6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY
2.2.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Công ty TNHH TM-DV An
Trung
Để tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng cao, doanh nghiệp cần phải áp dụng nhiều hình thức tuyển dụng khác nhau và thực hiện quy trình tuyển dụng rõ ràng, phù hợp với thực trạng của Công ty. Tuy nhiên không phải mọi doanh nghiệp đều có quy trình tuyển dụng giống nhau, đôi khi trong một doanh nghiệp, tuyển dụng cho các vị trí khác nhau cũng có những cách tuyển dụng khác nhau. Quy trình tuyển dụng nhân lực mà Công ty TNHH TM-DV An Trung đang áp dụng bao gồm 7 bƣớc:
Hình 2.7. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH TM-DV An Trung
(Nguồn: Phòng hành chính - nhân sự)
Cụ thể từng bƣớc trong quy trình tuyển dụng nhân sự của Công ty nhƣ sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Theo định kỳ hàng năm, phòng hành chính nhân sự tiến hành công tác xác định xem nhu cầu nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhƣ thế nào để từ đó tiến hành công tác tuyển dụng. Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng của phòng hành chính nhân sự là:
- Nhu cầu tăng trƣởng của Công ty: Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty sẽ Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phỏng vấn và đánh giá
Thử việc
mở rộng quy mô sản xuất. Các phòng ban tùy thuộc vào khối lƣợng công việc dự kiến của mình, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng đƣợc hết khối lƣợng công việc thì trƣởng các phòng ban đề xuất với phòng hành chính nhân sự nhu cầu nhân sự của phòng. Phòng hành chính nhân sự có nhiệm vụ kết hợp với các đơn vị trong Công ty cân đối số lao động cần bổ sung, sau đó tổng hợp lại và trình phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự (Phụ lục 03) để Giám đốc phê duyệt. Công việc này thƣờng vào cuối năm trƣớc, khi lập kế hoạch cho năm sau.
- Tình hình nhân lực của Công ty: Khi có lao động bị sa thải, nghỉ hƣu hoặc chấm dứt hợp đồng, phòng hành chính nhân sự xem xét, cân đối điều chỉnh số lao động giữa các đơn vị trong Công ty. Nếu thiếu thì phòng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình Giám đốc phê duyệt.
- Tính chất của công việc: Đối với một số công việc phức tạp đòi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kỹ năng đặc biệt mà các nhân viên của Công ty không thực hiện đƣợc hoặc không thể đào tạo nhân viên quen với công việc đó đƣợc vì thời gian đào tạo kéo dài mà Công ty đang cần vận hành gấp công việc đó thì phòng hành chính nhân sự phải xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên đáp ứng với yêu cầu công việc đó theo sự chỉ đạo của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan.
Từ các căn cứ trên ta có thể kết luận rằng việc xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty là việc tổng hợp nhu cầu nhân sự từ các phòng ban, từ chiến lƣợc Công ty và tầm nhìn của Ban Giám đốc do phòng hành chính nhân sự thực hiện.
Bảng 2.7. Xác định nhu cầu tuyển dụng qua các năm Đơn vị: Người STT Các phòng ban Số lƣợng lao động tuyển dụng 2012 2013 2014 1 Phòng Hành chính- Nhân sự 1 0 1 2 Phòng Tài chính kế toán 1 1 1 3 Phòng Kinh doanh 10 8 9 4 Phòng Kỹ thuật công nghệ 0 1 1 5 Phòng KCS 1 0 1 6 Phân xƣởng sản xuất 6 10 13 Tổng số lao động 19 20 26 (Nguồn: Phòng hành chính – nhân sự)
Qua bảng xác định nhu cầu trên ta thấy nhu cầu tuyển dụng của Công ty tăng dần qua các năm và sự gia tăng nhu cầu tuyển dụng này phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất, lắp vào các vị trí còn trống do các nhân viên bị sa thải hay những vị trí cho công việc mới của Công ty.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ nhu cầu tuyển dụng đã đƣợc Ban giám đốc công ty phê duyệt, phòng hành chính nhân sự phân nhiệm cán bộ lập bản kế hoạch tuyển dụng
nhân sự (Phụ lục 04) trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Kế hoạch tuyển
dụng đƣợc soạn thảo chi tiết với các nội dung sau:
- Những thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số ngƣời cần tuyển, giới tính, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn lao động cần tuyển, thời điểm cần tuyển, lý do tuyển dụng.
phận: Đối với vị trí tuyển dụng ở bộ phận nào thì ngƣời quản lý ở bộ phận đó có nhiệm vụ phối hợp với phòng hành chính nhân sự tiến hành công tác tuyển dụng.
- Nguồn và phƣơng pháp tuyển dụng: Công ty tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu và tính chất công việc cụ thể mà ban lãnh đạo ra quyết định về nguồn tuyển dụng. Đối với nguồn bên trong, công ty sử dụng trong trƣờng hợp thiếu ngƣời trong bộ phận nào đó và trƣờng hợp đề bạt thăng chức cho nhân viên lên vị trí cao hơn. Phƣơng pháp thu hút nguồn bên trong là sử dụng bản thông báo tuyển dụng đƣợc niêm yết tại cổng Công ty, email nội bộ của Công ty và sự đề bạt của các cán bộ, nhân viên trong Công ty. Đối với nguồn bên ngoài, công ty sử dụng trong trƣờng hợp nguồn nhân lực hiện có của Công ty không thể đáp ứng đủ nhu cầu về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng do Công ty mở rộng quy mô sản xuất hay các nhân viên cũ chấm dứt hợp đồng lao động. Phƣơng pháp thu hút nguồn bên ngoài là đăng thông báo tuyển dụng qua các phƣơng tiện truyền thông nhƣ báo tờ, các website việc làm, tivi, trung tâm giới thiệu việc làm.
- Dự toán chi phí tuyển dụng: Chi phí tuyển dụng đƣợc trƣởng phòng hành chính nhân sự lập dự toán. Thông thƣờng thì dự toán chi phí tuyển dụng này đƣợc lập dựa trên căn cứ số lƣợng lao động cần tuyển, vị trí công việc cần tuyển hay nói cách khác là dựa trên quy mô của đợt tuyển dụng.
- Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên: Thời gian thông báo tuyển dụng, thời gian tiếp nhận hồ sơ, thời gian phỏng vấn…
Sau khi bản kế hoạch tuyển dụng đƣợc Giám đốc phê duyệt thì phòng hành chính nhân sự phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra theo đúng tiến độ.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
theo là ra thông báo tuyển dụng (Phụ lục 05). Phòng hành chính nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-mail của công ty; các trung tâm giới thiệu việc làm; tại cổng Công ty; quảng cáo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ Ti vi (Truyền hình Đắk Lắk, Đắk Nông), báo tờ ( Báo Tuổi Trẻ, báo Thanh Niên), các Website (Bmt7.com.vn, daklak 24h.com.vn, timviecnhanh.com).
Nội dung của bảng thông báo thƣờng gồm có: - Tên công ty
- Số ngƣời và vị trí cần tuyển.
- Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì đòi hỏi kinh nghiệm khác nhau.
- Trình độ học vấn, chuyên môn.
- Các giấy tờ văn bằng khác có liên quan. - Thời gian bắt đầu nhận hồ sơ.
- Hạn nộp hồ sơ.
- Địa điểm nhận hồ sơ và ngƣời liên hệ.
Việc thông báo sẽ đƣợc tiến hành với một khoảng thời gian nhất định tùy từng yêu cầu cụ thể của công việc cần tuyển.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phòng hành chính nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ của các ứng viên theo thời hạn đã đăng trong thông báo tuyển dụng. Sau khi phòng hành chính nhân sự đã tập hợp đầy đủ danh sách các ứng viên nộp đơn xin việc. Phòng có trách nhiệm báo cáo với ban lãnh đạo về các thông tin mà phòng đã thu đƣợc qua việc nhận hồ sơ nhƣ: số lƣợng ngƣời nộp đơn xin việc là bao nhiêu, chất lƣợng nhƣ thế nào... Kết thúc quá trình nhận hồ sơ, phòng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ thƣờng đƣợc tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ
ngày hết hạn nộp hồ sơ. Tiếp đến là bƣớc sàng lọc hồ sơ của các ứng viên xin việc. Phòng hành chính nhân sự sẽ tìm hiểu kỹ hồ sơ của những ngƣời đã nộp đơn xin việc. Căn cứ vào các yêu cầu mà Công ty đã đặt ra để chọn ra những bộ hồ sơ nào đã đáp ứng đƣợc các yêu cầu đó. Từ kết quả đã sàng lọc đƣợc, phòng hành chính nhân sự lập ra một danh sách rõ ràng cụ thể để gửi lên ban lãnh đạo kèm với các hồ sơ đó để đảm bảo đƣợc tính khách quan trong việc tuyển chọn. Khi đã hoàn thành công tác sơ tuyển hồ sơ, phòng hành chính nhân sự sẽ thông báo trực tiếp với những ứng viên đƣợc tuyển về thời gian và địa điểm cho buổi phỏng vấn.
Quá trình sàng lọc hồ sơ sẽ đƣợc kiểm tra theo các tiêu chí xét duyệt hồ sơ cụ thể nhƣ sau:
- Tiêu chí sàng lọc đầu tiên là hồ sơ có hợp lệ hay không, tức là có đầy đủ các giấy tờ theo yêu cầu hay không. Ngoài ra, trong hồ sơ ứng viên phải thể hiện rõ vị trí dự tuyển, họ tên ứng viên và các dữ liệu cụ thể để công ty có thể liên hệ khi có nhu cầu. Loại bỏ những hồ sơ không đủ thông tin nhƣ yêu cầu. Hồ sơ xin việc gồm:
+ Đơn xin việc.
+ CV (Bảng thông tin ứng viên).
+ Sơ yếu lý lịch (có chứng thực của địa phƣơng).
+ Bản sao các bằng cấp, chứng chỉ hoặc các giấy tờ thể hiện trình độ, khả năng nghiệp vụ của ứng viên.
+ Giấy khám sức khoẻ.
+ Bản sao hộ khẩu, Giấy đăng ký tạm trú (nếu có), bản sao CMND. - Tiêu chí thứ hai là sàng lọc theo thông tin ứng viên vì thông tin ứng viên là nội dung quan trọng nhất của quá trình tuyển chọn. Trong thông tin ứng viên sẽ đầy đủ thông tin phục vụ cho quá trình tuyển chọn, qua đây nhà tuyển dụng có thể thấy đƣợc các thông tin nhƣ:
+ Thông tin cá nhân, các đặc điểm tâm lý cá nhân.
+ Quá trình học tập, các văn bằng chứng chỉ khác liên quan. + Kinh nghiệm công tác, kiến thức hiện tại.
+ Các kỳ vọng, ƣớc muốn và các khả năng đặc biệt khác.
Tiêu chí thứ ba là ƣu tiên tuyển hồ sơ theo thứ tự xếp loại của: Bằng cấp, các loại chứng chỉ, thời gian kinh nghiệm, thâm niên công tác, độ tuổi, sức khoẻ. Việc chọn những bộ hồ sơ theo tiêu chí ƣu tiên là bằng cấp là để thay thế cho bƣớc trắc nghiệm IQ.
Với những tiêu chí xét tuyển trên, phòng hành chính nhân sự có thể hiểu một cách khái quát nhất về từng ứng viên để lựa chọn đƣợc những bộ hồ sơ có các tiêu chuẩn tƣơng đối phù hợp với yêu cầu của công việc. Những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn sẽ bị loại.
Ví dụ: Đối với vị trí trƣởng phòng kinh doanh làm việc tại Công ty thì ngoài những ứng viên có 4 tiêu chuẩn sau thì những ứng viên còn lại sẽ bị loại:
- Bằng Đại học chính quy loại khá trở lên, chuyên ngành quản trị kinh doanh.
- Có chứng chỉ vi tính về sử dụng các phần mềm phục vụ công việc nhƣ, Microsoft Word, Excel…
- Có khả năng đọc và dịch tài liệu bằng tiếng Anh.
- Có kinh nghiệm làm việc ở vị trí tƣơng đƣơng từ 3 năm trở lên.
Bước 5: Phỏng vấn và đánh giá
Sau khi tiếp nhận và xử lý hồ sơ, các hồ sơ của những ứng viên đƣợc chọn và phê duyệt sẽ đƣợc gọi phỏng vấn. Đây là bƣớc mà nhà tuyển dụng
đánh giá sát nhất đối với ứng viên. Mục đích của phỏng vấn là giúp Công ty
biết rõ hơn về kinh nghiệm công việc, kỹ năng chuyên môn, những nguyện vọng trong cuộc sống cá nhân và sự nghiệp của các ứng viên thông qua những
câu hỏi và trả lời trực tiếp giữa ngƣời phỏng vấn và ứng viên. Từ đó, Công ty có thể đánh giá và ra quyết định lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất cho vị trí công việc cần tuyển.
Hình thức phỏng vấn mà Công ty sử dụng là phỏng vấn tình huống, phỏng vấn không có hƣớng dẫn và phỏng vấn hội đồng. Ngoài ra Công ty chia vị trí công việc cần tuyển thành hai nhóm khác nhau để tiến hành các vòng phỏng vấn đối với từng nhóm vị trí công việc.
Đối với nhóm công việc có vị trí thấp (công nhân, bảo vệ, tạp vụ,
nhân viên văn phòng):
- Hội đồng phỏng vấn bao gồm: 01 nhân viên thuộc bộ phận Tuyển dụng của phòng Hành chính nhân sự, 01 trƣởng phòng ở bộ phận mà ứng viên dự tuyển.
- Ứng viên trong cuộc phỏng vấn này chỉ qua vòng phỏng vấn sơ bộ. Cuộc phỏng vấn này đƣợc thực hiện một cách đơn giản và tinh gọn nhất để tiết kiệm thời gian và chi phí cho công ty.
- Các câu hỏi thƣờng đƣợc sử dụng trong quá trình phỏng vấn là:
+ Anh/ Chị đọc đƣợc thông báo tuyển dụng của Công ty chúng tôi từ nguồn thông tin nào?
+ Anh/ Chị đã từng làm công việc này chƣa?; Anh/ Chị Đã làm công việc này trong khoảng thời gian bao lâu? (nếu đã làm công việc này); Tại sao Anh/ Chị chọn công việc này?, Anh/ Chị nghĩ rằng mình có thể làm tốt và gắn bó lâu dài với công việc này không? (nếu chƣa làm công việc này).
+ Anh/ Chị có các kỹ năng/ năng khiếu khác không? + Tại sao Anh/ Chị lại ứng tuyển vào công ty chúng tôi? + Anh/ Chị có đảm bảo sức khỏe để làm tốt công việc không?
+ Anh/ Chị có sẵn sàng làm tăng ca khi có yêu cầu của Công ty không?
Đây là những câu hỏi thông thƣờng mà chúng ta thƣờng thấy. Những câu hỏi này sẽ giúp nhà tuyển dụng có cái nhìn tổng quan về ứng viên.
Các tiêu chí để đánh giá ứng viên loại này chủ yếu tập trung ngoại hình, cách ứng xử, tác phong và đặc biệt là sức khoẻ.
Đối với nhóm công việc có vị trí quan trọng (trƣởng phòng, phó giám
đốc, quản đốc):
- Hội đồng phỏng vấn bao gồm: 01 thành viên Ban Giám đốc, trƣởng phòng hành chính nhân sự, trƣởng các bộ phận có liên quan.
- Ứng viên trong cuộc phỏng vấn này phải qua hai vòng phỏng vấn đó là phỏng vấn sơ bộ và phỏng vấn sâu.
Phỏng vấn sơ bộ
Trong vòng phỏng vấn này, hội đồng phỏng vấn bao gồm 01 thành viên Ban Giám đốc và trƣởng phòng hành chính nhân sự tham gia phỏng vấn. Các câu hỏi thƣờng đặt ra trong quá trình phỏng vấn sơ bộ là:
+ Anh/ Chị biết gì về Công ty chúng tôi?
+ Tại sao Anh/ Chị lại muốn làm việc cho tổ chức chúng tôi? + Hãy tự giới thiệu về bản thân Anh/ Chị?
+ Động lực thúc đẩy Anh/ Chị làm việc? + Mục tiêu trong tƣơng lai của Anh/ Chị là gì?
+ Anh/ Chị đã từng gặp những khó khăn trong công việc chƣa? Và Anh/ Chị giải quyết khó khăn đó nhƣ thế nào?
+ Khó khăn thích làm việc độc lập, hay theo nhóm, tổ? Tại sao? + Điểm mạnh và yếu của Anh/ Chị là gì?
+ Tại sao Anh/ Chị lại muốn từ bỏ công việc hiện tại?
+ Nếu đƣợc tuyển dụng, Anh/ Chị sẽ làm gì cho Công ty chúng tôi?
Đây là những câu hỏi nhằm đánh giá đƣợc tổng quát về các yếu tố nhƣ hoàn cảnh, tính tình, quan niệm sống, sự năng động và nhạy bén, ý chí phấn đấu trong quá trình làm việc, khả năng làm việc trong điều kiện áp lực công việc cao của từng ứng viên. Từ đó, Ban lãnh đạo sẽ quyết định chọn những ứng viên có câu trả lời xuất sắc nhất vào vòng phỏng vấn sâu.