Chương 2 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Giải pháp cải cách thủ tục hành chính tại Chi cục Hải quan cửa
4.2.2. Tiêu chuẩn hóa và hài hóa yêu cầu thông tin, chứng từ trong công
tác xây dựng văn bản và nghiệp vụ hải quan
Hiện tại, các công ty tham gia vào quy trình thương mại và vận tải phải cung cấp thông tin đáp ứng các yêu cầu khác nhau về chứng từ và mẫu biểu riêng của các Bộ, Ngành. Tuy nhiên, do thiếu tính đồng bộ và không kịp thời trong trao đổi thông tin, các Bộ, Ngành nhiều khi yêu cầu doanh nghiệp cung cấp cùng một loại thông tin dưới dạng nhiều mẫu biểu khác nhau và điều này thường dẫn đến tăng chi phi quản lý va sự thiếu chính xác, thiếu nhất quán về mặt dữ liệu. Nhằm đảm bảo tính thống nhất và nhất quán cho tất cả các bên trao đổi thông tin trong Hệ thống một cửa, phải đạt được thỏa thuận về một bộ dữ liệu chung. Để xây dựng bộ dữ liệu, tất cả mẫu biểu và dữ liệu của các Bộ, Ngành khác nhau đang sử dụng sẽ phải được đưa ra phân tích để hiểu được tính hợp lý và mức độ yêu cầu của mỗi chỉ tiêu dữ liệu. Mối liên hệ với các mẫu biểu khác cũng phải được xem xét trong một tổng thể chung.
Chuẩn dữ liệu là nền tảng cơ bản cho sự thông suốt trong trao đổi dữ liệu, đảm bảo dữ liệu tương thích với các yêu cầu của Bộ, Ngành và nâng cao khả năng của các bên tham gia (trong và ngoài nước) trong việc trao đổi dữ liệu chính xác và hiệu quả. Nếu không có một bộ dữ liệu được thống nhất chung, để tất cả các bên tham gia trao đổi thông tin một cách thông minh, linh hoạt sẽ vô cùng khó khăn.Thoả thuận để có bộ dữ liệu chung là điều kiện thiết yếu cho việc đối thoại giữa các đối tác thương mại mà không gặp phải rủi ro về trùng lặp hay không chính xác về mặt dữ liệu.
Chuẩn hoá và hài hòa hóa chỉ tiêu thông tin chứng từ loại bỏ các chỉ tiêu thừa và trùng lặp tạo ra một hệ thống các chỉ tiêu thông tin và thông điệp chuẩn được sử dụng trong quá trình trao đổi thông tin của hoạt động thương mại xuất nhập khẩu và quá cảnh đáp ứng được các yêu cầu thông tin của các Bô, Ngành, các cơ quan chính phủ liên quan. Các Bộ, Ngành cần trực tiếp trao đổi để xác định rõ những dữ liệu dư thừa, khác biệt và đồng thời tìm kiếm giải pháp cho các bên có liên quan.
Chứng từ và mẫu biểu (dạng điện tử hoặc dạng khác ) liên quan đến quy trình thương mại xuất khẩu, nhập khẩu, quá cảnh sẽ được phân tích và sẽ tiến hành trao đổi trực tiếp với các Bộ, Ngành, Cơ quan chính phủ liên quan. Cần thiết phải xây dựng mô hình bộ dữ liệu phù hợp với mô hình dữ liệu chuẩn của quốc tế để thể hiện mối liên hệ của các chỉ tiêu thông tin, chứng từ giữa các Bộ, Ngành.
Tiêu chuẩn hóa và hài hóa yêu cầu thông tin, chứng từ có thể thực hiện bằng các biện pháp sau:
+ Thu thập chứng từ và chi tiêu thông tin.
-Thu thâp và hệ thống hóa các loại mẫu biểu và chứng từ sử dụng trong thông lệ thương mại, vận tải quốc tế.
-Thu thập và hệ thống hóa các loại mẫu biểu và chứng từ do các cơ quan chính phủ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp để thực hiện các TTHC gắn với hoạt động nhập khẩu/xuất khẩu/quá cảnh.
+ Rà soát và thống nhất định nghĩa các chỉ tiêu thông tin chưng từ. Xác định rõ các đặc tính của từng chỉ tiêu thông tin trên mỗi chứng từ, mẫu biểu đã thu thập được bao gồm: Tên gọi, ý nghĩa, nội dung, hình thức, bộ mã chuẩn áp dụng cho chỉ tiêu thông tin.
+ Phân tích và tiêu chuẩn hóa chi tiêu thông tin, chứng từ.
Xem xét và sàng lọc các chỉ tiêu thông tin trên bộ dữ liệu hành chính và thương mại hiện hành để tìm ra các chỉ tiêu thông tin giống hệt hoặc tương tự nhau về tên gọi, ngữ nghĩa, nội dung.
Xác định thống nhất và duy nhất tên gọi, ngữ nghĩa, nội dung và các đặc tính kỹ thuật khác đối với các chỉ tiêu thông tin giống hệt nhau về bản chất nhưng mang nhiều tên gọi khác nhau.
Đối với những chỉ tiêu thông tin có tính chất tương tự nhưng không hoàn toàn giống nhau về bản chất thì xem xét và xác định rõ sự khác biệt để từ đó đưa ra tên gọi, ngữ nghĩa, nội dung nhằm đảm bảo phân biệt rõ các chỉ tiêu thông tin đó cũng như đảm bảo tính thống nhất và duy nhất khi sử dụng các chỉ tiêu thông tin đó.
Tìm ra những chỉ tiêu thông tin dư thừa trong cùng một chứng từ để xem xét loại bỏ sự dư thừa.
Xác định rõ mối quan hệ của các chỉ tiêu thông tin trong cùng một chứng từ, biểu mẫu.
+ Hài hoa chỉ tiêu thông tin, chứng từ. Hài hòa các chỉ tiêu thông tin (tên, định nghĩa, mã) của Việt Nam với các chỉ tiêu thông tin trong mô hình dữ liệu hải quan chuẩn của thế giới