7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Hoàn thiện quy trình thanh tra trong hoạt động cấp tín dụng
Hiện nay, hoạt động cho vay là nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu trong hoạt động của các Chi nhánh NHTM trên địa bàn, đây cũng là lĩnh vực đem lại ngu n thu nhập chủ yếu cho các NHTM đ ng thời cũng tìm ẩn nhiều rủi ro nhất. Do vậy, hoạt động thanh tra của NHNN Chi nhánh chủ yếu là Thanh tra trong hoạt động cấp tín dụng. Tuy nhiên, hiện nay NHNN Việt Nam cũng chƣa xây dựng Sổ tay Thanh tra ngân hàng, điều này cũng ít nhiều hạn chế trong công tác thanh tra. Chính vì vậy giải pháp này nhằm mục đích xây dựng một quy trình thanh tra hoạt động cấp tín dụng giúp cho việc thanh tra trong lĩnh vực hoạt động cấp tín dụng hoàn thiện hơn. Quy trình thanh tra hoạt động cấp tín dụng g m các giai đoạn sau:
* Giai đoạn chuẩn bị kế hoạch thanh tra
(1) Tập hợp tình hình, tài liệu và phân tích, đánh giá
Các tài liệu làm căn cứ để phân tích, đánh giá:
- Báo cáo kết quả giám sát từ xa tháng, qúy của các TCTD;
- Các báo cáo, tài liệu do TCTD cung cấp định kỳ theo quy định của Ngân hàng Nhà nƣớc;
- Các báo cáo kiểm tra do thanh tra tiến hành đột xuất;
- Báo cáo của các cơ quan có thẩm quyền (nếu có) đánh giá về tình hình hoạt động hoặc phản ánh những vụ việc liên quan đến hoạt động tín dụng của TCTD.
(2) Chọn lựa TCTD cần thanh tra
- Thanh tra tổng hợp, đánh giá sơ bộ tình hình hoạt động tín dụng, tuân thủ các văn bản pháp luật về tiền tệ và hoạt động ngân hàng.
kế hoạch thanh tra và đề cƣơng một số TCTD trọng điểm.
(3) Lập kế hoạch thanh tra và xây dựng đề cương thanh tra
- Lập kế hoạch thanh tra
+ Hàng năm Thanh tra, giám sát chi nhánh lập kế hoạch thanh tra trình Giám đốc NHNN Chi nhánh phê duyệt.
+ Gửi kế hoạch thanh tra của NHNN Chi nhánh trình Cơ quan thanh tra, giám sát NHNN Việt Nam phê duyệt.
+ Căn cứ kế hoạch Thanh tra của Cơ quan Thanh tra, giám sát đã phê duyệt; Căn cứ tình hình tổ chức, hoạt động các TCTD, chi nhánh TCTD trên địa bàn; Căn cứ tình hình thực tế tại đơn vị…Giám đốc NHNN Chi nhánh chỉ đạo Thanh tra, giám sát chi nhánh xây dựng chƣơng trình công tác, kế hoạch thanh tra đối với các TCTD trên địa bàn.
+ Kế hoạch thanh tra cần nêu rõ TCTD cần thanh tra, nội dung thanh tra chủ yếu và thời gian dự kiến tiến hành thanh tra.
- Đề cƣơng thanh tra: cần nêu rõ
Mục tiêu thanh tra: Xác định các mục tiêu cần thanh tra, nêu rõ mục tiêu trọng tâm để bố trí thời gian và nhân lực cho phù hợp.
Nội dung thanh tra: Xác định nội dung thanh tra đảm bảo phù hợp với quy định hiện hành về thanh tra các TCTD, cụ thể trong lĩnh vực tín dụng là Thanh tra cấp tín dụng, đầu tƣ tài chính, tài sản có khác.
(4) Ra Quyết định thanh tra
- Quyết định thanh tra do Giám đốc hoặc Chánh thanh tra, giám sát NHNN Chi nhánh ra quyết định;
- Quyết định thanh tra nêu rõ đối tƣợng, phạm vi thanh tra, thành phần đoàn thanh tra, thời gian tiến hành thanh tra.
Thông báo quyết định thanh tra: theo quy định của pháp luật thì thời gian hiệu lực là 15 ngày kể từ ngày ra Quyết định thanh tra. Thanh tra, giám
sát chi nhánh gửi đề cƣơng cho TCTD đƣợc thanh tra chuẩn bị nội dung làm việc với Đoàn thanh tra.
* Giai đoạn thực hiện thanh tra
(1) Những thủ tục ban đầu
Tổ chức cuộc họp với sự có mặt của đại diện Ban lãnh đạo TCTD tại trụ sở đối tƣợng thanh tra để công bố Quyết định thanh tra.
(2) Quy trình Thanh tra hoạt động cấp tín dụng
* Nội dung và phương pháp thanh tra
- Yêu cầu bằng văn bản TCTD cung cấp tài liệu liên quan đến nội dung thanh tra :
+ Chính sách, quy trình nội bộ về cấp tín dụng (đối với từng loại sản phẩm cấp tín dụng), cam kết ngoại bảng, phân loại nợ, trích lập dự phòng rủi ro tín dụng và sử dụng dự phòng để xử lý rủi ro tín dụng;
+ Hạn mức phán quyết theo các cấp (Hội đ ng tín dụng cấp, Tổng Giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó giám đốc chi nhánh...);
+ Bảng cân đối tài khoản kế toán chi tiết năm, tháng trong thời kỳ thanh tra (ở các chi nhánh lấy cân đối của chi nhánh); Tổng hợp ngu n vốn và sử dụng vốn của TCTD;
+ Sổ quỹ trong thời kỳ thanh tra;
+ Sao kê dƣ nợ cho vay theo từng biểu mẫu cụ thể;
+ Sao kê tất cả các khoản tín dụng nội bộ đối với các thành viên Hội đ ng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, cán bộ quản lý điều hành, các cổ đông lớn nắm giữ trên 5% vốn điều lệ của TCTD; các khoản cấp tín dụng đối với các Công ty con theo từng thời điểm;
+ Chỉ tiêu kế hoạch tăng trƣởng tín dụng của các năm;
+ Liệt kê tài sản: gán, xiết nợ chờ xử lý; tài sản cầm cố; cầm cố giấy tờ có giá của khách hàng (TK 994, 995, 996);
+ Biên bản họp của Hội đ ng tín dụng các cấp (ủy ban cho vay);
+ Các báo cáo hàng tháng của chi nhánh về thực hiện phân loại nợ, tính toán số tiền phải trích lập rủi ro; báo cáo phân loại nợ và trích lập dự phòng rủi ro;
+ Danh sách khách hàng đã xử lý rủi ro nhƣng chƣa thu h i đƣợc nợ trong toàn hệ thống, chi nhánh, kế hoạch của Hội đ ng quản trị giao cho chi nhánh thu h i nợ đã xử lý;
+ Bảng tổng hợp kết quả chấm điểm xếp hạng tín dụng đối với toàn bộ khách hàng tại thời điểm tiến hành thanh tra;
+ Lựa chọn những khách hàng trọng tâm (khách hàng có dƣ nợ, nợ xấu lớn).
- Kiểm tra việc cấp tín dụng, phân loại nợ, trích lập dự phòng và xử lý rủi ro đối với những khách hàng được lựa chọn là trọng tâm thanh tra
+ Yêu cầu cung cấp hồ sơ đối với từng khách hàng trọng tâm:
(i) Cung cấp bảng liệt kê các bút toán phát sinh ở các tài khoản chi tiết của khách hàng (cả tiền gửi, cho vay, cam kết ngoại bảng, lãi cho vay chƣa thu, ủy thác và nhận ủy thác);
(ii) Chi tiết kết quả chấm điểm xếp hạng tín dụng đối với khách hàng; (iii) Căn cứ ngày phát sinh bút toán qua liệt kê, yêu cầu cung cấp các h sơ sau: Toàn bộ chứng từ giải ngân, cho vay; chứng từ thu nợ, thu lãi, thu phí, hạch toán lãi cho vay chƣa thu (cả nội và ngoại bảng) trong thời kỳ thanh tra; Toàn bộ chứng từ phân loại nợ, trích lập dự phòng và xử lý rủi ro trong thời kỳ thanh tra; Toàn bộ hợp đ ng và h sơ liên quan trong thời kỳ thanh tra; H sơ khách hàng (quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy phép kinh doanh, thay đổi giấy phép kinh doanh, mã số thuế, các báo cáo tài chính…); Các loại h sơ khác có liên quan.
Kiểm tra đối với mỗi khách hàng theo 3 nội dung sau: H sơ pháp lý, h sơ vay vốn, H sơ tài sản đảm bảo:
(i) Hồ sơ pháp lý thì căn cứ theo khoản 1 Điều 7 của QĐ 1627 và Quy chế cho vay của TCTD để kiểm tra: năng lực pháp luật dận sự, năng lực hành vi dân sự của khách hàng:
Đối với khách hàng doanh nghiệp: kiểm tra quyết định thành lập, đăng ký kinh doanh, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm (hoặc chuẩn y) của HĐQT và các thành viên của HĐQT, Giám đốc, Kế toán trƣởng, Biên bản họp hội đ ng thành viên, văn bản quy định quyền, trách nhiệm của ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty, DNTN... và các giấy tờ liên quan khác.
Đối với hộ gia đình: kiểm tra tƣ cách pháp nhân theo luật dân sự (Điều 106 - 110 Luật dân sự).
Đối với khách hàng cá nhân: kỉểm tra chứng minh thƣ, hộ khẩu, địa chỉ, nghề nghiệp, qụan hệ bố, mẹ, vợ (ch ng) con…
(ii) Hồ sơ vay vốn thì căn cứ theo khoản 2,3,4 Điều 7 của Quyết định 1627 và Quy chế cho vay của NHTM để kỉểm tra:
Kiểm tra việc phân tích tài chính, việc đánh giá khả năng tài chính của khách hàng, phƣơng án sản xuất kinh doanh, phân tích tình hình kinh doanh, khả năng trả nợ (hoặc khả năng thực hiện nghĩa vụ) của khách hàng;
Kiểm tra hệ thống chấm điểm và xếp loại khách hàng, kết quả chấm điểm, xếp hạng khách hàng.
Kiểm tra việc lập hạng mức tín dụng: số tiền, kỳ hạn, mục đích cấp tín dụng, lƣu ý kiểm tra cơ sở xác định hạn mức tín dụng.
Kiểm tra việc phê duyệt tín dụng: xem xét việc tuân thủ thủ tục và phân quyền phê duyệt hạn mức tín dụng.
Kiểm tra HĐTD (hợp đ ng cho vay, thƣ bảo lãnh...) bao g m: số tiền; mục đích của khoản tín dụng, thời hạn của khoản tín dụng; lãi suất, phí
áp dụng; hình thức giải ngân, thu nợ; hình thức đảm bảo; các diều kiện để đƣợc sử dụng hạn mức tín dụng nếu có: việc duy trì một số chỉ tiêu tài chính, việc cung cấp thông tin định kỳ...và thẩm quyền ký hợp đ ng.
Kiểm tra việc giải ngân cho vay: đơn xin rút vốn, thẩm quyền ký đơn xin rút vốn/ khế ƣớc vay, hạch toán khoản vay: tính đầy đủ, chính xác và kịp thời trong hạch toán cho vay.
Kiểm tra, giám sát việc sử dụng vốn vay: kiểm tra, xem xét các biện pháp đƣợc ngân hàng sử dụng để kiểm soát mục đích sử đụng vốn.
Kiểm tra việc thu nợ: ngu n trả nợ, hạch toán kế toán. Kiểm tra việc thu lãi: ngu n trả nợ lãi, hạch toán kế toán; Biện pháp thu h i nợ quá hạn.
Kiểm tra việc tuân thủ trong việc cơ cấu lại nợ: Việc hạch toán kế toán của các khoản cho vay, cam kết ngoại bảng; Việc theo dõi khách hàng: (i) theo dõi các thay đổi trong tổ chức khách hàng nhƣ thay đổi cách thức điều hành, thành viên HĐQT, Giám đốc, Kế toán trƣởng... thay đổi về cổ đông, sản phẩm, thị trƣờng, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp, tài sản đảm bảo, cấm cố, thế chấp... (ii) tình hình tài chính, sản xuất kinh doanh của khách hàng, đánh giá lại khách hàng định kỳ.
(iii) H sơ tài sản đảm bảo thì Căn cứ Nghị định 163/2006/NĐ-CP ngày 26/12/2006 về giao địch bảo đảm; Nghị định 83/2010/NĐ-CP ngày 23/7/2010 về đăng ký giao dịch bảo đảm; Nghị định số 11/2012/NĐ-CP ngày 22/02/2012 về sửa đổi một số điều của Nghị định 163/2006/NĐ-CP ngày 26/12/2006 của Chính phủ về giao dịch đảm bảo; Thông tƣ liên tịch số 16/2014/TTLT-BTP-BTNMT-NHNN ngày 16/6/2014 giữa Bộ Tƣ pháp, Bộ Tài nguyên và Môi trƣờng, Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam, hƣớng dẫn một số vấn đề xử lý tài sản bảo đảmđể kiểm tra: Kiểm tra về tài sản bảo đảm: (i) Kiểm tra hợp đ ng thế chấp, cầm cố tài sản, chứng thƣ bảo lãnh, ký quỹ... trên
các mặt; giá trị tài sản hoặc số tiền, tính pháp lý, đăng ký giao dịch bảo đảm, công chứng, bảo hiểm tài sản, phƣơng thức quản lý tài sản bảo đảm, cầm cố, thế chấp; (ii) Kiểm tra việc định giá lại tài sản đảm bảo và bổ sung tài sản đảm bảo (nếu có).
- Kiểm tra việc phân loại nợ; trích lập dự phòng và xử lý rủi ro:
+ Xác định tính chính xác của số liệu phân loại nợ thời điểm; đối chiếu với báo cáo của đối tƣợng thanh tra; xác định số liệu dự phòng rủi ro tín dụng phải trích lập so với số đã trích lập để xác định mức thừa/thiếu.
+ Kiểm tra quy định nội bộ của TCTD về phân loại nợ, trích lập dự phòng, xử lý rủi ro, đối chiếu với quy định tại Quyết định 493/2005/QĐ- NHNN ngày 22/4/2005, Quyết định 18/2007/QĐ-NHNN ngày 25/4/2007, Thông tƣ số 02/2013/TT-NHNN ngày 21/01/2013, Thông tƣ số 09/2014/TT- NHNN ngày 18/3/2014 của NHNN Việt Nam và chuẩn mực Kế toán số 22 “trình bày, bổ sung báo cáo tài chính của các ngân hàng và TCTD tƣơng tự” để xác định có vi phạm quy định của nƣớc, của Ngân hàng Nhà nƣớc hay không.
Khi kiểm tra các khoản nợ đã xử lý rủi ro tín dụng, ngoài các nội dung phải kiểm tra nhƣ một khoản cho vay thông thƣờng cần lƣu ý một số điểm sau: H sơ xử lý rủi ro phải thể hiện TCTD đã sử dụng mọi biện pháp thu h i nợ nhƣng không thu đƣợc; Chỉ sử dụng dự phòng cụ thể để xử lý rủi ro tín dụng đối với phần nợ gốc tƣơng ứng với số tiền đã trích dự phòng rủi ro cụ thể của khoản nợ đó;
Quá trình thanh tra nếu có đủ căn cứ xác định TCTD phân loại nợ không đúng quy định, Trƣởng đoàn thanh tra lập biên bản và yêu cầu TCTD phân loại trích lập dự phòng và hạch toán đúng nhóm nợ, trình chứng từ hạch toán cho Đoàn thanh tra để khẳng định TCTD đã thực hiện. Đ ng thời xác định kết qủa tài chính nếu phải trích lập dự phòng bổ sung do phân loại lại nợ
qua kết quả thanh tra.
- Thu thập thông tin cán bộ có liên quan:
Quá trình xem xét h sơ, nếu xét thấy những vấn đề nào chƣa rõ, tiến hành thu thập thông tín bằng cách đặt các câu hỏi cho cán bộ có liên quan. Hoạt động này phải lập thành biên bản (biên bản chỉ lập thành 01 bản do Đoàn thanh tra giữ). Nếu cán bộ trả lời không trung thực, mâu thuẫn với tài liệu, h sơ thu nhập đƣợc hoặc còn nghi vấn, phải tiến hành xác minh để làm rõ.
- Xác minh thực tế đối với khách hàng hoặc đối tượng có liên quan về những vấn đề chưa rõ khi xem hồ sơ.
Thanh tra viên sau khi xem h sơ, muốn xác minh trực tiếp khách hàng vay vốn thêm một số vấn đề thì đề nghị với Trƣởng đoàn quyết định. Kết quả xác minh phải lập thành biên bản.
Việc xác minh tập trung vào các nội dung chính sau đây:
+ Xác minh những vấn đề không rõ trong quá trình kiểm tra h sơ; (i) Nếu vay bằng tiền mặt: Kiểm tra sổ quỹ của các đơn vị để xác định số tiền vay bằng tiền mặt có đƣợc nhập vào sổ quỹ hay không? Nếu không nhập quỹ phải làm rõ số tiền đó đã đƣợc sử dụng nhƣ thế nào?
(ii) Nếu vay bằng chuyển khoản phải xem xét quá trình luân chuyển của dòng tiền;
+ Tìm hiểu khoản vay của khách hàng tại đơn vị khác; + Kiểm tra thực tế tài sản thế chấp;
+ Kiểm tra việc sử dụng vốn;
+ Kiểm tra những nội dung khác nếu thấy cần thiết.
* Lập báo cáo kết quả thanh tra
- Báo cáo kết quả thanh tra phải đảm bảo đầy đủ nội dung nêu trên và đạt các yêu cầu tối thiểu sau:
của TCTD so với quy định của Ngân hàng Nhà nƣớc, Pháp luật;
+ Tính hệ thống và hiệu quả của công tác kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ trong hoạt động cấp tín dụng;
+ Xác định chính xác số liệu đối với từng khách hàng đƣợc kiểm tra, so sánh với số liều báo cáo của ngân hàng; xác định chính xác nhóm nợ của từng khách hàng đƣợc kiểm tra;