Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý ở trên phù hợp với điều kiện và trình độ quản lý. Công ty TNHH TM, DV Thiên Hòa áp dụng hình thức công tác – bộ máy kế toán tập trung.
Hầu hết mọi công việc kế toán được thực hiện ở phòng kế toán trung tâm, từ khoản thu nhập kiểm tra chứng từ, ghi sổ đến khâu tổng hợp, lập báo cáo kế toán, từ kế toán chi tiết đến kế toán tổng hợp. Ở phòng kế toán mọi nhân viên kế toán đều đặt dười sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng.
Kế toán trưởng: lãnh đạo của phòng, chịu trách nhiệm trước công ty về tất cả hoạt động của phòng do mình phụ trách; Có trách nhiệm quản lý chung, trông coi (kiểm soát) mọi hoạt động có liên quan đến lĩnh vực tài chính, kế toán…
Công nợ: Nhận đề nghị xác nhận công nợ với khách hàng, nhà cung cấp; Kiểm tra công nợ…
Ngân hàng: Nộp hồ sơ cho ngân hàng; Lập hồ sơ vay vốn ngân hàng, trả nợ vay ngân hàng theo qui định của ngân hàng và mục đích của từng lần vay…
Thuế: Trực tiếp làm việc cơ quan thuế khi có phát sinh; Kiểm tra đối chiếu hóa đơn GTGT với bảng kê thuế đầu vào , đầu ra của từng cơ sở…
Kho: Lập chứng từ nhập xuất, chi phí mua hàng, hoá đơn bán hàng và kê khai thuế đầu vào đầu ra; Hạch toán doanh thu, giá vốn, công nợ…
Tổng hợp: Kiểm tra sự cân đối giữa số liệu kế toán chi tiết và tổng hợp; Hướng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán; Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định…
Thủ quỹ: Giữ quỹ tiền mặt và hoàn toàn chịu trách nhiệm về những mất mát xảy ra và phải bồi thường những mất mát này; Thực hiện các giao dịch đơn giản với ngân hàng…
Lương: Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động; Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm ý tế (BHYT) và kinh phí công đoàn (KPCĐ), kiểm tra tình hình sử dụng quỹ tiền luơng, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ…
TSCĐ: Nhận và cập nhật chứng từ về TSCĐ, kiểm tra xác nhận TSCĐ khi nhập; Lập biên bản bàn giao và bàn giao tài sản cho đơn vị (bộ phận) công ty…
CÔNG NỢ, NGÂN HÀNG LƯƠNG, TSCĐ THUẾ KHO, TỔNG HỢP THỦ QUỸ KẾ TOÁN TRƯỞNG
2.1.3.2 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là hình thức nhật ký chung và được ghi trên máy.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:
- Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái;
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sơ đồ 2.3: Hình thức kế toán của công ty TNHH TMDV Thiên Hòa
1. Hàng ngày: căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
2. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm: cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ]
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty:
Chế độ kế toán áp dụng tại công ty: công ty đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC và theo thông tư 200/2015
Niên độ kế toán áp dụng: công ty áp dụng theo ngày, tháng, năm dương lịch và bắt đầu từ 1/1/ năm dương lịch đến hết 31/12/ năm dương lịch.
Phương pháp khấu hao TSCĐ: TSCĐ của công ty bao gồm TSCĐ hữu hình và TSCĐ vô hình.TSCĐ được xác định theo nguyên giá và khấu hao lũy kế. Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng.
Đơn vị tiền tệ sử dụng là đồng Việt Nam (VNĐ), ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng Trung ương quy định. Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác là theo tỷ giá liên ngân hàng tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế.
Nguyên tắc ghi nhận HTK: HTK được tính theo giá gốc, giá vốn hảng xuất kho và HTK được tính theo phương pháp thực tế đích danh, HTK được hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp áp dụng thuế: phương pháp khấu trừ
Cơ sở vật chất: máy scan, máy in, photo, máy tính, tủ hồ sơ, bàn ghế ….
Ưu điểm: gọn nhẹ, phù hợp với qui mô doanh nghiệp, chuyên về phần hành cụ thể, không trùng lắp giữa các phần hành kế toán, có năng lực và kinh nghiệm trong công việc…
Nhược điểm: công việc của mỗi người nhiều, áp lực công việc cao, đội ngũ nhân viên trẻ nên kinh nghiệm còn hạn chế…
2.1.3.3 Hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp
Kế toán trên máy vi tính hiểu một cách đơn giản đó là làm kế toán bằng máy vi tính thông qua một phần mềm chuyên dụng. Từ đó giúp cho người làm kế toán thực hiện công việc quản lý tài chính đơn giản, tiện dụng và đưa ra được hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính đáp ứng nhu cầu quản lý của doanh nghiệp.
Nguyên lý làm việc của hình thức kế toán trên máy vi tính:
Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi nợ, tài khoản ghi có để nhập dữ liệu vào máy vi tính thông qua phần mềm kế toán.
Máy tính tự động xử lý số liệu theo nguyên tắc của kế toán.
Cuối tháng (hoặc vào bất kỳ thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số lệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định.
Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán
Sử dụng phần mềm unesco: người sử dụng chỉ nhập duy nhất một lần số liệu của chứng từ gốc phát sinh, chương trình sẽ tự động tập hợp, tính toán và kết xuất ra đầy đủ các sổ sách kế toán, báo cáo thuế, phân tích tài chính và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy định Bộ Tài Chính.
2.1.4 Những thuận lợi và khó khăn của công ty
Công ty TNHH TMDV Thiên Hòa hoạt động trong lĩnh vực sản xuất và kinh doanh băng tải. Để mở rộng qui mô hoạt động Công ty đã cố gắng nổ lực để thích ứng với thị trường mới và sự biến đổi nhu cầu thị trường.
Để có thể đánh giá một cách chính xác thực trạng hiện nay của Công ty TNHH TMDV Thiên Hòa trước hết ta phải hiểu rõ những thuận lợi và khó khăn của Công ty
Thuận lợi
Trụ sở của công ty được đặt ở vị trí thuận lợi cho việc giao thông đi lại. Từ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao dịch kinh doanh, trao đổi thông tin kinh tế thị trường.
Giám đốc công ty là người lãnh đạo có năng lực và dày dặn kinh nghiệm có nhiều năm công tác trong lĩnh vực lắp ráp, sản xuất,… Đây cũng là điều kiện nền tảng để vận
hành và phát triển công ty trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc dân. Ngoài ra còn đội ngũ cán bộ công nhân viên tham mưu, giúp việc cho Giám đốc, có trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, có tay nghề không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ.
Thị trường lao động tại thành phố Hồ Chí Minh rất dồi dào và ngày càng nhiều lao động có chuyên môn đã qua đào tạo, tạo cơ hội thuận lợi cho Công ty khi tìm kiếm thêm nguồn nhân lực.
Ngoài ra, trong quá trình hoạt động Công ty đã tạo được uy tín đối với khách hàng cũng như các đối tác kinh doanh của mình. Sản phẩm Công ty phân phối cho khách hàng rất đa dạng phong phú đáp ứng được nhu cầu khách hàng.
Khó khăn
Bên cạnh những thuận lợi ở trên thì công ty gặp không ít những khó khăn:
Công ty TNHH TMDV Thiên Hòa là công ty có địa bàn hoạt động rộng, vì vậy việc quản lý, giám sát là rất phức tạp khó khăn.
Bên cạnh đó vì công ty hoạt động trong lĩnh vực lắp ráp, sản xuất… nên vốn bỏ ra để thực hiện hợp đồng cũng rất lớn trong khi đó chỉ được ứng trước với số vốn nhất định chỉ khi hoàn thành hợp đồng và được chấp thuận thì mới được thanh toán. Do vậy vấn đề về vốn rất khó khăn và sử dụng vốn sao cho hiệu quả lại càng khó khăn hơn.
Trong thời kỳ hội nhập kinh tế quốc tế đặc biệt Việt Nam gia nhập WTO. Đây là cơ hội cũng là thách thức lớn đối với các công ty, doanh nghiệp. Khi gia nhập WTO nền kinh tế luôn luôn mở cửa đối với công ty nước ngoài đầu tư và kinh doanh vào trong nước, chính vì vậy việc cạnh tranh trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh của các công ty trong nước nói chung nói chung và công ty TNHH TMDV Thiên Hòa nói riêng là rất khó khăn.
2.2 Thực trạng tổ chức công tác kế toán xác định kết quả kinh doanh tại công ty công ty
2.2.1 Đặc diểm chung về tình hình bán hàng 2.2.1.1 Phƣơng thức bán hàng 2.2.1.1 Phƣơng thức bán hàng
Hiện nay hình thức bán chủ yếu tại công ty là bán buôn qua kho chưa thu tiền. Khi có nghiệp vụ bán hàng, phòng nghiệp vụ của công ty sẽ viết hóa đơn và xuất hàng. Tùy
theo thỏa thuận trong hợp đồng đã ký kết mà công ty có thể vận chuyển hàng đến cho khách hàng hoặc khách hàng trực tiếp đến kho của công ty lấy hàng. Cước vận chuyển do 2 bên thỏa thuận. Thông thường người mua sẽ lại kho doanh nghiệp nhận hàng hóa.
Ngoài ra, đây cũng là doanh nghiệp sản xuất, ngoài việc mua đi bán lại, doanh nghiệp còn sản xuất và lắp ráp cho khách hàng theo hợp đồng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp được thanh toán cho mỗi đợt giao hàng, nghiệm thu, bàn giao cho bên mua.
Chứng từ và sổ sách sử dụng Chứng từ: -PNK: mẫu số 01 - VT -PXK: mẫu số 02 - VT -PT: mẫu số 01 - TT -PC: mẫu số 02 - TT -HD GTGT: mẫu số 01GTKT3/001 -UNT, UNC … Sổ sách:
-chứng từ ghi sổ: Dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng 01: PC 02: PT 03: PN 04: PX 05: DT 06: Tổng Hợp 07: NH Đầu Tư 08: Đông Á 09: Chứng Từ Ghi Sổ 10: NH Á Châu -hệ thống sổ chi tiết: 635, 641, 642, 511, … -sổ cái 111, 112, 632, 635, 641, 642, 811, 821, 511, 515, 711, 911, … …
2.2.1.2 Các phƣơng thức thanh toán
Công ty áp dụng các hình thức thanh toán: thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua ngân hàng bằng các hình thức chuyển khoản, hình thức bán chịu cho khách hàng.
Thanh toán bằng tiền mặt:
Sau khi ký hợp đồng, khách hàng đặt trước tiền hàng hoặc khi nhận hàng hóa khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu gồm 3 liên:
Liên 1: Lưu lại quyển gốc Liên 2: Giao cho khách hàng
Liên 3: Dùng để lưu vào bộ chứng từ
Thanh toán qua ngân hàng
Khách hàng chấp nhận mua hàng của công ty và thanh toán tiền hàng cho công ty theo các hình thức chuyển khoản, ủy nhiệm chi… Ngân hàng sẽ chuyển số tiền thanh toán vào tài khoản của công ty và gửi giấy báo có cho công ty.
Hình thức bán chịu:
Khách hàng mua hàng của công ty nhưng chưa thanh toán tiền ngay mà nợ một thời gian sau mới thanh toán (thời hạn nợ được thỏa thuận giữa bên mua và bến bán trong hợp đồng kinh tế đã ký kết). Hình thức này công ty chỉ áp dụng với khách hàng có uy tín, có quan hệ làm ăn lâu dài với công ty
2.2.2 Kế toán doanh thu, thu nhập khác
2.2.2.1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2.2.2.1.1 Đặc diểm 2.2.2.1.1 Đặc diểm
Khi phát sinh nghiệp vụ tiêu thụ và đã xác định được doanh thu thì để phán ánh doanh thu tiêu thụ hàng hóa kế toán sử dụng TK511.
Để theo dõi doanh thu tiêu thụ thì kế toán công ty sử dụng sổ chi tiết tài khoản doanh thu, sổ cái tài khoản doanh thu.
Là một doanh nghiệp áp dụng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu tiêu thụ không bao gồm VAT.
Hàng ngày, căn cứ vào HĐ GTGT (hóa dơn bán hàng), kế toán tiến hành phản ánh nghiệp vụ vào sổ chi tiết tài khoản doanh thu, vào chứng từ ghi sổ, đến cuối tháng vào sổ cái.
2.2.2.1.2 Các chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT
Đơn đặt hàng, hợp đồng
Lệnh giao hàng
Phiếu xuất kho
2.2.2.1.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Khi có nhu cầu về hàng hóa, Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho Công ty, tất cả các thông tin cần thiết về hàng hóa như quy cách, số lượng… đều được ghi trong đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh tham khảo nhu cầu cung ứng hàng hóa, nếu Công ty đáp ứng được yêu cầu thì tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng gồm 3 bản. Bộ phận xét duyệt xem xét lần nữa và ký duyệt vào hợp đồng, sau đó hợp đồng được chuyển cho khách hàng để ký xác nhận vào phần liên quan, Khách hàng giữ 1 bản, 2 bản còn lại đưa sang Phòng kinh doanh lưu 1 bản, bản còn lại chuyển sang cho Kế toán công nợ xử lý. Tuy nhiên trong giao dịch mua bán với nước ngoài thì phía nước ngoài không nhận hóa đơn đỏ mà chỉ nhận hóa đơn thương mại (Invoice) cho nên công ty giữ lại cả 3 hóa đơn
Bộ phận bán hàng lập lệnh giao hàng chuyển xuống kho, bộ phận kho lập phiếu xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Kế toán lập 3 liên Hóa đơn GTGT và giao liên 2 của Hóa đơn cho khách hàng, đồng thời kế toán công nợ giữ 1 liên để theo dõi công nợ của khách hàng.
2.2.2.1.4 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí tài chính, kế toán công ty sử dụng các TK: TK 131: “Phải thu khách hàng”