5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý tại công ty
2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
(Nguồn: Công ty TNHH TMDV CPN TRẦN LÂM, năm 2014)
GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
2.1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng hoạt động của từng phòng ban
Nhƣ sơ đồ trên chúng ta thấy Giám Đốc là ngƣời điều hành mọi hoạt động của công ty nhƣ:
- Quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. - Ban hành các quy chế quản lý nội bộ.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý… - Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty.
Bộ phận kinh doanh
Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty, bộ phận kinh doanh gồm các mảng: mua bán các loại máy móc văn phòng, gia dụng sĩ lẽ nội địa, quốc tế. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán để có giá tốt nhất cho khách hàng…Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Bộ phận Kho
Thực hiện tất cả các nội dung công nghiệp trong hoạt động kinh doanh, kiểm tra kho, báo cáo hằng ngày lƣợng tồn kho, tiếp nhận hàng hóa, hoặc giao hàng khi khách hàng có nhu cầu.
Giải quyết mọi vƣớng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng.
Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách.
Bộ phận kế toán
Phụ trách công việc thu chi của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác. Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ công tác dự báo.
Nhìn chung các phòng ban trong công ty có mối quan hệ khăng khít và hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động thông suốt nhằm đẩy mạnh kinh doanh giao nhận vận tải có hiệu quả trong bối cảnh thị trƣờng ngành đang cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay.
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH TMDV Chuyển Phát Nhanh Trần Lâm. Trần Lâm.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán.
(Nguồn: Bộ phận kế toán, năm 2014)
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Kế toán trƣởng:
Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, đồng thời kiểm tra giám sát tình hình tài chính tại Công ty.
Thu thập, xử lí thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng, nội dung, công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mƣu cho Giám Đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tìm hiểu mọi sự thay đổi của chế độ kế toán, các chuẩn mực kế toán do Nhà nƣớc ban hành để phổ biến lại cho nhân viên phòng kế toán.
Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tính trung thực và hợp lý của số liệu kế toán trƣớc cơ quan Nhà nƣớc, cơ quan thuế và cơ quan chủ quản khác.
- Kế toán viên:
Thực hiện các phần hành trên kế toán : kế toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, vật tƣ, công nợ…nhƣ lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, phiếu tạm ứng, phiếu nhập-xuất vật tƣ, phiếu nhập-xuất thành phẩm, lập hóa đơn bán hàng….
- Kế toán tổng hợp
Chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng về các nghiệp vụ kế toán đã hạch toán vào các báo cáo đã lập, kế toán còn có nhiệm vụ nhập dữ kiệu, kiểm tra, đối chiếu với nội bộ, cuối kỳ tính toán các chi phí trả trƣớc, trích trƣớc của văn phòng công ty, theo dõi tổng
Kế toán trƣởng
thể chi phí về thuế và doanh thu của văn phòng và định kỳ lập báo cáo theo yêu cầu công ty.
- Thủ quỹ :
Chịu trách nhiệm quản lý nhập và xuất quỹ tiền mặt, các khoản nợ phải trả cho ngƣời bán, các khoản phải thu của khách hàng.
Hằng ngày quỹ phải kiểm kê số tiền mặt tồn quỹ thực tế, đối chiếu với số liệu trên số quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt để kịp thời điều chỉnh số chênh lệch nếu có, xác định nguyên nhân và tìm ra biện pháp xử lý thích hợp.
2.1.3.3 Chế độ kế toán, chính sách kế toán
Công ty đang áp dụng hệ thống áp dụng hệ thống kế toán excel trên máy tính cho toàn bộ công tác kế toán.
Niên độ kế toán : bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
Chế độ kế toán áp dụng theo quyết định 15/BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006.
Từ ngày 01/01/2015 doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tƣ 200/2014/TT-BTC.
Phƣơng pháp đánh giá tài sản cố định theo nguyên giá, trích khấu hao theo phƣơng pháp đƣờng thẳng áp dụng theo thông tƣ 126/2014/TT-BTC
Phƣơng pháp hạch toán hàng tồn kho : hàng tồn kho đƣợc kiểm kê định kỳ, xác định giá trị theo phƣơng pháp thực tế đích danh.
Hạch toán ngoại tệ theo tỷ giá thực tế.
Hạch toán thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ.
Hế thống chứng từ của công ty đƣợc sử dụng theo mẫu của thông tƣ 200/2014/TT- BTC.
Hệ thống tài khoản kế toán : việc sử dụng phần mềm giúp công ty mở hệ thống tài khoản thuận lợi cho công tác kế toán. Ngoài những tài khoản có trong bảng hệ thống kế toán, công tác còn mở thêm các tài khoản cấp 1, cấp 2 cho từng khoản mục công trình.
Nhận xét
Quy trình xử lý thông tin kế toán tại công ty khá chặt chẽ. Các loại chứng từ đƣợc tập hợp chi tiết, đối chiếu chặt chẽ.
Việc sử dụng phần mềm kế toán excel giúp cho quá trình xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời đảm bảo tính bảo mật số liệu kế toán
Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Bảng tổng hợp chi tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
2.1.3.4 Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung phần mềm kế toán trên máy tính. Sau khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán sẽ thu nhận các chứng từ có liên quan, sau đó sẽ hạch toán và ghi sổ các nghiệp vụ trên vào máy tính.
Công ty sử dụng một số phần mềm kế toán đơn giản, ứng dụng trong công việc hằng ngày giúp kế toán đơn giản hóa việc ghi chép số liệu và bảo quản các thông tin kế toán an toàn hơn.
2.1.3.5 Trình tự hạch toán
Sơ đồ 2.3. Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung
Ghi chú:
Ghi hàng ngày:
Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: Quan hệ đối chiếu, kiểm tra:
PHẦN MỀM KẾ TOÁN
Sơ đồ 2.4. Trình tự hạch toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm:
Trình tự ghi sổ:
Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi nợ, TK ghi có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu đã đƣợc thiết kế sẵn trên kế toán excel.
Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập BCTC. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với BCTC sau khi đã in ra giấy.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
SỔ KẾ TOÁN
Sổ tổng hợp
Sổ chi tiết
Báo cáo tài chính
Báo cáo kế toán quản trị. MÁY VI TÍNH CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI
2.1.4 Tình hình công ty trong những năm gần đây.
Bảng 2.1. Báo cáo kết quả kinh doanh 2012 - 2014
CHỈ TIÊU Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 2013/2012 2014/2013
(+/-) % (+/-) %
Doanh thu BH và CCDV 1,006,022,169 1,026,242,367 1,030,085,653 20,220,198 2.01 3,843,286 0.37
Các khoản giảm trừ - - - - -
Doanh thu thuần về BH và CCDV 1,006,022,169 1,026,242,367 1,030,085,653 20,220,198 2.01 3,843,286 0.37 Giá vốn hàng bán 795,367,340 673,509,489 624,541,382 (121,857,851) (15.32) (48,968,107) (7.27) Lợi nhuận gộp về BH và CCDV 210,654,829 352,732,878 405,544,271 142,078,049 67.45 52,811,393 14.97
Doanh thu hoạt động tài chính - - - - -
Chi phí tài chính 30,988,475 26,124,456 109,689,457 (4,864,019) (15.70) 83,565,001 319.87
Chi phí bán hàng - - - - -
Chi phí quản lý doanh nghiệp 316,350,183 141,162,199 253,141,569 (175,187,984) (55.38) 111,979,370 79.33 Lợi nhuận thuần từ hoạt đồng KD (136,683,829) 185,446,223 42,713,245 322,130,052 235.68 (142,732,978) (76.97) Thu nhập khác 425,842 608,409 16,391,743 182,567 42.87 15,783,334 2594.2
Chi phí khác - - - - -
Lợi nhuận khác 425,842 608,409 16,391,743 182,567 42.87 15,783,334 2594.2 Tổng lợi nhuận trƣớc thuế (136,257,987) 186,054,632 59,104,988 322,312,619 236.55 (126,949,644) (68.23) Thuế TNDN - 37,210,926 11,820,998 37,210,926 (25,389,929) (68.23) Lợi nhuận sau thuế (136,257,987) 148,843,706 47,283,990 285,101,693 209.24 (101,559,715) (68.23)
2.1.5. Nhận xét
Bản 1.2 cho thấy tình hình kinh doanh của công ty chƣa ổn định, doanh thu có xu hƣớng tăng nhƣng không nhiều, lợi nhuận sau thuế không ổn định biến động lớn giữa các năm.
Hoạt động kinh doanh của công ty vào năm 2012 không có lợi nhuận thể hiện qua số tiền lỗ 136,257,987 đồng, vì trong năm này giá vốn hàng bán cao và công ty đã chi đầu tƣ mở rộng các kho bãi, tăng cƣờng mở rộng mạng lƣới bán hàng dẫn đến chi phí quản lý doanh nghiệp tăng cao. Doanh thu từ hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ không đủ bù đắp chi phí bỏ ra nên kết quả hoạt động kinh doanh năm 2012 không đƣợc tốt nhƣng đây có thể xem là năm tạo tiền đề cho sự phát triển cho những năm sau.
Doanh thu năm 2013 là 1,026,242,367 đồng tăng 20,220,198 đồng tƣơng ứng tăng 2.01% so với năm 2012. Phần doanh thu này tăng là do sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn so với năm trƣớc vì năm 2012 công ty đầu tƣ tăng cƣờng mở rộng mạng lƣới bán hàng. Lợi nhuận sau thuế năm 2013 có biến động đáng kể tăng 285,101,693 đồng tƣơng ứng tăng 209.24 % so với năm 2012. Biến động này là do chi phí tài chính và chi phí quản lý doanh nghiệp giảm đáng kể.
Doanh thu năm 2014 đạt 1,030,085,653 đồng tăng 3,843,286 đồng tƣơng ứng tăng 0.37% so với 2013. Tuy doanh thu có tăng nhƣng so với chi phí đã bỏ ra để đầu tƣ mở rộng cho hệ thống bán hàng thì việc đầu tƣ này chƣa đƣợc khai thác có hiệu quả, tốc độ tăng doanh thu thấp hơn năm 2013. Ngoài ra vào năm này, tỷ trọng nợ phải trả tăng cao dẫn đến chi phí tài chính tăng cùng với chi phí quản lý doanh nghiệp cao hơn so với 2013, làm cho lợi nhuận công ty giảm đáng kể chỉ đạt 47,283,990 đồng giảm 101,559,715 đồng, tƣơng ứng giảm 68.23% so với 2013.
Qua việc phân tích tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty cho thấy công ty cần phải sử dụng có hiệu quả các nguồn lực hơn nữa và cũng cần phải cố gắng hơn nữa để chứng tỏ công ty đang có chỗ đứng trên thị trƣờng
2.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH TMDV CPN TRẦN LÂM THÁNG 2 NĂM 2014 TẠI CÔNG TY TNHH TMDV CPN TRẦN LÂM THÁNG 2 NĂM 2014
2.2.1. Kế Toán vốn bằng tiền 2.2.1.1. Kế toán tiền mặt 2.2.1.1. Kế toán tiền mặt
2.2.1.1.1. Nội dung và phương pháp hạch toán
Tiền mặt là tài sản linh hoạt nhất, sự luân chuyển của nó liên quan hầu hết các nghiệp vụ kinh tế chủ yếu của doanh nghiệp. Tiền mặt tại quỹ của công ty bao gồm: tiền Việt Nam dùng để thanh toán tiền mua hàng hóa, hoặc hoàn trả các khoản nợ, dùng để trả lƣơng cán bộ công nhân viên, các khoản tạm ứng chi tiêu, các khoản chi phí thông thƣờng.
Kế toán tiền mặt, phản ánh tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp. Tiền mặt do thủ quỹ chịu trách nhiệm thu chi, bảo quản.
2.2.1.1.2. Chứng từ sử dụng
Phiếu Chi (phụ lục 1, 2,3 )
- Phiếu Thu (phụ lục 4)
- Hóa đơn GTGT (phụ lục 5,6,7)
- Giấy đề nghị tạm ứng (phụ lục 8)
- Giấy đề nghị thanh toán (phụ lục 9)
2.2.1.1.3. Kế toán chi tiết tiền mặt 2.2.1.1.3.1. Sổ kế toán sử dụng 2.2.1.1.3.1. Sổ kế toán sử dụng
Sổ kế toán sử dụng
- Sổ quỹ tiền mặt 111 (phụ lục 10)
2.2.1.1.3.2. Trình tự hạch toán thu chi tiền mặt :
Quy trình thu tiền mặt:
Dựa vào Hóa đơn bán hàng, khi nhận tiền từ khách hàng, kế toán tiền mặt lập Phiếu thu (3 liên) hợp lệ, kiểm tra, sau đó chuyển cho thủ quỹ để thủ quỹ nhận đủ số tiền. Phiếu thu sẽ đƣợc trình kế toán trƣởng và giám đốc ký rồi đƣợc lƣu ở kế toán tiền mặt 1 liên, thủ quỹ 1 liên và khách hàng sẽ giữ 1 liên. Sau khi lập đƣợc phiếu thu kế toán sẽ ghi sổ theo sơ đồ:
Phiếu Thu
Sơ đồ 2.5. Trình tự ghi sổ kế toán thu tiền mặt
(Nguồn: Tác Giả)
Quy trình chi tiền mặt:
Bộ phận có nhu cầu thanh toán sẽ lập Giấy đề nghị và sau đó trình Giám đốc ký duyệt. Căn cứ vào Giấy đề nghị đã đƣợc sử đồng ý của Giám đốc, kế toán thanh toán sẽ kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ rồi lập Phiếu chi (3 liên) và chuyển cho kế toán trƣởng hay giám đốc ký duyệt. Khi phiếu chi đã đƣợc ký duyệt sẽ chuyển đến cho thủ quỹ để thủ quỹ làm thủ tục chi tiền. Sau khi lập xong phiếu chi kế toán ghi sổ theo sơ đồ:
Sơ đồ 2.6. Trình tự ghi sổ kế toán chi tiền mặt
(Nguồn: Tác Giả)
Hằng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong ngày và các chứng từ liên quan, kế toán đối chiếu với Phiếu thu và Phiếu chi ghi nhận từng khoản mục, sau đó kế toán nhập số liệu bằng tay từ bàn phím lên kế toán excel, số liệu sẽ tự chạy vào các sổ Nhật ký chung (phụ lục 12) và sổ cái TK 111 (phụ lục 11)
2.2.1.1.4. Kế toán tổng hợp 2.2.1.1.4.1. Tài khoản sử dụng 2.2.1.1.4.1. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản “111” để hạch toán
2.2.1.1.4.2. Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Ngày 05/02/2014 Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 0001645 về việc thanh toán tiền cho Công ty TNHH TMDV XNK Thời Đại Mới bằng tiền mặt, hóa đơn có tổng trị giá 8.220.000 đồng, kế toán lập phiếu chi số PC162/01.
Sổ quỹ tiền mặt
Sổ Nhật ký chung Sổ Cái 111
Phiếu Thu
Sổ quỹ tiền mặt
Nợ TK 133 747.273 Có TK 111 8.220.000
Ngày 07/02/2014 Căn cứ vào hóa đơn GTGT số 00001650 về việc thanh toán cho Công ty TNHH TMDV XNK Thời Đại Mới bằng tiền mặt, hóa đơn có tổng trị giá 6.300.000 đồng, kế toán lập phiếu chi số PC162/02.
Nợ TK 1561 5.272.273 Nợ TK 133 527.727 Có TK 111 6.300.000
Ngày 09/02/2014 Căn cứ vào Giấy đề nghị tạm ứng chi tiền mặt cho nhân viên đi công tác 1.000.000 đồng, kế toán lập phiếu chi số PC162/03.
Nợ TK 141 1.000.000 Có TK 111 1.000.000
Ngày 10/02/2014 Căn cứ vào hóa đơn GTGT 0002846 về việc thanh toán cho Công ty TNHH TMDV XNK Thời Đại Mới, hóa đơn có tổng trị giá 10.300.000 đồng, kế toán lập phiếu chi PC162/04.
Nợ TK 1561 9.363.636 Nợ TK 133 936.364 Có TK 111 10.300.000
Ngày 13/02/2014 Chi tiền măt mua một bộ bàn ghế đặt trong phòng giám đốc, hóa đơn trị giá 7.200.000 đồng, kế toán lập phiếu chi số PC162/05.
Nợ TK 642 7.200.000 Có TK 111 7.200.000
Ngày 15/02/2014 Nhân viên trả lại số tiền đi công tác thừa 400.000, kế toán lập phiếu thu số PT162/01.
Nợ TK 642 600.000 Có TK 141 600.000 Nợ TK 111 400.000 Có TK 141 400.000