Sơ đồ 2.1: Bộ máy tổ chức của công ty TNHH Điện Thái Dương
(Nguồn: Phòng hành chính- nhân sự Công Ty TNHH Điện Thái Dương)
2.1.4.2 Chứng năng –nhiệm vụcủa các bộphận phòng ban Giám đốc
- Là người đứng đầu công ty, điều hành mọi hoạt động hằng ngày tại Công ty. - Là người đại diện tư cách pháp nhân của công ty, chịu trách nhiệm trước pháp luật vềhoạt động kinh doanh tại Công ty.
- Tổchức kếhoạch kinh doanh và kếhoạch đầu tư của Công ty.
- Quyết định các chiến lược kinh doanh, quan hệ giao dịch với khách hàng, ký kết các hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động,..
- Bố trí cơ cấu tổchức Công ty.
Giám đốc Phó giám đốc Phòng hành chính– nhân sự Phòng kếtoán Phòng kinh doanh
- Xét duyệt các hợp đồng kinh tế, các kế hoạch kinh doanh của các phòng ban đề xuất lên.
- Có quyền đưa ra các quyết định vềtài chính, bổnhiệm, khen thưởng, kỷluật, nâng lươnghoặc cho thôi việc theo qui định của pháp luật.
Phó giám đốc: là người trợ thủ đắc lực của Giám đốc, tham mưu, giúp giám đốc điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty. Được giám đốcủy quyền thực hiện ký kết các hợp đồng kinh tế, các hợp đồng quan trọng khi giám đốc vắng mặt và có giấy ủy quyền của giám đốc hoặc ký các thông báo, chỉthị nội bộ có liên quan đến lĩnh vực mình phụtrách.
Quản lý và có trách nhiệm trước giám đốc vềcông việc được giao phó. Phòng kinh doanh
- Tìm kiếm các đơn đặt hàng, nghiên cứu sự biến động thị trường, nghiên cứu thị hiếu của người tiêu dùng đểmởrộng thị trường.
- Soạn thảo việc ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế.
- Phân tích, đánh giá tình hình kinh doanh và tiêu thụtại hàng quí cho cấp trên. - Lập bảng giá chi tiết cho từng hàng hóa tại Công ty.
- Tham mưu giá cảhàng hóa theo từng thời điểm cho giám đốc.
- Hoàn thành đầy đủ các chỉ tiêu kếhoạch do Giám đốc đề ra và chịu trách nhiệm trước Giám đốc vềcác quyền hành được giao phó.
- Thực hiện mua hàng, bán hàng và xuất hóa đơn. Phòng kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán trong Công Ty phù hợp với quy mô và tình hình hoạt động của Công Ty.
- Thực hiện các vấn đề liên quan đến tài chính kế toán, quản lý và thực hiện chặt chẽchế độtài vụcủa công ty theo đúng nguyên tắc, chuẩn mực kếtoán.
- Xác định kết quảkinh doanh và lập báo cáo tài chính, cung cấp đầy đủsốliệu cho bộphận quản lý và thực hiện lưu trữ, bảo mật hồ sơ, sổ sách, chứng từ,..
- Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính và các hoạt động kinh tế.
- Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh quí, năm cho cấp trên.
- Thực hiện việc nộp báo cáo thuếhàng quí, Báo cáo tài chính nămvề cơ quan thuế và các ngành chức năng khác đúng hạn qui định.
- Tham mưu cho giám đốc và phòng kinh doanh xây dựng các chỉ tiêu tài chính, hiệu quả kinh tế của từng hợp đồng kinh tế, đảm bảo cung cấp số liệu chính xác và kịp thời.
Phòng hành chính – nhân sự
- Chịu trách nhiệm trong công tác tổchức, bốtrí nhân sựmột cách hợp lý. - Tham mưu vềviệc tuyển dụng, điều động khen thưởng, kỷluật,..
- Tổchức, triển khai, thực hiện nội quy lao động của Công ty, theo dõi quản lý lao động, đềxuất khen thưởng. Thực hiện các quy định nhằm đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động như lương, thưởng, trợcấp,….
- Quản lý công tác hành chính và an ninh.
- Tiếp nhận, theo dõi các công văn, chỉthị, quyết định,..
2.1.5 Tình hình nhân sự tại Công ty
Bảng 2.1 Tình hình nhân sự tại Công ty TNHH Điện Thái Dương năm 2014 Phòng ban Số lượng Trình độ chuyên môn Giới tính
Sau ĐH ĐH CĐ TRC PT Nam Nữ Ban giám đốc 2 1 1 - - - 1 1 Phòng hành chính-nhân sự 1 - - 1 - - - 1 Phòng kinh doanh 3 - 2 1 - - 2 1 Phòng kếtoán 3 - 1 1 1 - - 3 Bộphận gián tiếp 2 - - - - 2 1 1 Tổng số 11 1 4 3 1 2 4 7
(Nguồn: Phòng hành chính–nhân sựCông Ty TNHH Điện Thái Dương)
Ưu điểm
Phù hợp với qui mô và tình hình hoạt động kinh doanh tại Công ty.
Các bộ phận, phòng ban được quy định rõ ràng vềchức năng nhiệm vụ, đội ngũ cán bộnhân viên làm công tác quản lý được bố trí theo năng lực, phù hợp với trìnhđộchuyên môn của mỗingười.
Đaphần nhân viên trong Công ty là nguồn nhân lực trẻ, năng động, sáng tạo, có tinh thần làm việc nhiệt tình và trách nhiệm trong công việc. Đây là một trong nhữngđộng lực thúc đẩy sựphát triển và khả năng cạnh tranh của Công ty.
Vì đa phần nhân viên trong Công ty là những người trẻ, nên kinh nghiệm trong công việc chưa nhiều.
2.1.6 Bộ máy kế toán của Công ty
2.1.6.1 Sơ đồtổchức bộmáy kếtoán tại Công Ty
Sơ đồ 2.2: Bộ máy kế toán của công ty TNHH Điện Thái Dương
(Nguồn: Phòng kếtoán Công Ty TNHH Điện Thái Dương)
2.1.6.2 Nhiệm vụcủa từng phần hành kếtoán Kế toán trưởng Kế toán trưởng
- Tổ chức quản lý, điều hành bộ máy kế toán và việc hạch toán kế toán đúng theo quy định của Nhà nước.
- Chịu trách nhiệm trong hoạt động Kiểm toán, quyết toán thuế.
- Kiểm tra và duyệt các chứng từ, hồ sơ, sổsách kếtoán nhằm đảm bảo tính đầy đủ, chính xác, hợp lý, hợp lệ theo quy định của Nhà nước và Công ty.
- Tổchức bảo quản, lưu trữ các tài liệu kếtoán.
- Thực hiện kếhoạch đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ, xây dựng đội ngũ nhân viên kếtoán.
- Cập nhật và nghiên cứu văn bản pháp luật, chuẩn mực có liên quan công tác kế toán đểáp dụng cho phù hợp và đúng quy định.
- Phổ biến các văn bản, quy định mới cho nhân viên kếtoán và các bộ phận có liên quan.
- Đảm bảo bộmáy kếtoán hoạt động liên tục, chính xác và hiệu quả. Kế toán tổng hợp
- Thu thập, xửlý, ghi chép, nhập liệu các nghiệp vụkinh tếphát sinh vào phần mềm kếtoán.
- Kiểm tra sự cân đối giữa sốliệu kếtoán chi tiết và tổng hợp. - Xử lý, điều chỉnh chứng từ, sổsách kếtoán khi có sai sót xảy ra.
- Giải trình số liệu và cung cấp hồ sơ, số liệu cho ban giám đốc và Kế toán trưởng khi có yêu cầu.
Kếtoán tổng hợp Kếtoán công nợ Thủquỹ
- In phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập– xuất kho và các sổchi tiết, sổ tổng hợp, các giấy tờkế toán liên quan khác theo qui định.
- Cuối kỳ, thực hiện kết chuyển doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và chi phí phát sinh trong kỳ đểtiến hành xác định kết quảkinh doanh.
- Thông báo tình hình sử dụng hóa đơn cho Kế toán trưởng và cơ quan thuế vào cuối mỗi quí.
Kế toán công nợ
- Gửi và nhận đềnghịxác nhận công nợvới khách hàng, nhà cung cấp. - Xác nhận hóa đơn bán hàng, chứng từthanh toán.
- Theo dõi các khoản phải trả, phải thu phát sinh kỳnày và kỳ trước. - Kiểm tra công nợhằng ngày.
- Kiểm tra kếhoạch thu nợvà trảnợ hằng ngày. Thủ quỹ
- Thực hiện các nghiệp vụthu-chi tiền, lập báo cáo thu - chi tồn quỹhàng ngày. - Tiến hành kiểm kê quỹ hàng ngày đối chiếu tồn quỹthực tếvới sổsách kế toán để phát hiện những sai sót và xửlý kịp thời đảm bảo thực tếtồn quỹtiền mặt cũng bằng số dư trên sổsách.
- Thực hiện thu - chi và bảo quản tiền mặt, tính toán và phát lương, thưởng cho CNV.
- Chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng và giám đốc vềtiền nếu thiếu hụt. 2.1.6.3 Chế độkếtoán áp dụng tại Công ty
Công Ty TNHH Điện Thái Dương hiện đang áp dụng Chế độkếtoán doanh nghiệp nhỏvà vừa được ban hành theo Quyế định số 48/2006/QĐ-BCT ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính.
Đối với chế độ kếtoán này hiện Công ty đang áp dụng đầy đủ 5 chuẩn mực trong 7 chuẩn mực áp đầy đủ theo qui định đó là:
VAS 01-Chuẩn mực chung
VAS 14-Doanh thu và thu nhập khác VAS 16–Chi phí đi vay
VAS 18- Các khoản dựphòng, tài sản và nợtiềm tàn
VAS 23- Các sựkiện phát sinh sau ngày kết thúc kỳkế toán năm 2.1.6.4 Chứng từkếtoán tại Công ty
Hóa đơn GTGT có mẫu số01GTKT3/001, Ký hiệu: TD/11P Phiếu thu mẫu 01–TT
Phiếu chi mẫu 02–TT Phiếu nhập kho mẫu 01–VT Phiếu xuất kho mẫu 02 –VT Phiếu giao hàng mẫu 02–VT Biên bảng giao hàng
Bảng chấm công mẫu 01– LĐTL
Bảng thanh toán tiền lương mẫu 02– LĐTL
Bảng phân bổtiền lương và bảo hiểm xã hội mẫu 11 -LĐTL 2.1.6.5 Hệthống sổsách tại Công ty
Hình thức kếtoán áp dụng tại Công ty là hình thức Nhật ký chung, nên hệ thống sổ sách của Công ty gồm:
- Sổkếtoán tổng hợp : SổNhật ký chung, SổCái. - Sổkếtoán chi tiết: Sổchi tiết các tài khoản.
2.1.6.6 Hệthống tài khoản sửdụng
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo Quyết định 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 của Bộ Tài Chính bao gồm Tài khoản cấp 1, Tài khoản cấp 2, tài khoản trong Bảng cân đối kếtoán và tài khoản ngoài Bảng cân đối kếtoán.
2.1.6.7 Hình thức kếtoán áp dụng tại Công Ty
Hiện Công TyTNHH Điện Thái Dương đã đăng ký sử dụng phần mềm kế toán Asia Standard- Version 9.1 trong công tác kế toán và phần mềm được sử dụng dựa trên hình thức kếtoán Nhật ký chung. Tất cảnghiệp vụkinh tếphát sinh tại Công Ty đều được cập nhật dữ liệu vào trong phần mềm và hệ thống các báo cáo, chứng từ, sổ sách kế toán đã được lập trình sẵn trên phần mềm theo đúng chuẩn mực và Chế độkếtoán hiện hành.
Sơ đồ số 2.3
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN
THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra
Trình tựghi sổkếtoán bằng phần mềm:
Hàng ngày, kế toán căn cứvào chứng từkếtoán hoặc bảng tổng hợp chứng từkếtoán cùng loại đã được kiểm tra về mặt pháp lý, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản Nợ, tài khoản Có đểnhập dữliệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đãđược thiết kếsẵn trên phần mềm kếtoán.
Theo quy trình của phần mềm kếtoán, các thông tin tự động nhập vào sổkếtoán tổng hợp và các sổkếtoán chi tiết liên quan.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đãđược nhập trong kỳ. Kế toán có thểkiểm tra, đối chiếu sốliệu giữa sổkếtoán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in sổ, các chứng từ liên quan ( như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng lương,..) và báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủtục pháp lý theo quy định vềsổkếtoán ghi bằng tay.
2.1.6.8 Một sốchính sách kếtoán áp dụng tại Công Ty
- Kỳkếtoán: bắt đầu từngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12. - Đơn vịtiền tệsửdụng trong kế toán: đồng Việt Nam, ký hiệu “đ”.
SỔ KẾ TOÁN - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết CHỨNG TỪKẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪKẾTOÁN CÙNG LOẠI
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị PHẦN MỀM ASIA STANDAR VERSION 9.1 MÁY VI TÍNH
- Chế độ Báo các tài chính áp dụng theo quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của BộTài Chính, gồm các Báo cáo tài chính được quy định như sau:
+ Bảng cân đối kếtoán: Mẫu sốB-01/DNN + Bảng cân đối tài khoản: Mẫu sốF-01/DNN
+ Báo cáo kết quảhoạt động kinh doanh: Mẫu sốB-02/DNN
+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp): Mẫu sốB-03/DNN + Bảng thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu sốB 09-DN
- Phương pháp kếtoán hàng tồn kho:
+ Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc giá gốc.
+ Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Công ty tính giá xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳvà giá trị từng loại hàng tồn kho được mua vào trong kỳ.Giá trị trung bình này được kế toán tổng hợp xử lý sau mỗi lần nhập kho hàng hóa.
+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phương pháp kê khai thường xuyên. Do phương pháp này theo dõi và phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tình hình nhập-xuất hàng tồn kho sau mỗi lần phát sinh nghiệp vụkinh tếtrên sổkếtoán.
- Phương pháp khấu hao TSCĐ: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng, dựa trên thời gian hữu dụng ước tính phù hợp với Thông tư 45/2013/TT- BTC ngày 25/4/2013 của Bộ Tài Chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Bảng 2.2 Phân tích kết quả hoạt động kinh doanh
Đơn vị tính: Đồng
Năm 2013 Năm 2014 Năm 2014/Năm 2013
Sốtiền % Sốtiền % Sốtiền %
Doanh thu 7.787.587.736 100 9.183.308.465 100 1.395.720.729 17,92 Các khoản giảm
trừdoanh thu - - - - - -
Doanh thu thuần 7.787.587.736 100 9.183.308.465 100 1.395.720.729 17,92 Giá vốn hàng
bán 7.073.272.524 90,83 7.638.863.425 83,18 565.590.901 8,00 Lợi nhuận gộp 714.315.212 9,17 1.544.445.040 16,82 830.129.828 53,75 Doanh thu hoạt
động tài chính 8.547.279 0,11 6.560.807 0,07 (1.986.472) (23,24) Chi phí tài chính 297.500 0,0038 390.000 0.0042 92.500 31,09 - Trong đó :Chi phí lãi vay - - - - Chi phí quản lý kinh doanh 803.966.825 10,32 1.334.586.481 14,53 530.619.656 66,00 Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh (81.401.834) 1,05 216.029.366 2,35 297.431.200 (365,39) Thu nhập khác - - - - Chi phí khác - - - - Lợi nhuận khác - - - - Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế (81.401.834) 1,05 216.029.366 2,35 297.431.200 (365,39) Chi phí thuế TNDN - - - - - -
Lợi nhuận sau
Qua bảng số liệu trên ta thấy Lợi nhuận sau thuế TNDN năm 2013 là (81.401.834) đồng và năm 2014 là 216.029.366đồng tương đương với mức tăng là297.431.200 so với năm 2013, điều này cho thấy trong năm 2014 Công ty đã hoạt động rất có hiệu quả. Nguyên nhân dẫnđến sự gia tăng lợi nhuận sau thuếcủa Công ty là do:
Tình hình doanh thu
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là nguồn thu nhập chính yếu của Công ty. Trong 2 năm, năm 2013 và năm 2014 doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ năm 2014