Các chứng từkếtoán sửdụng để làm căn cứhạch toán doanh thu:
- Hóa đơn GTGT bán ra - Phiếu giao hàng
- Biên bản giao hàng
- Phiếu thu, chứng từngân hàng
Sổkế toán dùng đểhạch toán doanh thu
- Sổchi tiết: Sổchi tiết TK 511
- Sổtổng hợp: SổNhật ký chung, Sổcái TK 511
Trình tựluân chuyển chứng từ
Khi phát sinh nghiệp vụtiêu thụhàng hóa, thì bộphận kinh doanh tiến hành lập Phiếu giao hàng (2 Liên) và Hóa đơn GTGT (3 Liên).
- Phiếu giao hàng
+ Liên 1 : giao cho khách hàng.
+ Liên 2 : chuyển sang phòng kế toán và được lưu tại phòng kếtoán. - Hóa đơn GTGT
+ Liên 1: đượclưu tại phòng kinh doanh. + Liên 2:được giao cho khách hàng.
+ Liên 3: được chuyển xuống phòng kế toán, và được lữu giữtại bộphận kếtoán. Tại phòng kế toán, sau khi nhận được Phiếu giao hàng (Liên 2) cùng với Hóa đơn GTGT (Liên 3), kế toán tổng hợp tiến hành kiểm tra tính hợp lý và tính chính xác về những thông tin ghi trên hóa đơn và phiếu giao hàng. Nếu hợp lý và khớp đúng giữa phiếu giao hàng và hóa đơnthì kếtoán tổng hợp tiến hành nhập liệu vào trong phần mềm
kếtoán theo đúng thời gian và nội dung kinh tế phát sinh được thểhiện trên hóa đơn. Sau khi nhập xong, kếtoán tổng hợp tiến hành kiểm tra giữa hóa đơn, phiếu giao hàng với sổ chứng từ gốc trên phần mềm kếtoán, nếu có sai sót hay nhập sai thì tiến hành sửa chữa, điều chỉnh trong sổchứng từgốc trước khi in phiếu thu (nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt) và phiếu xuất kho. Sau khi in phiếu thu (nếu có) và phiếu xuất kho kếtoán tổng hợp sẽ kẹp kèm theo hóa đơn GTGT cùng với phiếu giao hàng và tiến hành đóng sổ chứng từvào cuối mỗi tháng.
2.2.2.3 Tài khoản sửdụng
Tài khoản Công ty sửdụng để hạch toán doanh thu là tài khoản 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Công ty không sửdụng tài khoản cấp 2 đểhạch toán.
Tài khoản 1111 - Tiền mặt
Tài khoản 1121 - Tiền gửi Ngân hàng
Tài khoản 131 - Phải thu khách hàng, chi tiết theo từng khách hàng (Trường hợp khách hàng chưa thanh toán ngay)
2.2.2.4 Phương pháp hạch toán
(1)Căn cứ vào số hóa đơn 0001830 ngày 05 /11/2014, Công ty bán Cầu dao tự động BH-D6 2P 10A cho Công Ty TNHH Thương Mại Điện Sài Gòn với số lượng 2 cái, đơn giá bán chưa bao gồm thuế suất thuế GTGT 10% là 159.000 đồng/cái. Tổng giá thanh toán theo hóa đơn là 349.800 đồng. Khách hàngchưa thanh toán tiền hàng.
Nợ TK 131 “KHDIENSAIGON” 349.800 Có TK 511 318.000 Có TK 33311 31.800 Chứng từ đính kèm:(Phụlục B) - Hóa đơn GTGT số0001830 - Biên bản giao hàng
(2)Căn cứ vào số hóa đơn 0001836 ngày 07/11/2014, Công ty bán Cầu dao tự động BH-D6 1P 20A cho Công Ty TNHH Thương Mại Điện Sài Gòn với số lượng 8 cái, đơn giá bán chưa bao gồm thuếsuất thuế GTGT 10% là 66.040 đồng/cái, giá trị hàng bán ra chưa thuế là 528.320 đồng. Tổng giá thanh toán ghi trên hóa đơn là 581.152 đồng. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
Nợ TK 131 “KHDIENSAIGON” 581.152
Có TK 33311 52.832
Chứng từ đính kèm:(Phụlục B) - Hóa đơn GTGT số0001836 - Biên bản giao hàng
(3)Căn cứ hóa đơn số 0001846 ngày 14/11/2014, Công ty bán Công tắc từ S-N35 AC230V cho Công Ty TNHH Thương Mại Điện Sài Gòn với số lượng 2 cái, đơn giá bán chưa bao gồm thuế GTGT 10% là 543.000 đồng/cái, giá trị hàng bán ra chưa thuế là 1.086.000 đồng. Tổng giá thanh toán ghi trên háo đơn là 1.194.600 đồng. Khách hàng chưa thanh toántiền hàng.
Nợ TK 131 “KHDIENSAIGON” 1.194.600 Có TK 511 1.086.000 Có TK 33311 108.600 Chứng từ đính kèm:(Phụlục B) - Hóa đơn GTGT số0001846 - Phiếu giao hàng số1118
(4)Căn cứ hóa đơn số 0001849 ngày 18/11/2014, Công ty bán Khóa liên động cho công tắc từUN-ML21 cho Công Ty TNHH MTV Dương Tùng Phát với số lượng 13 cái, đơn giá bán chưa bao gồm thuế suất thuế GTGT 10% là 358.280 đồng/cái, giá trị hàng bán chưa có thuếlà 4.657.640 đồng. Tổng giá thanh toán theo hóa đơn là 5.123.404 đồng. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
Nợ TK 131 “KHTUNGPHAT” 5.123.404 Có TK 511 4.657.640 Có TK 33311 465.764 Chứng từ đính kèm:(Phụlục B) - Hóa đơn GTGT số0001849 - Phiếu giao hàng số1125 - Phiếu thu sốPT1103
(5)Căn cứ vào số hóa đơn số 0001852 ngày 19/11/2014, Công ty bán Cầu dao tự động NF125-CV 3P 100A cho Công Ty TNHH Thương Mại Điện Sài Gòn với số lượng 1 cái, đơn giá bán chưa bao gồm thuế suất thuế GTGT 10% là 953.636 đồng/cái, giá trị hàng bán chưa có thuế là 953.636 đồng. Tổng giá thanh toán theo hóa đơn là 1.049.000 đồng.Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
Nợ TK 131 “KHDIENSAIGON” 1.049.000 Có TK 511 953.636 Có TK 33311 95.364 Chứng từ đình kèm:(Phụlục B) - Hóa đơn GTGT số0001852 - Phiếu giao hàng số1127
(6)Căn cứ vào số hóa đơn số 0001858 ngày 24/11/2014, Công ty bán Công tắc từS- N220 AC200V cho Công Ty TNHH Thương Mại Điện Sài Gòn với số lượng 1 cái, đơn giá bán chưa bao gồm thuếsuất thuế GTGT 10% là 4.610.000 đồng/cái, giá trị hàng bán chưa có thuế là 4.610.000 đồng. Tổng giá thanh toán theo hóa đơn là 5.071.000 đồng. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
Nợ TK 131 “KHDIENSAIGON” 5.071.000 Có TK 511 4.610.000 Có TK 33311 461.000 Chứng từ đính kèm:(Phụlục B) - Hóa đơn GTGT số0001858 - Phiếu giao hàng số1135
(7)Căn cứ vào số hóa đơn số 0001860 ngày 26/11/2014, Công ty bán Cầu dao tự động NF800-CEW 3P 800A cho Công Ty TNHH Thương Mại Điện Sài Gòn với số lượng 1 cái, đơn giá bán chưa bao gồm thuế suất thuế GTGT 10% là 12.780.500 đồng/cái, giá trị hàng bán chưa có thuế là 12.780.500 đồng. Tổng giá thanh toán theo hóa đơn là 14.058.550 đồng. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng.
Nợ TK 131 “KHDIENSAIGON” 14.058.550 Có TK 511 12.780.500 Có TK 33311 1.278.050 Chứng từ kèm theo:(Phụlục B) - Hóa đơn GTGT số0001860 - Phiếu giao hàng số1139
(8) Cuối tháng, kếtoán tổng hợp kết chuyển doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ sang tài khoản 911 để xác định kết quảkinh doanh.
NợTK 511 24.934.096 Có TK 911 24.934.096
Tổng doanh thu bán hàng phát sinh trong tháng 11/2014 là: 666.177.676 đồng.
Cuối tháng, ngày 31/11/2014 kế toán tổng hợp kết chuyển doanh thu bán hàng phát sinh trong tháng sang TK911 để xác định kết quảkinh doanh.
NợTK 511 666.177.676 Có TK 911 666.177.676
Kếtoán ghi sổ:
Sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán căn cứ vào chứng từ gốc để ghi nhận doanh thu vào phần mềm, theo lập trình của phần mềm dữ liệu sẽ tự động cập nhật ghi vào sổ chi tiết tài khoản 511, Sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK 511 và sẽ tự động cập nhật vào Bảng cân đối tài khoản. Cuối kỳkếtoán tổng hợp tiến hành bút toán kết chuyển tài khoản 511 sang tài khoản 911 trên phần mềm để xác định kết quảkinh doanh trong kỳ.
Sổ sách kế toán đính kèm:(Phụlục B) - Sổchi tiết: Sổchi tiết TK 511
- Sổtổng hợp: sổNhật ký chung, SổCái TK 511