2.1.2.1. Lập kế hoạch nâng cao chất lượng nguồn nhân lực
Theo Nguyễn Trọng Chuẩn (2003), hoạt động kế hoạch hóa nguồn nhân lực là một quá trình dự báo, nghiên cứu, xác định nhu cầu NNL trong tổ chức, để từ đó đưa ra các chính sách, chương trình hành động cho tương lai đảm bảo cho tổ chức có đủ nhân lực với phẩm chất và kỹ năng phù hợp thực hiện các công việc, nhằm thực hiện mục tiêu của tổ chức đề ra.
Nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phải có tầm nhìn chiến lược, gắn kết chặt chẽ với quy hoạch phát triển của đơn vị. Bởi mục tiêu cuối cùng của nó là nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và thực hiện mục tiêu của đơn vị. Để đảm bảo cho công tác nâng cao chất lượng NNL mang lại hiệu quả cao nhất chúng ta cần nên lên kế hoạch một cách cụ thể và chi tiết (Nguyễn Trọng Chuẩn, 2003).
Theo Tổng cục Hải quan (2015), Đối với ngành Hải quan, từ chiến lược phát triển ngành, các nhà Lãnh đạo của ngành xây dựng kế hoạch phát triển NNL bằng các kế hoạch dài hạn, trung hạn và kế hoạch hàng năm. Trong mục tiêu tổng
thể, dài hạn, ngành Hải quan đã đề cập đến NNL “ Xây dựng kế hoạch phát triển NNL phục vụ cho công tác hiện đại hoá ngành” cho thấy sự ảnh hưởng rất lớn của việc xây dựng kế hoạch phát triển NNL.
Quá trình xây dựng kế hoạch phát triển NNL được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình xây dựng và phát triển của ngành Hải quan và được thực hiện theo các bước sau:
a. Phát triển về số lượng nguồn nhân lực
Theo Tổng cục Hải quan (2015), Phát triển về số lượng NNL để luôn đảm bảo có đủ số lượng NNL theo yêu cầu công việc, không để xảy ra tình trạng thiếu hụt hay dư thừa lao động có thể làm đảo lộn hoạt động chung của toàn ngành Hải quan. Việc phát triển về số lượng NNL được nghiên cứu trên hai khía cạnh: Phát triển thêm về số lượng và phát triển thêm về chức năng, nhiệm vụ của ngành Hải quan.
Để luôn duy trì được NNL cần thiết theo yêu cầu phát triển được xét theo cả hai khía cạnh nêu trên đòi hỏi phải được hoạch định được NNL và thực hiện việc tuyển dụng khoa học, hợp lý.
Việc phát triển NNL chủ yếu thông qua việc tuyển dụng, tiếp nhận lao động. Tuyển dụng lao động là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định nhận một cá nhân vào một tổ chức.
Mục đích của tuyển dụng là tìm được người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển. Những kiến thức được đào tạo, khả năng, kỹ năng và các phẩm chất cá nhân cần thiết của người được tuyển nếu phù hợp với sự phát triển của vị trí trong tương lai thì sự tuyển dụng càng có giá trị.
Việc tuyển dụng phải phù hợp với nội dung, kế hoạch phát triển NNL đã được hoạch định. Trong từng lần tuyển dụng phải xây dựng được tiêu chí tuyển dụng phù hợp với nội dung công việc cần tuyển. Đây là việc làm hết sức cần thiết để đảm bảo khi người được tuyển dụng đáp ứng được yêu cầu công việc và cũng tránh lãng phí NNL xã hội. Việc tuyển dụng phải được xây dựng thành quy trình chặt chẽ từ khâu lập kế hoạch tuyển dụng ; phân bổ chỉ tiêu ; ra thông báo công khai tiêu chí, chỉ tiêu tuyển dụng ; thu nhận kiểm tra hồ sơ của các ứng viên ; tổ chức thi tuyển (ra đề, coi thi, chấm thi, phúc khảo) ; ra thông báo kết quả thi tuyển và ra quyết định tuyển dụng những ứng viên đạt yêu cầu. Quy trình tuyển dụng cần được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có xét đến những yếu tố đặc thù của ngành Hải quan (Tổng cục Hải quan, 2015).
Trong quá trình tuyển dụng phải chấp hành nghiêm các tiêu chí tuyển dụng, quy trình tuyển dụng đã được cấp có thẩm quyền ban hành. Những sai sót hoặc những hành vi cố ý làm sai lệch kết quả tuyển dụng có thể để lại hậu quả lâu dài cho hệ thống do đã để những ứng viên không đáp ứng được yêu cầu trúng tuyển và sẽ loại ra những ứng viên có chất lượng đáp ứng được đầy đủ các tiêu chí, yêu cầu của vị trí cần tuyển (Bộ Nội vụ, 2010).
Như vậy, để phát triển số lượng NNL đòi hỏi phải thực hiện tốt từ việc hoạch định chiến lược phát triển NNL, đưa ra những tiêu chí, yêu cầu, số lượng cụ thể của từng thời kỳ. Sau đó phải có chính sách tuyển dụng hợp lý, công khai, công bằng hướng tới mục tiêu đảm bảo số lượng NNL cho tổ chức, đảm bảo từng vị trí làm việc đều có những cá nhân đảm bảo chất lượng, yêu cầu công việc theo sự phát triển của ngành Hải quan (Tổng cục Hải quan, 2015).
b. Phát triển về chất lượng nguồn nhân lực
Theo Tổng cục Hải quan (2015), Phát triển chất lượng NNL ngành Hải quan chính là việc xây dựng một đội ngũ CBCC có đủ năng lực để hoàn thành được các nhiệm vụ công tác đặt ra. Chính vì vậy phát triển chất lượng NNL trước hết chính là việc phát triển các yếu tố cấu thành năng lực công tác như: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, đạo đức nghề nghiệp ...
Để phát triển năng lực trước hết cần có một “ năng lực cơ sở”- vốn có nhất định. Năng lực cơ sở của NNL chính là năng lực ban đầu khi được tuyển dụng. Chất lượng “ năng lực cơ sở” phụ thuộc vào chất lượng tuyển dụng. Để tuyển dụng được NNL có chất lượng cao cho tổ chức, đơn vị thì cần phải thực hiện thi tuyển công khai về các vị trí, chức danh và trình độ chuyên môn cần tuyển ...
Tiếp đến là nâng cao kiến thức, kỹ năng (trên nền “năng lực cơ sở”) bằng con đường đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn, trao đổi kinh nghiệm theo các phương thức chính quy, dài hạn, ngắn hạn, tự học.
Đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng NNL không chỉ là công việc cử cán bộ tham gia các khoá đào tạo. Đào tạo bồi dưỡng nâng cao chất lượng NNL phải xuất phát từ việc xác định nhu cầu phát triển cán bộ để nâng cao hiệu quả làm việc, đáp ứng nhu cầu và xem xét sự tiến bộ và xây dựng nấc thang đào tạo.
Các khoá đào tạo cũng không phải là phương tiện duy nhất để phát triển năng lực cán bộ. Phát triển năng lực cán bộ còn có thể thực hiện thông qua các phương tiện khác như tập huấn, luân chuyển cán bộ, chuyển đổi công việc, đào
tạo tại chỗ, tự học, kèm cặp, hội thảo, dự án ...Tạo điều kiện làm việc để NNL có thể phát huy năng lực công tác, đạt hiệu quả cao nhất và tận tâm với công việc thông qua cải tiến công tác tuyển dụng, công tác luân chuyển, công tác đề bạt, chế độ lương, thưởng.
c. Xây dựng cơ cấu nguồn nhân lực hợp lý
Để đảm hoạt động hiệu quả, ngành Hải quan cần phải có cơ cấu NNL hợp lý, gồm: Cơ cấu về trình độ đào tạo, ngạch bậc; cơ cấu lao động trực tiếp-gián tiếp; cơ cấu về độ tuổi, giới tính,…Trong phạm vi luận văn này, tác giả nghiên cứu cơ cấu NNL ở phạm vi Cục Hải quan địa phương (Bộ Nội vụ, 2010).
-Cơ cấu về trình độ đào tạo và ngạch bậc:
Theo Cục Hải quan tỉnh Nghệ An (2015), Xuất phát từ yêu cầu công việc ngày càng đòi hỏi công chức phải qua đào tạo cơ bản, thông thạo ngoại ngữ, thành thạo những kỹ năng về tin học, soạn thảo văn bản, các kiến thức về quản lý nhà nước. Khi thực hiện chiến lược phát triển ngành Hải quan theo hướng hiện đại, minh bạch và chuyên nghiệp, những yêu cầu về rút ngắn thời gian làm thủ tục Hải quan, thông quan hàng hoá nhanh chóng để tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất nhập khẩu, thủ tục Hải quan thủ công thay thế bằng thủ tục Hải quan điện tử, cơ cấu công chức cũng phải thay đổi cho phù hợp với yêu cầu công việc. Do vậy, cơ cấu hợp lý của Cục Hải quan tỉnh Nghệ An được xây dựng như sau:
+ Công chức qua đào tạo Đại học trở lên, giữ ngạch chuyên viên và tương đương trở lên chiếm khoảng 70%.
+ Công chức qua đào tạo trung cấp, giữ ngạch cán sự và tương đương chiếm khoảng 20%.
+ Nhân viên kỹ thuật, phục vụ, bảo vệ, lái xe chiếm khoảng 10%.
-Cơ cấu lao động trực tiếp - gián tiếp:
Để nâng cao hiệu quả sử dụng NNL trong các tổ chức kinh tế - xã hội thì cần phải giảm lao động gián tiếp, tăng lao động trực tiếp. Do nhiệm vụ chính của ngành Hải quan là thực hiện kiểm tra, giám sát hàng hoá, phương tiện vận tải; phòng, chống buôn lậu, vận chuyển trái phép hàng hoá qua biên giới; tổ chức thực hiện pháp luật về thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu; thống kê hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu; kiến nghị chủ trương, biện pháp quản lý nhà nước về Hải quan đối với hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh và chính sách thuế đối với hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu; thực hiện
kiểm tra, giám sát hàng hoá, phương tiện vận tải.... nên đối với phạm vi Cục Hải quan cấp tỉnh thì những công việc được tính là lao động trực tiếp gồm: tiếp nhận hồ sơ Hải quan, kế toán thuế, kiểm tra giám sát hàng hoá, kiểm soát chống buôn lậu, kiểm tra sau thông quan; những công việc còn lại được tính là lao động gián tiếp, gồm lao động làm các công việc: Tài vụ -quản trị, tổ chức, thanh tra, tổng hợp, tin học. Trên phạm vi toàn tỉnh, cơ cấu lao động trực tiếp -gián tiếp hợp lý là: Lao động trực tiếp 85%, lao động gián tiếp 15%. Cơ cấu này đảm bảo sự vận hành hiệu quả của hệ thống quản lý, không có sự chồng chéo, trùng lắp đảm bảo công việc được phân chia tương đối đồng đều giữa các công chức. Tuy vậy, xu hướng trong thời gian tới, khi thực hiện chiến lược phát triển ngành, cần phấn đấu giảm tỷ lệ lao động gián tiếp xuống còn từ 10-12%, tăng tỷ lệ lao động trực tiếp lên. Để làm được điều này cần đổi mới phương pháp quản lý, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, giảm các công việc, các thao tác thực hiện thủ công đặc biệt trong các công việc như: Tổng hợp, tài vụ, tổ chức, thanh tra,…Cần tiến tới sự chuyên môn hóa cao nhưng có sự phối hợp chặt chẽ, các loại thông tin nội bộ được nhập vào hệ thống quản lý tại một bộ phận, một Phòng nhưng được sử dụng, bổ sung, cập nhật ở nhiều nơi theo sự phân công, phân quyền hợp lý có sự giám sát, quản lý chặt chẽ, an toàn (Cục Hải quan tỉnh Nghệ An, 2015).
-Cơ cấu về giới tính
Với đặc thù công việc của ngành Hải quan là công tác chủ yếu tại các cửa khẩu biên giới nên cơ cấu về giới tính trong ngành Hải quan nam chiếm khoảng 69% và nữ chiếm khoảng 31% là hợp lý. Tuy vậy, trong quá trình tuyển dụng, quản lý, sử dụng cần có sự ưu tiên công chức nữ theo đúng chủ trương của Đảng và Nhà nước, tránh tình trạng phân biệt đối xử Nam-Nữ. Cần xây dựng được những quy chế, quy định cụ thể hóa về những ưu tiên đối với lao động nữ, đảm bảo cho lao động nữ yên tâm công tác, vừa hoàn thành tốt nhiệm vụ tại đơn vị vừa đảm nhiệm được thiên chức làm vợ, làm mẹ tại gia đình (Cục Hải quan tỉnh Nghệ An, 2015).
-Cơ cấu về độ tuổi
Theo Cục Hải quan tỉnh Nghệ An (2015), Cơ cấu về độ tuổi của CBCC được phân thành 04 nhóm độ tuổi : Độ tuổi 18 đến 30 tuổi ; độ tuổi từ 31 đến 40; độ tuổi 41 đến 50 và độ tuổi trên 51.
Để đảm bảo NNL vừa có cán bộ trẻ để đào tạo bồi dưỡng kế cận CBCC đến độ tuổi về hưu, vừa có cán bộ có kinh nghiệm công tác đảm nhận được các vị trí
lãnh đạo, các vị trí công tác đòi hỏi nghiệp vụ chuyên sâu. Cơ cấu về độ tuổi nên được xây dựng như sau :
- Độ tuổi dưới 30 : 20% - Độ tuổi từ 31 đến 40 : 30% - Độ tuổi từ 41 đến 50: 30% - Độ tuổi trên 51 : 20%
2.1.2.2. Triển khai thực hiện kế hoạch
a. Tuyển dụng
Theo Bùi Văn Nhơn (2006), tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, thu hút ứng viên chưa phải là công chức từ những nguồn khác nhau đến tham gia dự tuyển vào các vị trí mà tổ chức, đơn vị cần tuyển và lựa chọn trong số họ những người đáp ứng tốt và phù hợp yêu cầu công việc đặt ra.
Nâng cao chất lượng tuyển dụng là chuyển đổi trạng thái từ trạng thái chất lượng ban đầu sang trạng thái chất lượng tốt hơn, phù hợp hơn về mục đích, về yêu cầu chất lượng… Đối với tuyển dụng công chức, nâng cao chất lượng tuyển dụng là các biện pháp để tuyển dụng được nhân sự phù hợp hơn với nhu cầu về nhân sự, thu hút từ nhiều nguồn khác nhau tới làm việc cho tổ chức. Để có hiệu quả cao trong công tác này thì người quản lý nhân lực phải theo sát chiến lược và kế hoạch đặt ra, thực hiện đúng các mục tiêu và chất lượng nguồn nhân lực. Trong đó, cần phải xác định chính xác mục tiêu tuyển dụng, yêu cầu kỹ năng làm việc, hạn chế các trường hợp vào tổ chức mà không làm được việc phải đi đào tạo lại. Tiết kiệm tối đa chi phí trong việc tuyển dụng, cần tập trung vào những ứng viên có hồ sơ đáp ứng được yêu cầu cơ bản tối thiểu mà tổ chức đề ra (Bùi Văn Nhơn, 2006).
Quốc hội (2008) đã nêu rõ việc tuyển dụng công chức phải căn cứ vào yêu cầu, nhiệm vụ, vị trí việc làm và chỉ tiêu biên chế và thông qua thi tuyển theo nguyên tắc công khai, minh bạch, khách quan, đúng pháp luật, đảm bảo tính cạnh tranh. Hình thức thi, nội dung thi tuyển công chức phải phù hợp với ngành, nghề, đảm bảo lựa chọn được những người có phẩm chất, trình độ và năng lực đáp ứng yêu cầu tuyển dụng. Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa Hải quan trong hội nhập quốc tế, công tác tuyển dụng công chức Hải quan phải vừa đáp ứng đòi hỏi trước mắt, vừa đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa Hải quan trong hội nhập quốc tế.
Để đánh giá về công tác tuyển dụng, cần thông qua các chỉ số sau đây:
Một là, hình thức tuyển dụng là thi tuyển, xét tuyển, hay chuyển ngành. Qua đó để xác định người mới tuyển dụng đã có thời gian, kinh nghiệm công tác chưa, từ đó có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng người mới được tuyển dụng nhằm sớm đáp ứng yêu cầu công việc để họ vừa đáp ứng được đòi hỏi trước mắt là có đủ nhân lực để tiến hành nhiệm vụ Hải quan, đồng thời bộ phận nhân lực được tuyển dụng đó phải có khả năng tiếp thu được những kiến thức, kỹ năng chuyên môn đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa Hải quan trong hội nhập quốc tế (Tổng cục Hải quan, 2010).
Hai là, CBCC được tuyển có đúng với khung năng lực, vị trí việc làm không. Cán bộ được tuyển có thể có tiêu chuẩn về mặt hồ sơ là đầy đủ theo yêu cầu, tuy nhiên nhiều người được tuyển dụng vẫn chưa thực sự đúng theo khung năng lực của công việc đang cần bổ sung là có khả năng tiếp thu được những kiến thức, kỹ năng chuyên môn đáp ứng yêu cầu hiện đại hóa Hải quan trong hội nhập quốc tế. Nếu lựa chọn người mới tuyển dụng đúng theo khung năng lực thì bản thân cán bộ đó sẽ sớm thực hiện và đáp ứng yêu cầu công việc và chất lượng của việc tuyển dụng là có hiệu quả hơn (Tổng cục Hải quan, 2010).
Quy trình tuyển dụng minh bạch và công khai dựa trên những tiêu chí tuyển chọn cụ thể sẽ giúp tuyển dụng được NNL có chất lượng cao phù hợp với những yêu cầu của tổ chức. Ngược lại quy trình tuyển dụng thiếu minh bạch, công khai