Công Ty TNHH Điện Thái Dương được thành lập vào ngày 08/09/2011, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 4103003775 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP.HCM cấp và Công ty chính thức đi vào hoạt động ngày 15/10/2011.
Mã sốthuếdoanh nghiệp: 0311134704
Địa chỉ: 26 Trần Đình Xu, Phường Cô Giang, Quận 1, TPHCM. Điện thoại: 08 38389323
Fax: 38389328
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trởlên. Hình thức sở hữu: Doanh nghiệp tư nhân.
Người đại diện theo pháp luật:Đoàn Huệ Phương.
2.1.1.2 Quá trình phát triển
Ngay từ những ngày đầu hoạt động, Công ty đã gặp không ít những khó khăn, trở ngại do lần đầu giai nhập thị trường và các mặt hàng kinh doanh của Công ty cũng có nhiều nhà Doanh nghiệp, các Công ty trong cùng lĩnh vực cũng đang hoạt động kinh doanh. Nên lúc mới thành lập, những mặt hàng kinh doanh của Công ty chỉ được biết đến và tiêu thụtrong khu vực dân cư gần với trụsởhoạt động của Công ty và những quận lân cận. Trước những khó khăn đó ban quản lý điều hành Công ty đã nổ lực đẩy mạnh hoạt động Marketing, tìm kiếm khách hàng đểmởrộng thị trường tiêu thụ.
Với những cố gắng của toàn thể nhân viên và ban điều hành quản lý trong Công ty, hiện nayCông ty đã tìm kiếm được cho mình một thị trường tiêu thụkháổn định với một lượng khách hàng thân thiết khá đông. Bởi do trong quá trình hoạt động kinh doanh Công ty đã biết khai thác nắm bắt được nhu cầu thị hiếu của người tiêu dùng, những mặt hàng Công ty cung cấp cho những khách hàng của mình không những chất lượng tốt, mà giá cũng khá hợp lýnên đã tạo lập được uy tín của mình trong lòng khách hàng.
Công ty chính thức đi vào hoạt động sau khi được cấp giấy phép kinh doanh, tổng số vốn kinh doanh là:1.000.000.000 đồng. Trong đó, 50% vốn góp là của bà Đoàn Huệ Phương và 50%còn lại là của ông Huỳnh Quốc Thái.
2.1.3 Đặc điểm và ngành nghề kinh doanh của Công ty
Ngành nghề kinh doanh: Buôn bán máy móc, thiết bị và phụtùng máy khác. Chi tiết: buôn bán máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện (máy phát điện, động cơ điện, dây điện và thiết bị khác dùng trong mạch điện); lắp đặt hệ thống xây dựng khác (không gia công cơ khí, tái chếphếthải, xi mạ, điện tại trụsở); buôn bán máy vi tính, thiết bị ngoại vi; buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng; buôn bán thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông; sửa chữa thiết bị, đồ dùng gia đình; Buôn bán đồdùng khác cho gia đình. Chi tiết: buôn bán đồ điện gia dụng, đèn và bộ đèn điện.
Đặc điểm sản phẩm: Công ty kinh doanh chủ yếu là thiết bị điện, các động cơ điện,…do Công ty kinh doanh nhiều chủng loại hàng hóa với mẫu mã tính năng khác nhau nên trong phần này em xin trình bày hai loại mặt hàng được tiêu thụ nhiều nhất tại Công ty: MCB và MCCB
- MCB là cầu dao tự động dạng tép, được làm từnhựa cách điện ABS có tính năng va đập tốt, cách nhiệt và cách điện đạt tiêu chuẩn IEC947 quốc tế. Do cấu trúc hóa học của nhựa ABS, nên MCB chỉ được sử dụng cho các thiết bị có dòng công suất nhỏ và dòng điện thấp như trong sinh hoạt dân dụng không vượt quá 100A. MCB có tính năng chống quá tải, chống chập mạch, ngắt điện nhanh giúp hệ thống điện an toàn và phòng ngừa hỏa hoạn, năng lượng giảm 40% khi xảy ra ngắn mạch. Các dòng cầu dao tự động MCB như: cầu dao tự động NF125 CV 3P 100A, cầu dao tự động BH-D6 1P 20A,…
- MCCB là cầu dao tự động dạng khối đúc, được làm từnhựa tổng hợp Phenolic có đặc tính cách điện và chịu nhiệt nóng cao hơn so với dòng MCB. Tính an toàn điện và độ bền đều đạt tiêu chuẩn IEC947 quốc tế. MCCB được sử dụng phổ thông trong công nghiệp và các thiết bị động lực có công suất lớndo các ưu điểm cao. Các dòng cầu dao tự động MCCB như: cầu dao tự động ABB A2N 3P 36KA, cầu dao tự động ABB A1N 3P 36KA,..
Các dòng thiết bị điện tại Công ty có xuất xứ từ Nhật Bản, Ý, Hàn Quốc, Đức, Việt Nam.
- Chức năng: đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng, thực hiện được chức năng là cầu nối gắn kết giữa sản xuất và tiêu dùng. Đồng thời tạo được công việcổn định cho người lao động, đóng góp cho sựphát triển nền kinh tếchung của đất nước.
- Nhiệm vụ:
Về hoạt động kinh doanh: thực hiện đúng qui định đã đăng ký trong giấy phép kinh doanh, làm tròn nghĩa vụ của Nhà nước vềviệc kê khai và nộp đầy đủ các loại thuếtheo qui định.
Về mặt xã hội: tiếp tục duy trì sự tồn tại, phát triển của Công ty và tạo việc làm ổn định cho người lao động. Bảo vệ môi trường, bảo vệ an ninh trật tựxã hội, tạo dựng mối quan hệ tốt với chính quyền địa phương và nhân dân địa phương nơi doanh nghiệp hoạt động.
2.1.4 Bộ máy tổ chức của Công Ty TNHH Điện Thái Dương
2.1.4.1 Sơ đồtổchức bộmáy tại Công Ty
Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Điện Thái Dương
(Nguồn: Phòng hành chính- nhân sự Công Ty TNHH Điện Thái Dương)
2.1.4.2 Chứng năng –nhiệm vụcủa các bộphận phòng ban Giám đốc
- Là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động hằng ngày tại Công ty. - Là người đại diện tư cách pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật vềhoạt động kinh doanh tại Công ty.
- Tổchức kếhoạch kinh doanh và kếhoạch đầu tư của Công ty.
- Quyết định các chiến lược kinh doanh, quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động,..
- Bố trí cơ cấu tổchức Công ty.
Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính– nhân sự Phòng kếtoán Phòng kinh doanh
- Xét duyệt các hợp đồng kinh tế, các kế hoạch kinh doanh của các phòng ban đề xuất lên.
- Có quyền đưa ra các quyết định vềtài chính, bổnhiệm, khen thưởng, kỷluật, nâng lươnghoặc cho thôi việc theo qui định của pháp luật.
Phó giám đốc: là người trợ thủ đắc lực của Giám đốc, tham mưu, giúp giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Được giám đốcủy quyền thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng quan trọng khi giám đốc vắng mặt và có giấy ủy quyền của giám đốc hoặc ký các thông báo, chỉthị nội bộ có liên quan đến lĩnh vực mình phụtrách.
Quản lý và có trách nhiệm trước giám đốc vềcông việc được giao phó. Phòng kinh doanh
- Tìm kiếm các đơn đặt hàng, nghiên cứu sự biến động thị trường, nghiên cứu thị hiếu của người tiêu dùng đểmởrộng thị trường.
- Soạn thảo việc ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh và tiêu thụtại hàng quí cho cấp trên. - Lập bảng giá chi tiết cho từng hàng hóa tại Công ty.
- Tham mưu giá cảhàng hóa theo từng thời điểm cho giám đốc.
- Hoàn thành đầy đủ các chỉ tiêu kếhoạch do Giám đốc đề ra và chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềcác quyền hành được giao phó.
- Thực hiện mua hàng, bán hàng và xuất hóa đơn. Phòng kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán trong Công Ty phù hợp với quy mô và tình hình hoạt động của Công Ty.
- Thực hiện các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, quản lý và thực hiện chặt chẽchế độtài vụcủa công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực kếtoán.
- Xác định kết quảkinh doanh và lập báo cáo tài chính, cung cấp đầy đủsốliệu cho bộphận quản lý và thực hiện lưu trữ, bảo mật hồ sơ, sổ sách, chứng từ,..
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính và các hoạt động kinh tế.
- Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh quí, năm cho cấp trên.
- Thực hiện việc nộp báo cáo thuếhàng quí, Báo cáo tài chính nămvề cơ quan thuế và các ngành chức năng khác đúng hạn qui định.
- Tham mưu cho giám đốc và phòng kinh doanh xây dựng các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả kinh tế của từng hợp đồng kinh tế, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời.
Phòng hành chính – nhân sự
- Chịu trách nhiệm trong công tác tổchức, bốtrí nhân sựmột cách hợp lý. - Tham mưu vềviệc tuyển dụng, điều động khen thưởng, kỷluật,..
- Tổchức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đềxuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợcấp,….
- Quản lý công tác hành chính và an ninh.
- Tiếp nhận, theo dõi các công văn, chỉthị, quyết định,..
2.1.5 Tình hình nhân sự tại Công ty
Bảng 2.1 Tình hình nhân sự tại Công ty TNHH Điện Thái Dương năm 2014 Phòng ban Số lượng Trình độ chuyên môn Giới tính
Sau ĐH ĐH CĐ TRC PT Nam Nữ Ban giám đốc 2 1 1 - - - 1 1 Phòng hành chính-nhân sự 1 - - 1 - - - 1 Phòng kinh doanh 3 - 2 1 - - 2 1 Phòng kếtoán 3 - 1 1 1 - - 3 Bộphận gián tiếp 2 - - - - 2 1 1 Tổng số 11 1 4 3 1 2 4 7
(Nguồn: Phòng hành chính–nhân sựCông Ty TNHH Điện Thái Dương)
Ưu điểm
Phù hợp với qui mô và tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty.
Các bộ phận, phòng ban được quy định rõ ràng vềchức năng nhiệm vụ, đội ngũ cán bộnhân viên làm công tác quản lý được bố trí theo năng lực, phù hợp với trìnhđộchuyên môn của mỗingười.
Đaphần nhân viên trong Công ty là nguồn nhân lực trẻ, năng động, sáng tạo, có tinh thần làm việc nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc. Đây là một trong nhữngđộng lực thúc đẩy sựphát triển và khả năng cạnh tranh của Công ty.
Vì đa phần nhân viên trong Công ty là những người trẻ, nên kinh nghiệm trong công việc chưa nhiều.
2.1.6 Bộ máy kế toán của Công ty
2.1.6.1 Sơ đồtổchức bộmáy kếtoán tại Công Ty
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của công ty TNHH Điện Thái Dương
(Nguồn: Phòng kếtoán Công Ty TNHH Điện Thái Dương)
2.1.6.2 Nhiệm vụcủa từng phần hành kếtoán Kế toán trưởng Kế toán trưởng
- Tổ chức quản lý, điều hành bộ máy kế toán và việc hạch toán kế toán đúng theo quy định của Nhà nước.
- Chịu trách nhiệm trong hoạt động Kiểm toán, quyết toán thuế.
- Kiểm tra và duyệt các chứng từ, hồ sơ, sổsách kếtoán nhằm đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, hợp lý, hợp lệ theo quy định của Nhà nước và Công ty.
- Tổchức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kếtoán.
- Thực hiện kếhoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ nhân viên kếtoán.
- Cập nhật và nghiên cứu văn bản pháp luật, chuẩn mực có liên quan công tác kế toán đểáp dụng cho phù hợp và đúng quy định.
- Phổ biến các văn bản, quy định mới cho nhân viên kếtoán và các bộ phận có liên quan.
- Đảm bảo bộmáy kếtoán hoạt động liên tục, chính xác và hiệu quả. Kế toán tổng hợp
- Thu thập, xửlý, ghi chép, nhập liệu các nghiệp vụkinh tếphát sinh vào phần mềm kếtoán.
- Kiểm tra sự cân đối giữa sốliệu kếtoán chi tiết và tổng hợp. - Xử lý, điều chỉnh chứng từ, sổsách kếtoán khi có sai sót xảy ra.
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho ban giám đốc và Kế toán trưởng khi có yêu cầu.
Kếtoán tổng hợp Kếtoán công nợ Thủquỹ
- In phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập– xuất kho và các sổchi tiết, sổ tổng hợp, các giấy tờkế toán liên quan khác theo qui định.
- Cuối kỳ, thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và chi phí phát sinh trong kỳ đểtiến hành xác định kết quảkinh doanh.
- Thông báo tình hình sử dụng hóa đơn cho Kế toán trưởng và cơ quan thuế vào cuối mỗi quí.
Kế toán công nợ
- Gửi và nhận đềnghịxác nhận công nợvới khách hàng, nhà cung cấp. - Xác nhận hóa đơn bán hàng, chứng từthanh toán.
- Theo dõi các khoản phải trả, phải thu phát sinh kỳnày và kỳ trước. - Kiểm tra công nợhằng ngày.
- Kiểm tra kếhoạch thu nợvà trảnợ hằng ngày. Thủ quỹ
- Thực hiện các nghiệp vụthu-chi tiền, lập báo cáo thu - chi tồn quỹhàng ngày. - Tiến hành kiểm kê quỹ hàng ngày đối chiếu tồn quỹthực tếvới sổsách kế toán để phát hiện những sai sót và xửlý kịp thời đảm bảo thực tếtồn quỹtiền mặt cũng bằng số dư trên sổsách.
- Thực hiện thu - chi và bảo quản tiền mặt, tính toán và phát lương, thưởng cho CNV.
- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc vềtiền nếu thiếu hụt. 2.1.6.3 Chế độkếtoán áp dụng tại Công ty
Công Ty TNHH Điện Thái Dương hiện đang áp dụng Chế độkếtoán doanh nghiệp nhỏvà vừa được ban hành theo Quyế định số 48/2006/QĐ-BCT ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính.
Đối với chế độ kếtoán này hiện Công ty đang áp dụng đầy đủ 5 chuẩn mực trong 7 chuẩn mực áp đầy đủ theo qui định đó là:
VAS 01-Chuẩn mực chung
VAS 14-Doanh thu và thu nhập khác VAS 16–Chi phí đi vay
VAS 18- Các khoản dựphòng, tài sản và nợtiềm tàn
VAS 23- Các sựkiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳkế toán năm 2.1.6.4 Chứng từkếtoán tại Công ty
Hóa đơn GTGT có mẫu số01GTKT3/001, Ký hiệu: TD/11P Phiếu thu mẫu 01–TT
Phiếu chi mẫu 02–TT Phiếu nhập kho mẫu 01–VT Phiếu xuất kho mẫu 02 –VT Phiếu giao hàng mẫu 02–VT Biên bảng giao hàng
Bảng chấm công mẫu 01– LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương mẫu 02– LĐTL
Bảng phân bổtiền lương và bảo hiểm xã hội mẫu 11 -LĐTL 2.1.6.5 Hệthống sổsách tại Công ty
Hình thức kếtoán áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung, nên hệ thống sổ sách của Công ty gồm:
- Sổkếtoán tổng hợp : SổNhật ký chung, SổCái. - Sổkếtoán chi tiết: Sổchi tiết các tài khoản.
2.1.6.6 Hệthống tài khoản sửdụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính bao gồm Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kếtoán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kếtoán.
2.1.6.7 Hình thức kếtoán áp dụng tại Công Ty
Hiện Công TyTNHH Điện Thái Dương đã đăng ký sử dụng phần mềm kế toán Asia Standard- Version 9.1 trong công tác kế toán và phần mềm được sử dụng dựa trên hình thức kếtoán Nhật ký chung. Tất cảnghiệp vụkinh tếphát sinh tại Công Ty đều được cập nhật dữ liệu vào trong phần mềm và hệ thống các báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán đã được lập trình sẵn trên phần mềm theo đúng chuẩn mực và Chế độkếtoán hiện hành.