Hóa đơn GTGT
Đơn đặt hàng, hợp đồng
Lệnh giao hàng
Phiếu xuất kho
2.2.2.1.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Khi có nhu cầu về hàng hóa, Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho Công ty, tất cả các thông tin cần thiết về hàng hóa như quy cách, số lượng… đều được ghi trong đơn đặt hàng. Phòng kinh doanh tham khảo nhu cầu cung ứng hàng hóa, nếu Công ty đáp ứng được yêu cầu thì tiến hành lập hợp đồng mua bán hàng gồm 3 bản. Bộ phận xét duyệt xem xét lần nữa và ký duyệt vào hợp đồng, sau đó hợp đồng được chuyển cho khách hàng để ký xác nhận vào phần liên quan, Khách hàng giữ 1 bản, 2 bản còn lại đưa sang Phòng kinh doanh lưu 1 bản, bản còn lại chuyển sang cho Kế toán công nợ xử lý. Tuy nhiên trong giao dịch mua bán với nước ngoài thì phía nước ngoài không nhận hóa đơn đỏ mà chỉ nhận hóa đơn thương mại (Invoice) cho nên công ty giữ lại cả 3 hóa đơn
Bộ phận bán hàng lập lệnh giao hàng chuyển xuống kho, bộ phận kho lập phiếu xuất kho và giao hàng cho khách hàng. Kế toán lập 3 liên Hóa đơn GTGT và giao liên 2 của Hóa đơn cho khách hàng, đồng thời kế toán công nợ giữ 1 liên để theo dõi công nợ của khách hàng.
2.2.2.1.4 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí tài chính, kế toán công ty sử dụng các TK: TK 131: “Phải thu khách hàng”
TK 511: “Doanh thu bán hàng” gồm các tài khoản chi tiết:
TK 5112: “Doanh thu bán thành phẩm”
TK 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
2.2.2.1.5 Sổ sách và Trình tự ghi sổ
Kế toán công nợ tiến hành xử lý chứng từ và nhập số liệu vào phần mềm bao gồm các nội dung như: ngày tháng, số chứng từ, địa chỉ, tên hóa đơn …và lưu 1 liên của HĐGTGT. Sau khi nhập số liệu vào phần mềm, phần mềm sẽ tự động thực hiện ghi sổ tất cả các chứng từ này như sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết người mua, sổ nhật ký chung... Cuối kỳ kế toán in các sổ sách kế toán và tiến hành lưu trữ.
2.2.2.1.6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Trƣờng hợp sản xuất bàn giao công trình
Ngày 17/12/2013, căn cứ vào hóa đơn số 0000677 bán hệ thống băng tải nâng hạ di động cho công ty Nikkiso Việt Nam với giá bán chưa thuế 30.968.698, thuế 10%, chưa thu tiền khách hàng
Nợ 1311: 34.065.567
Có 5112: 30.968.698
Có 33311: 3.096.869
Ngày 24/12/2013 căn cứ vào hóa đơn 0000682 bán hệ thống băng tải cho công ty Đường Quảng Ngãi với giá bán chưa thuế 87.159.062, thuế 10%, chưa thu tiền hàng.
Nợ 1311: 95.874.968
Có 5112: 87.159.062
Có 33311 8.715.906
Trƣờng hợp bán qua kho chƣa thu tiền
Ngày 04/12/2013, căn cứ vào hóa đơn 0000672 bán dây băng tải cho công ty Domesco với giá bán chưa thuế 1.932.000, thuế 10%, chưa thu tiền hàng.
Nợ 1311: 2.125.200
Có 5111: 1.932.000
Ngày 13/12/2013, căn cứ vào hóa đơn 0000676 bán keo cho công ty Minh Phúc với giá bán chưa thuế 1.989.000, thuế 10%, chưa thu tiền hàng
Nợ 1311: 2.187.900
Có 5111: 1.989.000
Có 33311: 198.900
Trƣờng hợp cung cấp dịch vụ
Ngày 25/12/2013, Căn cứ vào hóa đơn số 0000685 cung cấp dịch vụ thuê xe cho Cty Sojitz Việt Nam với giá chưa thuế 40.611.870, thuế 10%, chưa thu tiền.
Nợ 1311: 44.673.057
Có 5113: 40.611.870
Có 33311: 4.061.187
Ngày 31/12/2013, Căn cứ vào hóa đơn số 0000694 cung cấp dịch vụ thuê xe cho Cty Sojitz Việt Nam với giá chưa thuế 37.966.750, thuế 10%, chưa thu tiền.
Nợ 1311: 41.763.425
Có 5113: 37.966.750
Có 33311: 3.796.675
CÔNG TY TNHH TM DV THIÊN HÒA MẪU SỐ S03b- DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
511 – Doanh thu bán hàng Tháng 12/2013
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dƣ
Tháng 12
12DT001 04/12/2013 Bán dây băng tải cho Cty Domesco (0000672) 1311 1.932.000 1.932.000
12DT002 04/12/2013 Bán dây băng tải cho Cty Tiến Tuấn 1311 1.090.000 3.022.000
… … … … …
KC_4 31/12/2013 Kết chuyển doanh thu bán hàng
Cộng phát sinh Phát sinh lũy kế 911 2.319.952.493 2.319.952.493 2.319.952.493 2.319.952.493 2.319.952.493
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
Tổng phát sinh: 2.319.952.493 2.319.952.493 Phát sinh lũy kế: 28.350.337.787 28.350.337.787 Số dư cuối kỳ:
2.2.2.2 Doanh thu hoạt động tài chính 2.2.2.2.1 Đặc diểm 2.2.2.2.1 Đặc diểm
Thu nhập hoạt động tài chính của công ty chủ yếu là khoản thu từ lãi tiền gửi ngân hàng
2.2.2.2.2 Chứng từ sử dụng
Sổ phụ ngân hàng
Hợp đồng tín dụng
2.2.2.2.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Định kỳ ngân hàng căn cứ vào hợp đồng tiền gửi mà công ty gửi cho ngân hàng, dựa trên số tiền gốc,lãi suất và thời gian gửi thì ngân hàng sẽ tính ra số tiền lãi mà DN được hưởng.
Theo cách tính:
Tiền lãi= (số tiền gốc x lãi suất/360)x số ngày tính lãi
Đến ngày đáo hạn, ngân hàng sẽ tự động trả lãi vào tài khoản tiền gửi không kỳ hạn, đồng thời gửi giấy báo có cho công ty
Khi nhận được giấy báo có, kế toán tiền gửi ngân hàng hạch toán vào sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng và có nhiệm vụ liên hệ với ngân hàng để lấy sổ phụ ngân hàng vào cuối tháng. Sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp để hạch toán vào sổ cái tài khoản 515 và các sổ chi tiết có liên quan.
2.2.2.2.4 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán Doanh thu hoạt động tài chính, kế toán công ty sử dụng các TK: TK 112: “Tiền gửi ngân hàng”
TK 515: “Doanh thu hoạt động tài chính”
2.2.2.2.5 Sổ sách và Trình tự ghi sổ
Căn cứ vào giấy báo có của ngân hàng kế toán phản ánh vào phần mềm kế toán, phần mềm sẽ tự động thực hiện đưa vào các sổ sách có liên quan. Cuối tháng tất cả chứng từ và sổ sách có liên quan sẽ được xuất ra sổ và lưu trữ.
2.2.2.2.6 Nghiệp vụ kinh tế phátsinh
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh: Ngày 14/12/2013 lãi nhập vốn 7.178 Nợ 1121: 2.621 Có 515: 2.621 Ngày 14/12/2013, lãi nhập vốn 422 Nợ 1121: 7.178 Nợ 1122: 422 Có 515: 7.600 Ngày 25/12/2013, lãi nhập vốn 503.652 Nợ 1121: 503.652 Có 515: 503.652
Ngày 31/12/2013, Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính 511.824
Nợ 515: 511.824
Có 911: 511.824
CÔNG TY TNHH TM DV THIÊN HÒA MẪU SỐ S03b- DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
515 – Doanh thu hoạt động tài chính Tháng 12/2013
Số dư đầu kỳ:
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dƣ
Tháng 12
12NH003 14/12/2013 Lãi nhập vốn 1121 7.178 7.178
12NH004 14/12/2013 Lãi nhập vốn 1122 422 7.600
12NH005 20/12/2013 Lãi nhập vốn 1122 572 8.172
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
12NHĐT07 9
25/12/2013 Lãi nhập vốn 1121 498.265 511.824
KC_9 31/12/2013 Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính Cộng phát sinh Phát sinh lũy kế 911 511.824 511.824 511.824 511.824 511.824 Tổng phát sinh: 511.824 511.824 Phát sinh lũy kế: 34.259.877 34.259.877 Số dư cuối kỳ:
2.2.2.3 Thu nhập khác 2.2.2.3.1 Đặc diểm 2.2.2.3.1 Đặc diểm
Thu nhập khác là khoản thu nhập nằm ngoài những khoản thu nhập kể trên. Đối với công ty chủ yếu là tất toán công nợ.
2.2.2.3.2 Chứng từ sử dụng
Phiếu thu/ủy nhiệm thu.
Biên bản kiểm kê quỹ
2.2.2.3.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ:
Đối với các khoản thu nhập bất thường như truy thu được khoản nợ khó đòi đã xử lý xóa sổ nay thu lại tiền được, hoặc thu phạt khách hàng do vi phạm hợp đồng kinh tế… kế toán tiền mặt làm biên bản kiểm kê quỹ và lập phiếu thu, đối với giao dịch thông qua tài khoản ngân hàng, kề toán ngân hàng lập ủy nhiệm thu chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Khi nhận được phiếu thu, thủ quỹ kiểm tra số tiền trên phiếu thu với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung ghi trên phiếu thu có phù hợp với chứng từ gốc, ngày tháng lập phiếu thu và chữ ký của người có thẩm quyền, số tiền thu chính xác nhập quỹ tiền mặt, cho người nộp tiền ký nhận vào phiếu thu, sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu thu ghi vào sổ quỹ. Đối với thu chi qua ngân hàng, kế toán ngân hàng lập và nộp ủy nhiệm thu, sec … cho ngân hàng. Cuối cùng tập hợp các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển cho kế toán tổng hợp xử lý.
2.2.2.3.4 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán thu nhập khác, kế toán công ty sử dụng các TK: TK 331: “Phải trả người bán”
TK 711: “Thu nhập khác”
2.2.2.3.5 Sổ sách và Trình tự ghi sổ
Căn cứ vào phiếu thu nếu thu tiền mặt và giấy báo có nếu thu qua ngân hàng,kế toán nhập vào phần mềm, phần mềm sẽ thực hiện đưa vào các sổ sách có liên quan. Cuối tháng kế toán in và lưu tất cả các sổ sách có liên quan.
2.2.2.3.6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Ngày 15/12/2013, tất toán công nợ Khương Mai HĐ (4170) 14
Nợ 3312: 14
Có 711: 14
Ngày 27/12/2013, tất toán công nợ Phước thịnh HĐ (961) 18
Nợ 1121: 18
Có 711: 18
Ngày 31/10/2013 Tất toán công nợ Hoàng Vũ Huy HĐ (1388) 15
Nợ 3311: 15
Có 711: 15
Ngày 31/12/2013, bút toán điều chỉnh giảm 3
Nợ 711: 3
Có 3311: 3
Ngày 31/12/2013, kết chuyển thu nhập khác 44
Nợ 711: 44
Có 911: 44
CÔNG TY TNHH TM DV THIÊN HÒA MẪU SỐ S03b- DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
711 – Thu nhập khác Tháng 12/2013
Số dư đầu kỳ:
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh
có
Số dƣ
Tháng 12
12CTTH002 15/12/2013 Tất toán công nợ Khương Mai HĐ (4170) 3312 14 14
12CTTH008 27/12/2013 Tất toán công nợ Phước Thịnh HĐ (961) 3311 18 32
12CTTH009 27/12/2013 Tất toán công nợ Hoàng Vũ Huy HĐ (1388)
3311 15 47
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
KC_11 31/12/2013 Kết chuyển thu nhập khác Cộng phát sinh Phát sinh lũy kế 911 44 47 47 47 47 Tổng phát sinh: 47 47 Phát sinh lũy kế: 37.450.236 37.450.236 Số dư cuối kỳ:
2.2.3 Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu 2.2.3.1 Chiết khấu thƣơng mại 2.2.3.1 Chiết khấu thƣơng mại
2.2.3.1.1 Đặc điểm
Khi phát sinh nghiệp vụ khách hàng mua với số lượng lớn theo quy định thì công ty sẽ cho khách hàng hưởng chiết khấu thương mại. Đối với bán hàng cho khách hàng mua buôn hoặc bán lẻ chiết khấu 2,5%
2.2.3.1.2 Các chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT
Phiếu thu, phiếu chi
Giấy báo có
2.2.3.1.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Khi khách hàng mua hàng nhiều lần mới đạt được lượng hàng theo chiếc khấu của công ty thì khoản chiết khấu này được ghi giảm vào giá bán trên hóa đơn GTGT lần cuối cùng và được trừ vào công nợ. Căn cứ vào hóa đơn GTGT, phiếu thu, giấy báo có ngân hàng kế toán phản ánh doanh thu.
Trường hợp khách hàng không tiếp tục mua hàng hoặc số chiết khấu thương mại được hưởng lớn hơn số tiền bán hàng được ghi trên hóa đơn lần cuối cùng thì công ty sẽ xuất hóa đơn chiết khấu thương mại, kế toán tiến mặt lập phiếu chi 2 liên. Liên 1 đưa lên giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt, sau đó thủ quỹ chi tiền theo phiếu chi và chuyển cho kế toán trưởng ghi vào sổ sách và lưu tại quyển. Liên 2 giao cho người nộp.
2.2.3.1.4 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán Chiết khấu thương mại, kế toán công ty sử dụng các T: TK 5211: “Chiết khấu thương mại”
TK 3331: “Thuế GTGT được khấu trừ” TK 111,112,131,…
Căn cứ vào HĐ GTGT, phiếu chi kế toán nhập số liệu vào phần mềm. Cuối tháng kế toán xuất sổ cái TK 521 và các sổ sách có liên quan khác.
2.2.3.1.6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
VD: Trong năm 2013 không phát sinh nghiệp vụ chiết khấu thương mại
2.2.3.2 Hàng bán bị trả lại 2.2.3.2.1 Đặc điểm 2.2.3.2.1 Đặc điểm
Khi hàng hóa tiêu thụ và đã xác định doanh thu thì khi nhập hàng lại sẽ làm giảm trừ doanh thu, đồng thời khi nhập lại hàng thì phải ghi giảm giá vốn.
Khách hàng trả lại do các nguyên nhân thuộc về doanh nghiệp như: vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng, hàng kém phẩm chất.
2.2.3.2.2 Chứng từ sử dụng
Văn bản trả lại của người mua
Phiếu nhập kho lại số hàng trả
Phiếu chi
Hóa đơn của bên mua
2.2.3.2.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Khi hàng hóa bị ẩm ướt hay giảm chất lượng … khách hàng lập hóa đơn trả lại hàng, thủ kho căn cứ vào đó lập phiếu nhập kho nhập lại số hàng bị trả lại. Kế toán kho theo dõi và ghi vào sổ chi tiết hàng bán bị trả lại và kế toán tiền mặt lập phiếu chi 2 liên. Liên 1 trình lên cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt, đồng thời thủ quỹ dựa vào phiếu chi chi tiền cho khách hàng, và chuyển cho kế toán tổng hợp vào sổ và lưu tại quyển. Liên 2 giao cho người nộp.
2.2.3.2.4 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán Hàng bán bị trả lại, kế toán công ty sử dụng các TK: TK 5212: “Hàng bán bị trả lại”
TK 3331: “Thuế GTGT được khấu trừ” TK 111,112,131,…
2.2.3.2.5 Sổ sách và Trình tự ghi sổ
Căn cứ vào hóa đơn trả lại hàng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Căn cứ vào phiếu chi thủ quỹ nhập vào sổ quỹ và kế toán kho lên sổ chi tiết hàng bán bị trả lại. Đồng thời, cuối tháng kế toán tiến hành in và lưu các sổ sách có liên quan.
2.2.3.2.6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
VD: Trong năm 2013 không phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại
2.2.3.3 Giảm giá hàng bán
Hiện nay kế toán doanh nghiệp không hạch toán giảm giá hàng bán cho khoản giảm trừ doanh thu
2.2.4 Kế toán chi phí
2.2.4.1 Giá vốn hàng bán 2.2.4.1.1 Đặc điểm 2.2.4.1.1 Đặc điểm
Giá vốn của hàng hóa xuất kho tiêu thụ được tính theo phương pháp thực tế đích danh.
Theo phương pháp này sản phẩm, vật tư, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính. Đây là phương án tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán; chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế. Giá trị của hàng xuất kho đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra. Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó.
Cách thức quản lý giá xuất kho của doanh nghiệp: Khi có hợp đồng được ký kết, kế toán kho mở tài khoản chi tiết hàng hóa vật liệu và chỉ sử dụng tài khoản chi tiết đó cho hợp đồng vửa được ký kết.
Đối với sản xuất công trình, ngoài chi phí nguyên vật liệu, còn các chi phí khác phát sinh cũng được tập hợp vào tài khoản 154 sau đó tính ra giá thành sản phẩm chính để xác định giá vốn công trình trong kỳ
2.2.4.1.2 Chứng từ sử dụng:
Lệnh giao hàng
Hóa đơn trả lại hàng
Bảng nhập – xuất – tồn
2.2.4.1.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Khi hàng hóa, dịch vụ được xác định là tiêu thụ, bộ phận bán hàng lập lệnh giao hàng chuyển xuống kho, bộ phận kho lập phiếu xuất kho gồm 2 liên, giao hàng cho khách