Không nằm ngoài các nội dung của quản trị, quản trị nợ cũng bao gồm 4 chức năng: lập kế hoạch nợ, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
a/ Lập kế hoạch nợ
Đây là nội dung đầu tiên mà tất cả các NHTM đều phải chú trọng, xây dựng đầu mỗi kỳ (thông thường theo quý, năm). Các chỉ tiêu chủ yếu bao gồm: tổng dư nợ, dư nợ theo nhóm, dư nợ theo lĩnh vực (bán buôn, bán lẻ...), tỷ lệ nợ xấu, trích lập dự phòng rủi ro... Thông thường, sẽ có 2 cấp kế hoạch: Kế hoạch của toàn hệ thống Ngân hàng và kế hoạch theo các Chi nhánh.
b/ Tổ chức: Huy động mọi nguồn lực cho hoạt động tín dụng
Khi các kế hoạch được đề ra và đã được thông qua, các NHTM sẽ tập trung mọi nguồn lực để thực hiện kế hoạch về nợ, tín dụng bởi đây là hoạt động chủ yếu, then chốt, chiếm phần lớn trong hoạt động kinh doanh và lợi nhuận của các NHTM. Các nội dung chủ yếu của hoạt động tổ chức sẽ bao gồm:
- Xây dựng văn bản, chính sách quản trị nợ
Mỗi NHTM, để thực hiện quản trị nợ áp dụng thống nhất trong hệ thống mạng lưới và các đơn vị kinh doanh, cần xây dựng và ban hành hệ thống các văn bản, chính sách liên quan đến quản trị nợ, bao gồm các văn bản chính như:
+ Quy trình, chính sách liên quan đến hoạt động cấp tín dụng
+ Chính sách phân loại tài sản có, trích lập dự phòng và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng
+ Quy định, chính sách xếp hạng tín dụng khách hàng (nhằm mục đích phân nhóm nợ của khách hàng)
+ Quy định xử lý nợ có vấn đề: Quy định chung về xử lý nợ, Quy định cụ thể về các biện pháp xử lý nợ cụ thể như mua bán nợ, miễn giảm lãi, khởi kiện...
Việc xây dựng các văn bản, chính sách liên quan đến quản trị nợ phải đảm bảo tuân thủ các nguyên tắc sau:
+ Tuân thủ, phù hợp quy định của pháp luật, cơ quan quản lý về tín dụng, cấp tín dụng cũng như hoạt động của các NHTM;
+ Đảm bảo có hệ thống công nghệ thông tin hỗ trợ việc triển khai, phân loại, quản lý nợ phục vụ việc tính toán, kiểm tra và rà soát thực tế triển khai.
- Xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức và mô hình quản trị nợ
Việc xây dựng mô hình quản trị nợ được thực hiện để đảm bảo việc thực thi, triển khai các chính sách về phân loại, quản trị nợ được thực hiện hiệu quả. Mô hình quản trị nợ thông thường tương tự như mô hình cấp tín dụng, tuy nhiên, được bổ sung thêm Bộ phận/Đơn vị quản lý khoản vay và Bộ
phận/Đơn vị xử lý thu hồi nợ. - Tổ chức đào tạo
Tất cả các hoạt động của công tác quản trị nợ, từ khi tìm kiếm, thẩm định khách hàng, cấp tín dụng, quản lý khoản nợ, xử lý nợ... cho đến hoạt động kiểm tra, giám sát đều có sự tham gia của con người. Do đó, trình độ, năng lực, ý thức của nhân viên ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động quản trị nợ được thông suốt, hiệu quả. Việc tổ chức đào tạo nghiệp vụ, đạo đức cũng vì vậy mà luôn được tất cả các NHTM quan tâm, chú trọng và thực hiện thường xuyên, liên tục.
- Công nghệ thông tin
Đây là một yếu tố quan trọng bậc nhất đối với hệ thống các ngân hàng bởi công nghệ thông tin bao gồm các nội dung lưu trữ thông tin khách hàng, thông tin của Ngân hàng, các hệ thống, chương trình tác nghiệp và các tiện ích cung cấp cho khách hàng... Do đó, nếu hệ thống công nghệ thông tin lạc hậu, yếu kém sẽ dẫn đến việc hoạt động của Ngân hàng bị trì trệ, không thông suốt, thậm chí trường hợp bảo mật kém có thể dẫn đến hệ thống thông tin bị hacker đột nhập, phá hoại, gây thiệt hại lớn cho Ngân hàng và khách hàng.
c/ Lãnh đạo
Chức năng lãnh đạo trong quản trị được xác định như là một quá trình tác động đến con người, làm cho họ thực sự sẵn sàng và nhiệt tình phấn đấu để hoàn thành những mục tiêu của tổ chức. Đối với quản trị nợ, chức năng này thường được đồng nhất, là một bộ phận của quản trị nguồn nhân lực của các NHTM. Như đã nói ở trên, tín dụng là hoạt động chủ yếu, then chốt, chiếm phần lớn trong hoạt động kinh doanh và lợi nhuận của các NHTM, do đó, việc tạo động lực, giữ chân cán bộ, nhân viên có kinh nghiệm, năng lực là một vấn đề sống còn, tránh xảy ra chảy máu chất xám, đặc biệt là trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt trong ngành Ngân hàng hiện nay. Về cơ bản, các
NHTM thường sử dụng các chính sách sau để tạo động lực cho người lao động: Chính sách về lương thưởng và phúc lợi, chính sách đào tạo và phát triển, chính sách về môi trường làm việc,...
d/ Kiểm tra
- Rà soát, kiểm tra đánh giá chất lượng các khoản nợ
Trong quan hệ tín dụng giữa ngân hàng và khách hàng, có nhiều khả năng dẫn đến xảy ra rủi ro tín dụng như: rủi ro đạo đức của cán bộ tín dụng; trình độ, năng lực của cán bộ; tính trung thực trong hồ sơ khách hàng cung cấp; sai sót trong tác nghiệp... Chính vì vậy, ngân hàng phải có cơ chế tiến hành kiểm tra, giám sát các khoản cho vay trước, trong và sau khi tiến hành giải ngân. Việc kiểm tra, giám sát có vai trò vô cùng quan trọng đối với chương trình cho vay lành mạnh của ngân hàng. Nó không chỉ giúp các nhà quản lý ngân hàng phát hiện ra các khoản cho vay có vấn đề nhanh hơn mà còn giúp xác định được vấn đề các cán bộ tín dụng có tuân thủ đúng chính sách cho vay của ngân hàng hay không, từ đó nhanh chóng đưa ra các biện pháp xử lý, khắc phục một cách hiệu quả nhất.
- Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công tác quản trị nợ
+ Chỉ tiêu Tỷ lệ Dự phòng rủi ro/Lợi nhuận thuần
Chỉ tiêu này phản ánh hiệu quả quản trị nợ của NHTM. Do trong các hoạt động của NHTM, tín dụng đóng vai trò mang lại lợi nhuận cao nhất, do vậy, chất lượng nợ của NHTM càng hiệu quả, số tiền trích lập Dự phòng rủi ro tín dụng càng thấp, lợi nhuận sau của NHTM càng cao. Chỉ tiêu này càng cao, hiệu quả quản trị nợ của NHTM càng thấp.
Trên thực tế, nhiều NHTM có Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh Số trích lập Dự phòng rủi ro tín dụng
cao nhưng do chất lượng nợ thấp, nợ xấu cao dẫn đến phải trích lập dự phòng rủi ro đối với nợ xấu nhiều làm cho Lợi nhuận chung của ngân hàng giảm.
+ Chỉ tiêu Tỷ lệ nợ xấu
Tỷ lệ nợ xấu = Dư nợ xấu (Nợ nhóm 3,4,5) Tổng dư nợ
Chỉ tiêu này phản ánh chất lượng tín dụng của tổ chức tín dụng, tỷ lệ nợ xấu càng cao thì chất lượng tín dụng càng thấp. Theo thông lệ quốc tế, ngưỡng an toàn là tỷ lệ nợ xấu dưới 3%. Tại Việt Nam, các Ngân hàng, tổ chức tín dụng nếu có tỷ lệ nợ xấu từ 3% trở lên sẽ thuộc diện theo dõi, kiểm tra và phải báo cáo tình hình nợ xấu và xử lý nợ thường xuyên theo yêu cầu của cơ quan thanh tra, giám sát Ngân hàng của Ngân hàng Nhà nước.
+ Chỉ tiêu Tỷ lệ trích lập dự phòng/Dư nợ xấu
= Số trích lập DPRR tín dụng Dư nợ xấu (Nợ nhóm 3,4,5)
Chỉ tiêu này cho biết số trích lập DPRR của NHTM đã dự phòng được bao nhiêu tổn thất do phát sinh nợ xấu. Chỉ tiêu này càng cao, chứng tỏ NHTM đã đủ nguồn trích lập để phòng ngừa tổn thất trong trường hợp xử lý nợ xấu không thu hồi đủ nợ cho ngân hàng. Như vậy, chỉ tiêu này gián tiếp phản ánh hiệu quả quản trị nợ của NHTM (tỷ lệ nợ xấu thấp) và hiệu quả kinh doanh chung của NHTM (đủ nguồn trích lập chi phí dự phòng rủi ro).
+ Chỉ tiêu Số tiền thu nợ đã sử dụng DPRR/Tổng dư nợ đã sử dụng DPRR
Chỉ tiêu này được tính bằng cách chia Số tiền thu nợ đã sử dụng DPRR cho Tổng dư nợ đã sử dụng DPRR, chỉ tiêu này phản ánh hiệu quả thu nợ đã sử dụng DPRR của Ngân hàng thương mại. Chỉ tiêu này càng cao, hiệu quả thu nợ của tổ chức tín dụng càng cao. Tại Ngân hàng Ngoại thương, số tiền thu nợ đã sử dụng DPRR được hạch toán vào lợi nhuận bất thường của Ngân hàng.