5. Kết cấu khóa luận tốt nghiệp
1.5.4. Kế toán phải thu khác
1.5.4.1. Khái niệm
Là tài khoản dùng để theo dõi các khoản không phải là mua bán nhƣ cho vay, cho mƣợn vật tƣ, tiền vốn có tính chất tạm thời hay thu về bồi thƣờng vật chất, mất mát hƣ hỏng về tài sản hoặc có lãi về cho thuê TSCĐ, lãi về đầu tƣ đến hạn nhƣng chƣa thu hoặc giá trị TS chƣa rõ nguyên nhân.
1.5.4.2. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 138 “ Các khoản phải thu khác” để hạch toán. Nội dung kết cấu TK 138 nhƣ sau:
Bên nợ:
- Phản ánh số tài khoản thiếu chờ xử lý - Các khoản phải thu khác tăng lên trong kỳ Bên có:
- Phản ánh các khoản phải thu khác, thu hồi giá trị tài sản thiếu chờ xử lý và đã xử lý. Số dƣ nợ: Phản ánh số còn phải thu về các khoản phải thu khác.
TK 138 có 2 tài khoản cấp 2:
- Tk 1381: tài sản thiếu chờ xử chờ giải quyết. - Tk 1388: phải thu khác
1.5.4.3. Phƣơng pháp hạch toán
Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chƣa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của TSCĐ) Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
- TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án hoặc hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chƣa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi giảm TSCĐ:
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ (Giá trị hao mòn)
Nợ TK 446 – Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động sự nghiệp, dự án)
Nợ TK 3533 – Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại)(TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình (Nguyên giá)
Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)
Có TK 353 – Quỹ khen thƣởng, phúc lợi (3532)
Có TK 338 – Phải trả, phải nộp khác (TSCĐ dùng cho sự nghiệp, dự án) - Trƣờng hợp tiền mặt tồn quỹ, vật tƣ, hàng hóa,… phát hiện thiếu khi kiểm kê:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381) Có TK 111, 152, 153, 155, 156
Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý:
Nợ TK 111 – Tiền mặt (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thƣờng) Nợ TK 1388 – Phải thu khác (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thƣờng) Nợ TK 334 – Phải trả ngƣời lao động (số bồi thƣờng trừ vào lƣơng)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thƣờng theo quyết định xử lý)
Nợ TK 811 – Chi phí khác (phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)
Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý
Trƣờng hợp tài sản phát hiện thiếu đã xác định đƣợc ngay nguyên nhân và ngƣời chịu trách nhiệm thì căn cứ nguyên nhân hoặc ngƣời chịu trách nhiệm bồi thƣờng, ghi:
Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388 – Phải thu khác) (số phải bồi thƣờng) Nợ TK 334 – Phải trả ngƣời lao động (số bồi thƣờng trừ vào lƣơng)
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thƣờng theo quyết định xử lý)
Có TK 621 – Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp Có TK 627 – Chi phí sản xuất chung
Có TK 152, 153, 155, 156 Có TK 111, 112
- Các khoản cho mƣợn tài sản tạm thời, ghi: Nợ TK 138 – Phải thu khác (1388)
Có TK 152, 153, 155, 156
- Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi: Nợ TK 138 – Phải thu khác
Có các tài khoản liên quan
- Định kỳ kho xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận đƣợc chia phải thu, ghi:
Nợ TK 111, 112 (số đã thu đƣợc tiền) Nợ TK 138 – phải thu khác
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính - Khi thu tiền đƣợc các khoản nợ phải thu khác, ghi: Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng
Có TK 138 – phải thu khách hàng (1388)
1.5.5. Kế toán tạm ứng 1.5.5.1. Khái niệm
Tạm ứng là khoản thuộc vốn bằng tiền ứng trƣớc cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp có trách nhiệm chi tiêu cho những mục đích nhất định thuộc hoặc động SXKD hoặc hoạt động khác của doanh nghiệp, sau đó phải có trách nhiệm báo cáo thanh toán tạm ứng với doanh nghiệp.
1.5.5.2. Chứng từ
- Giấy đề nghị tạm ứng - Giấy thanh toán tạm ứng - Phiếu chi
- Chứng từ gốc - Hóa đơn mua hàng
- Biên lai thu tiền, phí vận chuyển….
1.5.5.3. Tài khoản sử dụng
Kế toán sử dụng tài khoản 141 “ Tạm ứng” để hạch toán. Nội dung kết cấu TK 141 nhƣ sau:
Bên nợ:
- Phản ánh sơ tiền tạm ứng cho cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp Bên có:
- Các khoản tạm ứng dùng chi thực tế đã đƣợc duyệt - Số tạm ứng còn thừa nhập lại quỹ hoặc trừ vào lƣơng Số dƣ nợ: Số tiền tạm ứng chƣa thanh toán
1.5.5.4. Phƣơng pháp hạch toán
Khi tạm ứng tiền hoặc vật tƣ cho ngƣời lao động trong doanh nghiệp, ghi: Nợ TK 141 – Tạm ứng
- Khi thực hiện xong công việc đƣợc giao, ngƣời nhận tạm ứng thực hiện bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã đƣợc ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156, 241, 331, 621, 623, 627, 642 Có TK 141 – Tạm ứng
- Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lƣơng của ngƣời nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 111 – Tiền mặt
Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 334 – Phải trả ngƣời lao động Có TK 141 – Tạm ứng
- Trƣờng hợp số thực chi đã đƣợc duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho ngƣời nhận tạm ứng, ghi:
Nợ TK 152, 153, 156, 241, 621, 622, 627 Có TK 111 – Tiền mặt.
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU TẠI CÔNG TY TNHH TMDV CPN
TRẦN LÂM VÀO THÁNG 2 NĂM 2014 2.1. Giới thiệu chung về công ty
2.1.1. Giới thiệu về quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.1.1 Lịch sử hình thành 2.1.1.1 Lịch sử hình thành
Trong bối cảnh Việt Nam ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, sự giao thƣơng giữa Việt Nam với các nƣớc ngày càng phát triển mạnh dẫn đến nhu cầu về dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cũng không ngừng phát triển. Đồng thời, dịch vụ giao nhận vận tải ngày càng thể hiện và chứng minh vai trò quan trọng của mình trong quá trình thực hiện các hợp đồng kinh tế ngoại thƣơng.
Trên thực tế cho thấy bản thân các nhà kinh doanh XNK không thể thực hiện đầy đủ và hiệu quả nhất việc đƣa hàng hóa của mình ra nƣớc ngoài và ngƣợc lại do sự hạn chế trong chuyên môn và nghề nghiệp. Chính vì vậy việc ra đời của các công ty thƣơng mại dịch vụ giao nhận vận tải là nhu cầu cần thiết. Công ty TNHH TM-DV CPN Trần Lâm cũng là một trong những công ty ra đời trong hoàn cảnh trên.
Công ty TNHH TM-DV CPN Trần Lâm là một công ty tƣ nhân với 100% vốn trong nƣớc. Công ty đƣợc thành lập ngày 21 tháng 07 năm 2011 theo giấy phép kinh doanh số 0307554086 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tƣ Thành Phố Hồ Chí Minh cấp.
Tên giao dịch Tiếng Việt: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI – DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT NHANH TRẦN LÂM.
Tên giao dịch quốc tế: TRAN LAM EXPRESS CO., LTD.
Vốn điều lệ: 4.000.000.000VNĐ.
Văn phòng chính: 211/11/7 Đƣờng Tân Quý, P.Tân Quý, Q.Tân Phú, TP.HCM.
Logo:
Điện thoại: (08) 38 161 977.
Fax: 08 38 161 755.
Mã số thuế: 0307554086.
Website: http://www.tranlamexpress.com
Chủ doanh nghiệp: Trần Thanh Nguyệt.
Số lƣợng nhân viên: 13 nhân viên.
Lĩnh vực hoạt động chính bao gồm: Mua bán các thiết bị máy móc văn phòng và gia dụng, bên cạnh đó còn phát triển dịch vụ vận tải, giao nhận hàng hóa
2.1.1.2 Quá trình phát triển
Công ty TNHH TM – DV CPT Trần Lâm là một công ty tƣ nhân, có tƣ cách pháp nhân, có con dấu riêng, hạch toán độc lập. Cũng nhƣ các công ty dịch vụ khác, công ty luôn hoạt động theo phƣơng châm: “Đảm bảo uy tín, phục vụ nhanh chóng, an toàn chất lƣợng, mọi lúc mọi nơi, giá cả cạnh tranh” làm phƣơng châm phục vụ khách hàng.
Chính vì thế tuy mới thành lập 3 năm nhƣng công ty đã tạo dựng cho mình một vị thế khá vững trong ngành và đã đƣợc nhiều khách hàng lớn cả trong và ngoài nƣớc tin cậy và lựa chọn.
Công ty không những mở rộng đƣợc mạng lƣới kinh doanh mà còn đẩy mạnh các loại hình kinh doanh nhƣ: đại lý giao nhận vận tải quốc tế, vận tải nội địa, bán các loại máy móc thiết bị về phân phối và bán lẻ… Với sự tin tƣởng và lòng nhiệt tình, mọi thành viên trong công ty luôn phấn đấu hoàn thành nhiệm vụ của mình và không ngừng nâng cao chất lƣợng phục vụ đối với khách hàng, để hƣớng đến mục tiêu trở thành cầu nối hiệu quả giữa công ty với các đại lý, các đối tác nƣớc ngoài và khách hàng. Công ty luôn nỗ lực nâng cao chất lƣợng các dịch vụ để tạo dựng đƣợc lòng tin và sự ủng hộ của khách hàng.
Những thành quả đạt đƣợc hôm nay cho thấy công ty đã có những chiến lƣợc kinh doanh phù hợp, đúng đắn, kết hợp giữa đầu tƣ và am hiểu thị trƣờng… Vì vậy công ty đã đạt đƣợc những mục tiêu đề ra.
- Đảm bảo và phát triển nguồn vốn
- Nâng cao doanh thu nhằm đạt đƣợc lợi nhuận cao - Nâng cao chất lƣợng cuộc sống của công nhân viên - Hoàn thành nghĩa vụ đối với Nhà nƣớc.
2.1.1.3 Loại hình doanh nghiệp
Công ty TNHH TM – DV CPN Trần Lâm hoạt động dƣới hình thức là công ty TNHH có hai thành viên trở lên. Hiện nay để đẩy mạnh sự phát triển của công ty và khả
năng cạnh tranh đối với các công ty khác trên thị trƣờng dịch vụ, công ty đã không ngừng cố gắng về mọi mặt.
2.1.1.4 Quy mô và phạm vi hoạt động của công ty
2.1.1.4.1 Quy mô hoạt động của công ty
Vốn điều lệ: 4.000.000.000VNĐ.
Qua gần 4 năm hoạt động kể từ ngày thành lập cho đến nay, công ty TNHH TMDV CPN Trần Lâm đã phát triển mở rộng thị trƣờng trong nƣớc và ngoài nƣớc.
Hiện nay, công ty đã có uy tín trên thị trƣờng và là đơn vị tƣơng đối mạnh so với các đơn vị cùng ngành khác. Tuy thành lập không lâu nhƣng công ty đã thực sự chiếm ƣu thế về mặt chuyển phát nhanh trong nƣớc và quốc tế. Công ty đã và đang tạo điều kiện nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên với số lƣợng nhân viên gần 20 ngƣời góp phần kinh doanh hiệu quả bổ sung vào nguồn vốn kinh doanh. Ngoài ra, công ty còn nghiên cứu thị trƣờng để xây dựng các kế hoạch và phƣơng pháp kinh doanh để mở rộng quy mô hoạt động trong tƣơng lai.
2.1.1.4.2 Phạm vi hoạt động của công ty
Công ty có mạng lƣới rộng khắp trong và ngoài nƣớc cùng các mối quan hệ với các hãng tàu, hãng hàng không uy tín nhƣ: Hanjin, OOCL, Mearsk, Wanhai, VN Airline, MH cargo…cho phép công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển cả đƣờng không, đƣờng biển và nội địa.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức và quản lý tại công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty 2.1.2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Sơ đồ 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
(Nguồn: Công ty TNHH TMDV CPN TRẦN LÂM, năm 2014)
GIÁM ĐỐC
BỘ PHẬN KINH DOANH
BỘ PHẬN KẾ
2.1.2.2. Nhiệm vụ, chức năng hoạt động của từng phòng ban
Nhƣ sơ đồ trên chúng ta thấy Giám Đốc là ngƣời điều hành mọi hoạt động của công ty nhƣ:
- Quyết định các hoạt động kinh doanh của công ty.
- Tổ chức thực hiện các hoạt động kinh doanh của công ty. - Ban hành các quy chế quản lý nội bộ.
- Bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý… - Trực tiếp quản lý các bộ phận trong công ty.
Bộ phận kinh doanh
Đây là bộ phận trung tâm đầu não quan trọng nhất trong công ty, bộ phận kinh doanh gồm các mảng: mua bán các loại máy móc văn phòng, gia dụng sĩ lẽ nội địa, quốc tế. Nhân viên kinh doanh tìm kiếm khách hàng, tiếp nhận nhu cầu của đại lý hoặc khách hàng có nhu cầu, chào giá dịch vụ của công ty đến đại lý, khách hàng, đàm phán để có giá tốt nhất cho khách hàng…Sau đó tiến hành xem xét và báo giá, hai bên thỏa thuận và ký kết hợp đồng giao nhận.
Bộ phận Kho
Thực hiện tất cả các nội dung công nghiệp trong hoạt động kinh doanh, kiểm tra kho, báo cáo hằng ngày lƣợng tồn kho, tiếp nhận hàng hóa, hoặc giao hàng khi khách hàng có nhu cầu.
Giải quyết mọi vƣớng mắc của khách hàng một cách nhanh gọn và dứt điểm cho từng lô hàng.
Tiết kiệm chi phí mức thấp nhất, tạo uy tín tốt đối với khách.
Bộ phận kế toán
Phụ trách công việc thu chi của công ty, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kế toán phát sinh, báo cáo các số liệu chính xác định kỳ, theo dõi và tổ chức cho hoạt động kinh doanh liên tục và hiệu quả, chi tạm ứng cho nhân viên giao nhận hoàn thành công tác. Cung cấp các số liệu, thông tin phục vụ công tác dự báo.
Nhìn chung các phòng ban trong công ty có mối quan hệ khăng khít và hỗ trợ lẫn nhau, hoạt động thông suốt nhằm đẩy mạnh kinh doanh giao nhận vận tải có hiệu quả trong bối cảnh thị trƣờng ngành đang cạnh tranh khốc liệt nhƣ hiện nay.
2.1.3 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH TMDV Chuyển Phát Nhanh Trần Lâm. Trần Lâm.
2.1.3.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.2. Tổ chức bộ máy kế toán.
(Nguồn: Bộ phận kế toán, năm 2014)
2.1.3.2. Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận.
- Kế toán trƣởng:
Giúp giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế, đồng thời kiểm tra giám sát tình hình tài chính tại Công ty.
Thu thập, xử lí thông tin, số liệu kế toán theo đối tƣợng, nội dung, công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.
Phân tích thông tin, số liệu kế toán, tham mƣu cho Giám Đốc về hoạt động sản xuất kinh doanh.
Tìm hiểu mọi sự thay đổi của chế độ kế toán, các chuẩn mực kế toán do Nhà nƣớc ban hành để phổ biến lại cho nhân viên phòng kế toán.
Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật về tính trung thực và hợp lý của số liệu kế toán trƣớc cơ quan Nhà nƣớc, cơ quan thuế và cơ quan chủ quản khác.
- Kế toán viên:
Thực hiện các phần hành trên kế toán : kế toán tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng, vật tƣ, công nợ…nhƣ lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt, phiếu tạm ứng, phiếu nhập-xuất vật tƣ, phiếu nhập-xuất thành phẩm, lập hóa đơn bán hàng….
- Kế toán tổng hợp
Chịu trách nhiệm trƣớc kế toán trƣởng về các nghiệp vụ kế toán đã hạch toán vào các báo cáo đã lập, kế toán còn có nhiệm vụ nhập dữ kiệu, kiểm tra, đối chiếu với nội bộ, cuối kỳ tính toán các chi phí trả trƣớc, trích trƣớc của văn phòng công ty, theo dõi tổng
Kế toán trƣởng
thể chi phí về thuế và doanh thu của văn phòng và định kỳ lập báo cáo theo yêu cầu công ty.
- Thủ quỹ :
Chịu trách nhiệm quản lý nhập và xuất quỹ tiền mặt, các khoản nợ phải trả cho