được quan tâm đúng mức. Nếu thiếu phương pháp khoa học trong lúc tuyển chọn lao động thì sẽ phải tiêu tốn rất nhiều thời gian để đào tạo sau khi tuyển dụng. Nếu tất cả cán bộ phụ trách công tác tuyển dụng nhận thức rõ vấn đề này thì họ sẽ lựa chọn được cho Công ty những lao động phù hợp với yêu cầu cần tuyển, từ đó nâng cao hiệu quả công việc và đáp ứng yêu cầu phát triển của đơn vị một cách cao nhất.
Ngày nay, DN tìm nguồn nhân lực thường áp dụng theo các kiểu truyền thống như quảng cáo tuyển dụng trên các phương tiện báo chí đài phát thanh, truyền hình, internet, qua các trung tâm giới thiệu việc làm… vẫn được phổ biến. Các phương pháp này chắc chắn cũng còn phổ biến trong tương lai. Ngoài ra, Công ty cần phải
chương trình hội thảo, hội nghị hay triển lãm kết hợp với việc giới thiệu ngành nghề, hoạt động của đơn vị mình, qua đó sẽ tìm được những ứng viên quan tâm đến việc chọn nơi làm việc thích hợp cho mình.
Cần xây dựng một tiêu chuẩn thống nhất để đánh giá các ứng viên, nhằm đảm bảo lựa chọn được người lao động đáp ứng được các yêu cầu cần thiết để thực hiện được công việc.
Đồng thời, trong quá trình tuyển dụng cần có sự tham gia của cán bộ quản lý trực tiếp của bộ phận/phòng ban mà có các ứng viên tuyển dụng vào các công việc tại các bộ phận/phòng ban đó vì những cán bộ quản lý này mới thực sự là những người hiểu bộ phận/phòng ban mà họ quản lý đang cần các ứng viên đáp ứng được những tiêu chuẩn nào? phù hợp với vị trí công việc gì? Do đó sẽ giúp công ty lựa chọn được người lao động phù hợp với vị trí công việc cần tuyển dụng.
Ngoài ra, hình thức thi tuyển hiện nay của công ty chủ yếu là thi viết, hình thức thi như vậy là chưa phù hợp, chưa phản ánh được hết năng lực của các ứng viên. Do đó, công ty cần kết hợp thêm các hình thức thi khác như vấn đáp, thực hành. Tùy theo từng vị trí công việc cần tuyển dụng mà công ty có thể tổ chức các hình thức thi thực hành cho phù hợp. Hình thức thi như vậy sẽ phản ánh được đúng và thực chất trình độ của các ứng viên, giúp công ty lựa chọn được những ứng viên đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu.
* Công tác đào tạo: Công ty khi tiếp nhận các nhân viên mới hoặc người trúng tuyển, họ đã được đào tạo kiến thức cơ bản phù hợp với ngành nghề yêu cầu, nhưng trước một đơn vị mới cần phải có sự tìm hiểu học hỏi để hội nhập, quá trình này nếu để từng cá nhân thực hiện thì mất nhiều thời gian và hiệu quả không cao. Công ty cần có một chương trình huấn luyện đào tạo tiếp tục và đầu tư kinh phí đúng mức, kể cả việc thực tập và tham quan.
Công tác đào tạo của DN là điều kiện quyết định để có thể tồn tại và đi lên trong sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường, nó giúp cho DN nâng cao năng suất lao động, nâng cao chất lượng công việc, nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức, duy trì và nâng cao chất lượng của nguồn nhân lực, tạo sự gắn bó giữa NLĐ và DN, tạo ra sự thích ứng công việc hiện tại và tương lai của NLĐ, đáp
ứng nhu cầu và nguyện vọng phát triển của NLĐ, tạo ra tính chuyên nghiệp của NLĐ… Việc đào tạo sẽ đem lại những lợi ích sau:
- Nâng cao hiệu quả chung của Công ty
- Giảm những sai sót trong sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm. - Khả năng hoàn thành nhiệm vụ của NLĐ được tốt hơn.
- Trình độ chuyên môn cũng như kỹ năng nghề nghiệp được nâng lên - Dễ dàng hơn trong việc nắm bắt kỹ thuật, công nghệ mới.
- Hứng thú trong công việc vì bản thân được tiến bộ về nghề nghiệp. - Giúp NLĐ hiểu biết hơn về mục tiêu và văn hóa của Công ty. Để làm được điều này, Công ty nên chú ý thực hiện các vấn đề sau: - Tiêu chuẩn hóa các chức danh, các vị trí công tác của NLĐ
- Hỗ trợ trong việc lập kế hoạch và thực hiện mục tiêu nâng cao nghề nghiệp - Tạo môi trường và điều kiện khuyến khích việc học tập của NLĐ.
- Cung cấp đầy đủ thông tin về các cơ hội phát triển nâng cao nghề nghiệp Nội dung của công tác đào tạo gồm có :
- Phân tích nhu cầu đào tạo: Mục đích của việc phân tích nhu cầu đào tạo là xác định xem những người nào cần được đào tạo và trọng điểm của nội dung đào tạo là gì. Nhu cầu đào tạo thường thường được đặt ra khi NLĐ không có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc. Để xác định chính xác nhu cầu đào tạo, Công ty phải xem xét các yếu tố như sau:
+ Phân tích DN: Công ty thực hiện các mục tiêu ở mức độ hoàn thành như thế nào. Nghĩa là phải đánh giá được chỉ số hiệu quả về mặt tổ chức, kế hoạch chuẩn bị đội ngũ cán bộ kế cận, các tiêu thức tổ chức như năng suất, chất lượng thực hiện công việc, chi phí lao động …từ đó xác định các hình thức đào tạo cho phù hợp.
+ Phân tích tác nghiệp: Đội ngũ lao động cần có những kỹ năng nào để thực hiện tốt các công việc. Xác định loại kỹ năng và các hành vi cần thiết của NLĐ để thực hiện tốt công việc, thường áp dụng cho việc đào tạo những lao động mới tuyển dụng.
+ Phân tích lao động: Điểm mạnh, điểm yếu của đội ngũ lao động trong Công ty TNHH Thái Bình Dương là gì. Phân tích lao động chú trọng lên các năng lực và
đào tạo và những kỹ năng, kiến thức, quan điểm nào cần thiết được lĩnh hội hay chú trọng trong quá trình đào tạo. Phải chú ý rằng không nên đào tạo tràn lan, tránh lại kéo những người không có nhu cầu để đào tạo, như thế sẽ rất lãng phí tài chính, thời gian mà phải đánh giá đúng khả năng cá nhân và kỹ năng nghề nghiệp của NLĐ.
- Lập kế hoạch đào tạo: Công ty cần chú trọng việc lập kế hoạch đào tạo cho từng giai đoạn, nhất là kế hoạch đào tạo cho những năm kế tiếp. Trong đó phải xác định được đối tượng cần đào tạo, kinh phí đào tạo và thời điểm đào tạo.
- Xác định các loại hình đào tạo: Công ty phải xác định các hình thức đào tạo phù hợp cho từng đối tượng lao động. Có các loại hình đào tạo như:
+ Đào tạo nhận việc: Áp dụng cho những lao động mới tuyển, thực hiện trong thời gian đầu trước khi nhận việc.
+ Đào tạo trong quá trình làm việc: Gồm có đào tạo cho nâng bậc hàng năm, bồi dưỡng chuyên môn, tay nghề tại chỗ bằng hình thức kèm cặp (thợ giỏi, cán bộ đầu ngành phụ trách). Đào tạo trong quá trình làm việc là việc thông qua quá trình làm việc để học tập kỹ năng và kiến thức. Nói cách khác, cán bộ đầu ngành, các thợ giỏi với tư cách là một người đào tạo vừa chỉ huy cấp dưới và nhân viên mới để họ hoàn thành công việc nghiệp vụ, sản xuất vừa truyền thụ cho họ khả năng và kiến thức, vừa bồi dưỡng cho họ khả năng phán đoán tư duy trong công việc hàng ngày. Loại hình này là cách đào tạo được tiến hành trong môi trường và điều kiện thực tế, đồng thời lại được hướng dẫn bởi những người có kinh nghiệm phong phú. Nhờ đó có thể giúp cho người được đào tạo trực tiếp nắm bắt được kỹ năng làm việc và nâng cao một cách có hiệu quả năng lực công tác, chi phí cho hình thức đào tạo này tương đối thấp và rất phù hợp với điều kiện lao động của Công ty hiện nay.
+ Đào tạo bên ngoài: Hàng năm Công ty có thể cho một số đối tượng cần thiết dự các chương trình, các khóa đào tạo riêng biệt nhằm cung cấp thêm kiến thức cơ bản về từng lĩnh vực như tài chính, các lớp bồi dưỡng kỹ thuật nâng cao… hoặc khuyến khích và tạo điều kiện để vào học ở các trường trung cấp, cao đẳng, đại học tùy từng đối tượng. Bên cạnh đó, phải tận dụng triệt để việc tham gia các buổi báo cáo, hội thảo chuyên đề liên quan đến ngành nghề của đơn vị.
Bên cạnh đó, công ty cũng cần quan tâm hơn nữa đến việc dành một khoản kinh phí nhất định cho đào tạo và phát triển nhân sự tại công ty. Bên cạnh việc chú trọng đầu tư vào máy móc thiết bị thì việc đầu tư cho đào tạo và phát triển nhân sự