6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG TẠI CÔNG TY
2.2.1. Các hoạt động quản trị nhân lực liên quan đến công tác tuyển
dụng nhân lực tại Công ty TNHH TM-DV An Trung
a. Cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực
Hàng năm, phịng hành chính nhân sự của Cơng ty đề ra nhu cầu nhân sự chủ yếu dựa vào bản kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty, kết hợp với kinh nghiệm của cán bộ kế hoạch để xác định số ngƣời cần thiết. Công ty chỉ dự đoán nhu cầu nhân lực trong giai đoạn ngắn hạn, thông thƣờng là 1 năm. Phƣơng pháp mà Công ty sử dụng cho việc dự đoán này là phƣơng pháp chuyên gia. Cơng tác kế hoạch hố nguồn nhân lực ngắn hạn đƣợc phịng hành chính nhân sự trực tiếp giao trách nhiệm cho các phòng ban đơn vị, các bộ phận khác nhau báo cáo tình hình nhân sự của Cơng ty nhƣ số lƣợng lao động hiện có, số lƣợng lao động còn thiếu, mức lƣơng... Căn cứ vào việc những thông tin thu thập này, phịng hành chính nhân sự sẽ tổng hợp tất cả số lao động của các phòng ban lại làm con số dự báo nhu cầu nhân lực ngắn hạn.
Về công tác dự báo cung nhân lực, Công ty sử dụng hệ thống thông tin về tất cả lao động đang sử dụng trong tổ chức để xác định nguồn cung nội bộ của đơn vị mình. Đối với cung nhân lực bên ngồi thì Cơng ty xác định dựa vào các trung tâm tƣ vấn việc làm và các trƣờng đào tạo nghề.
Về biện pháp cân đối nhân lực trong Cơng ty, có 2 trƣờng hợp sau: - Trƣờng hợp thiếu lao động:
+ Tuyển dụng nhân lực trong nội bộ và bên ngồi Cơng ty. + Làm thêm giờ.
+ Thuê thêm lao động thời vụ. - Trƣờng hợp dƣ thừa lao động: + Hạn chế tuyển dụng.
+ Thuyên chuyển. + Chia sẻ công việc. + Giảm bớt giờ làm việc.
Có thể thấy rằng, cơng tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Công ty đƣợc thực hiện chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và ý kiến chủ quan của các trƣởng phòng ban, điều này làm cho kết quả của cơng tác này thiếu chính xác. Ngồi ra, cơng tác kế hoạch hoá nguồn nhân lực của Công ty chỉ thực hiện trong thời gian ngắn hạn mà chƣa dự báo đƣợc nhu cầu nhân lực trung và dài hạn, chƣa nêu ra đƣợc số liệu dự báo về số lƣợng lao động nghỉ việc và cung lao động trên thị trƣờng tức là biến động lao động trong nội bộ Cơng ty cũng nhƣ ngồi thị trƣờng lao động. Điều này sẽ tác động không tốt đến công tác tuyển dụng của Công ty nhƣ xác định sai nhu cầu tuyển dụng, làm mất tính chủ động trong cơng tác tuyển dụng.
b. Phân tích cơng việc
Cơng tác phân tích cơng việc tại Cơng ty TNHH TM-DV An Trung đƣợc thực hiện theo cách thức sau đây:
Phịng hành chính nhân sự phối hợp với các phịng, ban khác trong Cơng ty thực hiện cơng tác phân tích cơng việc theo sự chỉ đạo của Giám đốc Công ty.
Các trƣởng phòng của từng bộ phận trong Công ty là ngƣời trực tiếp thực hiện cơng tác phân tích cơng việc cho tất cả các cơng việc trong phịng ban mình thơng qua việc quan sát q trình thực hiện cơng việc hàng ngày của ngƣời lao động trong phịng ban mình và trao đổi, thảo luận với họ để bổ sung thông tin về những nhiệm vụ, trách nhiệm cần thực hiện. Sau đó, trƣởng các phịng ban viết bản phân tích cơng việc.
Khi các văn bản phân tích cơng việc đã hồn thành, các trƣởng phịng bàn giao cho phịng hành chính nhân sự, sau đó phịng hành chính nhân sự trình lên Giám đốc Cơng ty duyệt và đƣợc gửi tới phịng hành chính nhân sự.
c. Đánh giá thực hiện công việc
Định kỳ hàng quý, các trƣởng bộ phận tiến hành thực hiện việc đánh giá thực hiện công việc của ngƣời lao động và phê duyệt vào phiếu đánh giá theo mẫu của Công ty ban hành (Phụ lục 02).
Dựa trên kết quả đánh giá thực hiện công việc của ngƣời lao động, Công ty sẽ đƣa ra các quyết định nhân sự nhƣ đào tạo và phát triển, thù lao, thăng tiến, kỷ luật, đồng thời cải tiến sự thực hiện công việc của ngƣời lao động và giúp cho công tác tuyển dụng của Cơng ty đƣợc hồn thiện hơn.
d. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực của Công ty TNHH TM-DV An Trung đƣợc triển khai nhƣ sau:
Về căn cứ xác định nhu cầu đào tạo:
Công ty xác định nhu cầu đào tạo dựa trên các căn cứ sau:
- Chiến lƣợc phát triển sản xuất kinh doanh của Cơng ty.
- Tính chất cơng việc.
Về cách thức đào tạo:
Đối với những lao động phổ thông nhƣ cơng nhân sản xuất thì Cơng ty đào tạo nghề để nâng cao tay nghề và đào tạo công nghệ sản xuất mới cho ngƣời lao động. Những cán bộ, công nhân lành nghề của Công ty sẽ là ngƣời hƣớng dẫn, kèm cặp công nhân mới. Trƣớc tiên, họ sẽ học lý thuyết tập trung sau đó sẽ đƣa xuống phân xƣởng sản xuất để thực hành.
Đối với các cán bộ quản lý thì Cơng ty tổ chức đào tạo thông qua việc đề xuất họ đi học ở các trƣờng Đại học trong nƣớc (hệ tại chức) và các khóa học ngắn hạn về các kỹ năng mềm ở các trung tâm đào tạo có uy tín.
Về chi phí đào tạo:
Tùy vào mục tiêu phát triển của Công ty mà ban lãnh đạo có những quyết định về kinh phí cho việc thực hiện cơng tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Thơng thƣờng thì Cơng ty trích một khoản kinh phí trong khoảng 5%-10% lợi nhuận của Cơng ty để thực hiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Tồn bộ học phí của những lao động đƣợc Công ty cử đi học sẽ đƣợc Công ty chi trả với điều kiện những ngƣời này không đƣợc hủy hợp đồng lao động khi chƣa hết thời hạn.
e. Thù lao lao động
Về thù lao cơ bản:
Cơng thức tính lƣơng của Cơng ty nhƣ sau:
- Lƣơng thực tế = lƣơng công việc/ ngày công chuẩn của tháng x số ngày làm việc thực tế
- Lƣơng công việc = lƣơng cơ bản + phụ cấp - Ngày công chuẩn của tháng = 26
Đối với ngƣời lao động là cơng nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm thì lƣơng cơ bản đƣợc tính nhƣ sau:
- Lƣơng cơ bản = lƣơng tối thiểu vùng do Nhà nƣớc quy định
Đối với ngƣời lao động là nhân viên văn phịng thì lƣơng cơ bản đƣợc tính nhƣ sau:
- Lƣơng cơ bản = lƣơng tối thiểu vùng do Nhà nƣớc quy định + lƣơng tối thiểu x hệ số theo trình độ chun mơn
Đối với ngƣời lao động là các cấp quản lý thì lƣơng cơ bản đƣợc Cơng ty ấn định dựa vào tính chất của cơng việc và mức yêu cầu trách nhiệm của Cơng ty.
Về các khuyến khích:
Cơng ty trích 20% lợi nhuận để thƣởng cho toàn bộ các công nhân viên vào cuối năm âm lịch. Đối với bộ phận kinh doanh thì ngồi tiền hoa hồng, công ty sẽ thƣởng theo quý hoặc tháng nếu đạt đƣợc chỉ tiêu doanh số mà Công ty đƣa ra.
Về các khoản phúc lợi:
Đối với các chế độ BHXH, BHYT, BHTN thì Cơng ty thực hiện theo quy định của Nhà nƣớc. Còn với các chế độ khác nhƣ các ngày nghỉ lễ, nghỉ phép… thì ngồi việc thực hiện theo quy định của Nhà nƣớc, Cơng ty cịn tổ chức cho ngƣời lao động đi du lịch với các tour du lịch trong nƣớc.
2.2.2. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Cơng ty TNHH TM-DV An Trung
Để tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn đƣợc nguồn nhân lực chất lƣợng cao, doanh nghiệp cần phải áp dụng nhiều hình thức tuyển dụng khác nhau và thực hiện quy trình tuyển dụng rõ ràng, phù hợp với thực trạng của Công ty. Tuy nhiên không phải mọi doanh nghiệp đều có quy trình tuyển dụng giống nhau, đơi khi trong một doanh nghiệp, tuyển dụng cho các vị trí khác nhau cũng có những cách tuyển dụng khác nhau. Quy trình tuyển dụng nhân lực mà Cơng ty TNHH TM-DV An Trung đang áp dụng bao gồm 7 bƣớc:
Hình 2.7. Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH TM-DV An Trung
(Nguồn: Phịng hành chính - nhân sự)
Cụ thể từng bƣớc trong quy trình tuyển dụng nhân sự của Cơng ty nhƣ sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu tuyển dụng
Theo định kỳ hàng năm, phòng hành chính nhân sự tiến hành cơng tác xác định xem nhu cầu nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty nhƣ thế nào để từ đó tiến hành cơng tác tuyển dụng. Các căn cứ để xác định nhu cầu tuyển dụng của phịng hành chính nhân sự là:
- Nhu cầu tăng trƣởng của Công ty: Để đáp ứng nhu cầu này, Công ty sẽ Xác định nhu cầu tuyển dụng
Lập kế hoạch tuyển dụng
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phỏng vấn và đánh giá
Thử việc
mở rộng quy mơ sản xuất. Các phịng ban tùy thuộc vào khối lƣợng công việc dự kiến của mình, nếu số lao động hiện tại không đáp ứng đƣợc hết khối lƣợng cơng việc thì trƣởng các phịng ban đề xuất với phịng hành chính nhân sự nhu cầu nhân sự của phịng. Phịng hành chính nhân sự có nhiệm vụ kết hợp với các đơn vị trong Công ty cân đối số lao động cần bổ sung, sau đó tổng hợp lại và trình phiếu đề xuất tuyển dụng nhân sự (Phụ lục 03) để Giám đốc phê duyệt. Công việc này thƣờng vào cuối năm trƣớc, khi lập kế hoạch cho năm sau.
- Tình hình nhân lực của Cơng ty: Khi có lao động bị sa thải, nghỉ hƣu hoặc chấm dứt hợp đồng, phịng hành chính nhân sự xem xét, cân đối điều chỉnh số lao động giữa các đơn vị trong Công ty. Nếu thiếu thì phịng xác định nhu cầu tuyển dụng lao động rồi trình Giám đốc phê duyệt.
- Tính chất của cơng việc: Đối với một số cơng việc phức tạp địi hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao hoặc kỹ năng đặc biệt mà các nhân viên của Công ty không thực hiện đƣợc hoặc không thể đào tạo nhân viên quen với cơng việc đó đƣợc vì thời gian đào tạo kéo dài mà Công ty đang cần vận hành gấp cơng việc đó thì phịng hành chính nhân sự phải xác định nhu cầu tuyển dụng nhân viên đáp ứng với yêu cầu cơng việc đó theo sự chỉ đạo của Giám đốc hoặc đề nghị của đơn vị liên quan.
Từ các căn cứ trên ta có thể kết luận rằng việc xác định nhu cầu tuyển dụng của Công ty là việc tổng hợp nhu cầu nhân sự từ các phòng ban, từ chiến lƣợc Cơng ty và tầm nhìn của Ban Giám đốc do phịng hành chính nhân sự thực hiện.
Bảng 2.7. Xác định nhu cầu tuyển dụng qua các năm Đơn vị: Người STT Các phòng ban Số lƣợng lao động tuyển dụng 2012 2013 2014 1 Phịng Hành chính- Nhân sự 1 0 1 2 Phịng Tài chính kế tốn 1 1 1 3 Phòng Kinh doanh 10 8 9 4 Phịng Kỹ thuật cơng nghệ 0 1 1 5 Phòng KCS 1 0 1 6 Phân xƣởng sản xuất 6 10 13 Tổng số lao động 19 20 26 (Nguồn: Phịng hành chính – nhân sự)
Qua bảng xác định nhu cầu trên ta thấy nhu cầu tuyển dụng của Công ty tăng dần qua các năm và sự gia tăng nhu cầu tuyển dụng này phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mơ sản xuất, lắp vào các vị trí cịn trống do các nhân viên bị sa thải hay những vị trí cho cơng việc mới của Công ty.
Bước 2: Lập kế hoạch tuyển dụng
Căn cứ nhu cầu tuyển dụng đã đƣợc Ban giám đốc công ty phê duyệt, phịng hành chính nhân sự phân nhiệm cán bộ lập bản kế hoạch tuyển dụng
nhân sự (Phụ lục 04) trình Ban giám đốc Công ty phê duyệt. Kế hoạch tuyển
dụng đƣợc soạn thảo chi tiết với các nội dung sau:
- Những thông tin về nhu cầu cần tuyển: Số ngƣời cần tuyển, giới tính, vị trí cần tuyển, tiêu chuẩn lao động cần tuyển, thời điểm cần tuyển, lý do tuyển dụng.
phận: Đối với vị trí tuyển dụng ở bộ phận nào thì ngƣời quản lý ở bộ phận đó có nhiệm vụ phối hợp với phịng hành chính nhân sự tiến hành cơng tác tuyển dụng.
- Nguồn và phƣơng pháp tuyển dụng: Công ty tiến hành tuyển dụng trên hai nguồn đó là nguồn bên trong và nguồn bên ngoài. Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu và tính chất cơng việc cụ thể mà ban lãnh đạo ra quyết định về nguồn tuyển dụng. Đối với nguồn bên trong, công ty sử dụng trong trƣờng hợp thiếu ngƣời trong bộ phận nào đó và trƣờng hợp đề bạt thăng chức cho nhân viên lên vị trí cao hơn. Phƣơng pháp thu hút nguồn bên trong là sử dụng bản thông báo tuyển dụng đƣợc niêm yết tại cổng Công ty, email nội bộ của Công ty và sự đề bạt của các cán bộ, nhân viên trong Công ty. Đối với nguồn bên ngồi, cơng ty sử dụng trong trƣờng hợp nguồn nhân lực hiện có của Cơng ty khơng thể đáp ứng đủ nhu cầu về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng do Công ty mở rộng quy mô sản xuất hay các nhân viên cũ chấm dứt hợp đồng lao động. Phƣơng pháp thu hút nguồn bên ngồi là đăng thơng báo tuyển dụng qua các phƣơng tiện truyền thông nhƣ báo tờ, các website việc làm, tivi, trung tâm giới thiệu việc làm.
- Dự tốn chi phí tuyển dụng: Chi phí tuyển dụng đƣợc trƣởng phòng hành chính nhân sự lập dự tốn. Thơng thƣờng thì dự tốn chi phí tuyển dụng này đƣợc lập dựa trên căn cứ số lƣợng lao động cần tuyển, vị trí cơng việc cần tuyển hay nói cách khác là dựa trên quy mô của đợt tuyển dụng.
- Thời gian, địa điểm tiến hành các hoạt động trên: Thời gian thông báo tuyển dụng, thời gian tiếp nhận hồ sơ, thời gian phỏng vấn…
Sau khi bản kế hoạch tuyển dụng đƣợc Giám đốc phê duyệt thì phịng hành chính nhân sự phối hợp với các bộ phận có liên quan tổ chức thực hiện kế hoạch đã đề ra theo đúng tiến độ.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
theo là ra thông báo tuyển dụng (Phụ lục 05). Phịng hành chính nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên E-mail của công ty; các trung tâm giới thiệu việc làm; tại cổng Công ty; quảng cáo trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng nhƣ Ti vi (Truyền hình Đắk Lắk, Đắk Nơng), báo tờ ( Báo Tuổi Trẻ, báo Thanh Niên), các Website (Bmt7.com.vn, daklak 24h.com.vn, timviecnhanh.com).
Nội dung của bảng thông báo thƣờng gồm có: - Tên cơng ty
- Số ngƣời và vị trí cần tuyển.
- Kinh nghiệm: với mỗi vị trí khác nhau thì địi hỏi kinh nghiệm khác nhau.
- Trình độ học vấn, chun mơn.
- Các giấy tờ văn bằng khác có liên quan. - Thời gian bắt đầu nhận hồ sơ.
- Hạn nộp hồ sơ.
- Địa điểm nhận hồ sơ và ngƣời liên hệ.
Việc thông báo sẽ đƣợc tiến hành với một khoảng thời gian nhất định tùy từng yêu cầu cụ thể của công việc cần tuyển.
Bước 4: Tiếp nhận và xử lý hồ sơ
Phịng hành chính nhân sự sẽ tiến hành thu nhận hồ sơ của các ứng viên theo thời hạn đã đăng trong thơng báo tuyển dụng. Sau khi phịng hành chính nhân sự đã tập hợp đầy đủ danh sách các ứng viên nộp đơn xin việc. Phịng có trách nhiệm báo cáo với ban lãnh đạo về các thơng tin mà phịng đã thu đƣợc qua việc nhận hồ sơ nhƣ: số lƣợng ngƣời nộp đơn xin việc là bao nhiêu, chất lƣợng nhƣ thế nào... Kết thúc q trình nhận hồ sơ, phịng hành chính nhân sự sẽ kết hợp với hội đồng tuyển dụng tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Việc sơ tuyển hồ sơ thƣờng đƣợc tiến hành trong thời hạn tối đa là 1 tuần kể từ