6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2. MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC TUYỂN DỤNG
3.2.7. Một số giải pháp khác
Ngoài những giải pháp trên, tác giả xin bổ sung thêm những giải pháp sau để Công ty xem xét:
Một là, nâng cao chất lượng các cuộc phỏng vấn:
Mục đích chính của cuộc phỏng vấn tuyển dụng là tạo cho ngƣời phỏng vấn lẫn ứng viên xin việc cơ hội thu thập đƣợc thông tin cần thiết để đƣa ra quyết định tốt nhất có thể có. Vì thời gian dành cho một ứng viên là có giới hạn, nên một cuộc phỏng vấn đƣợc tổ chức tốt và có phƣơng pháp sẽ giúp tận dụng đƣợc phần lớn thời gian đó, thu thập đƣợc thơng tin đầy đủ và hiệu quả. Và để có đƣợc một cuộc phỏng vấn có chất lƣợng cao, Cơng ty nên tiến hành thực hiện những việc sau:
- Đối với một vị trí tuyển dụng quan trọng, Công ty nên thực hiện ba vòng trong cuộc phỏng phấn thay vì hai vịng nhƣ cơng ty hiện đang áp dụng. Vịng phỏng vấn bổ sung thêm đó là vịng sơ vấn qua điện thoại. Mục đích của cuộc sơ vấn này là xác nhận rằng ứng viên đáp ứng đƣợc những tiêu chuẩn nêu trong quảng cáo hay thông báo tuyển dụng khác, và có thể diễn ra trong khoảng thời gian ngắn vừa đủ để đạt mục tiêu này. Ngồi ra, vịng vấn sơ bộ qua điện thoại này cũng có thể giúp nhà tuyển dụng đánh giá khả năng giao tiếp của ứng viên.
- Kết hợp cả hai phƣơng pháp phỏng vấn có kết cấu và khơng có kết cấu. Khi kết hợp cả hai phƣơng pháp phỏng vấn này sẽ giúp cho ngƣời phỏng vấn so sánh câu trả lời của các ứng viên đồng thời biết đƣợc thông tin nhiều hơn về ứng viên.
- Không nên kéo dài thời gian phỏng vấn để tránh gây mệt mỏi cho cả hai bên. Thời gian phỏng vấn dành cho những ứng viên kém chỉ nên diễn ra trong vịng 15-20 phút, ứng viên giỏi thì tăng lên 30-40 phút.
- Cần tạo khơng khí thoải mái trong buổi phỏng vấn, tạo cơ hội cho ứng viên bộc lộ khả năng của mình.
Hai là, thực hiện bước đánh giá quy trình tuyển dụng:
Đây là bƣớc khá quan trọng trong quy trình tuyển dụng mà Cơng ty cần phải thực hiện vì thơng qua bƣớc này, Cơng ty xác định đƣợc các điểm yếu và tìm nguyên nhân căn bản, đồng thời nhận diện các cơ hội cải thiện. Khi phân tích đánh giá quy trình tuyển dụng, Cơng ty cần thu thập các thông tin sau :
- Chi phí tuyển dụng: bao gồm tất cả các khoản liên quan đến tuyển dụng nhƣ chi phí quảng cáo, chi phí tổ chức phỏng vấn, v.v…
- Số lƣợng và chất lƣợng các hồ sơ xin tuyển.
- Hệ số giữa số nhân viên mới tuyển và số đƣợc đề nghị tuyển.
- Số lƣợng ứng viên chấp nhận và số lƣợng ứng viên từ chối chấp nhận công việc ở một mức lƣơng nhất định.
- Kết quả thực hiện công việc của các nhân viên mới đƣợc tuyển. - Số lƣợng nhân viên mới bỏ việc.
Đối với các nguồn tuyển dụng khác nhau (quảng cáo, giới thiệu của nhân viên trong doanh nghiệp, thông qua các trung tâm giới thiệu việc làm, sinh viên tốt nghiệp từ các trƣờng đại học, v.v…) thƣờng sẽ có một kết quả khác nhau về mức độ thành công của các ứng viên và các chi phí tuyển đối với một ứng viên. Do vậy, Công ty cần lƣu ý phân tích hiệu quả của từng nguồn riêng biệt. Những phân tích nhƣ vậy sẽ giúp cho doanh nghiệp đề ra các chính sách và biện pháp tƣơng ứng nâng cao hiệu quả của công tác tuyển dụng trong tƣơng lai.
Ngồi ra, trong q trình đánh giá quy trình tuyển dụng thì những ngƣời liên quan đến công tác tuyển dụng nên trả lời một cách trung thực những câu hỏi sau:
nào? Những ngƣời có vai trị phù hợp trong Cơng ty có tham gia khơng? + Sự kết hợp các phƣơng pháp tuyển dụng hiện tại của Cơng ty có đem lại các ứng viên nổi trội khơng? Nếu khơng thì nên làm gì để thu hút các ứng viên tài năng hơn?
+ Phƣơng pháp sàng lọc ứng viên có năng suất và hiệu quả không? Những cách tốt nhất trong lĩnh vực này là gì?
+ Quy trình phỏng vấn có đem lại những thơng tin cần thiết để ra quyết định tuyển dụng tốt không? Một số ngƣời phỏng vấn có cần đƣợc đào tạo thêm khơng?
+ Quy trình đánh giá ứng viên có khách quan, khắt khe và phù hợp khơng? Có cách nào thực hiện tốt hơn không?
Ba là, thực hiện tốt các công tác khác trong quản trị nhân sự :
Trong chƣơng 1, tác giả đã phân tích mối quan hệ giữa tuyển dụng và các công tác khác trong quản trị nguồn nhân lực. Các cơng tác này có quan hệ mật thiết với nhau và hỗ trợ rất nhiều cho cơng tác tuyển dụng. Do đó, Cơng ty cần phải kết hợp các công tác lại với nhau và quan trọng là phải thực hiện thật tốt những cơng tác đó để làm tăng hiệu quả cho hoạt động tuyển dụng. Đối với mỗi công tác liên quan, Công ty cần phải cải thiện những vấn đề sau:
Đối với cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực:
Trong phần thực trạng công tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Công ty chƣa có chiến lƣợc về nguồn nhân lực trung và dài hạn. Do đó, khó có thể đáp ứng đƣợc mục tiêu dài hạn của Công ty và xác định rõ đƣợc nhu cầu lao động, dự kiến đƣợc số ngƣời cần bổ sung, thay thế để đáp ứng nhu cầu đó trong tƣơng lai.
Để cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực có hiệu quả, Cơng ty cần hoạch định thêm chiến lƣợc nguồn nhân lực trung và dài hạn và phải dự báo đƣợc những biến động nhân lực trong công ty, biến động nhân lực
trên thị trƣờng lao động, biến động về nguồn tuyển dụng và dự báo biến động về cung nhân lực trên thị trƣờng lao động để Công ty đƣa ra những chính sách thu hút lao động, xác định chính xác nguồn và phƣơng pháp tuyển dụng, dự trù chi phí tuyển dụng một cách hợp lý dựa trên mối quan hệ cung cầu lao động.
Ngồi ra, Cơng ty phải dự tính đƣợc những trƣờng hợp sẽ thôi việc hoặc thay đổi công việc trong năm, những trƣờng hợp xin chấm dứt hợp đồng khả năng nhân viên sẽ bị sa thải, cần đào tạo, từ đó mới có con số chính xác nhân sự cần tuyển, hạn chế đƣợc tình trạng thiếu hụt lao động đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất của Cơng ty... Cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực nên đƣợc thực hiện theo chu kỳ xác định đảm bảo tính ổn định trong sắp xếp nhân sự. Và cũng cần có định hƣớng phát triển trong dài hạn, thuận tiện cho việc lập các kế hoạch nhân sự nhƣ lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo về sau này.
Đối với cơng tác phân tích cơng việc:
Đây là cơng tác rất có ảnh hƣởng đến tuyển dụng, nhờ có các thơng tin phân tích cơng việc mà những ngƣời tuyển dụng có thể lựa chọn và tìm thấy những ứng viên phù hợp cho Công ty. Và để thuê đƣợc ngƣời phù hợp thì khi nghiên cứu tuyển chọn phải đánh giá những kỹ năng và khả năng quan trọng nhất cần có để thực hiện cơng việc. Thơng tin này có trong bảng phân tích cơng việc và đƣợc thể hiện cụ thể nhất qua bản mô tả công việc. Do vậy, Công ty phải cải thiện cơng tác phân tích cơng việc với những đề xuất sau:
- Ngoài việc thăm hỏi ý kiến của các nhân viên trong việc thu thập thông tin để làm bảng phân tích cơng việc, các trƣởng bộ phận có thể u cầu các nhân viên phải ghi lại công việc hàng ngày phải làm để thực hiện theo bản mô tả cơng việc đó.
để kiểm tra sự phù hợp của các văn bản phân tích cơng việc với cơng việc thực tế.
- Khi trƣởng các phòng, ban viết xong văn bản phân tích cơng việc, các văn bản này đƣợc đƣa cho ngƣời lao động đọc và đề xuất ý kiến đóng góp. Sau đó gửi các văn bản phân tích cơng việc tới ngƣời quản lý lao động, các phòng ban trong Cơng ty để lấy ý kiến đóng góp, tập hợp các ý kiến đóng góp lại chỉnh sửa thành văn bản phân tích cơng việc hồn chỉnh và phù hợp nhất và gửi bản đã đƣợc phê duyệt tới các phòng, ban và ngƣời lao động.
Đối với công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực:
Để nâng cao hiệu quả của công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực Công ty cần lƣu ý những điều sau:
- Xác định cụ thể những nhân viên cần đƣợc đào tạo. Đối tƣợng đào tạo là những ngƣời thật sự có nhu cầu đào tạo bao gồm cả lao động mới và những lao động làm việc lâu năm trong Cơng ty nhƣng trình độ chun mơn chƣa cao, hoặc những ngƣời có trình độ chun mơn cao nhƣng có nhu cầu học tập để phổ cập thêm những kiến thức mới phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Đảm bảo rằng ngƣời đảm nhận cơng tác đào tạo phải là ngƣời có kinh nghiệm cũng nhƣ kiến thức chuyên môn cao để thực hiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho Công ty.
- Lên kế hoạch đào tạo một cách chi tiết và dự kiến chi phí đào tạo cho từng năm.
Ngoài những căn cứ xác định nhu cầu đào tạo hiện tại của Cơng ty thì Cơng ty nên xem xét nhu cầu của ngƣời lao động vì trên thực tế có khơng ít những lao động muốn nâng cao trình độ chun mơn của mình để thực hiện công việc tốt hơn.
để tiến hành đánh giá sau mỗi khoá đào tạo.
Đối với công tác thù lao:
Đây là một công tác khá quan trọng trong quản trị nhân sự. Thực hiện tốt cơng tác này chính là một cách giữ chân những nhân viên có năng lực trong Cơng ty. Để tuyển đƣợc một nhân viên giỏi đã rất khó và muốn giữ đƣợc nhân viên đó làm việc lâu dài cho Cơng ty lại càng khó hơn. Do vậy, Cơng ty phải thực hiện thật tốt công tác này thông qua các cách thức sau:
- Về thù lao cơ bản: Cơng ty cần xây dựng chính sách lƣơng cạnh tranh vì vấn đề lƣơng bổng là một trong những chiến lƣợc duy trì nhân viên. Cơng ty khơng thể tuyển hay giữ chân những nhân viên mà Công ty cần nếu họ cho rằng chính sách lƣơng bổng dành cho họ là không công bằng hay không cạnh tranh. Thậm chí những ngƣời chú trọng vào cơng việc hoặc chun môn hơn là tiền bạc cũng xem lƣơng bổng là dấu hiệu rằng Công ty nhận thức đƣợc giá trị của họ. Nếu họ cảm thấy bị đánh giá thấp, họ sẽ rời bỏ Cơng ty. Do vậy, ngồi việc căn cứ vào mức lƣơng tối thiểu và hạn ngạch do Nhà Nƣớc quy định để tính mức lƣơng cho nhân viên thì Cơng ty cũng nên xem xét một vài cách thức sau để làm căn cứ xây dựng một hệ thống tiền lƣơng phù hợp:
+ Xác định những mức lƣơng trong cùng lĩnh vực với Công ty. Cơng ty có thể làm điều này bằng cách th một công ty tƣ vấn về lƣơng bổng và phúc lợi; theo dõi các quảng cáo tuyển dụng của các Công ty khác trên các phƣơng tiện truyền thông; tham khảo ý kiến các tổ chức thƣơng mại...
+ Xem xét sự chênh lệch lƣơng bổng trong nội bộ Công ty. Hãy đảm bảo rằng mức lƣơng cho từng công việc nói chung phải tƣơng ứng với mức lƣơng của những công việc tƣơng tự trong Công ty.
+ Không nên trả lƣơng nhiều hơn đối thủ cạnh tranh. Chỉ cần đảm bảo rằng Cơng ty có thể đáp ứng nhu cầu quan trọng nhất của nhân viên.
sao cho hợp lý nhất để tránh đƣợc các lãng phí. Ví dụ Cơng ty nên trả tiền thƣởng về các “kỹ năng nóng” cho những nhân viên có chun mơn hiếm và cần thiết. Điều này giữ họ ở lại trong những thời kỳ quan trọng, chẳng hạn nhƣ những giai đoạn thiết kế sản phẩm mới và ngừng thƣởng khi các kỹ năng đó trở nên thơng dụng và ít quan trọng hơn cho Cơng ty.
- Về các phúc lợi: Công ty xem xét việc tăng các khoản phụ cấp cho nhân viên nhƣ trợ cấp xa nhà, trợ cấp trách nhiệm, thâm niên…Thƣởng nhiều hơn cho các dịp Lễ để khuyến khích nhân viên làm việc tích cực, hiệu quả cũng nhƣ tạo cho họ mong muốn làm việc lâu dài và ổn định tại công ty.
Bốn là, xây dựng văn hóa tuyển dụng:
Một trong những yếu tố quyết định sự thu hút của một công ty đối với ứng viên tiềm năng và nhân viên hiện tại là văn hóa cơng ty. Việc xây dựng văn hóa tuyển dụng là cần thiết vì văn hố tuyển dụng phần nào nói lên văn hố cơng ty và phong cách của cấp quản lý. Các ứng viên sẽ cảm nhận đƣợc ấn tƣợng đầu tiên về cách ứng xử của bộ phận tuyển dụng và những ngƣời tham gia đón tiếp, phỏng vấn, và ấn tƣợng này sẽ đọng lại khá lâu trong lòng ứng viên. Khi quy trình tuyển dụng của Công ty đƣợc tổ chức một cách chuyên nghiệp thì sẽ để lại ấn tƣợng tốt cho các ứng viên và tất nhiên là họ cũng sẽ rất muốn đƣợc làm việc tại một Công ty nhƣ vậy. Ngƣợc lại, nếu quy trình tuyển dụng của Cơng ty đƣợc tổ chức một cách thiếu chuyên nghiệp thì khi các ứng viên dù đƣợc trúng tuyển cũng sẽ cân nhắc lại xem rằng mình có nên làm việc cho một cơng ty nhƣ vậy không, và đối với một số ứng viên ở vị trí quản lý thƣờng sẽ khơng chấp nhận một Cơng ty thiếu chun nghiệp nhƣ vậy. Do đó, việc xây dựng văn hố tuyển dụng là rất cần thiết trong việc hồn thiện quy trình tuyển dụng của Cơng ty.
Năm là, lưu trữ hồ sơ của các ứng viên có tiềm năng:
những thơng tin, hồ sơ của những ngƣời có tiềm năng nhƣng khơng trúng tuyển do khơng phù hợp với tính chất của cơng việc cần tuyển. Và sau này khi Công ty cần các vị trí khác mà các ứng viên đó đáp ứng đƣợc thì Cơng ty có thể liên lạc với họ dễ dàng hơn.
Sáu là, hồn thiện hệ thống thơng tin quản lý nguồn nhân lực:
Để công tác quản lý nhân sự đƣợc thuận lợi, Công ty nên xây dựng một hệ thống thông tin đầy đủ về cán bộ cơng nhân viên của mình để phục vụ cho q trình quản lý nguồn nhân lực có hiệu quả. Và phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ hữu hiệu để giúp Công ty thực hiện việc truy suất các thông tin về ngƣời lao động một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Mục đích của việc làm này là để thu thập những thông tin của ngƣời lao động sử dụng cho công tác nhân sự nhƣ tuyển dụng, đào tạo, đề bạt nâng lƣơng, thăng chức…