.1.3 . Đánh giárủi ro
2.1.3.3. Hoạt động kiểm soát
Là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý đƣợc thực hiện. Có nhiều hoạt động kiểm soát khác nhau đƣợc thực hiện, dƣới đây là những hoạt động kiểm soát chủ yếu trong đơn vị:
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ đƣợc thực hiện bởi ngƣời đƣợc ủy quyền theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Các thủ tục ủy quyền phải đƣợc tài liệu hóa và công bố rõ ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền, nhân viên thực hiện đúng theo hƣớng dẫn, trong giới hạn đƣợc quy định bởi ngƣời lãnh đạo và pháp luật.
➢Phân chia trách nhiệm
Một hệ thống kiểm soát đòi hỏi không có ngƣời nào đƣợc giao quá nhiều trách nhiệm và quyền hạn để tránh tạo nên một môi trƣờng dễ xảy ra gian lận. Một ngƣời không thể nào khách quan để thấy đƣợc hết các sai phạm. Nếu các chức năng tập trung ở một ngƣời sẽ phát sinh tiêu cực, ngƣời tốt sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận. Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì cần phải phân công các chức năng công việc riêng biệt cho từng ngƣời. Tuy nhiên sự thông đồng, bắt tay nhau giữa một nhóm ngƣời này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ.
Trƣờng hợp đơn vị có quy mô nhỏ với ít công việc, việc phân chia trách nhiệm gây lãng phí nhân lực, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết đƣợc rủi ro và sử dụng biện pháp kiểm soát khác nhƣ luân chuyển nhân viên để đảm bảo rằng một ngƣời không xử lý nhiều nghiệp vụ trong thời gian dài.
➢Chứng từ và sổ sách ghi chép
Việc thiết kế mẫu chứng từ, sổ sách và sử dụng chúng một cách thích hợp giúp đảm bảo sự ghi chép chính xác và đầy đủ tất cả các dữ liệu về nghiệp vụ xảy ra, các mẫu chứng từ và sổ sách cần đơn giản và hữu hiệu cho việc ghi chép, giảm thiểu các sai sót, ghi trùng lắp, dễ đối chiếu và xem lại khi cần thiết. Chứng từ cần để các khoảng trống cho sự phê duyệt và xác nhận của những ngƣời có liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra.
➢Bảo vệ tài sản
Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị... mà còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm:
- Giám sát hiệu quả và phân định riêng biệt các chức năng - Bảo quản và ghi chép về tài sản, bao gồm cả thông tin - Giới hạn việc tiếp cận với tài sản
- Giữ tài sản ở nơi riêng biệt, đảm bảo an toàn, bảo quản con dấu và chữ ký khắc sẵn (nếu có).
➢Kiểm tra, đối chiếu
Các nghiệp vụ và sự kiện phải đƣợc kiểm tra trƣớc và sau khi xử lý. Sổ sách đƣợc đối chiếu với các chứng từ thích hợp để kịp thời phát hiện và xử lýcác sai sót (International Organization of Supreme Audit Institutions, 2004).