5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1.1. Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của công ty
2.1.1.1 Lịch sử hình thành
Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, sự giao thƣơng giữa Việt Nam với các nƣớc ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Đồng thời, dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thƣơng.
Trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh XNK không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đƣa hàng hóa của mình ra nƣớc ngoài và ngƣợc lại do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp. Chính vì vậy việc ra đời của các công ty thƣơng mại dịch vụ giao nhận vận tải là nhu cầu cần thiết. Công ty TNHH TM-DV CPN Trần Lâm cũng là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên.
Công ty TNHH TM-DV CPN Trần Lâm là một công ty tƣ nhân với 100% vốn trong nƣớc. Công ty đƣợc thành lập ngày 21 tháng 07 năm 2011 theo giấy phép kinh doanh số 0307554086 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.
Tên giao dịch Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI – DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT NHANH TRẦN LÂM.
Tên giao dịch quốc tế: TRAN LAM EXPRESS CO., LTD.
Vốn điều lệ: 4.000.000.000VNĐ.
Văn phòng chính: 211/11/7 Đƣờng Tân Quý, P.Tân Quý, Q.Tân Phú, TP.HCM.
Logo:
Điện thoại: (08) 38 161 977.
Fax: 08 38 161 755.
Mã số thuế: 0307554086.
Website: http://www.tranlamexpress.com
Chủ doanh nghiệp: Trần Thanh Nguyệt.
Số lƣợng nhân viên: 13 nhân viên.
Lĩnh vực hoạt động chính bao gồm: Mua bán các thiết bị máy móc văn phòng và gia dụng, bên cạnh đó còn phát triển dịch vụ vận tải, giao nhận hàng hóa
2.1.1.2 Quá trình phát triển
Công ty TNHH TM – DV CPT Trần Lâm là một công ty tƣ nhân, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập. Cũng nhƣ các công ty dịch vụ khác, công ty luôn hoạt động theo phƣơng châm: “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lƣợng, mọi lúc mọi nơi, giá cả cạnh tranh” làm phƣơng châm phục vụ khách hàng.
Chính vì thế tuy mới thành lập 3 năm nhƣng công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành và đã đƣợc nhiều khách hàng lớn cả trong và ngoài nƣớc tin cậy và lựa chọn.
Công ty không những mở rộng đƣợc mạng lƣới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh nhƣ: đại lý giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa, bán các loại máy móc thiết bị về phân phối và bán lẻ… Với sự tin tƣởng và lòng nhiệt tình, mọi thành viên trong công ty luôn phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ của mình và không ngừng nâng cao chất lƣợng phục vụ đối với khách hàng, để hƣớng đến mục tiêu trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty với các đại lý, các đối tác nƣớc ngoài và khách hàng. Công ty luôn nỗ lực nâng cao chất lƣợng các dịch vụ để tạo dựng đƣợc lòng tin và sự ủng hộ của khách hàng.
Những thành quả đạt đƣợc hôm nay cho thấy công ty đã có những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp, đúng đắn, kết hợp giữa đầu tƣ và am hiểu thị trƣờng… Vì vậy công ty đã đạt đƣợc những mục tiêu đề ra.
- Đảm bảo và phát triển nguồn vốn
- Nâng cao doanh thu nhằm đạt đƣợc lợi nhuận cao - Nâng cao chất lƣợng cuộc sống của công nhân viên - Hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc.
2.1.1.3 Loại hình doanh nghiệp
Công ty TNHH TM – DV CPN Trần Lâm hoạt động dƣới hình thức là công ty TNHH có hai thành viên trở lên. Hiện nay để đẩy mạnh sự phát triển của công ty và khả
năng cạnh tranh đối với các công ty khác trên thị trƣờng dịch vụ, công ty đã không ngừng cố gắng về mọi mặt.
2.1.1.4 Quy mô và phạm vi hoạt động của công ty
2.1.1.4.1 Quy mô hoạt động của công ty
Vốn điều lệ: 4.000.000.000VNĐ.
Qua gần 4 năm hoạt động kể từ ngày thành lập cho đến nay, công ty TNHH TMDV CPN Trần Lâm đã phát triển mở rộng thị trƣờng trong nƣớc và ngoài nƣớc.
Hiện nay, công ty đã có uy tín trên thị trƣờng và là đơn vị tƣơng đối mạnh so với các đơn vị cùng ngành khác. Tuy thành lập không lâu nhƣng công ty đã thực sự chiếm ƣu thế về mặt chuyển phát nhanh trong nƣớc và quốc tế. Công ty đã và đang tạo điều kiện nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên với số lƣợng nhân viên gần 20 ngƣời góp phần kinh doanh hiệu quả bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn nghiên cứu thị trƣờng để xây dựng các kế hoạch và phƣơng pháp kinh doanh để mở rộng quy mô hoạt động trong tƣơng lai.
2.1.1.4.2 Phạm vi hoạt động của công ty
Công ty có mạng lƣới rộng khắp trong và ngoài nƣớc cùng các mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không uy tín nhƣ: Hanjin, OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline, MH cargo…cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đƣờng không, đƣờng biển và nội địa.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý tại công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
(Nguồn: Công ty TNHH TMDV CPN TRẦN LÂM, năm 2014)
GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
2.1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng hoạt động của từng phòng ban
Nhƣ sơ đồ trên chúng ta thấy Giám Đốc là ngƣời điều hành mọi hoạt động của công ty nhƣ:
- Quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. - Ban hành các quy chế quản lý nội bộ.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý… - Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty.
Bộ phận kinh doanh
Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty, bộ phận kinh doanh gồm các mảng: mua bán các loại máy móc văn phòng, gia dụng sĩ lẽ nội địa, quốc tế. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán để có giá tốt nhất cho khách hàng…Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Bộ phận Kho
Thực hiện tất cả các nội dung công nghiệp trong hoạt động kinh doanh, kiểm tra kho, báo cáo hằng ngày lƣợng tồn kho, tiếp nhận hàng hóa, hoặc giao hàng khi khách hàng có nhu cầu.
Giải quyết mọi vƣớng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng.
Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách.
Bộ phận kế toán
Phụ trách công việc thu chi của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác. Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ công tác dự báo.
Nhìn chung các phòng ban trong công ty có mối quan hệ khăng khít và hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động thông suốt nhằm đẩy mạnh kinh doanh giao nhận vận tải có hiệu quả trong bối cảnh thị trƣờng ngành đang cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay.
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH TMDV Chuyển Phát Nhanh Trần Lâm. Trần Lâm.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán.
(Nguồn: Bộ phận kế toán, năm 2014)
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Kế toán trƣởng:
Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, đồng thời kiểm tra giám sát tình hình tài chính tại Công ty.
Thu thập, xử lí thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng, nội dung, công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mƣu cho Giám Đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tìm hiểu mọi sự thay đổi của chế độ kế toán, các chuẩn mực kế toán do Nhà nƣớc ban hành để phổ biến lại cho nhân viên phòng kế toán.
Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tính trung thực và hợp lý của số liệu kế toán trƣớc cơ quan Nhà nƣớc, cơ quan thuế và cơ quan chủ quản khác.
- Kế toán viên:
Thực hiện các phần hành trên kế toán : kế toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, vật tƣ, công nợ…nhƣ lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, phiếu tạm ứng, phiếu nhập-xuất vật tƣ, phiếu nhập-xuất thành phẩm, lập hóa đơn bán hàng….
- Kế toán tổng hợp
Chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng về các nghiệp vụ kế toán đã hạch toán vào các báo cáo đã lập, kế toán còn có nhiệm vụ nhập dữ kiệu, kiểm tra, đối chiếu với nội bộ, cuối kỳ tính toán các chi phí trả trƣớc, trích trƣớc của văn phòng công ty, theo dõi tổng
Kế toán trƣởng
thể chi phí về thuế và doanh thu của văn phòng và định kỳ lập báo cáo theo yêu cầu công ty.
- Thủ quỹ :
Chịu trách nhiệm quản lý nhập và xuất quỹ tiền mặt, các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán, các khoản phải thu của khách hàng.
Hằng ngày quỹ phải kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên số quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt để kịp thời điều chỉnh số chênh lệch nếu có, xác định nguyên nhân và tìm ra biện pháp xử lý thích hợp.
2.1.3.3 Chế độ kế toán, chính sách kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống áp dụng hệ thống kế toán excel trên máy tính cho toàn bộ công tác kế toán.
Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 15/BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Từ ngày 01/01/2015 doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC.
Phƣơng pháp đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá, trích khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng áp dụng theo thông tƣ 126/2014/TT-BTC
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho : hàng tồn kho đƣợc kiểm kê định kỳ, xác định giá trị theo phƣơng pháp thực tế đích danh.
Hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
Hạch toán thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
Hế thống chứng từ của công ty đƣợc sử dụng theo mẫu của thông tƣ 200/2014/TT- BTC.
Hệ thống tài khoản kế toán : việc sử dụng phần mềm giúp công ty mở hệ thống tài khoản thuận lợi cho công tác kế toán. Ngoài những tài khoản có trong bảng hệ thống kế toán, công tác còn mở thêm các tài khoản cấp 1, cấp 2 cho từng khoản mục công trình.
Nhận xét
Quy trình xử lý thông tin kế toán tại công ty khá chặt chẽ. Các loại chứng từ đƣợc tập hợp chi tiết, đối chiếu chặt chẽ.
Việc sử dụng phần mềm kế toán excel giúp cho quá trình xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời đảm bảo tính bảo mật số liệu kế toán
Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.1.3.4 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phần mềm kế toán trên máy tính. Sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ thu nhận các chứng từ có liên quan, sau đó sẽ hạch toán và ghi sổ các nghiệp vụ trên vào máy tính.
Công ty sử dụng một số phần mềm kế toán đơn giản, ứng dụng trong công việc hằng ngày giúp kế toán đơn giản hóa việc ghi chép số liệu và bảo quản các thông tin kế toán an toàn hơn.
2.1.3.5 Trình tự hạch toán
Sơ đồ 2.3. Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sơ đồ 2.4. Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm:
Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi nợ, TK ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đã đƣợc thiết kế sẵn trên kế toán excel.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
SỔ KẾ TOÁN
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị. MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
2.1.4 Tình hình công ty trong những năm gần đây.
Bảng 2.1. Báo cáo kết quả kinh doanh 2012 - 2014
CHỈ TIÊU Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 2013/2012 2014/2013
(+/-) % (+/-) %
Doanh thu BH và CCDV 1,006,022,169 1,026,242,367 1,030,085,653 20,220,198 2.01 3,843,286 0.37
Các khoản giảm trừ - - - - -
Doanh thu thuần về BH và CCDV 1,006,022,169 1,026,242,367 1,030,085,653 20,220,198 2.01 3,843,286 0.37 Giá vốn hàng bán 795,367,340 673,509,489 624,541,382 (121,857,851) (15.32) (48,968,107) (7.27) Lợi nhuận gộp về BH và CCDV 210,654,829 352,732,878 405,544,271 142,078,049 67.45 52,811,393 14.97
Doanh thu hoạt động tài chính - - - - -
Chi phí tài chính 30,988,475 26,124,456 109,689,457 (4,864,019) (15.70) 83,565,001 319.87
Chi phí bán hàng - - - - -
Chi phí quản lý doanh nghiệp 316,350,183 141,162,199 253,141,569 (175,187,984) (55.38) 111,979,370 79.33 Lợi nhuận thuần từ hoạt đồng KD (136,683,829) 185,446,223 42,713,245 322,130,052 235.68 (142,732,978) (76.97) Thu nhập khác 425,842 608,409 16,391,743 182,567 42.87 15,783,334 2594.2
Chi phí khác - - - - -
Lợi nhuận khác 425,842 608,409 16,391,743 182,567 42.87 15,783,334 2594.2 Tổng lợi nhuận trƣớc thuế (136,257,987) 186,054,632 59,104,988 322,312,619 236.55 (126,949,644) (68.23) Thuế TNDN - 37,210,926 11,820,998 37,210,926 (25,389,929) (68.23) Lợi nhuận sau thuế (136,257,987) 148,843,706 47,283,990 285,101,693 209.24 (101,559,715) (68.23)
2.1.5. Nhận xét
Bản 1.2 cho thấy tình hình kinh doanh của công ty chƣa ổn định, doanh thu có xu hƣớng tăng nhƣng không nhiều, lợi nhuận sau thuế không ổn định biến động lớn giữa các năm.
Hoạt động kinh doanh của công ty vào năm 2012 không có lợi nhuận thể hiện qua số tiền lỗ 136,257,987 đồng, vì trong năm này giá vốn hàng bán cao và công ty đã chi đầu tƣ mở rộng các kho bãi, tăng cƣờng mở rộng mạng lƣới bán hàng dẫn đến chi phí quản lý doanh nghiệp tăng cao. Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ không đủ bù đắp chi phí bỏ ra nên kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012 không đƣợc tốt nhƣng đây có thể xem là năm tạo tiền đề cho sự phát triển cho những năm sau.
Doanh thu năm 2013 là 1,026,242,367 đồng tăng 20,220,198 đồng tƣơng ứng tăng 2.01% so với năm 2012. Phần doanh thu này tăng là do sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn so với năm trƣớc vì năm 2012 công ty đầu tƣ tăng cƣờng mở rộng mạng lƣới bán hàng. Lợi nhuận sau thuế năm 2013 có biến động đáng kể tăng 285,101,693 đồng tƣơng ứng tăng 209.24 % so với năm 2012. Biến động này là do chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp giảm đáng kể.
Doanh thu năm 2014 đạt 1,030,085,653 đồng tăng 3,843,286 đồng tƣơng ứng tăng