. Mục tiêu nghiên cứu
3. .1 Thang đo hoạt động thu thuế
5.2.1 Giải pháp liên quan đến môi trƣờng kiểm soát
Phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận.
Ngƣời quản lý của đơn vị cần phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận nhằm giúp đạt đƣợc hiệu quả công việc tốt hơn đồng thời giúp các bộ phận cũng sẽ có trách nhiệm hơn với công việc mà mình đƣợc giao, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, ngoài ra sẽ giúp cho các nhân viên làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian thay vì phải làm công việc quá dàn trải, mà một khi nhân viên chỉ đảm nhận một công việc ngày này qua ngày khác thì rất khó xuất hiện các sai lầm, tuy nhiên ngƣợc lại nếu đảm nhận quá nhiều các công việc khác nhau thì rất dễ xuất hiện những sai sót vì không phải nhân viên nào cũng có thể làm việc ở nhiều vị trí và nó sẽ mang lại những rủi ro khó có thể lƣờng trƣớc. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo của các tổ chức cũng sẽ rất dễ trong quá trình nhận dạng, tìm kiếm nguyên nhân rủi ro và có hƣớng xử lý kịp thời. Trách nhiệm cũng đƣợc gói gọn và dễ dàng trong công tác xử lý các sai phạm. Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy đƣợc rằng phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các bộ phận sẽ tạo nên một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu đƣợc tối đa các rủi ro tác nghiệp, nhận diện và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn và mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn cho tổ chức. Đồng thời mỗi bộ phận chỉ thực hiện đúng công việc trong quyền hạn của mình, giúp quá trình luôn chuyển công việc giữa các bộ phận thực hiện dễ dàng và thuận lợi hơn.
Xây dựng một chuẩn mực đạo đức, ứng xử phù hợp với quy tắc đạo đức và ứng xử đúng đắn đối với người cán bộ thuế.
Đối với một tổ chức cơ quan Nhà nƣớc thì đây là một yếu tố cực kì quan trọng, là bộ mặt của Nhà nƣớc tại địa phƣơng. Vậy nên mọi hoạt động đều phải thực hiện theo đúng chuẩn mực và các quy tắc ứng xử của Nhà nƣớc khi làm việc trong nội bộ Chi cục hay lúc tiếp dân. Mỗi cán bộ công chức đều phải ý thức đƣợc rằng xây dựng một môi trƣờng làm việc chuẩn mực không hẳn chỉ để thể hiện cho ngƣời khác thấy mà là yếu tố này có mức độ tƣơng quan khá chặt chẽ với việc xây dựng một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả. Thực hiện tốt công tác này sẽ tạo ra trong tổ chức một môi trƣờng làm việc thân thiện, các nhân viên, các bộ phận sẽ hoạt động và tƣơng tác với nhau trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho mối quan hệ giữa các nhân viên với lãnh đạo, giữa cấp trên với cấp dƣới có sự tƣơng quan mật thiết chặt chẽ. Riêng đối với các nhà quản trị thì bên cạnh việc thực hiện tốt các quy tắc ứng xử, họ còn phải có một sự công minh trong công việc, mọi chuyện nên đƣợc giải quyết trên tinh thần công bằng không thiên vị. Phải luôn kiểm soát đƣợc toàn bộ quá trình làm việc và hoạt động của tổ chức để một khi xảy ra sự cố sai sót thì có thể giải quyết một cách hợp lý. Không gây bất bình trong nội bộ các nhân viên. Nhƣ vậy, việc xây dựng chuẩn mực đạo đức và quy trình làm việc hợp lý sẽ giúp cho toàn bộ các phòng ban và Chi cục hoạt động hiệu quả hơn, tạo nên một môi trƣờng làm việc thân thiện. Đó là cơ sở để Chi cục thuế quận 9 có thể xây dựng đƣợc một môi trƣờng làm việc hiệu quả và dễ dàng kiểm soát. Điều đó giúp tránh tình trạng tha hóa về mặt đạo đức và giúp cho hình ảnh về ngƣời cán bộ Nhà nƣớc trong mắt ngƣời dân luôn là một hình ảnh đẹp, ngƣời nộp thuế cũng không có tâm lý là mình bị bắt buộc nộp thuế mà là cảm thấy đó là nghĩa vụ đóng góp đối với đất nƣớc khi họ đƣợc làm việc với một đội ngũ cán bộ thuế chuyên nghiệp có trình độ chuyên môn.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả.
Đây là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả. Nhƣ chúng ta đã biết thì Ban lãnh đạo sẽ không thể có đủ thời gian để quản lý
hết đƣợc quá trình làm việc của nhân viên cũng nhƣ các bộ phận. Vậy nên họ chỉ có thể quản lý thông qua hệ thống thông tin trong tổ chức để đảm bảo việc quản trị hiệu quả, các tổ chức cần phải xây dựng một cơ cấu bố trí các phòng ban với những nhiệm vụ cụ thể nhằm đẩy mạnh công tác truyền tải hệ thống thông tin giữa các phòng ban, giữa cấp trên và cấp dƣới một cách kịp thời và chính xác. Có nhƣ vậy thì công tác quản trị mới đƣợc đảm bảo và tạo ra một môi trƣờng kiểm soát tốt. Bên cạnh đó, cũng phải xây dựng hệ thống thông tin giữa các bộ phận sao cho hoạt động hiệu quả nhất.
Một hệ thống truyền tải tốt nhƣng chất lƣợng thông tin yếu kém thì có thể sẽ làm tăng thêm nguy cơ rủi ro. Nhƣ vậy, để việc truyền đạt thông tin đạt hiệu quả thì bên cạnh việc xây dựng một cơ cấu truyền tải tốt thì cũng phải đẩy mạnh công tác chọn lọc thông tin sao cho những thông tin cung cấp cho Ban lãnh đạo là các thông tin cần thiết, các văn bản nên quy định rõ ràng. Có nhƣ vậy thì cơ chế kiểm soát mới đạt hiệu quả cao nhất.
Các thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động nếu không đƣợc truyền đạt kịp thời sẽ dẫn đến việc rủi ro không đƣợc nhận diện. Vì vậy, cần xây dựng một cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động.
Năng lực của nhân viên
Nhân viên càng có năng lực thì môi trƣờng kiểm soát càng hoạt động có hiệu quả. Vì cơ cấu tạo nên môi trƣờng kiểm soát chủ yếu vẫn là yếu tố con ngƣời, vậy nên đây là yếu tố mà các tổ chức luôn đặc biệt quan tâm. Hiện nay, tuy đã đƣợc hỗ trợ nhiều từ các phƣơng tiện kỹ thuật nhƣng yếu tố con ngƣời vẫn là yếu tố quan trọng và không thể thay thế. Qua đó ta có thế thấy đƣợc rằng, công tác đào tạo con ngƣời vẫn là yếu tố chủ chốt để có thể ngày càng hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát trong tổ chức.