Yếu tố Trọng số đã chuẩn hóa (Beta)
Môi trƣờng kiểm soát 0.390
Hoạt động kiểm soát 0.268
Đánh giá rủi ro 0.223
Giám sát 0.116
Thông tin truyền thông 0.065
Nguồn: phụ lục số 4.12
5.2.1 Giải pháp liên quan đến môi trƣờng kiểm soát
Phân định quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận.
Ngƣời quản lý của đơn vị cần phân định quyền hạn trách nhiệm rõ ràng cho từng bộ phận nhằm giúp đạt đƣợc hiệu quả công việc tốt hơn đồng thời giúp các bộ phận cũng sẽ có trách nhiệm hơn với công việc mà mình đƣợc giao, tránh tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận, ngoài ra sẽ giúp cho các nhân viên làm việc một cách hiệu quả tiết kiệm đƣợc nhiều thời gian thay vì phải làm công việc quá dàn trải, mà một khi nhân viên chỉ đảm nhận một công việc ngày này qua ngày khác thì rất khó xuất hiện các sai lầm, tuy nhiên ngƣợc lại nếu đảm nhận quá nhiều các công việc khác nhau thì rất dễ xuất hiện những sai sót vì không phải nhân viên nào cũng có thể làm việc ở nhiều vị trí và nó sẽ mang lại những rủi ro khó có thể lƣờng trƣớc. Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo của các tổ chức cũng sẽ rất dễ trong quá trình nhận dạng, tìm kiếm nguyên nhân rủi ro và có hƣớng xử lý kịp thời. Trách nhiệm cũng đƣợc gói gọn và dễ dàng trong công tác xử lý các sai phạm. Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy đƣợc rằng phân định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho các bộ phận sẽ tạo nên một môi trƣờng làm việc chuyên nghiệp, giảm thiểu đƣợc tối đa các rủi ro tác nghiệp, nhận diện và kiểm soát rủi ro hiệu quả hơn và mang lại hiệu quả hoạt động cao hơn cho tổ chức. Đồng thời mỗi bộ phận chỉ thực hiện đúng công việc trong quyền hạn của mình, giúp quá trình luôn chuyển công việc giữa các bộ phận thực hiện dễ dàng và thuận lợi hơn.
Xây dựng một chuẩn mực đạo đức, ứng xử phù hợp với quy tắc đạo đức và ứng xử đúng đắn đối với người cán bộ thuế.
Đối với một tổ chức cơ quan Nhà nƣớc thì đây là một yếu tố cực kì quan trọng, là bộ mặt của Nhà nƣớc tại địa phƣơng. Vậy nên mọi hoạt động đều phải thực hiện theo đúng chuẩn mực và các quy tắc ứng xử của Nhà nƣớc khi làm việc trong nội bộ Chi cục hay lúc tiếp dân. Mỗi cán bộ công chức đều phải ý thức đƣợc rằng xây dựng một môi trƣờng làm việc chuẩn mực không hẳn chỉ để thể hiện cho ngƣời khác thấy mà là yếu tố này có mức độ tƣơng quan khá chặt chẽ với việc xây dựng một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả. Thực hiện tốt công tác này sẽ tạo ra trong tổ chức một môi trƣờng làm việc thân thiện, các nhân viên, các bộ phận sẽ hoạt động và tƣơng tác với nhau trên tinh thần tôn trọng lẫn nhau. Bên cạnh đó, nó còn giúp cho mối quan hệ giữa các nhân viên với lãnh đạo, giữa cấp trên với cấp dƣới có sự tƣơng quan mật thiết chặt chẽ. Riêng đối với các nhà quản trị thì bên cạnh việc thực hiện tốt các quy tắc ứng xử, họ còn phải có một sự công minh trong công việc, mọi chuyện nên đƣợc giải quyết trên tinh thần công bằng không thiên vị. Phải luôn kiểm soát đƣợc toàn bộ quá trình làm việc và hoạt động của tổ chức để một khi xảy ra sự cố sai sót thì có thể giải quyết một cách hợp lý. Không gây bất bình trong nội bộ các nhân viên. Nhƣ vậy, việc xây dựng chuẩn mực đạo đức và quy trình làm việc hợp lý sẽ giúp cho toàn bộ các phòng ban và Chi cục hoạt động hiệu quả hơn, tạo nên một môi trƣờng làm việc thân thiện. Đó là cơ sở để Chi cục thuế quận 9 có thể xây dựng đƣợc một môi trƣờng làm việc hiệu quả và dễ dàng kiểm soát. Điều đó giúp tránh tình trạng tha hóa về mặt đạo đức và giúp cho hình ảnh về ngƣời cán bộ Nhà nƣớc trong mắt ngƣời dân luôn là một hình ảnh đẹp, ngƣời nộp thuế cũng không có tâm lý là mình bị bắt buộc nộp thuế mà là cảm thấy đó là nghĩa vụ đóng góp đối với đất nƣớc khi họ đƣợc làm việc với một đội ngũ cán bộ thuế chuyên nghiệp có trình độ chuyên môn.
Xây dựng cơ cấu tổ chức hiệu quả.
Đây là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng một môi trƣờng kiểm soát hiệu quả. Nhƣ chúng ta đã biết thì Ban lãnh đạo sẽ không thể có đủ thời gian để quản lý
hết đƣợc quá trình làm việc của nhân viên cũng nhƣ các bộ phận. Vậy nên họ chỉ có thể quản lý thông qua hệ thống thông tin trong tổ chức để đảm bảo việc quản trị hiệu quả, các tổ chức cần phải xây dựng một cơ cấu bố trí các phòng ban với những nhiệm vụ cụ thể nhằm đẩy mạnh công tác truyền tải hệ thống thông tin giữa các phòng ban, giữa cấp trên và cấp dƣới một cách kịp thời và chính xác. Có nhƣ vậy thì công tác quản trị mới đƣợc đảm bảo và tạo ra một môi trƣờng kiểm soát tốt. Bên cạnh đó, cũng phải xây dựng hệ thống thông tin giữa các bộ phận sao cho hoạt động hiệu quả nhất.
Một hệ thống truyền tải tốt nhƣng chất lƣợng thông tin yếu kém thì có thể sẽ làm tăng thêm nguy cơ rủi ro. Nhƣ vậy, để việc truyền đạt thông tin đạt hiệu quả thì bên cạnh việc xây dựng một cơ cấu truyền tải tốt thì cũng phải đẩy mạnh công tác chọn lọc thông tin sao cho những thông tin cung cấp cho Ban lãnh đạo là các thông tin cần thiết, các văn bản nên quy định rõ ràng. Có nhƣ vậy thì cơ chế kiểm soát mới đạt hiệu quả cao nhất.
Các thông tin phát sinh trong quá trình hoạt động nếu không đƣợc truyền đạt kịp thời sẽ dẫn đến việc rủi ro không đƣợc nhận diện. Vì vậy, cần xây dựng một cơ cấu tổ chức tạo thuận lợi cho việc truyền đạt thông tin từ trên xuống, từ dƣới lên trong các hoạt động.
Năng lực của nhân viên
Nhân viên càng có năng lực thì môi trƣờng kiểm soát càng hoạt động có hiệu quả. Vì cơ cấu tạo nên môi trƣờng kiểm soát chủ yếu vẫn là yếu tố con ngƣời, vậy nên đây là yếu tố mà các tổ chức luôn đặc biệt quan tâm. Hiện nay, tuy đã đƣợc hỗ trợ nhiều từ các phƣơng tiện kỹ thuật nhƣng yếu tố con ngƣời vẫn là yếu tố quan trọng và không thể thay thế. Qua đó ta có thế thấy đƣợc rằng, công tác đào tạo con ngƣời vẫn là yếu tố chủ chốt để có thể ngày càng hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát trong tổ chức.
5.2.2 Giải pháp liên quan đến hoạt động kiểm soát
Để tránh việc gây ra các tác động xấu trong công việc, thứ nhất tránh cảm giác nhàm chán đối với công việc do phải làm việc quá lâu tại một vị trí hoặc một phòng ban. Thứ hai việc luân chuyển cũng tránh đƣợc rủi ro trong công tác thu thuế. Đây là một rủi ro hết sức nghiêm trọng mà chúng ta có thể sẽ hạn chế đƣợc tối đa mà không cần mất nhiều chi phí. Và thứ ba việc luân chuyển nhƣ vậy cũng giúp các cán bộ thuế có dịp trau dồi và trang bị thêm kiến thức chuyên môn để có thể đảm nhiệm nhiều vị trí khác nhau trong tổ chức.
Phân chia trách nhiệm đến từng cá nhân.
Việc phân công đúng ngƣời, đúng việc vừa giúp phát huy tối đa khả năng của từng cá nhân để công việc thực hiện một cách nhanh chóng nhất, vừa giúp cá nhân có ý thức trách nhiệm đối với việc mình làm, đồng thời sẽ đánh giá đúng đƣợc năng lực của mỗi ngƣời từ đó có biện pháp khen thƣởng đối với cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ hoặc kỷ luật đối với những cá nhân sai phạm.
5.2.3 Giải pháp liên quan đến yếu tố rủi ro
Theo mức độ tác động thì Đánh giá rủi ro là yếu tố có mức độ tác động mạnh thứ ba đến hệ thống KSNB trong hoạt động thu thuế tại Chi cục Thuế quận 9. Do đó việc đƣa ra giải pháp để hoàn thiện hơn nữa yếu tố Đánh giá rủi ro trong việc tiến đến mục tiêu đạt đƣợc sự hiệu quả trong toàn bộ hệ thống KSNB nói chung là một việc làm cần thiết và không kém phần quan trọng để hoàn thiện yếu tố này . Do đó cần quan tâm đến những giải pháp sau:
Nâng cao năng lực chuyên môn nhân viên.
Để nhận biết và đánh giá đƣợc rủi ro thì đòi hỏi ngƣời nhân viên thuế phải có trình độ và năng lực tốt, nhiều kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu Vậy nên thật là sai sót nếu tổ chức chỉ chú trọng nâng cao các hệ thống công nghệ thông tin, các trang thiết bị cơ sở vật chất và quên đi công tác đào tạo và nâng cao khả năng làm việc của nhân viên. Đặc biệt là với công tác đánh giá rủi ro thì yếu tố này càng không thể thiếu.
Nhƣ chúng ta đã biết thì việc đánh giá rủi ro ban đầu là phải biết nhận dạng các rủi ro đó. Vậy nên tổ chức phải có một đội ngũ nhân viên phân tích và đánh giá các
nguy cơ rủi ro tiềm ẩn để có thể nhận dạng đƣợc chúng một cách chính xác và hiệu quả. Tiếp theo đó là thực hiện đo lƣờng mức độ tác động của từng rủi ro lên tổ chức, tiến hành phân loại các rủi ro để có phƣơng án đối phó hợp lý. Nhƣ vậy, ta cũng có thể thấy đƣợc rằng, để thực hiện tốt các công việc nhƣ mô tả ở trên thì đội ngũ nhân viên đó phải có trình độ và năng lực rất tốt, những ngƣời có nhiều kinh nghiệm và kiến thức chuyên sâu thì mới có đƣợc tầm nhìn sâu rộng để phát hiện đƣợc các rủi ro đó. Do đó, cần có những khóa đào tạo chuyên sâu nghiệp vụ cho các nhân viên nhằm nâng cao năng lực nhận biết, đánh giá, và đối phó với những rủi ro trong công tác thu thuế. Ngoài ra thì có thể khuyến khích nhân viên tham gia các lớp học nâng cao năng lực bằng cách hỗ trợ một phần kinh phí cho nhân viên, tạo điều kiện về thời gian cho nhân viên có thể tham gia và đạt kết quả tốt. Để làm đƣợc việc đó thì Chi cục cần sắp xếp một cách linh hoạt về thời gian biểu, nhân sự để đảm bảo tiến độ công việc vẫn đƣợc thực hiện đúng và hiệu quả.
Phân bổ nguồn nhân lực phù hợp.
Rủi ro tại đơn vị có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân, đối tƣợng khác nhau, có thể từ bên trong cũng có thể từ bên ngoài. Và rủi ro cũng có nhiều mức độ khác nhau, có rủi ro xảy ra với mức độ ít, nhƣng ảnh hƣởng nghiêm trọng, có rủi ro xảy ra với tần suất cao nhƣng hậu quả không nghiêm trọng, thì việc phân bổ nguồn lực để đối phó với rủi ro nhƣ thế nào là có hiệu quả nhất trong điều kiện nguồn lực giới hạn là một vấn đề hết sức quan trọng. Với những lĩnh vực, đối tƣợng thƣờng xảy ra sai phạm thì cần phân bổ nguồn lực nhiều hơn.
Xử phạt cán bộ thuế bắt tay với hành vi trốn thuế của DN.
Công tác đánh giá rủi ro sẽ vô cùng khó khăn nếu có cán bộ bắt tay với hành vi trốn thuế của Doanh nghiệp. Nó sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến quá trình thẩm định và thực hiện các công tác thu thuế tại Doanh nghiệp. Bên cạnh đó, mức độ xử lý vi phạm đối với các Doanh nghiệp cũng chƣa đáp ứng đƣợc nhu cầu thực tế, mức phạt còn quá hạn chế và chƣa đủ tính răn đe. Đặc biệt, cán bộ thuế thông đồng với doanh nghiệp nhằm trốn nghĩa vụ nộp thuế đầy đủ và hệ lụy của nó có thể gây thất thoát nguồn thu cho Nhà nƣớc. Cho nên, các Chi cục thuế nói chung và Chi cục thuế
quận 9 nói riêng cần phải xây dựng lại một quy định cụ thể về xử phạp các hành vi vi phạm, mức xử lý vi phạm thông đồng giữa cán bộ thuế và doanh nghiệp trong việc trốn thuế phải đủ sức răn đe để hạn chế sai phạm nhằm đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thuế một nghiêm túc. Riêng đối với các cán bộ thuế có hành vi nhƣ trên, Chi cục thuế cũng nên có các giải pháp nhằm khống chế tối đa các hành vi đó, chẳng hạn nhƣ: xây dựng một khung xử lý thật mạnh, thực hiện các chính sách bắt bồi thƣờng các tổn thất gây ra từ các hành vi thông đồng, bao che…. góp phần nâng cao đạo đức nghề nghiệp cho các cán bộ thuế.
Rủi ro nhận diện được truyền đạt đến các phòng ban.
Để nhận diện đƣợc rủi ro là một vấn đề hết sức khó khăn, nhƣng khi rủi ro đã đƣợc phát hiện mà lại không đƣợc truyền đạt đến các phòng ban thì việc phát hiện đó cũng không mang lại đƣợc hiệu quả gì thực tế. Do đó khi có một vấn đề rủi ro đƣợc phát hiện cần nhanh chóng đƣợc truyền đạt đến các phòng ban một cách rộng rãi bằng hệ thống văn bản giấy hoặc mail nội bộ và cần đảm bảo các thông tin này đƣợc truyền đạt một cách chính xác để có hƣớng giải quyết thiết thực nhất đối phó với rủi ro.
Xây dựng mục tiêu thu phù hợp.
Mục tiêu của ngành thuế là thu đúng, thu đủ và thu kịp thời số tiền thuế phát sinh của các đối tƣợng nộp thuế. Nhƣng mục tiêu cũng cần xây dựng phù hợp với tình hình thực tế tại địa bàn, nếu xây dựng mục tiêu quá thấp thì dẫn đến thất thu nguồn thuế, còn nếu xây dựng mục tiêu thu quá cao thì dẫn đến khó thực hiện, mục tiêu đó gây áp lực cho chính cán bộ thuế và doanh nghiệp trong việc thực hiện mà không khuyến khích đƣợc vấn đề phát triển kinh doanh của các doanh nghiệp trên địa bàn.
5.2.4 Giải pháp liên quan đến giám sát
Đội kiểm tra nội bộ cần phải thiết lập quy trình thanh tra, kiểm tra nội bộ
định kỳ.
Để có thể thực hiện tốt hơn về vấn đề này thì cần phải thiết lập quy trình thanh tra, kiểm tra nội bộ định kỳ, lên kế hoạch thực hiện và duy trỉ việc thực hiện ít nhất
là 3 tháng một lần để có thể kịp thời phát hiện những sai sót trong quá trình xử lý công việc của cán bộ thuế.
Tăng cường nguồn lực cho Đội Thanh tra kiểm tra
Với nguồn nhân lực cán bộ kiểm tra thuế quá ít (khoảng 32 công chức) mà phải kiểm tra một lƣợng lớn doanh nghiệp (khoảng 7.120 doanh nghiệp) nên việc xảy ra sai sót là điều không thể tránh khỏi. Do đó để có thể tối ƣu hóa nguồn lực của Chi cục cần phải có sự liên kết thông tin với các cơ quan liên quan khác nhƣ: Sở kế hoạch đầu tƣ, Hải Quan, BHXH,… để có thể nắm rõ thông tin về các hoạt động của DN nhằm quản lý tốt đồng thời phát hiện sớm những dấu hiệu gian lận về thuế.
Tạo điều kiện cho người kiểm tra thuế được phép trực tiếp báo cáo những
kết quả đạt được, những sai phạm trong quá trình thanh tra kiểm tra lên người quản lý.
Việc tạo điều kiện và khuyến khích ngƣời nộp thuế dễ dàng tiếp xúc với lãnh đạo chi cục thuế là hết sức cần thiết và cần đƣợc phát huy thành một văn hóa của tổ chức. Để làm đƣợc điều này thì cần phải thông tin rõ ràng bằng các quy định, trong quy chế nội bộ nên có các hình thức xử phạt nghiêm khắc đối các cán bộ thuế không tuân thủ các quy định hoặc cố tình cản trở việc truyền đạt thông tin lên ngƣời quản lý cao nhất (ở đây là Chi cục trƣởng).
5.2.5 Giải pháp liên quan đến thông tin và truyền thông
Thông tin
- Cần đổi mới hình thức tuyên truyền, hỗ trợ; tổ chức các buổi tập huấn về thuế cho các DN một cách định kỳ hoặc trong các trường hợp khi có sự thay đổi về chính sách.
Thực hiện tốt công tác này sẽ giúp cho Chi cục thuế truyền đạt những thông