5. Bố cục của luận văn
3.2.1. Thực hiện kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn NSNN tại KBNN Tam Dương
3.2.1.1. Quy trình kiểm soát chi đầu tư XDCB từ nguồn NSNN tại KBNN Tam Dương
Theo quyết định số 1116/QĐ-KBNN ngày 24/8/2007 của Tổng giám đốc KBNN về việc ban hành quy chế thực hiện một cửa trong kiểm soát chi NSNN qua KBNN, hiện nay KBNN Tam Dương thực hiện quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng trong nước qua hệ thống KBNN theo Quyết định 686/QĐ-KBNN ngày 18/8/2009 của Tổng giám đốc KBNN.
Quy trình thực hiện kiểm soát chi đầu tư XDCB được thực hiện qua 9 bước. Điểm cần lưu ý của qui trình là hình thành bộ phận giao dịch “một cửa” được tách bạch khỏi bộ phận kiểm soát chi. Việc nhận yêu cầu và trả kết quả cho chủ đầu tư (ban quản lý dự án) được thực hiện tại bộ phận giao dịch “một cửa” của KBNN.
Có thể khái quát quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư trong nước qua KBNN Tam Dương theo cơ chế một cửa như sau:
(5) (8) (4) (3) (7) (6) (2) (9) (1) Tổ Tổng hợp – Hành chính Lãnh đạo phụ trách KSC đầu tư XDCB Tổ Kế toán Nhà nước Cán bộ giao dịch 1 cửa
Sơ đồ 3.2: Quy trình KSC đầu tư XDCB tại KBNN Tam Dương
(Nguồn: Tổ Tổng hợp - Hành Chính, KBNN Tam Dương)
Bước 1: Cán bộ giao dịch một cửa tiếp nhận hồ sơ của chủ đầu tư.
Bước 2: Cán bộ kiểm soát chi NSNN (thuộc Tổ Hành chính- Tổng hợp) tiếp
nhận hồ sơ của chủ đầu tư từ bộ phận giao dịch một cửa và tiến hành kiểm soát hồ sơ (bao gồm hồ sơ ban đầu và hồ sơ từng lần tạm ứng hoặc thanh toán), sau đó ký các chứng từ thanh toán vốn đầu tư và tờ trình lãnh đạo ký duyệt.
Bước 3: Tổ Kiểm soát chi NSNN chuyển toàn bộ hồ sơ và chứng từ cho tổ
Kế toán.
Bước 4: Tổ Kế toán kiểm tra, ký chứng từ, trình toàn bộ hồ sơ và chứng từ
cho lãnh đạo KBNN.
Bước 5: Lãnh đạo KBNN xem xét hồ sơ, ký tờ trình lãnh đạo KBNN, giấy rút
vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư và chuyển trả Tổ Kế toán.
Bước 6: Tổ Kê toán Nhà nước thực hiện các thủ tục chuyển tiền cho đơn vị
thụ hưởng
Bước 7: Tổ Kê toán Nhà nước lưu 1 liên giấy rút vốn đầu tư và 1 liên giấy đề
nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có) và chuyển trả lại toàn bộ hồ sơ, chứng từ cho bộ phận KSC NSNN.
Bước 8: Bộ phận Kiểm soát chi NSNN lưu hồ sơ theo quy định và trả chứng
từ cho chủ đầu tư (BQLDA) qua bộ phận giao dịch một cửa.
Bước 9: Chủ đầu tư nhận chứng từ tại bộ phận giao dịch một cửa.
3.2.1.2 Tiếp nhận, thông báo kế hoạch đầu tư XDCB và mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB
Tại KBNN Tam Dương sau khi nhận được thông báo kế hoạch đầu tư XDCB từ Phòng Tài chính - Kế hoạch (đối với các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách huyện) và UBND xã, thị trấn (đối với các dự án thuộc ngân sách cấp xã).
Tình hình tiếp nhận, thông báo kế hoạch vốn đầu tư XDCB giai đoạn 2014- 2016 được thể hiện ở bảng số liệu bảng 3.5 sau đây:
Bảng 3.1: Tổng hợp chi vốn đầu tư huyện Tam Dương giai đoạn 2014-2016
Đơn vị tính: triệu đồng
STT Chỉ tiêu Đơn vị Năm
2014 2015 2016 I Vốn đầu tư Tr.đ 305,169 541,422 716,862 1 NS huyện Tr.đ 180,895 243,973 434,855 2 NS xã Tr.đ 124,274 297,449 282,007 II Số dự án đầu tư D.án 104 108 113 1 NS huyện D.án 31 34 35 2 NS xã D.án 73 74 78 III Bình quân vốn/d.án Tr.đ/d.án 2,934 5,013 6,344 1 NS huyện Tr.đ/d.án 5,835 7,176 12,424 2 NS xã Tr.đ/d.án 1,702 4,020 3,615
(Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi đầu tư XDCB hàng năm KBNN Tam Dương)
Phân tích bảng số liệu trên ta thấy vốn đầu tư XDCB Huyện Tam Dương tăng đều qua các năm trong giai đoạn 2014-2016, số dự án sử dụng nguồn vốn này cũng tăng dần qua các năm. Cụ thể:
- Nhận định về vốn đầu tư XDCB: Nguồn vốn đầu tư từ năm 2014-2016 tăng đều, giai đoạn 2015-2016 tăng hơn 175.000 tr.đ. Nhìn chung số vốn đầu tư phần lớn là ngân sách huyện cung cấp phục vụ cho công cuộc xây dựng trên địa bàn huyện, xây dựng những công trình quan trọng và cần nhiều vốn. ngân sách xã chủ yếu phục vụ xây dựng những công trình nhỏ thuộc cấp xã quản lý.
- Số dự án sử dụng vốn đầu tư XDCB cũng tăng dần qua từng năm. Số dự án sử dụng ngân sách huyện chiếm tỉ trọng ít hơn nhưng mỗi dự án lại có số vốn đầu tư lớn
hơn nên vì thế bình quân vốn mỗi dự án sử dụng ngân sách huyện có vốn bình quân lớn hơn rất nhiều so với các dự án sử dụng ngân sách xã.
b. Mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư
Bộ tài chính đã quy định rõ tại Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/1/2016 và thông tư số 61/2014/TT-BTC ngày 12/5/2014 của Bộ Tài chính thì chủ đầu tư hoặc các ban quản lý dự án (gọi chung là chủ đầu tư) được phép mở tài khoản tại KBNN nơi thuận tiện cho giao dịch của chủ đầu tư và thuận tiện cho việc kiểm soát thanh toán của KBNN. KBNN Tam Dương thực hiện mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư theo từng dự án đầu tư.
Một bộ hồ sơ mở tài khoản gồm có: Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư (trường hợp trong quyết định đầu tư không nêu); quyết định thành lập ban quản lý dự án; quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị); kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán); giấy đề nghị mở tài khoản; bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký (3 liên/01 tài khoản); thông báo kế hoạch vốn đầu tư của dự án (trong năm đầu tiên).
Cán bộ giao dịch một cửa tiếp nhận hồ sơ mở tài khoản và cung cấp cho cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB tiếp nhận hồ sơ đăng ký mở tài khoản sau đó tiến hành kiểm tra sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo lãnh đạo phụ trách ký gửi chủ đầu tư đề nghị chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ.
Đối với hồ sơ mở tài khoản, cán bộ kiểm soát chi NSNN in sao thêm một bản để lưu hồ sơ dự án và chuyển cho Tổ Kế toán. Tổ Kế toán dự kiến cấp mã các tài khoản theo chế độ quy định và trình lãnh đạo phụ trách xét duyệt;
Tiến hành cấp và thông báo mã tài khoản cho đơn vị đăng ký.
3.2.1.3. Kiểm soát thanh toán vốn đầu tư XDCB
Thành phần hồ sơ bao gồm:
a. Tài liệu gửi 01 lần (tài liệu cơ sở): KBNN chỉ nhận hồ sơ bản chính hoặc
sao y bản chính, riêng hợp đồng kinh tế phải là bản chính.
thanh toán vốn đầu tư gửi 01 lần bao gồm:
- Cơ sở pháp lý của dự án đầu tư: tuỳ thuộc loại hình dự án đầu tư, tài liệu cơ sở thuộc nhóm này có thể là: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư là văn bản phê duyệt dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư, phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt.
- Những tài liệu và văn bản liên quan đến dự toán chi phí: dự toán chuẩn bị đầu tư được duyệt, dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng; Phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; Dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; Dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng);
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật (trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật); Hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư của chủ đầu tư; Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ đối với các hoạt động tự thực hiện. Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tư còn gửi thêm hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ.
Cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB sau khi nhận hồ sơ từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả, phải kiểm tra ngay sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu, sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo lãnh đạo phụ trách ký gửi chủ đầu tư đề nghị chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ.
b. Tài liệu bổ sung hàng năm:
Nhận thông báo kế hoạch vốn đầu tư hàng năm.
- Cán bộ KSC KBNN Tam Dương nhận thông báo kế hoạch vốn đầu tư hàng năm do Phòng Tài chính - kế hoạch huyện Tam Dương thông báo.
c. Công tác kế hoạch hoá nguồn vốn ứng trước:
Trong những năm qua, KBNN Tam Dương thông qua việc thực hiện kiểm soát thanh toán ứng trước từ ngân sách huyện cho dự toán ngân sách năm sau đối với vốn đầu tư XDCB đã giải quyết được một số mục tiêu sau đây:
- Giải quyết vốn cho một số dự án cấp bách.
- Kịp thời bố trí nguồn vốn cho các dự án trọng điểm nhưng thiếu một số thủ tục đầu tư có liên quan mà lại cần phải thực hiện ngay trong năm, hoặc một số dự án thiếu vốn đối ứng để thực hiện cho kịp tiến độ với việc giải ngân.
Ngoại trừ các tài liệu của dự án nêu trên khi tạm ứng chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (02 liên/1bộ); - Giấy rút vốn đầu tư (03 liên/1bộ);
- Bảo lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng).
Cán bộ kiểm soát chi căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn, việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); Cán bộ kiểm soát chi thực hiện đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng, kiểm tra nội dung tạm ứng xem có đúng đối tượng được tạm ứng, mức vốn tạm ứng có phù hợp với chế độ tạm ứng theo quy định hay không. Nếu số chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số đề nghị của chủ đầu tư cán bộ kiểm soát chi lập văn bản báo cáo lãnh đạo phụ trách ký gửi chủ đầu tư thông qua cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả về kết quả chấp nhận tạm ứng. Nếu số chấp nhận tạm ứng không có sự chênh lệch so với đề nghị của chủ đầu tư thì thực hiện các bước luân chuyển hồ sơ chứng từ theo quy trình đã quy định.
liệu 3.2 sau đây:
Bảng 3.2: Tình hình tạm ứng vốn đầu tư XDCB giai đoạn 2014-2016
Đơn vị: triệu đồng
Năm Tổng thanh toán Tạm ứng Tỷ lệ (%)
1 2 3 4=3/2
2014 480,089 159,032 33
2015 500,931 200,992 40
2016 680,341 280,844 41
(Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi đầu tư XDCB hàng năm KBNN Tam Dương)
Quan sát bảng số liệu trên cho chúng ta thấy giá trị tổng thanh toán vốn đầu tư XDCB qua các năm tại KBNN Tam Dương tăng qua các năm, trong đó giá trị tạm ứng cũng tăng tương ứng và chiếm tỉ lệ cao. Thống kê số liệu tại KBNN Tam Dương, tổng thanh toán năm 2014 là 480.089 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 159.032 triệu đồng chiếm 33% giá trị tổng thanh toán; năm 2015 là 500.931 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 200.992 tỷ đồng chiếm 40% giá trị tổng thanh toán; năm 2016 là 680.341 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 280.844 triệu đồng, chiếm 41% giá trị tổng thanh toán. Chính vì vậy tỷ lệ thanh toán đạt cao nhưng số dư tạm ứng cao. Và việc tạm ứng cao còn có thể dẫn đến hiện tượng các nhà thầu chiếm dụng vào những mục đích khác, gây lãng phí vốn. Một số nhà thầu thi công do gặp khó khăn về tài chính, số vốn được tạm ứng thực tế không đưa được vào công trình vì khi tiền tạm ứng về đến tài khoản tại ngân hàng của nhà thầu thì bị ngân hàng khấu trừ vào các khoản nợ đối với ngân hàng nên thực chất không thể tập trung vốn để thi công công trình theo hợp đồng. Hơn nữa, mức tạm ứng không hợp lý dẫn đến làm giảm động lực của các nhà thầu thi công trong việc hoàn thiện các thủ tục nghiệm thu, thanh toán khối lượng hoàn thành và chủ đầu tư không có điều kiện thu hồi tạm ứng. Mặt khác, việc tạm ứng cao làm cho các chủ đầu tư gặp khó khăn trong việc thu hồi tiền tạm ứng nhưng không triển khai thi công được nên rất khó để thay thế được nhà thầu mới.
d. Thanh toán khối lượng hoàn thành: * Thanh toán theo hợp đồng:
- Tài liệu chứng thực khối lượng công việc hoàn thành theo điều khoản hợp đồng hoặc văn bản giao việc: bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành
theo hợp đồng (bắt đầu từ ngày 5/3/2016, thực hiện theo phụ lục số 03.a thông tư số: 08/2016/TT-BTC ngày 18 tháng 01 năm 2016 của Bộ Tài chính về quản lý, thanh toán vốn đầu tư sử dụng nguồn vốn ngân sách Nhà nước); bảng xác định giá trị công việc phát sinh ngoài hợp đồng (thực hiện theo phụ lục số 04 theo Thông tư số: 08/2016/TT-BTC ngày 18 tháng 01 năm 2016, có hiệu lực từ ngày 5/3/2016). Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tư còn gửi thêm biên bản thanh lý vật tư thu hồi (nếu có) Thanh toán vốn đền bù giải phóng mặt bằng: bảng kê xác nhận khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện theo phụ lục số 03.b (theo thông tư số: 08/2016/TT-BTC ngày 18 tháng 01 năm 2016, có hiệu lực từ ngày 5/3/2016).
- Đối với hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư: Biên bản bàn giao nhà;
- Các chứng từ kế toán phục vụ hạch toán: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); giấy rút vốn đầu tư.
* Đối với trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành không theo hợp đồng: - Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thi chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo).
- Giấy đề nghị thanh toán vốn tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).