6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.4. Nội dung cơ bản công tác giám sát từ xa hoạt động tín dụng
a. Xây dựng quy trình giám sát từ xa hoạt động tín dụng
Quy trình là những quy định các bƣớc thực hiện để đạt đƣợc những mục tiêu đề ra. Quy trình giám sát từ xa hoạt động tín dụng là tổng hợp những nguyên tắc, quy định của ngân hàng trong việc giám sát tín dụng. Trong đó xây dựng các bƣớc đi cụ thể theo một trình tự nhất định. Bắt đầu từ việc xây dựng, ban hành các quy chế, quy trình, quy định cho hoạt động tín dụng cho đến khi hoàn thành đánh giá, nhận xét việc chấp hành quy chế, quy trình, quy định trong thực tiển tại các đơn vị đƣợc giám sát; cảnh báo các rủi ro có thể phát sinh cũng nhƣ đƣa ra các đề xuất chỉnh sửa quy chế, quy trình, quy định cho phù hợp với thực tiển. Đây là một quá trình bao gồm nhiều giai đoạn mang tính liên hoàn, theo một trật tự nhất định, đồng thời có quan hệ chặt chẽ, gắn bó với nhau.
Mục đích xây dựng quy trình:
Quy định thống nhất trình tự, các bƣớc thực hiện và phân định trách nhiệm cá nhân, tập thể trong công tác giám sát từ xa hoạt động tín dụng. Dựa vào quy trình đã đƣợc xây dựng, các cá nhân hay bộ phận có liên quan xác định rõ nội dung công việc và cách thức thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ đƣợc giao.
Giúp các bộ phận tham gia trong quy trình phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự. Đối với các công việc cần có nhiều bộ phận tham gia, việc xây dựng một quy trình chuẩn có thể giúp cho việc thực hiện công việc trôi chảy, thông suốt. Quy trình xác định các nội dung công việc cần thực hiện cũng nhƣ yêu cầu kết quả cụ thể trong từng giai đoạn. Các cá nhân, bộ phận tham gia vào quy trình có thể theo đó mà thực hiện, không có sự đùn đẩy, né tránh... làm cho tiến độ công việc bị chậm lại.
Giúp việc quản lý, kiểm soát tiến độ và chất lƣợng công việc. Trên cơ sở nội dung và yêu cầu chất lƣợng công việc của từng bƣớc trong quy trình, các cán bộ quản lý cũng nhƣ cán bộ thực hiện có thể nắm bắt đƣợc cụ thể tình hình thực hiện nhiệm vụ giám sát. Trong trƣờng hợp cần thiết có biện pháp xử lý đảm bảo công việc đƣợc thực hiện đúng tiến độ và đảm bảo chất lƣợng.
Góp phần nâng cao trách nhiệm, ý thức trong việc thực hiện giám sát. Bảo đảm thực hiện các báo cáo định kỳ, đột xuất kịp thời, có chất lƣợng cho các cấp lãnh đạo.
Nguyên tắc xây dựng:
Đảm bảo tính khả thi: Đây là một nguyên tắc bắt buộc trong quá trình xây dựng quy trình giám sát. Quy trình xây dựng phải có khả năng thực hiện trên thực tế chứ không phải chỉ dừng lại trên giấy tờ lý thuyết. Việc đảm bảo tính khả thi là một yêu cầu rất quan trọng đƣợc đặt ra trong suốt quá trình xây dựng quy trình.
Quy trình đƣợc xây dựng phải đảm bảo tính ổn định và linh hoạt: quy trình xây dựng cần có tính ổn định, đảm bảo việc thực hiện và duy trì nó trong một khoản thời gian nhất định mà không phải thƣờng xuyên chỉnh sửa và thay đổi. Tuy nhiên, việc xây dựng quy trình không đƣợc cứng nhắc, vẫn để một số nhịp mở để cán bộ thực hiện công tác giám sát có thể góp ý, xây dựng và cải tiến để công tác giám sát ngày càng thực tế và hiệu quả hơn.
Đảm bảo tính độc lập tƣơng đối, tính khách quan, chủ động, cẩn trọng. Tuân thủ các quy định pháp luật, điều lệ, quy chế tổ chức và hoạt động và các quy định nội bộ về hoạt động tín dụng.
* Một quy trình giám sát thông thường bao gồm các bước sau:
Hình 1.1: Quy trình giám sát từ xa đối với các tổ chức tín dụng
Bƣớc 2: Ban hành những quy định về mục tiêu, yêu cầu giám sát đối với hoạt động tín dụng tại các đơn vị cần giám sát.
Bƣớc 1: Xây dựng, ban hành/ hoàn thiện các quy chế, quy trình, quy định cho hoạt động tín dụng.
Bƣớc 3a: Xây dựng các mẫu Báo cáo mà các đơn vị đƣợc giám sát và các đơn vị có liên quan phải thực hiện và cung cấp.
Bƣớc 3b: Xây dựng mẫu Báo cáo GS: nội dung; hệ thống chỉ tiêu, mẫu biểu cần thực hiện Bƣớc 4: Thu thập dữ liệu Bƣớc 5: Tổng hợp và xử lý dữ liệu Bƣớc 6a:
Phân tích kết quả xử lý dữ liệu
Bƣớc 7: Cập nhật, bổ sung thông tin cho báo cáo giám sát
Bƣớc 8: Xác định những yêu cầu cần thực hiện đối với đơn vị đƣợc giám sát. Đƣa ra các đề xuất, kiến nghị
Bƣớc 6b: Phối hợp với kết quả công tác kiểm tra trực tiếp
Bƣớc 9: Giám sát việc thực hiện các đề xuất, kiến nghị
Bƣớc 10: Đề xuất thay đổi, chỉnh sửa, ban hành các quy chế, quy trình, quy định cho phù hợp với thực tiễn.
b. Nội dung giám sát từ xa hoạt động tín dụng
Giám sát các khoản vay không tuân thủ đúng theo các quy định đặt ra trong chính sách tín dụng.
Giám sát việc phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro tín dụng.
Phân tích, đánh giá chất lƣợng tín dụng của từng chi nhánh và toàn hệ thống nhằm xác định những bất hợp lý, rủi ro tiềm ẩn và đề xuất các biện pháp quản lý phù hợp.
Định kỳ thực hiện rà soát việc tập trung vốn cho một khách hàng hoặc một nhóm khách hàng để đảm bảo phân tán rủi ro.
Giám sát việc đánh giá lại tại sản đảm bảo theo định kỳ, phân tích mức độ ảnh hƣởng do sự thay đổi về giá trị của từng loại tài sản đảm bảo.
Thông qua việc rà soát các khoản vay xấu và các khoản nợ có vấn đề để xác định các điểm yếu trong quá trình phê duyệt và giám sát khoản vay tại chi nhánh đề xuất cải tiến quy trình cho phù hợp.
Giám sát kết quả khắc phục các tồn tại, sai sót, sai phạm trong hoạt động tín dụng do các đoàn kiểm tra thực hiện hoặc tự kiểm tra của chi nhánh.
c. Công tác giám sát từ xa hoạt động tín dụng
Một số nội dung chủ yếu của công tác giám sát từ xa hoạt động tín dụng cần thực hiện nhƣ sau:
- Công tác thu thập dữ liệu: Đây là một công việc quan trọng của công tác giám sát. Giám sát từ xa chủ yếu dựa vào các nguồn dữ liệu thu thập đƣợc. Nguồn dữ liệu có đảm bảo độ chính xác và đầy đủ thì kết quả công tác giám sát từ xa mới hiệu quả và phản ánh đúng đƣợc thực tế tình hình. Các dữ liệu phải thu thập phục vụ cho giám sát có thể lấy từ các nguồn sau: Dữ liệu thô từ hệ thống; Các báo cáo đơn vị đƣợc giám sát gởi; Các báo cáo của các bộ phận có liên quan; Các văn bản chỉ đạo điều hành của các cấp lãnh đạo; Các thông
tin thu thập từ bên ngoài có ích cho việc giám sát (ví dụ nhƣ thông tin từ báo chí, mạng internet, thông tin khai thác từ nội bộ các đơn vị đƣợc giám sát...)
- Công tác tổng hợp và xử lý dữ liệu: Có thể tổng hợp và xử lý dữ liệu bằng phƣơng pháp thủ công hoặc sử dụng các phần mềm chuyên dụng. Dữ liệu phải đƣợc tổng hợp, xử lý theo góc độ phục vụ giám sát.
- Phân tích kết quả xử lý dữ liệu: Cần nắm bắt và làm rõ các nội dung: (i)Nhận xét thực tế tình hình, xu hƣớng biến động của hoạt động tín dụng. (ii)Đánh giá đƣợc độ chính xác, tin cậy của các báo cáo do đơn vị đƣợc giám sát lập. (iii)Điều chỉnh các chỉ tiêu trên báo cáo theo kết quả phân tích dữ liệu giám sát. (iv)Nhận định các dấu hiệu sai phạm, bất thƣờng.
- Phối hợp đối chiếu với công tác kiểm tra trực tiếp, đối chiếu lại thông tin với đơn vị chịu sự giám sát: Để kết quả giám sát có độ chính xác cao và tập trung cần phải có sự phối hợp với công tác kiểm tra trực tiếp. Báo cáo giám sát phục vụ cung cấp thông tin cho các cuộc kiểm tra trực tiếp và ngƣợc lại kiểm tra trực tiếp đối chiếu, xác minh, tìm bằng chứng cho các nội dung giám sát. Đồng thời các kết phân tích phải đƣợc đối chiếu lại với đơn vị đƣợc giám sát nhằm tránh đƣa ra các kết quả sai lệch với thực tế.
- Cập nhật, bổ sung thông tin cho báo cáo giám sát: Chỉnh sửa các thông tin có sự thay đổi, cập nhật bổ sung các thông tin mới vào báo cáo giám sát. Hoặc lập mới báo cáo giám sát đối với các đơn vị mới thực hiện giám sát lần đầu theo các mẫu biểu báo cáo giám sát đã đƣợc xây dựng.
- Xác định những yêu cầu cần thực hiện đối với đơn vị đƣợc giám sát. Đƣa ra các đề xuất, kiến nghị.
- Giám sát việc thực hiện các đề xuất, kiến nghị: Trên cơ sở những đề xuất và kiến nghị , đơn vị giám sát theo dõi việc chỉnh sửa, khắc phục của đơn vị đƣợc giám sát. Xác định các đề xuất kiến nghị đã thực hiện, chƣa thực hiện hoặc không thể thực hiện đƣợc; cũng nhƣ nắm bắt đầy đủ phản hồi của chi
nhánh. Tìm hiểu rõ nguyên nhân của những đề xuất kiến nghị mà chi nhánh không thể khắc phục hoặc chậm khắc phục.
- Đề xuất thay đổi, chỉnh sửa, ban hành các quy chế, quy trình, quy định cho phù hợp với thực tiễn: Trên cơ sở nắm bắt kết quả việc thực hiện các đề xuất, kiến nghị và phản hồi của đơn vị đƣợc giám sát. Đơn vị giám sát có những đề xuất thay đổi quy chế, quy trình, quy định. Đảm bảo nội dung các văn bản đƣợc ban hành phải phù hợp với thực tiễn, nghĩa là đảm bảo các đơn vị đƣợc giám sát có thể triển khai thực hiện đƣợc trong quá trình cấp tín dụng.
d. Kiểm soát lại kết quả giám sát từ xa hoạt động tín dụng
Nhằm đảm bảo tính chính xác của các báo cáo giám sát; hiệu quả, hiệu suất hoạt động giám sát cũng nhƣ mức độ tin cậy của các kết quả giám sát, công tác giám sát từ xa phải đƣợc kiểm tra, đánh giá thƣờng xuyên bởi các bộ phận, đơn vị có liên quan cũng nhƣ đƣợc giao nhiệm vụ kiểm soát. Công tác giám sát từ xa hoạt động tín dụng thông thƣờng đƣợc kiểm tra, đánh giá lại thông qua:
- Phản hồi của các đơn vị chịu sự giám sát.
- Lồng ghép vào công tác kiểm tra trực tiếp để đối chiếu, đánh giá kết quả giám sát.
- Các bộ phận quản lý rủi ro tác nghiệp, chịu trách nhiệm giám sát lại.
e. Phương pháp giám sát
Phương pháp giám sát tuân thủ: Đây là phƣơng pháp thông qua các báo
cáo để kiểm tra và theo dõi việc tuân thủ của các chi nhánh trong việc chấp hành đối với các quy định trong hoạt động ngân hàng do NHTW, tổ chức tín dụng ban hành.
Phương pháp giám sát CAMELS: đƣợc xây dựng dựa trên việc giám sát
ngân hàng; Chất lƣợng tài sản Có; Khả năng quản lý; Khả năng sinh lời; Khả năng thanh toán; Độ nhạy cảm với các rủi ro thị trƣờng.
Các phương pháp phân tích làm cơ sở cho việc giám sát: Để thực hiện
nhiệm vụ của mình, công tác giám sát vừa phải sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu của một số môn khoa học khác vừa sử dụng phƣơng pháp có tính đặc thù riêng. Trong quá trình phân tích giám sát tùy thuộc vào bản chất của các sự việc, tùy thuộc vào từng đối tƣợng cụ thể cũng nhƣ nguồn dữ liệu phân tích đánh giá mà áp dụng các phƣơng pháp phân tích cho phù hợp. Một số phƣơng pháp phân tích có thể sử dụng nhƣ: phƣơng pháp so sánh, phƣơng pháp phân tích tỷ lệ, phƣơng pháp phân tổ, phƣơng pháp Dupont...