2.1.2.1. Những vấn đề cơ bản về kiểm tra, kiểm soát
Quản lý là hoạt động tất yếu trong mọi tổ chức, mọi lĩnh vực nhằm thực hiện mục tiêu theo phương hướng đã đề ra. Để đạt được những mục tiêu của quản lý và đảm bảo mọi việc đi đúng hướng thì công tác kiểm soát cần được thực hiện có hiệu lực trong suốt quá trình quản lý. Hoạt động quản lý luôn gắn liền với kiểm soát, cụ thể là kết quả thực tế phải được so sánh với những mục tiêu đã được xác lập trước đó để nhà quản trị có thể đưa ra những điều chỉnh cần thiết, đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp, tổ chức đi đúng hướng. Ở mọi lĩnh vực và trong mỗi phạm vi khác nhau, quản lý gắn liền với kiểm soát, để thấy rõ được mối quan hệ này cần xác định rõ bản chất của khái niệm kiểm soát.
Theo Từ điển Tiếng Việt do Viện Ngôn ngữ học biên soạn thì kiểm soát là “xem xét để phát hiện, ngăn chặn những gì trái với quy định”.
Theo Đại từ điển Tiếng Việt do Trung tâm Ngôn ngữ và Văn hóa Việt Nam biên soạn thì kiểm soát là “kiểm tra, xem xét, nhằm ngăn ngừa những sai phạm các quy định”.
Theo Từ điển Luật học thì kiểm soát là “xem xét để phát hiện, ngăn ngừa kịp thời việc làm sai trái với thỏa thuận, với quy định”.
“Kiểm soát là quá trình giám sát, đo lường, đánh giá và điều chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo sự thực hiện theo kế hoạch” (Huyền và cs., 2012).
“Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc có nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó”(Châu, 2006).
Như vậy, kiểm soát là công việc nhằm soát xét lại những quy định, những quá trình ra quyết định và thực thi các quyết định quản lý được thể hiện trên các nghiệp vụ nhằm nắm bắt và điều hành được những nghiệp vụ đó. Kiểm soát là mối nối cuối cùng trong chuỗi các hoạt động của nhà quản trị. Kiểm soát là cách duy nhất để nhà quản trị biết được họ có đạt được mục tiêu hay không cũng như lý do đạt và không đạt, để có được giải pháp khắc phục hợp lý. Kiểm soát là một chức năng mà mọi nhà quản trị đều phải thực hiện để xác định, đo lường và so sánh kết quả thực tế với tiêu chuẩn và có hướng điều chỉnh các sai lệch. Điều
chỉnh các sai lệch chính là cách thức các nhà quản trị đưa ra, như xem xét lại việc hoạch định hoặc có thể sửa đổi các mục tiêu.
Công việc kiểm soát quản trị một hoạt động nào đó là một hệ thống nối ngược thông tin thể hiện qua vòng liên hệ ngược, để thực hiện điều chỉnh và đưa ra một chương trình cho hoạt động đi đến kết quả mong muốn.
Sơ đồ 2.2. Vòng liên hệ ngược của kiểm soát
Kiểm soát cũng được hiều là sự kiểm soát của cấp trên đối với cấp dưới thông qua các chính sách và biện pháp cụ thể. Kiểm sóat được thể hiện qua đơn vị này kiểm soát đơn vị khác thông qua các chi phối về lợi ích liên quan với nhau. Kiểm soát còn được thể hiện các bộ phận, cá nhân trong nội bộ kiểm soát lẫn nhau thông qua các quy chế quản lý và các thủ tục kiểm soát được thiết lập trước.
Xét về khoa học quản lý, trong một doanh nghiệp, tổ chức luôn tồn tại hai loại kiểm soát đó là kiểm soát của chủ sở hữu đối với người quản lý (corporate governance) và kiểm soát của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động liên quan đến phạm vi của người quản lý (internal control).
Kiểm tra cũng là một trong những chức năng cơ bản của quản lý. Thông qua chức năng kiểm tra mà chủ thể quản lý có thể nắm bắt và điều chỉnh kịp thời các hoạt động để thực hiện tốt mục tiêu đã xác định.
Theo từ điển Tiếng Việt kiểm tra là: xem xét tình hình thực tế để xem xét đánh giá và nhận xét.
Theo Henry Fayol: Kiểm tra là việc kiểm chứng xem mọi việc có được
thực hiện theo những kế hoạch đã được vạch ra, theo những chỉ thị, nguyên tắc đã được ấn định hay không. Nó có nhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa sự vi phạm, nó đối phó với mọi sự gồm sự vật, con người và hoạt động. Kết quả mong muốn Kết quả thực tế Thực hiện điều chỉnh Chương trình hoạt động điều chỉnh Đo lường kết quả thực tế Phân tích các nguyên nhân sai lệch Xác định các sai lệch So sánh thực tại với các tiêu chuẩn
Theo Robert J.Mockler: Kiểm tra quản trị là một nỗ lực có hệ thống nhằm thiết lập những tiêu chuẩn, những hệ thống phản hồi thông tin, nhằm so sánh những thành tựu thực hiện với định mức đề ra, xác định mức độ sai lệch và thực hiện điều chỉnh để đảm bảo rằng nguồn lực đã và đang được sử dụng có hiệu quả nhất để đạt mục tiêu của đơn vị.
Như vậy, kiểm tra là một tiến trình đo lường kết quả thực hiện so với chỉ tiêu đã định, đồng thời đưa ra cách sửa chữa những sai sót để đạt được mục tiêu cao nhất. Kiểm tra là chức năng của mọi nhà quản trị, từ cao cấp đến cáp trung, cấp cơ sở trong một đơn vị. Quy mô của đối tượng kiểm tra và tầm quan trọng của kiểm tra co thể thay đổi nhưng công tác kiểm tra luôn được coi là công cụ hữu hiệu đối với mọi tổ chức và các cấp quản lý khác nhau.
Kiểm tra và kiểm soát đều rất cần thiết và vô cùng quan trọng trong quản lý. Hoạt động kiểm tra và kiểm soát cũng có mối quan hệ với nhau, có thể thấy trong kiểm soát cũng bao gồm cả chức năng kiểm tra và ngược lại nên đôi khi có thể nhầm lẫn giữa kiểm tra và kiểm soát. Để phân biệt hai hoạt động này có thể xét theo một số đặc điểm như sau:
Về mục đích: Trong khi kiểm soát hướng tới mục đích là nắm lấy và điều hành hoạt động thì kiểm tra chủ yếu là xác minh và kết luận.
Về quyền hạn và phạm vi: Kiểm soát không nhất thiết mang tính thứ bậc, nó có thể chứa đựng trong những quy định, quy chế được ban hành xuyên suốt từ đầu và được công bố rộng rãi trên mọi phạm vi nên khi được ban hành rộng thì mọi đối tượng quan tâm đến tổ chức, đơn vị đều có quyền kiểm soát mọi hoạt động của đơn vị, tổ chức đó. Ngược lại, hoạt động kiểm tra thường gắn với thứ bậc trong quản lý.
Về thời gian, tần suất thực hiện: Kiểm soát là hoạt động có tính “tự thân”, thường xuyên và luôn luôn được thực hiện trong mỗi đơn vị, tổ chức. Kiểm soát được thực hiện liên tục từ đầu cho đến cuối trong mỗi hoạt động của đơn vị nhưng kiểm tra có thể được thực hiện bất chợt, không mang tính thường xuyên liên tục.
Về quy mô: Kiểm soát mang tầm vĩ mô, rộng rãi còn kiểm tra mang tầm vi mô. Kiểm soát không chỉ dừng lại ở những hoạt động diễn ra và kết thúc, nó còn là quá trình kiểm soát trước đối với những sự việc sắp xảy ra, điều này đặc biệt quan trọng trong quản lý ngành điện. Kiểm soát được chia thành các loại và xét theo các góc độ khác nhau.
- Xét theo phạm vi kiểm soát bao gồm:
+ Kiểm soát từ bên ngoài: Là việc kiểm soát của các tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị, bên ngoài bộ phận. Kiểm soát bên ngoài thường được thực hiện thông qua một hệ thống các nguyên tắc và thủ tục được quy định đã được công bố rộng rãi, cung cấp thông tin cho cả các đối tượng liên quan. Kiểm soát từ bên ngoài có thể chỉ thể hiện qua những hình thức gián tiếp nhưng lại có tác dụng lớn trong việc điều chỉnh hành động của tổ chức, bộ phận, cá nhân hay nghiệp vụ nào đó.
- Kiểm soát bên trong (kiểm soát nội bộ): Là việc đơn vị tự thiết lập hệ thống kiểm soát trong nội bộ của mình. Kiểm soát nội bộ thường coi trọng ý thức kỷ luật tự giác, thúc đẩy ý thức tự kiểm soát của các bộ phận, cá nhân trong đơn vị. Để kiểm soát nội bộ có hiệu lực thì cần xây dựng các quy định, quy chế và cơ chế kiểm soát phù hợp với đặc thù hoạt động của từng lĩnh vực.
- Xét theo cấp độ của hệ thống kiểm soát bao gồm:
+ Kiểm soát chiến lược: là những hoạt động kiểm soát nhằm phân tích, đánh giá khả năng phát triển ở tương lai của một tổ chức, một hoạt động. Trên thực tế, các nhà quản lý không thể kiểm soát mọi hoạt động của tổ chức, do đó, nhà quản lý có thể kiểm soát các yếu tố có tính chiến lược đối với hoạt động của mình.
+ Kiểm soát tác nghiệp: là hoạt động kiểm soát chuyên đề, vụ việc, sự kiện cụ thể nhằm để so sánh những kết quả thực tế với các tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng, thời gian… Đây là loại hình kiểm soát có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với ngành điệndo tính chất kỹ thuật và công nghệ của ngành.
+ Kiểm soát đồng bộ: là hệ thống kiểm soát được sử dụng để kiểm soát toàn bộ hoạt động của tổ chức một cách tổng thể.
- Xét theo quá trình hoạt động bao gồm:
+ Kiểm soát phòng ngừa: loại kiểm soát này còn gọi là kiểm soát lường trước hay kiểm soát trước khi thực hiện để ngăn ngừa rủi ro. Kiểm soát lường trước dựa vào dự báo, dự đoán về sự biến đổi của môi trường, thay đổi kỹ thuật tác động từ bên trong hoặc bên ngoài đối với một hoạt động nào đó.
+ Kiểm soát tại chỗ (kiểm soát hiện hành): như tên gọi của nó, kiểm soát tại chỗ được áp dụng khi một hoạt động đang được tiến hành, nhờ vậy các nhà quản trị có thể khắc phục những vấn đề mới phát sinh, trước khi chúng trở nên
phức tạp hơn. Mục tiêu của loại kiểm soát này nhằm kịp thời tháo gỡ những vướng mắc, những trở ngại khó khăn khi thực hiện để đảm bảo tiến độ dự kiến. Đây cũng là loại hình kiểm soát được ứng dụng có hiệu quả đối với các lĩnh vực hoạt động yêu cầu công nghệ cao, trong đó có ngành điện.
+ Kiểm soát phản hồi: là loại kiểm soát được thực hiện sau khi hoạt động đã xảy ra. Loại kiểm soát này cung cấp cho nhà quản trị đầy đủ thông tin về hiệu quả trong việc lập và thực hiện kế hoạch của họ. Kiểm soát phản hồi chỉ ra những sai lệch giữa kết quả đã thực hiện và tiêu chuẩn nên nó cho phép đánh giá hiệu quả của các biện pháp quản lý. Kiểm soát phản hồi có tác dụng cải tiến động cơ, thúc đẩy nhân viên làm việc tốt hơn. Tuy nhiên, loại kiểm soát này có độ trễ về thời gian khá lớn, thường đưa ra cách thức sửa chữa chậm so với yêu cầu.
Tóm lại, mỗi giai đoạn kiểm soát đều có những vai trò và tác dụng khác nhau, để cho công tác kiểm soát đạt hiệu quả thì sự kiểm soát cần thiết phải thực hiện ở cả ba giai đoạn. Kiểm soát trước, trong và sau của một quá trình hoạt động.
- Xét theo quy mô của kiểm soát bao gồm:
+ Kiểm soát toàn diện: nhằm đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của tổ chức một cách tổng thể.
+ Kiểm soát bộ phận: thực hiện đối với từng kĩnh vực, bộ phận, phân hệ cụ thể của tổ chức.
+ Kiểm soát cá nhân: thực hiện đối với những con người cụ thể trong tổ chức. - Xét theo tần xuất của quá trình hoạt động bao gồm:
+ Kiểm soát định kỳ: là hình thức kiểm soát được tiến hành theo chương trình, kế hoạch đã được phê duyệt.
+ Kiểm soát đột xuất: thường gắn liền với những vấn đề cấp thiết, bức xúc nhằm kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những sai phạm đê nâng cao hiệu quả quản lý.
+ Kiểm soát thường xuyên: là hoạt động giám sát thường xuyên trong mọi thời điểm đối với đối tượng bị kiểm soát.
2.1.2.2. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát tổn thất điện năng
Hệ thống kiểm soát TTĐN là tập hợp bao gồm các cơ quan, bộ phận chuyên thực hiện các chuỗi công việc khác nhưng không tách rời nhau nhằm kiểm soát TTĐN nằm trong ngưỡng cho phép đồng thời thực hiện nhiều biện pháp làm giảm TTĐN để đạt mục tiêu đề ra.
Xét về mặt tổ chức bộ máy, hệ thống kiểm soát TTĐN bao gồm:
- Ban chỉ đạo: Là bộ phận chỉ đạo thực hiện các công tác kiểm soát TTĐN; - Bộ phận kiểm soát TTĐN kỹ thuật: Là bộ phận bao gồm các công nhân viên có chuyên môn nghiệp vụ cao trong lĩnh vực kỹ thuật điện, Bộ phận có trách nhiệm kiểm soát TTĐN trong sản xuất và truyền tải điện năng.
- Bộ phận kiểm soát TTĐN thương mại: là bộ phận có trách nhiệm kiểm soát về TTĐN trong kinh doanh.
Kiểm soát tổn thất là một trong những tiêu chí cơ bản để đánh giá hiệu quả sản xuất, kinh doanh của từng đơn vị ngành Điện lực. Kiểm soát được tổn thất giúp Công ty có cái nhìn đúng đắn hơn về hoạt động sản xuất kinh doanh, đồng thời giúp tiết kiệm được điện năng thất thoát qua các khâu sản xuất, tiêu thụ và tiết kiệm tài nguyên cho đất nước.
Hệ thống kiểm soát trong quá trình quản lý tổn thất được định nghĩa là một hệ thống thu thập và xử lý thông tin nhằm đánh giá và kiểm soát hiệu quả hoạt động của Ban kiểm soát TTĐN trong quá trình chỉ đạo, điều hành và quản lý tổn thất điện năng trong từng khâu.
Sản xuất và kinh doanh điện có nhiều lợi thế do là ngành kinh doanh độc quyền, nhưng bản thân nó cũng chứa đựng nhiều rủi ro liên quan đến tính mạng con người, đặc biệt là TTĐN trong quá trình vận hành luôn xảy ra, mang tính tất yếu ở các mức độ khác nhau, tùy thuộc vào cách thức và cơ chế kiểm soát của từng doanh nghiệp.
Có rất nhiều cách thức kiểm soát TTĐN trong ngành điện, nhưng các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát TTĐN bao gồm:
a. Nguồn lực
- Tổ chức nguồn lao động có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm; xây dựng chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý trên cơ sở tổ chức lại lao động; nâng cao năng lực trình độ chuyên môn của người lao động để nâng cao năng suất lao động và kiểm soát tốt các tổn thất có thể xảy ra.
- Quy định rõ ràng cho cán bộ nhân viên: Phải kịp thời báo cáo những dấu hiệu không bình thường trong quá trình hoạt động của hệ thống máy móc, thiết bị, hệ thống truyền tải, công cụ đo đếm cho người có trách nhiệm để xử lý. Cũng cần phải báo cáo vấn đề an toàn lưới điện do tác động của thời tiết, tự nhiên có
nguy cơ xảy ra sự cố và TTĐN. Là ngành kỹ thuật đòi hỏi công nghệ và mức an toàn cao, bất cứ một sai sót nhỏ trong vận hành cũng có thể đưa đến thiệt hại, tổn thất, chính vì vậy, việc quy định chế độ báo cáo sự cố bất thường cũng được coi là cách thức kiểm soát có hiệu quả để giảm TTĐN và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp.
b. Hệ thống máy móc, trang thiết bị
- Đánh giá các tiêu chí về kỹ thuật đối với hệ thống máy móc, thiết bị, hệ thống truyền tải, hệ thống thiết bị đo đếm để làm căn cứ trong thiết kế đầu tư xây dựng và đối chiếu các thông số thực tế với các tiêu chuẩn kỹ thuật đã xây dựng. Một khi các tiêu chuẩn kỹ thuật của ngành đã được chuẩn hóa sẽ hạn chế tình trạng lắp đặt thiết bị, hệ thống truyền tải không đạt chuẩn sẽ có tác tác dụng ngăn