5. Kết cấu của đề tài
2.1.4 Tổ chức bộ máy của Công ty CP Tiếp Vận Tâm Cảng Cát Lái
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức tại Công ty
- Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc: Giám đốc là người điều hành hoạt động hàng ngày của công ty và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao. Quyền và nhiệm vụ của Giám đốc:
- Quyết định tất cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty. - Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty. - Kiến nghị phương án bố trí cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ công ty. - Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty.
P.KT-TỔNG HỢP GIÁM ĐỐC
P.KH KINH DOANH ĐỘI CƠ GIỚI
Tổ Kỹ thuật-Sửa chữa Tổ xe đầu kéo Tổ xe tải nhẹ Tổ Điều độ I PHÓ GIÁM ĐỐC Tổ Điều độ II Tổ Sale
Ban Kế hoạch-Đầu tư
18
- Quyết định lương và phụ cấp (nếu có) đối với người lao động trong công ty. - Các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty.
Phó Giám đốc: Phó Giám đốc chịu trách nhiệm toàn bộ các phòng ban liên quan đến hoạt động SXKD của công ty bao gồm: các Phòng Quản lý chức năng, các đơn vị chuyên môn có thu, các đơn vị hạch toán phụ thuộc, các đơn vị sản xuất.
Phòng Kinh doanh
Chức năng: Là đơn vị trực thuộc, chịu sự lãnh đạo, quản lý chỉ huy trực tiếp, toàn diện của HĐQT, người đại diện pháp luật, Ban Giám đốc Công ty. Là cơ quan tham mưu cho HĐQT, Ban Giám đốc về các mặt công tác như: kế hoạch, kinh doanh, marketing, đối ngoại và phát hành chứng từ cho khách hàng.
Nhiệm vụ: Thu thập, tổng hợp các thông tin, tham mưu cho HĐQT, Ban Giám đốc về kinh doanh, quản lý khai thác các trang thiết bị và cơ sở vật chất của Công ty. Phát triển khách hàng mới và tìm kiếm thị trường tiềm năng.
- Xây dựng - thực hiện - hoàn thành các mục tiêu chiến lược phát triển thị trường theo định hướng của Công ty.
- Lập và thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng tháng, quý và hàng năm của Công ty. Đánh giá - phân tích thị trường khách hàng hiện tại và các đơn vị cùng ngành, các yếu tố nội lực và ngoại lực để làm cơ sở cho việc phát triển dịch vụ - mở rộng sản xuất kinh doanh.
- Xây dựng các chương trình hành động dựa vào nhiệm vụ và mục tiêu đã vạch sẵn trong từng giai đoạn nhằm mang lại chất lượng dịch vụ và hiệu quả.
- Phân tích - đánh giá mức độ tăng trưởng và rủi ro của thị trường vào từng giai đoạn để kịp thời định hướng chiến lược – chính sách đúng đắn cho từng khách hàng nhằm tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí.
- Đánh giá năng lực tài chính của khách hàng và các rủi ro về thu hồi công nợ. Xây dựng các quy trình để quản lý rủi ro và quản lý – hoạch định chiến lược sản xuất kinh doanh của Công ty trong tương lai.
- Soạn thảo, quản lý các văn bản, hợp đồng kinh tế - thương mại; đề xuất các chính sách, giá cả cho khách hàng, đối tác.
19
Phối kết hợp với các phòng ban liên quan nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ, uy tín của Công ty; thúc đẩy, nâng cao chất lượng dịch vụ, đáp ứng nhu cầu thị trường và yêu cầu của khách hàng.
Xây dựng kế hoạch – chương trình hành động chăm sóc khách hàng, cầu nối liên lạc giữa khách hàng và Công ty.
Chủ trì tổ chức các cuộc họp để đánh giá, phân tích thị trường, chất lượng dịch vụ cung cấp đến khách hàng.
Phòng Kế toán - Tổng hợp
Chức năng Là đơn vị trực thuộc chịu sự lãnh đạo quản lý chỉ huy trực tiếp, toàn diện của HĐQT, người đại diện pháp luật, Ban giám đốc Công ty; có chức năng tham mưu cho Ban điều hành Công ty về kế toán, tài chính, thu hồi công nợ của Công ty, những biện pháp nhằm quản lý tài sản và nguồn vốn tại Công ty, đảm bảo hoạt động tài chính- kế toán đúng pháp luật, chuẩn mực và chế độ kế toán phục vụ nhiệm vụ của Công ty;
Quản lý, giám sát chặt chẽ có hiệu quả mọi hoạt động kinh tế, tài chính,sản lượng, doanh thu, chi phí, đảm bảo công tác thu hồi công nợ nhanh chóng, kịp thời. Cung cấp đầy đủ, kịp thời, trung thực, công khai, minh bạch các số liệu tài chính kế toán đáp ứng yêu cầu của Công ty và pháp luật.
Nhiệm vụ: Thực hiện đúng theo quy chế quản lý tài chính của Công ty. Tham gia lập và bảo vệ các kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch sử dụng vốn, kế hoạch tài chính, cân đối vốn cho sản xuất và đầu tư phát triển Công ty.
Thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán. Tổ chức ghi chép, thống kê đầy đủ, chính xác, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tính toán kết quả kinh doanh, lập các báo cáo kịp thời; tổ chức bảo quản, quản lý, sử dụng, luân chuyển và lưu trữ tài liệu, chứng từ kế toán khoa học. Định kỳ phân tích hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị đề xuất các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của toàn Công ty.
Kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành chế độ quản lý tài chính – kế toán của các đơn vị trong Công ty; trực tiếp quản lý quỹ tiền lương, chia lương, thưởng, các
20
khoản phụ cấp, trợ cấp; thực hiện các chính sách, chế độ tài chính – kế toán theo quy định của Nhà nước, quy chế của đơn vị đối với người lao động trong Công ty.
Chịu trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật.
Tham gia kiểm kê, phân tích đánh giá lại tài sản cố định, vật tư, tiền vốn của Công ty định kỳ hoặc đột xuất; tham mưu xử lý khoản thừa, thiếu, thiệt hại trong sản xuất kinh doanh. Đề xuất biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm có hiệu quả các nguồn vốn.
Quản lý chặt chẽ các khoản chi phí, đặc biệt là chi phí đầu tư mua sắm và XDCB tại đơn vị, giám sát việc thực hiện các kế hoạch đầu tư, mua sắm, xây dựng, sửa chữa đã được duyệt, đảm bảo chặt chẽ về thủ tục, đúng về giá cả, đảm bảo chất lượng, tiến độ, hiệu quả.
- Phối hợp thực hiện các thủ tục, hồ sơ pháp lý có liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty.
Tổng hợp, đối chiếu, quản lý sản lượng, đảm nhận công tác thương vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Nghiên cứu, tổng hợp, phân tích tình hình đội ngũ cán bộ, CNV về số lượng, chất lượng để tham mưu đề xuất cho HĐQT và BGĐ quyết định các chủ trương về công tác cán bộ như: đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao năng lực, nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ, CNV các chính sách thu hút, ưu đãi cán bộ, CNV. Đồng thời tham mưu cho HĐQT và BGĐ trong công tác nhận xét, đánh giá, đề bạt, bổ nhiệm, điều động, bố trí, tiếp nhận, thôi việc, chuyển công tác, khen thưởng, kỷ luật cán bộ, CNV trong toàn Công ty.
- Tham mưu công tác tuyển dụng nhân sự, quản lý hồ sơ nhân sự, tuyển dụng, quản lý lao động theo bộ luật lao động và các quy định của Pháp luật hiện hành khác có liên quan.
- Thực hiện các công tác, nhiệm vụ về tiền công, tiền lương, nâng xếp lương, chuyển xếp ngạch lương theo niên hạn và các chế độ phụ cấp, trợ cấp lương hoặc chế độ, chính sách khác (nếu có) theo quy định của Công ty và Nhà nước. Phối hợp
21
lập và trình đơn giá tiền lương, quy chế trả lương, thưởng hàng năm cho các bộ phận trong toàn Công ty.
Chịu trách nhiệm trước Ban GĐ Công ty về triển khai công tác bảo đảm hậu cần, hành chính; các mặt hoạt động chuyên môn về đảm bảo doanh thu; công tác tổng chức, lao động tiền lương, bảo hiểm xã hội, An toàn lao động của Công ty.
Đội Cơ giới
- Là đơn vị trực thuộc chịu sự lãnh đạo, quản lý chỉ huy trực tiếp, toàn diện của Ban GĐ Công ty, có chức năng tham mưu cho Ban GĐ Công ty những chủ trương, biện pháp nhằm quản lý chặt chẽ, khai thác có hiệu quả lực lượng, phương tiện, thiết bị kĩ thuật và trực tiếp tổ chức các hoạt động xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Đề xuất với lãnh đạo, Ban Giám đốc Công ty những biện pháp quản lý, điều hành cụ thể nhằm khai thác an toàn, hiệu quả nhất phương tiện thuộc quyền quản lý đáp ứng yêu cầu SXKD của Công ty.
- Nắm chắc yêu cầu vận chuyển, xếp dỡ, căn cứ vào năng lực thực tế của Công ty, hàng ngày xây dựng kế hoạch sản xuất chi tiết về công tác vận chuyển báo cáo Ban Giám đốc Công ty phê duyệt; trực tiếp tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất đã được phê duyệt.
- Chủ động phối hợp, hiệp đồng với các cơ quan, đơn vị trong và ngoài Công ty có liên quan để thực hiện tốt kế hoạch sản xuất của Công ty. Thường xuyên đôn đốc theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất của Công ty.
- Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện qui trình giao nhận, xếp dỡ vận chuyển và quy định về ATLĐ.
- Chịu trách nhiệm thực hiện công tác về thủ tục nghiệp vụ hải quan, thủ tục giao nhận container hàng hóa cho các tuyến.
- Trực tiếp xử lý các sự cố hiện trường, giải quyết các tranh chấp theo phân cấp.