Quản trị chi phớ trong doanh nghiệp bao gồm bốn chức năng: lập kế hoạch chi phớ; tổ chức thực hiện chi phớ; kiểm soỏt và ra quyết định (Nguyễn Minh Phương, 2004).
2.1.3.1. Lập kế hoạch chi phớ sản xuất
Lập kế hoạch chi phớ phục vụ đắc lực cho việc hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phớ là tiết kiệm chi phớ, hạ giỏ thành sản phẩm. Dự toỏn chi phớ là nội dung rất cụ thể của lập kế hoạch chi phớ. Dự toỏn chi phớ cú ý nghĩa quan trọng trong quản trị chi phớ, bởi:
- Cung cấp thụng tin cú hệ thống về toàn bộ kế hoạch chi phớ quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Xỏc định được từng mục tiờu cụ thể thụng qua cỏc chỉ tiờu về chi phớ. - Quỏ trỡnh lập dự toỏn chi phớ đũi hỏi tỡm hiểu sõu về thị trường cũng như mụi trường kinh doanh nờn giỳp cho nhà quản lý đưa ra được phương ỏn khả thi nhất, hạn chế được rủi ro.
- Dự toỏn chi phớ là cơ sở để kiểm soỏt cỏc khoản chi phớ phỏt sinh trong quỏ trỡnh sản xuất kinh doanh.
* Lập kế hoạch chi phớ NVL trực tiếp được tớnh căn cứ vào định mức tiờu hao NVL và đơn giỏ dự toỏn của NVL.
BM = Q x M x PM Trong đú: BM: Chi phớ NVL trực tiếp dự toỏn
Q: Sản lượng sản phẩm sản xuất kế hoạch M: Định mức NVL/ 1 sản phẩm
PM: Đơn giỏ NVL
- Lập kế hoạch CPSXC:
Dự toỏn CPSXC bao gồm dự toỏn biến phớ sản xuất chung và dự toỏn định phớ sản xuất chung.
Dự toỏn biến phớ sản
xuất chung =
Dự toỏn lượng sản
phẩm sản xuất x
Dự toỏn biến phớ đơn vị sản xuất chung Dự toỏn định phớ SXC = Định phớ sản SXC thực tế kỳ trước x Tỷ lệ % tăng (giảm) định phớ SXC theo dự kiến Dự toỏn định phớ SXC = Dự toỏn biến phớ SXC + Dự toỏn CPSXC
2.1.3.2. Tổ chức thực hiện chi phớ sản xuất
Nội dung này gắn liền với quỏ trỡnh sản xuất tại cỏc bộ phận cụ thể. Tổ chức thực hiện chi phớ là đưa kế hoạch trờn giấy tờ, tức là cỏc yếu tố đầu vào mà kế hoạch đó đề ra vào trong thực tế sản xuất kinh doanh. Hay núi cỏch khỏc tổ chức thực hiện chi phớ là đưa chi phớ vào sản xuất kinh doanh. Trong quỏ trỡnh thực hiện cú thể cú những biến đổi làm cho một số khoản chi phớ vượt mức kế hoạch, khi đú đũi hỏi cỏc nhà quản lý phải cú những phản ứng linh hoạt để cú thể tiết kiệm chi phớ đến mức thấp nhất.
Khi kế hoạch chi phớ sản xuất được duyệt, bộ mỏy quản lý điều hành sản xuất của Cụng ty tiến hành tổ chức sản xuất theo kế hoạch. Trong quỏ trỡnh sản xuất tựy theo thực tế nhu cầu sản xuất phỏt sinh để ra cỏc quyết định linh hoạt để sản phẩm được hoàn thành đạt năng suất cao nhất mà vẫn đảm bảo chất lượng sản phẩm. Hàng thỏng cỏc bộ phận sản xuất gửi mọi húa đơn, chứng từ liờn quan cho bộ phận kế toỏn. Kế toỏn sẽ dựa vào cỏc húa đơn chứng từ sản xuất để theo dừi và tổng hợp từng loại chi phớ thực tế phỏt sinh.
Với chức năng tổ chức thực hiện, cần liờn kết tốt giữa tổ chức, con người với cỏc nguồn lực lại với nhau sao cho kế hoạch được thực hiện cú hiệu quả nhất. Vỡ thế, nhà quản trị phải cần cỏc thụng tin khỏc nhau do nhiều bộ phận cung cấp. Trờn cơ sở cỏc thụng tin đú, nhà quản trị cần quyết định cỏch sử dụng hợp lý nhất cỏc nguồn lực của cụng ty để đạt được cỏc kế hoạch đó đề ra cũng như điều hành cỏc hoạt động sản xuất theo cỏc mục tiờu chung. Giỏ phớ sản phẩm cú ý nghĩa rất quan trọng trong việc đỏnh giỏ và bỏo cỏo hàng tồn kho cũng như kết quả kinh doanh của DN. Giỏ thành sản phẩm cũng đúng vai trũ to lớn đối với việc ra quyết định chiến lược cũng như cỏc quyết định kinh doanh hàng ngày của cỏc nhà quản lý.
Tất cả những cỏch tiếp cận để tớnh chi phớ đều được dựa vào một vài hỡnh thức thước đo chi phớ và sự chỳ ý tới việc khụi phục (bự đắp ) cỏc chi phớ chung. Hơn thế nữa, khi tớnh chi phớ cần phải tuõn thủ những nguyờn tắc nhằm điều chỉnh thống nhất nhận thức cũng như cỏch thức tớnh chi phớ theo mục tiờu đó xỏc định.
Thứ nhất là cỏc thước đo chi phớ. Thước đo chi phớ liờn quan đến việc đo những chi phớ trực tiếp (gồm CPNVLTT và CPNCTT) cộng những chi phớ chung bắt nguồn ở bộ phận sản xuất và ở cỏc bộ phận khỏc trong cụng ty.
Thứ hai là sự chỳ ý tới việc khụi phục cỏc chi phớ chung. Muốn hoàn thành được nhiệm vụ của sản xuất thỡ cỏc DN cần phải tỡm cỏch tớnh mọi loại chi phớ đó phỏt sinh cho cỏc đối tượng tớnh toỏn. Chi phớ trực tiếp là những khoản mục chi phớ rừ ràng, độc lập, cú liờn hệ trực tiếp tới đối tượng cần tớnh toỏn; cũn chi phớ chung là những khoản chi phớ khú xỏc định rừ ràng, liờn quan tới nhiều đối tượng khỏc nhau và chỳng sẽ được phõn bổ cho đến đối tượng tớnh toỏn cuối cựng.
Mục đớch của việc phõn bổ chi phớ chung là: đạt được những động lực mong muốn, tớnh toỏn thu nhập và đỏnh giỏ giỏ trị tài sản và đạt được sự thu hồi. Cơ sở phõn bổ cũng được xem là tiờu thức phõn bổ chi phớ chung thường là: mức tiờu hao NVL, thời gian lao động trực tiếp, mức tiờu hao năng lượng hoặc những cơ sở dựa theo kinh nghiệm khỏc.
Cuối cựng là cỏc nguyờn tắc trong tớnh chi phớ. Để cú cỏch nhỡn nhận và giải quyết cỏc vấn đề đặt ra trong lĩnh vực tớnh chi phớ một cỏch nhất quỏn cần quỏn triệt đầy đủ cỏc nguyờn tắc chủ yếu: (1) phự hợp với sự ghi nhận tớnh toỏn của KTTC; (2) phự hợp với cơ cấu DN; (3) bảo toàn tài sản về mặt hiện vật; (4) ưu tiờn tớnh toỏn nhanh với độ chớnh xỏc chấp nhận được; và (5) hiệu quả.
Sau khi tập hợp và tớnh chi phớ kinh doanh theo loại, tại sao cần phải thực hiện bước tớnh chi phớ theo nơi phỏt sinh? lý do đơn giản là cú hai loại chi phớ: chi phớ trực tiếp gắn với một đối tượng tớnh toỏn xỏc định xong chi phớ chung lại liờn quan đến nhiều đối tượng khỏc nhau. Chớnh vỡ vậy, ở bước tớnh này cần phải tỡm cỏch tập trung cỏc chi phớ chung vào cỏc nơi phỏt sinh chi phớ nhất định rồi tỡm cỏch phõn bổ cho cỏc đối tượng cần phõn bổ.
Bước tớnh cuối cựng là bước tớnh chi phớ theo đối tượng. Bước tớnh này tớnh toỏn cỏc chi phớ phỏt sinh cho cỏc đối tượng cụ thể.
2.1.3.3. Kiểm soỏt chi phớ sản xuất
thụng tin do KTQT cung cấp dưới dạng cỏc bỏo cỏo chi phớ, bỏo cỏo thực hiện định mức hay dự toỏn chi phớ,…cỏc chi phớ phỏt sinh cú nội dung, tớnh chất kinh tế, cụng dụng, mục đớch khỏc nhau cũng như ảnh hưởng của chỳng, quỏ trỡnh và kết quả kinh doanh cũng khỏc nhau. Thụng thường, người ta sẽ so sỏnh số liệu kế hoạch, dự toỏn hoặc định mức với số liệu thực tế thực hiện.
Nội dung kiểm soỏt chi phớ gồm:
- Kiểm soỏt CPNVLTT: là thực hiện so sỏnh giữa CPNVLTT thực hiện với CPNVLTT dự toỏn, và xỏc định cỏc nguyờn nhõn biến động trờn 2 mặt về giỏ và lượng đó tỏc động như thế nào đến biến động chung. Cỏc nguyờn nhõn biến động được xỏc định theo cỏc cụng thức sau:
+ Biến động về giỏ: phản ảnh chờnh lệch giữa giỏ thực tế đó trả với giỏ đỏng lẽ phải trả. Ảnh hưởng về giỏ đến biến động NVLTT = Đơn giỏ NVLTT thực tế - Đơn giỏ NVLTT dự toỏn x Lượng NVLTT thực tế sử dụng
Ảnh hưởng về giỏ cú là bất lợi hoặc cú lợi. Nếu ảnh hưởng là bất lợi thỡ giỏ NVL thực tế thấp hơn giỏ dự toỏn đặt ra. Tỡnh hỡnh này được đỏnh giỏ là tốt nếu chất lượng vật liệu đảm bảo. Ngược lại, nếu ảnh hưởng về giỏ cú lợi thể hiện giỏ NVL thực tế cao hơn giỏ dự toỏn, núi chung đỏnh giỏ khụng tốt vỡ lỳc này CPNVLTT thực tế cao hơn so với dự toỏn.
+ Biến động về lượng: phản ảnh chờnh lệch giữa chi phớ tiờu chuẩn của lượng nguyờn liệu thực tế sử dụng với chi phớ tiờu chuẩn của lượng nguyờn liệu đỏng lẽ phải sử dụng. Ảnh hưởng về lượng đến biến động NVLTT = Lượng NVLTT thực tế sử dụng - Lượng NVLTT dự toỏn sử dụng x Đơn giỏ NVLTT dự toỏn
Nếu biến động về lượng là dương thể hiện nguyờn vật liệu sử dụng thực tế nhiều hơn so với dự toỏn, cũn nếu là kết quả õm thể hiện lượng nguyờn vật liệu sử dụng tiết kiệm so với dự toỏn.
- Kiểm soỏt CPNCTT: là chờnh lệch giữa CPNCTT thực hiện so với CPNCTT dự toỏn đối với kết quả trong kỳ, được phõn tớch thành hai nguyờn nhõn biến động là biến động giỏ lao động và biến động năng suất lao động
(thời gian lao động).
+ Biến động về giỏ: phản ảnh chờnh lệch giữa giỏ thực tế đó trả với giỏ đỏng lẽ phải trả đối với kết quả thực hiện trong kỳ.
Ảnh hưởng về giỏ đến biến động CPNCTT = Đơn giỏ NCTT thực tế - Đơn giỏ NCTT dự toỏn x Thời gian lao động thực tế
Nếu biến động về giỏ nhõn cụng là dương thể hiện giỏ nhõn cụng thực tế cao hơn so với dự toỏn, làm tăng chi phớ NCTT. Ngược lại, nếu biến động về giỏ nhõn cụng là õm thể hiện giỏ nhõn cụng thực tế thấp hơn so với dự toỏn, làm giảm CPNCTT. Tỡnh hỡnh này được đỏnh giỏ là tốt nếu chất lượng sản phẩm đảm bảo.
+ Biến động về lượng: phản ảnh chờnh lệch giữa chi phớ tiờu chuẩn của 29 số giờ lao động thực tế tiờu hao với chi phớ tiờu chuẩn của số giờ lao động đỏng lẽ tiờu hao.
Ảnh hưởng về thời gian lao động đến biến động CPNCTT = Thời gian lao động thực tế - Thời gian lao động theo dự toỏn x Đơn giỏ NCTT dự toỏn
Nếu biến động về thời gian lao động là dương thể hiện số giờ lao động thực tế đó sử dụng nhiều quỏ mức so với dự toỏn, làm tăng CPNCTT. Cũn nếu là kết quả õm thể hiện số giờ lao động thực tế đó sử dụng ớt hơn so với dự toỏn, làm giảm CPNCTT.
- Kiểm soỏt CPSXC: CPSXC biến động là do sự biến động biến phớ SXC và biến động định phớ SXC.
+ Kiểm soỏt biến động biến phớ SXC: là chờnh lệch giữa biến phớ SXC thực tế và biến phớ SXC theo dự toỏn cho khối lượng sản xuất thực tế. Biến động biến phớ SXC được phõn tớch thành biến động về giỏ và biến động về lượng biến phớ SXC:
Ảnh hưởng về giỏ đến biến động biến phớ SXC = Đơn giỏ biến phớ SXC thực tế -
Đơn giỏ biến phớ SXC dự toỏn x Mức độ hoạt động thực tế
Nếu biến động về giỏ là dương, núi chung là khụng tốt, do vậy phải kiểm tra cỏc cú bộ phận liờn quan như bộ phận thu mua, cung ứng… Ngược lại, nếu
biến động về giỏ là õm thể hiện mức độ tiết kiệm trong cụng tỏc quản lý và giảm giỏ thành tại DN.
+ Kiểm soỏt biến động định phớ SXC: là chờnh lệch giữa định phớ SXC thực tế và định phớ SXC theo dự toỏn.
Biến động định phớ SXC = Định phớ SXC thực tế - Định phớ SXC dự toỏn
2.1.3.4. Ra quyết định quản trị
Quản trị chi phớ phải dựa trờn cơ sở hệ thống thụng tin quỏ khứ và dự toỏn tương lai tiến hành phõn loại, lựa chọn, tổng hợp và cung cấp những thụng tin cần thiết liờn quan đến chi phớ thớch hợp cho việc ra quyết định. Chức năng ra quyết định được vận dụng trong suốt quỏ trỡnh hoạt động bao gồm những quyết định ngắn hạn và những quyết định dài hạn. Căn cứ vào cỏc số liệu thụng tin được cung cấp nhà quản trị thực hiện việc phõn tớch đỏnh giỏ và nờu cỏc kiến nghị đề xuất cũng như tham gia vào việc lập dự toỏn SXKD hay tư vấn cho cỏc nhà quản trị lónh đạo đưa ra quyết định phự hợp.
Sơ đồ 2.5. Nội dung quản trị chi phớ sản xuất trong doanh nghiệp
(Nguồn: Lờ Thị Hương Giang, 2004)
Lập kế hoạch Đỏnh giỏ sự khỏc biệt giữa TH và KH Tổ chức thực hiện chi phớ Ghi chộp, phản ỏnh vào sổ kế toỏn Ra quyết định Tập hợp chi phớ Phõn bổ chi phớ Tớnh giỏ thành