5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
1.3.2 Chứng từ và thủ tục kế toán
1.3.2.1 Chứng từ
- Giấy báo nợ, giấy báo có
- Ngoài ra ngân hàng còn gửi cho doanh nghiệp bảng sao kê kèm theo chứng từ gốc nhƣ: ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi, lệnh chuyển có…
1.3.2.2 Thủ tục kế toán
- Khi nhận đƣợc chứng từ do ngân hàng gửi đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Trƣờng hợp, có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán TGNH của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên của chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Nếu đến cuối tháng vẫn chƣa xác định rõ nguyên nhân chênh lệch thì kế toán sẽ ghi sổ theo số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng và khoản chênh lệch sẽ đƣợc hạch toán vào bên nợ TK 1381 (Nếu số liệu trên sổ kế toán lớn hơn số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng) hoặc hạch toán vào bên có TK 3381 (Nếu số liệu trên sổ kế toán nhỏ hơn số liệu trên giấy báo hoặc bảng sao kê ngân hàng).
- Sang tháng sau, phải tiếp tục kiểm tra đối chiếu tìm nguyên nhân chênh lệch để điều chỉnh lại số liệu đã đƣợc ghi sổ.
- Kế toán TGNH phải đƣợc theo dõi chi tiết theo từng loại tiền gửi và chi tiết cho từng ngân hàng để tiện việc kiểm tra và đối chiếu.
1.3.3 Kế toán chi tiết
1.3.3.1 Sổ chi tiết tài khoản
Các sổ chi tiết sử dụng: - Sổ Tiền gửi ngân hàng - Sổ chi tiết tài khoản 112
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Nơi mở tài khoản giao dịch:
Số hiệu tài khoản: Từ ngày đến ngày
Ngày Chứng từ Diễn giải TK ĐƢ Số tiền SH N,T Nợ Có Số dƣ đầu kì Cộng số phát sinh
SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN
Tài khoản: Tiền gửi ngân hàng [112]
Số chứng từ Ngày chứng từ
Nội dung diễn giải Tài khoản đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dƣ đầu kỳ Cộng phát sinh Số dƣ cuối kỳ
1.3.3.2 Trình tự hạch toán thu chi tiền gửi ngân hàng
Quy trình thu TGNH
Khách hàng thanh toán tiền nợ cho công ty, Ngân hàng sẽ gửi Giấy báo có, kế toán sẽ hạch toán ghi vào sổ chi tiết TK 112.
Khi nhận đƣợc chứng từ của ngân hàng, kế toán TGNH phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Trƣờng hợp có chênh lệch với sổ sách kế toán của công ty, giữa số liệu trên chứng từ gốc với chứng từ của Ngân hàng thì kế toán phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu và giải quyết kịp thời
Sơ đồ 1.3. Trình tự hạch toán kế toán thu TGNH Giám đốc/ Kế toán
trƣởng Kế toán TGNH Ngân hàng
Quy trình chi TGNH
Căn cứ vào phiếu nhập kho, vật tƣ, tài sản, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý hợp đồng đã có đầy đủ chữ ký của cấp trên, kế toán TGNH sẽ lập Ủy nhiệm chi gồm 4 liên chuyển lên cho Giám đốc hoặc kế toán trƣởng ký duyệt. Sau đó kế toán TGNH sẽ gửi Ủy nhiệm chi này cho Ngân hàng để ngân hàng thanh toán tiền cho ngƣời bán, sau đó ngân hàng sẽ gửi Giấy báo nợ về cho công ty. Căn cứ vào Giấy báo nợ, kế toán sẽ hạch toán vào sổ chi tiết TK 112.
Ký duyệt Giấy báo có Bắt đầu Giấy báo có Đề nghị đối chiếu Đối chiếu với bộ chứng từ liên quan Giấy báo có Nhập liệu N NO YES
Sơ đồ 1.4. Trình tự hạch toán kế toán chi TGNH Ngƣời có nhu cầu
thanh toán Giám đốc Kế toán TGNH Ngân hàng
1.3.4 Kế toán tổng hợp 1.3.4.1 Tài khoản sử dụng 1.3.4.1 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 112 “ Tiền gửi ngân hàng” để hạch toán. Nội dung kết cấu TK 112 nhƣ sau:
Bên nợ TK 112
+ Số dƣ đầu kì: Phản ánh số tiền hiện có tại ngân hàng + Số phát sinh trong kì: Các khoản tiền gửi vào ngân hàng Bên có TK 112: Các khoản tiền rút ra từ ngân hàng
Bắt đầu
Bộ chứng từ
Ký duyệt
Ủy nhiệm chi
Kế toán trƣởng ký duyệt Giấy báo nợ Nhập liệu N Ủy nhiệm chi (đã duyệt) Thanh toán cho KH Lập giấy báo nợ
Dƣ cuối kì: Phản ánh số tiền hiện có tại ngân hàng TK 112- TGNH có 3 tài khoản cấp II:
TK 1121: Tiền gửi ngân hàng bằng tiền Việt Nam TK 1122: Tiền gửi ngân hàng bằng Ngoại tệ TK 1123: Tiền gửi ngân hàng bằng vàng tiền tệ
1.3.4.2 Phƣơng pháp hạch toán
1.3.4.2.1 Các nghiệp vụ liên quan đến Tiền Việt Nam gửi ngân hàng:
- Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ thu ngay bằng tiền gửi ngân hàng, kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (tổng giá thanh toán)
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chƣa có thuế) Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc
- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản ngân hàng, ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 111 – Tiền mặt
- Nhận đƣợc tiền ứng trƣớc hoặc khách hàng trả nợ bằng chuyển khoản, căn cứ giấy báo có của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng Có TK 113 – Tiền đang chuyển
- Thu hồi các khoản nợ phải thu, cho vay, ký cƣợc, ký quỹ bằng tiền gửi ngân hàng; Nhận ký quỹ, ký cƣợc của các doanh nghiệp khác bằng tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122) Có TK 128, 131, 136, 141, 244, 344
- Khi nhận đƣợc vốn góp của chủ sở hữu bằng tiền mặt, ghi: Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 411 – Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu
- Khi nhận đƣợc tiền của các bên trong hợp đồng hợp tác kinh doanh không thành lập pháp nhân để trang trải cho hoạt động chung, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt, chuyển tiền gửi ngân hàng đi ký quỹ, ký cƣợc, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 244 – Cầm cố, thế chấp, ký cƣợc, ký quỹ Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Mua chứng khoán, cho vay đầu tƣ vào công ty con, công ty liên doanh, liên kết…bằng tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nợ TK 121, 128, 221, 222, 228
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Mua hàng tồn kho (theo phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên), mua TSCĐ, chi cho hoạt động đầu tƣ XDCB bằng tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nếu thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua không bao gồm thuế GTGT, ghi:
Nợ TK 151, 152, 153, 156, 157, 211, 213, 241 Nợ TK 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (1331) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm thuế GTGT.
- Mua hàng ton kho bằng tiền gửi ngân hàng (theo phƣơng pháp kiểm kê định kỳ), nếu thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 611 – Mua hàng (6111, 6112)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (1331) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ, kế toán phản ánh giá mua bao gồm cả thuế GTGT
- Khi mua nguyên vật liệu thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng sử dụng ngay vào sản xuất, kinh doanh, nếu thuế GTGT đầu vào đƣợc khấu trừ, ghi:
Nợ TK 621, 623, 627, 641, 642
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (1331) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Nếu thuế GTGT đầu vào không đƣợc khấu trừ, kế toán phản ánh chi phí bao gồm cả thuế GTGT
- Thanh toán các khoản nợ phải trả bằng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 331, 333, 334, 335, 336, 338, 341
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Chi phí tài chính, chi phí khác bằng tiền gửi ngân hàng, ghi: Nợ TK 635, 811
Nợ TK 133 – Thuế GTGT đƣợc khấu trừ (nếu có) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Trả vốn góp hoặc trả cổ tức, lợi nhuận cho các bên góp vốn, chi các quỹ khen thƣởng, phúc lợi bằng tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nợ TK 411 – Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu
Nợ TK 421 – Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối Nợ TK 353 – Quỹ khen thƣởng, phúc lợi
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Thanh toán các khoản chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại bằng tiền gửi ngân hàng, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu Nợ TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33311) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
- Kế toán hợp đồng mua bán lại trái phiếu chính phủ: thực hiện theo quy định tại phần hƣớng dẫn tài khoản 171 – Giao dịch mua bán lại trái phiếu chính phủ.
1.3.4.2.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng bằng ngoại tệ:
Phƣơng pháp kế toán các giao dịch liên quan đến ngoại tệ là tiền gửi ngân hàng hạch toán tƣơng tự nhƣ ngoại tệ là tiền mặt (xem tài khoản 111)
1.3.4.2.3 Kế toán đánh giá lại vàng tiền tệ
- Trƣờng hợp đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lãi, kế toán ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính, ghi:
Nợ Tk 1123 – Vàng tiền tệ (theo giá mua trong nƣớc) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
- Trƣờng hợp đánh giá lại vàng tiền tệ phát sinh lỗ, kế toán ghi nhận chi phí tài chính, ghi:
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
1.4 Kế toán tiền đang chuyển 1.4.1 Khái niệm 1.4.1 Khái niệm
Tiền đang chuyển là khoản tiền của doanh nghiệp đã nộp vào ngân hàng, vào kho bạc nhà nƣớc mà chƣa nhận đƣợc giấy báo của ngân hàng hay kho bạc hoặc doanh nghiệp đã làm thủ tục chuyển tiền qua bƣu điện để thanh toán nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo của đơn vị thụ hƣởng. Tiền đang chuyển gồm: tiền Việt Nam và ngoại tệ.
1.4.2 Chứng từ sử dụng
- Phiếu chi - Giấy nộp tiền - Biên lai thu tiền - Phiếu chi tiền
1.4.3 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 113 “ Tiền đang chuyển” để hạch toán. Nội dung kết cấu TK 113 nhƣ sau:
Bên nợ:
- Phản ánh các khoản tiền đã nộp vào ngân hàng, kho back hoặc chuyển vào bƣu điện nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo của ngân hàng hoặc đơn vị thụ hƣởng.
Bên có:
- Phản ánh số kết chuyển vào TK 112_Tiền gửi ngân hàng hoặc các tài khoản khác có liên quan.
Số dƣ nợ:
- Phản ánh số khoản tiền còn đang chuyển TK 113 có 2 tài khoản cấp 2:
- TK1131: tiền Việt Nam - TK1132: tiền ngoại tệ
1.4.4 Phƣơng pháp hạch toán
1.4.4.1 Kế toán tiền đang chuyển bằng tiền Việt Nam
- Thu tiền bán hàng, tiền nợ của khách hàng hoặc các khoản thu nhập khác bằng tiền mặt hoặc séc nộp thằng vào ngân hàng (không qua quỹ) nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển (1131, 1132)
Có TK 131 – Phải thu khách hàng (phải thu nợ của khách hàng) Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính Có TK 711 – Thu nhập khác
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có)
- Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển (1131, 1132) Có TK 111 – Tiền mặt (1111, 1112)
- Làm thủ tục chuyển từ tài khoản ở ngân hàng để trả cho chủ nợ nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo nợ của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển (1131, 1132) Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122)
- Khách hàng trả trƣớc tiền mua hàng bằng séc, doanh nghiệp đã nộp séc vào ngân hàng nhƣng chƣa nhận đƣợc giấy báo có của ngân hàng, ghi:
Nợ TK 113 – Tiền đang chuyển (1131, 1132) Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Ngân hàng báo có các khoản tiền gửi đang chuyển đã vào tài khoản tiền gửi của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (1121, 1122) Có TK 113 – Tiền đang chuyển (1131, 1132)
- Ngân hàng báo nợ các khoản tiền đang chuyển đã chuyển cho ngƣời bán, ngƣời cung cấp dịch vụ, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho ngƣời bán
Có TK 113 – Tiền đang chuyển (1131, 1132)
Việc đánh giá lại số dƣ ngoại tệ là tiền đang chuyển đƣợc thực hiện tƣơng tự phƣơng pháp kê toán đánh giá lại số dƣ ngoại tệ là tiền mặt ( xem tại khoản 111)
1.5 Kế toán các khoản phải thu 1.5.1 Kế toán phải thu khách hàng 1.5.1 Kế toán phải thu khách hàng
1.5.1.1 Khái niệm
1.5.1.2 Chứng từ sử dụng:
- Hóa Đơn GTGT
- Giấy đề nghị thanh toán - Giấy báo nợ/có
- Ủy nhiệm thu/chi - Phiếu thu
1.5.1.3 Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 131 “ phải thu khách hàng” để hạch toán. Nội dung kết cấu TK 131 nhƣ sau:
Bên nợ:
- Phản ánh số tiền bán vật tƣ, hàng hóa, tài sản, lao vụ, dịch vụ phải thu khách hàng.
Bên có:
- Phản ánh khách hàng ứng trƣớc tiền hàng cho doanh nghiệp - Phản ánh khách hàng đã trả tiền hàng cho doanh nghiệp
- Phản ánh số giảm giá chiết khấu mà doanh nghiệp đƣợc hƣởng trừ vào khoản phải thu.
Số dƣ nợ: phản ánh số tiền còn phải thu khách hàng Số dƣ có: phản ánh số tiền khách hàng đặt trƣớc còn thừa
1.5.1.4 Phƣơng pháp hạch toán:
- Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chƣa thu đƣợc ngay bằng tiền (kể các khoản phải thu về tiền bán hàng hóa xuất khẩu của bên giao ủy thác), kế toán ghi nhận doanh thu, ghi:
Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá chƣa có thuế) Có TK 333 – Thuế và các khoản nộp cho nhà nƣớc
Trƣờng hợp không tách ngay đƣợc các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp. Định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:
Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc
- Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại
Nợ TK 5213 – Hàng bán bị trả lại (giá bán chƣa có thuế) Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp cho nhà nƣớc Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Kế toán chiết khấu thƣơng mại và giảm giá hàng bán
Trƣờng hợp số tiền chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;
Trƣờng hợp trên hóa đơn chƣa thể hiện số tiền chiết khấu thƣơng mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chƣa đủ điều kiện để đƣợc hƣởng hoặc chƣa xác định số phải chiết khấu, giảm giá thì doanh thu ghi nhận theo giá chƣa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện đƣợc hƣởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:
Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5212) (giá chƣa có thuế)
Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nƣớc (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thƣơng mại)
Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá)
- Số chiết khấu thanh toán phải trả cho ngƣời mua do ngƣời mua thanh toán tiền mua hàng trƣớc thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
Có TK 131 – Phải thu khách hàng
- Nhận đƣợc tiền do khách hàng trả ( kể cả tiền lãi của số nợ - nếu có), nhận tiền ứng trƣớc của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi: