2.2.4.4.1 Đặc điểm
Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm: dùng để theo dõi các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp gồm các chi phí về lương nhân viên và các khoản trích theo lương bộ phận quản lý doanh nghiệp, chi phí vật liệu văn phòng, khấu hao tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp, thuế, phí và lệ phí, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác…
2.2.4.4.2 Chứng từ sử dụng
Hóa đơn bán lẻ
Phiếu chi: trường hợp thanh toán bằng tiền mặt
Ủy nhiệm chi: thanh toán bằng chuyển khoản
Bảng thanh toán lương
Bảng phân bổ khấu hao TSCĐ…
2.2.4.4.3 Phƣơng pháp lập chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ
Căn cứ vào các chứng từ như hóa đơn bán lẻ, giấy xác nhận, giấy thông báo nộp tiền, bảng tính lương, bảng tính khấu hao TSCĐ… liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp nhân viên lập bảng đề nghị thanh toán trình lên giám đốc xem xét ký duyệt chi. Khi được sự đồng ý của giám đốc kế toán tiền mặt lập phiếu chi 2 liên chuyển cho giám đốc, kế toán trưởng ký duyệt. Khi nhận được phiếu chi thủ quỹ kiểm tra số tiền trên phiếu chi với chứng từ gốc, kiểm tra nội dung ghi trên phiếu chi có phù hợp với chứng từ gốc, ngày tháng lập phiếu chi và chữ ký của người có thẩm quyền, kiểm tra số tiền chi ra cho chính xác để xuất quỹ tiền mặt, cho người nhận tiền ký vào phiếu chi, thủ quỹ ký vào phiếu chi và giao 1 liên cho người nhận tiền. Sau đó thủ quỹ căn cứ vào phiếu chi ghi vào sổ quỹ và chuyển liên còn lại cho kế toán và lưu tại quyển.
Khi phát sinh các khoản thanh toán qua ngân hàng như nộp bảo hiểm, phí ngân hàng, phí kiểm toán, sữa chữa văn phòng… nhân viên lập bảng đề nghị thanh toán trình lên cho giám đốc xem xét ký duyệt chi. Khi được sự đồng ý của giám đốc, kế toán ngân
hàng lập ủy nhiệm chi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt sau đó nộp cho ngân hàng để chuyển tiền thanh toán cho người bán và ngân hàng thông báo giấy báo nợ cho công ty.
Sau đó tập hợp tất cả các chứng từ và sổ sách có liên quan chuyển qua cho kế toán tổng hợp tiến hành xử lý.
2.2.4.4.4 Tài khoản sử dụng
Để hạch toán chi phí tài chính, kế toán công ty sử dụng các TK: TK 111: “Tiền Mặt”
TK 1121: “Tiền gửi ngân hàng” TK 142: “Chi phí trả trước ngắn hạn” TK 214: “Trích khấu hao TSCĐ” TK 331: “phải trả người bán” TK 334: “ Lương CNV” TK 3338: “Thuế môn bài”
TK 338: “Các khoản phải trả, phải nộp khác” TK 642: “Chi phí quản lý doanh nghiệp”
2.2.4.4.5 Sổ sách và Trình tự ghi sổ
Căn cứ phiếu chi, bảng tính lương, BHXH, BHYT, bảng tính KH TSCĐ, và các chứng từ có liên quan khác, căn cứ vào giấy báo có nếu thanh toán qua ngân hàng kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán, từ phần mềm sẽ tự động hạch toán vào các sổ sách kế toán.
Cuối tháng, kế toán tiền gửi ngân hàng liên hệ với ngân hàng để lấy sổ phụ về đối chiếu và xuất các sổ sách có liên quan và lưu trữ.
2.2.4.4.6 Nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh:
Ngày 09/12/2013, căn cứ phiếu chi 12PC054 và hóa đơn 0026327 chi mua hoa tươi bằng tiền mặt 500.000
Nợ 6428: 500.000
Ngày 12/12/2013, căn cứ hóa đơn 0001285 chi cước vận chuyển khách chưa thanh toán 30.995.000, thuế 10%
Nợ 6427: 30.995.000
Nợ 1331: 3.099.500
Có 3311: 34.094.500
Ngày 31/12/2013, căn cứ bảng tính khấu hao TSCĐ trích khấu hao tháng 12: 5.430.494
Nợ 6424: 5.430.494
Có 2141: 5.430.494
Ngày 31/12/2013, kết chuyển thuế môn bài 3.000.000
Nợ 6425: 3.000.000
Có 3338: 3.000.000
Ngày 31/12/2013, kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp 333.363.431
Nợ 911: 333.363.431
Có 642: 333.363.431
CÔNG TY TNHH TM DV THIÊN HÒA MẪU SỐ S03b- DN
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ –BTC ngày
20/03/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI TÀI KHOẢN
642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp Tháng 12/2013
Số dư đầu kỳ:
Số CT Ngày CT Diễn giải Đối ứng Phát sinh nợ Phát sinh có Số dƣ
Tháng 12
12CTGS001 20/11/2013 Chi phí điện T11/2012 (2544195) 3311 11.369.160 11.369.160
12CTGS002 18/11/2013 Chi phí dịch vụ bảo trì hệ thống máy tính (0002376)
3311 8.500.000 19.869.160
… … … … …
Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Người lập biểu Kế toán trưởng Giám đốc
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
12CTTH019 31/12/2013 Kết chuyển thuế môn bài 3338 3.000.000 333.363.431
KC_7 31/12/2013 Kết chuyển chi phí quản lý DN
Cộng phát sinh Phát sinh lũy kế 911 333.363.431 333.363.431 333.363.431 333.363.431 333.363.431 Tổng phát sinh: 333.363.431 333.363.431 Phát sinh lũy kế: 3.833.259.859 3.833.259.859 Số dư cuối kỳ: