6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Thực trạng công tác giám sát từ xa hoạt động tín dụng
a. Nội dung giám sát
Theo quyết định số 1620/HĐQT ngày 29/10/2012 ban hành quy chế
giám sát từ xa đối với các Chi nhánh Ngân hàng TMCP ĐT&PT Việt Nam. Các nội dung cần giám sát đối với hoạt động tín dụng và các hoạt động có liên quan cụ thể nhƣ sau:
- Thứ nhất: Giám sát tình hình thực hiện các kế hoạch về tín dụng:
thông qua việc khai thác các thông tin trên hệ thống SIBS, báo cáo của Chi nhánh, các Ban/Trung tâm tại Hội sở chính để phân tích, đánh giá những mặt đƣợc, tồn tại, nguyên nhân kết quả thực hiện các chỉ tiêu của các chi nhánh.
- Thứ hai: Giám sát công tác kiểm tra, thanh tra, kiểm toán và việc khắc phục các kiến nghị trong hoạt động tín dụng của chi nhánh.
- Tình hình, kết quả các cuộc thanh tra, kiểm tra của các cơ quan có thẩm quyền trên các mặt: số đơn vị kiểm tra trong kỳ, các sai sót vi phạm lớn phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Qua đó đánh giá những sai sót vi phạm lớn ảnh hƣởng đến uy tín và những rủi ro trong hoạt động tín dụng đối với BIDV.
- Đánh giá công tác tổ chức, triển khai khắc phục và kết quả khắc phục các sai sót, tồn tại trong tín dụng:
Tổng số kiến nghị trong đó: số kiến nghị đã khắc phục đƣợc, số kiến nghị đang khắc phục nêu nguyên nhân, biện pháp và khả năng khắc phục.
Số kiến nghị không chỉnh sửa, khắc phục đƣợc nêu nguyên nhân khách quan, chủ quan, trách nhiệm của tập thể, cá nhân.
Các đề xuất kiến nghị sau thanh tra, kiểm tra. Công tác xử lý, chấn chỉnh sau thanh tra, kiểm tra.
Tiến độ, chất lƣợng việc khắc phục chỉnh sửa sau thanh tra, kiểm tra.
- Thứ ba: Giám sát công tác kiểm tra nội bộ trong hoạt động tín dụng tại các đơn vị.
Việc xây dựng chƣơng trình, kế hoạch tự kiểm tra và triển khai thực hiện công tác tự kiểm tra, chất lƣợng công tác tự kiểm tra.
Việc xử lý các vụ việc nổi cộm phát sinh liên quan đến hoạt động tín dụng.
- Thứ tư: Giám sát nhận diện cảnh báo một số rủi ro trọng yếu trong hoạt động tín dụng: Trên cơ sở kết quả phân tích dữ liệu hệ thống, thông tin
từ kết quả thanh tra, kiểm toán, kiểm tra nội bộ BIDV, cán bộ giám sát đánh giá nhận định rủi ro và đƣa ra cảnh báo trong nghiệp vụ tín dụng:
Giám sát việc chấp hành kỹ cƣơng điều hành và tuân thủ thẩm quyền phán quyết, giới hạn tín dụng, quy chế phối hợp giữa các chi nhánh.
Giám sát việc tuân thủ giới hạn cho vay, bão lãnh, lãi suất, chấp hành giới hạn tín dụng đối với từng khách hàng, dự án khoản vay.
Giám sát việc áp dụng hệ thống xếp hạng tín dụng nội bộ và chất lƣợng công tác xếp loại khách hàng định kỳ; việc thực hiện chính sách khách hàng phù hợp theo quy định của BIDV.
Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro tại chi nhánh; sự khớp đúng về nhóm nợ hạch toán trên hệ thống SIBS và báo cáo phân loại nợ hàng tháng của Chi nhánh.
Giám sát ngành, lĩnh vực, khách hàng phát sinh nợ xấu, lãi treo cao. Giới hạn tín dụng đối với từng ngành nghề theo kế hoạch đƣợc giao từng thời kỳ, hoặc tham chiếu giới hạn tín dụng trong từng sản phẩm cụ thể.
Giám sát chi tiết đến các khách hàng phát sinh nợ xấu mới, chuyển nhóm nợ cao hơn so với kỳ trƣớc; các khách hàng phát sinh nợ quá hạn.
Giám sát việc cấp tín dụng đối với nhóm khách hàng có liên quan trên các mặt: giới hạn tín dụng, mục đích sử dụng vốn, quản lý dòng tiền và nguồn trả nợ trong nhóm để đƣa ra cảnh báo về việc chuyển tiền lòng vòng trong nhóm, cho vay đảo nợ và việc tuân thủ quy định về cho vay đối với nhóm khách hàng có liên quan
Giám sát việc thực hiện các quy định về bảo đảm nợ vay theo các quy định hiện hành nhƣ: Hồ sơ pháp lý, định giá tài sản, thực hiện công chứng và đăng ký giao dịch đảm bảo, giao nhận bảo quản tài sản…
Nội dung giám sát theo quy định 1620/HĐQT đã bao quát được tất cả các mặt nghiệp vụ. Đã nêu rõ cụ thể một số công việc cần thực hiện trong công tác giám sát tín dụng. Tuy nhiên chưa có văn bản triển khai nào hướng dẫn rõ cơ sở để đánh giá kết quả thực hiện, chưa có tiêu chí để đánh giá chất lượng, hiệu quả công việc của cán bộ đối với từng chi nhánh được giám sát.
b. Thực trạng công tác tổ chức giám sát
- Với số lƣợng cán bộ trực tiếp hỗ trợ chi nhánh và thực hiện nhiệm vụ giám sát là 50 ngƣời, việc phân công giám sát đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp số lượng cán bộ và chi nhánh giám sát STT Bộ phận Số cán bộ thực hiện nhiệm vụ giám sát Số lƣợng chi nhánh quản lý Số chi nhánh/ 01 cán bộ 1 KTGS KV1 13 40 3,08 2 KTGS KV2 11 48 4,36 3 KTGS KV3 14 48 3,43 4 KTGS KV4 12 58 4,83 Tổng cộng 50 194 3,88
Qua bảng số liệu phân công giám sát nhận thấy chƣa có sự đồng đều. Có bộ phận mỗi cán bộ phải thực hiện giám sát gần 5 chi nhánh trong khi có bộ phận mỗi cán bộ chỉ thực hiện đối với 03 chi nhánh.
- Định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, năm các cán bộ hỗ trợ chi nhánh thực hiện báo cáo giám sát trƣớc ngày 08 tháng tiếp theo của kỳ báo cáo. Từng bộ phận tổng hợp các báo cáo và chuyển báo cáo tổng hợp về Bộ phận Giám sát tổng hợp trƣớc ngày 10. Trên cơ sở 04 báo cáo của các bộ phận gởi về, Bộ phận Giám sát tổng hợp lập báo cáo giám sát toàn hệ thống trình Ban Giám đốc để báo cáo lên HĐQT và Ban Tổng giám đốc trƣớc ngày 15.
Mặc dù đã có văn bản quy định cụ thể, tuy nhiên thực tế nhiều lúc không thực hiện đƣợc. Nguyên nhân là do đặc thù của Ban Kiểm tra Giám sát khối lƣợng các công việc bất thƣờng và cấp thiết phát sinh quá lớn nên yêu cầu phải tập trung xử lý trƣớc. Đồng thời một nguyên nhân quan trọng nữa là do hiện chƣa có công cụ phân tích dữ liệu hỗ trợ nên việc thực hiện báo cáo giám sát tốn quá nhiều thời gian của cán bộ để có thể hoàn thành.
- Đối với các báo cáo đột xuất theo yêu cầu của HĐQT cũng nhƣ các báo cáo phục vụ triển khai kiểm tra trực tiếp hoặc xử lý vụ việc, cán cán bộ hỗ trợ
- Việc ban hành những quy định về mục tiêu, yêu cầu giám sát đƣợc thực hiện thời điểm đầu năm trên cơ sở Báo cáo tổng kết quả Ban, các văn bản chỉ đạo hoạt động kinh doanh, đặc biệt là các ý kiến chỉ đạo trực tiếp của chủ tịch HĐQT, Ban Tổng giám đốc trong việc định hƣớng, giao nhiệm vụ trọng tâm công tác trong năm của Ban.
- Việc xây dựng mẫu báo cáo giám sát: nội dung, mẫu biểu đã đƣợc triển khai tại quyết định số 1620/HĐQT ngày 29/10/2012 và các văn bản hƣớng dẫn. Tuy nhiên hệ thống chỉ tiêu, mẫu biểu cần thực hiện chƣa cụ thể, rõ ràng dẫn đến chƣa thống nhất trong quá trình thực hiện báo cáo giám sát giữa các cán bộ cũng nhƣ các bộ phận.
- Hiện tại chƣa có văn bản nào quy định về những báo cáo mà các đơn vị đƣợc giám sát cũng nhƣ các Ban có liên quan có trách nhiệm báo cáo về Ban KT&GS.
c. Công tác thực hiện giám sát
- Giám sát việc chấp hành và thực hiện các Nghị quyết, Quyết định, công văn, kết luận, chỉ đạo của HĐQT theo đề cƣơng 531/ĐC-HĐQT. Kết quả giám sát nhằm đánh giá đầy đủ, toàn diện việc tuân thủ và chấp hành các chỉ đạo của HĐQT, xem xét các nguyên nhân chủ quan, khách quan ảnh hƣởng đến việc thực hiện các chỉ đạo điều hành của HĐQT; đồng thời các khó khăn, tồn tại, vƣớng mắc trong quá trình thực hiện đã đƣợc tổng hợp báo cáo đề xuất với Ban lãnh đạo để xử lý.
- Các cán bộ làm nhiệm vụ giám sát đã thƣờng xuyên phối hợp, nắm bắt tình hình thanh tra, kiểm tra tại các chi nhánh nhằm cập nhật kịp thời các thông tin. Phối hợp với các đơn vị thực hiện giải trình và có ứng xử phù hợp với các đoàn thanh tra, kiểm tra. Giám sát, theo dõi, đôn đốc các Chi nhánh nhanh chóng khắc phục các kiến nghị Thanh tra, kiểm tra.
- Thƣờng xuyên thực hiện giám sát từ xa trên các mặt nghiệp vụ tín dụng bảo lãnh,…đối với các chi nhánh trong hệ thống thông qua việc phân tích file dữ liệu gốc, các báo cáo của các ban tại HSC,… trên cơ sở đó trong các năm qua đã đề xuất thực hiện kiểm tra trực tiếp tại 36 Chi nhánh và đã có các cảnh báo kịp thời các rủi ro tiềm ẩn trong các mặt hoạt động.
- Thu thập dữ liệu: các nguồn dữ liệu đƣợc sử dụng để thực hiện báo cáo giám sát hiện nay:
Thông tin vấn tin trên hệ thống SIBS, dữ liệu gốc của chi nhánh và thông tin trong kho dữ liệu Datawarehouse.
Nguồn thông tin thông qua báo cáo của đơn vị và các Ban/ Trung tâm tại Hội sở chính.
Các báo cáo về kiểm tra, kiểm toán, giám sát nội bộ định kỳ, đột xuất. Hệ thống xếp loại rủi ro, xếp hạng nội bộ, kết quả chấm điểm hoàn thành các chỉ tiêu kinh doanh; đánh giá xếp hạng chi nhánh của Ban Quản lý chi nhánh; Văn bản phê duyệt giới hạn tín dụng của Hội sở chính đối với chi nhánh hàng năm và văn bản phê duyệt từng lần đối với các khách hàng, dự án. Công tác quản trị điều hành tuân thủ các quy định của Nhà nƣớc, quy định của ngành, quy định của BIDV, quy định nội bộ,…
Kết quả kiểm tra của Thanh tra Chính phủ, Kiểm toán Nhà nƣớc, Thanh tra giám sát ngân hàng –NHNN, kiểm tra, kiểm toán, giám sát của Hội sở chính, tự kiểm tra tại đƣơn vị và các đoàn kiểm tra khác.
Công tác giải quyết đơn thƣ khiếu nại, tố cáo, các vụ việc có liên quan đến hoạt động tín dụng tại đơn vị.
Nguồn thông tin khác: Cơ quan quản lý, công an, thông tin đại chúng… Công tác thu thập thông tin hiện tại cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầu về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng thông tin giám sát. Ban đã chủ động đƣợc trong công tác thu thập đối với các nguồn thông tin quan trọng (dữ liệu gốc, dữ liệu
khai thác từ SIBS, thông tin kiểm tra trong ngoài ngành...) Đối với các nguồn thông tin thu thập từ các bộ phận có liên quan khác cũng nhƣ từ các đơn vị đƣợc giám sát, mặc dù chƣa có quy định cụ thể tuy nhiên từng cán bộ quản lý chi nhánh cũng đã tạo đƣợc kênh thông tin riêng để có thể nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động kinh doanh tại chi nhánh.
- Tổng hợp, xử lý và phân tích kết quả xử lý dữ liệu: thực tế trong thời gian qua, về chất lƣợng của các nguồn dữ liệu, ngoài dữ liệu gốc và thông tin vấn tin trên hệ thống SIBS, các nguồn thông tin khác độ tin cậy rất thấp cũng nhƣ ít phù hợp cho mục đích giám sát. BIDV cũng chƣa xây dựng đƣợc chƣơng trình nào hoàn thiện và chính thức để phục vụ công tác giám sát tín dụng cho nên công tác tổng hợp và xử lý dữ liệu chủ yếu tự mỗi cán bộ phải thực hiện thủ công. Việc này tốn rất nhiều thời gian hơn nữa độ chính xác không cao. Mỗi cán bộ lại chỉ thực hiện những nội dung mà mình nắm bắt chuyên sâu, không bao quát đƣợc tất cả các nội dung cần giám sát. Năm 2014, Ban có đƣa vào sử dụng "Chương trình tổng hợp và phân tích dữ liệu" do Ban tự thực hiện. Tuy nhiên chỉ mới dừng lại ở việc phân tích dữ liệu tại một thời điểm cũng nhƣ chƣa thực hiện đƣợc bao quát tất cả các nội dung nhƣ yêu cầu của quy chế giám sát. Nội dung giám sát và xử lý dữ liệu hiện tại chỉ dừng lại ở mức tổng hợp, báo cáo số liệu. Chƣa phân tích dƣới góc độ giám sát.
- Đối chiếu với chi nhánh thông qua cán bộ tại bộ phận quản lý rủi ro của chi nhánh: trên cơ sở các kết quả có đƣợc từ tổng hợp và xử lý dữ liệu, cán bộ hỗ trợ đã yêu cầu chi nhánh giải trình các nội dung nghi vấn, các dấu hiệu sai phạm phát hiện. Việc này chủ yếu thực hiện để nắm bắt thêm tình hình thực tế chứ BIDV chƣa có văn bản nào quy định về trách nhiệm phối hợp của chi nhánh với Ban.
- Cập nhật, bổ sung thông tin báo cáo giám sát: cán bộ giám sát thực hiện đánh giá chung tình hình hoạt động của các đối tƣợng đƣợc phân công giám sát về các mặt: thực hiện chỉ đạo điều hành, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh trong kỳ… những thuận lợi, khó khăn trong kỳ báo cáo. Đƣa ra đƣợc cảnh báo, nhận diện rủi ro tiềm ẩn liên quan đến đối tƣợng đƣợc giám sát trong nghiệp vụ tín dụng. Nhận xét, đánh giá, kiến nghị; nêu rõ những mặt tích cực; những tồn tại hạn chế; nêu ra các đánh giá độc lập, khách quan, ý kiến cảnh báo phòng ngừa rủi ro.
Hiện nay, các nội dung tổng hợp lỗi, kiến nghị trong biên bản chƣa có sự thống nhất nên rất khó khăn trong công tác tổng hợp, lƣu trữ, theo dõi chấn chỉnh khắc phục.
Mặc dù công việc này đã có văn bản quy định cụ thể và nhiều văn bản chấn chỉnh, nhắc nhở nhƣng đến thời điểm hiện tại vẫn chƣa đƣợc thực hiện tốt. Vì nhiều nguyên nhân khác nhau cả chủ quan lẫn khách quan nên các báo cáo chi tiết từng chi nhánh chƣa đƣợc cập nhật, bổ sung kịp thời. Đây là một hạn chế lớn trong công tác giám sát hiện nay.
- Trình duyệt kết quả giám sát: Trên cơ sở kết quả giám sát, định kỳ Ban Kiểm tra và Giám sát lập tờ trình Hội đồng quản trị phê duyệt kết quả giám sát. Tham mƣu, đề xuất các giải pháp chỉ đạo chấn chỉnh những tồn tại, tổ chức kiểm tra, kiến nghị cảnh báo đối với đối tƣợng đƣợc giám sát,…
- Triển khai thực hiện ý kiến chỉ đạo của Hội đồng quản trị: Trên cơ sở phê duyệt của Hội đồng quản trị, Ban Kiểm tra và Giám sát tham mƣu soạn thảo văn bản chỉ đạo, bao gồm: nội dung triển khai, đối tƣợng thực hiện, thời gian hoàn thành. Tổng hợp, báo cáo Hội đồng quản trị kết quả thực hiện sau triển khai.
d. Kiểm soát lại kết quả giám sát từ xa
Kết quả cũng nhƣ quá trình giám sát từ xa hoạt động tín dụng của các cán bộ cũng nhƣ các bộ phận đƣợc thƣờng xuyên kiểm tra, đánh giá và xác nhận lại bởi các bộ phận có liên quan cũng nhƣ đơn vị đƣợc giao nhiệm vụ kiểm soát:
Đối chiếu, giải trình của chi nhánh đƣợc giám sát về các nội dung trong báo cáo giám sát. Đây là công việc đƣợc cán bộ giám sát thƣờng xuyên thực hiện. Các sai phạm phát hiện qua giám sát đƣợc đối chiếu, yêu cầu chi nhánh có những giải trình cụ thể thông qua bộ phận quản lý rủi ro tại chi nhánh.
Kết quả kiểm tra lại các kết luận giám sát lồng ghép trong các đợt kiểm tra trực tiếp chi nhánh: trong tất cả các cuộc kiểm tra chi nhánh, đây là một nội dung không thể thiếu. Các đoàn kiểm tra thƣờng coi kết quả giám sát là một tài liệu quan trọng để khoanh vùng, lựa chọn khách hàng cần kiểm tra và mỗi nhận định sai sót, rủi ro đều đƣợc kiểm tra lại thực tế.
Bộ phận Giám sát tổng hợp tại Ban thực hiện tổng hợp kết quả giám sát