Theo báo cáo của COSO 1992, hệ thống KSNB bao gồm 05 yếu tố cơ
bản có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Theo mô hình này, kết quả kiểm soát nội bộ tốt hay xấu phụ thuộc năm yếu tố sau: môi trường kiểm soát, cách thức
đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin và truyền thông, và vấn đề giám sát.
a. Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát là nền tảng ý thức, là văn hoá của tổ chức tác
động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong Ngân hàng. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn thành phần còn lại của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp. Nó được thể hiện thông qua: tính trung thực và các giá trịđạo đức; cam kết về
năng lực; triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý về rủi ro tín dụng;, cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm; chính sách nhân sự; và sự
quan tâm chỉ đạo của Hội đồng quản trị.
Như vậy, môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của Ngân hàng, đến các mục tiêu tín dụng được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB hoạt động tín dụng. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát rất quan trọng, nhưng mức độ quan trọng của mỗi nhân tố tuỳ thuộc
vào từng Ngân hàng. Cụ thể như sau:
- Tính trung trực và giá trị đạo đức: các nhà quản lý cao cấp phải xây dựng những chuẩn mực vềđạo đức, phản ánh sự trung thực của người quản lý và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản không cho các thành viên trong Ngân hàng có các hành vi thiếu đạo đức hoặc phạm pháp.
- Cam kết về năng lực: đảm bảo cho nhân viên có được những kỹ năng và hiểu biết cần thiết để thực hiện được nhiệm vụ của mình, Nhà quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định ví dụ như công tác tín dụng trong ngân hàng đòi hỏi kỹ năng và năng lực gì, nếu không chắc chắn họ sẽ thực hiện nhiệm vụđược giao không hữu hiệu và hiệu quả.
- Hội đồng Quản trị và Ủy ban Kiểm toán: các nhân tốđược xem xét để đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng Quản trị hoặc Ủy ban Kiểm toán gồm mức
độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của các thành viên, mức độ tham gia, mức
độ giám sát và các hành động của HĐQT đối với Ngân hàng. Một Ngân hàng có HĐQT tận tâm, năng động, giám sát việc thực hiện của người quản lý là nhân tố thiết yếu để kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý: Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của Ngân hàng ví dụ như mức độ rủi ro kinh doanh được chấp nhận.
- Cơ cấu tổ chức: đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu của Ngân hàng đề ra.
- Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm: là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị.
trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá trị đạo
đức… Chính sách này biểu hiện trong thực tế thông qua việc tuyển dụng, hướng nghiệp, đào tạo, động viên, khen thưởng và kỷ luật.
b. Đánh giá rủi ro
Đối với mọi hoạt động của Ngân hàng đều có thể phát sinh những rủi ro và khó có thể kiểm soát tất cả, đặc biệt là hoạt động tín dụng. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu của đơn vị có thể không đạt được và phải cố gắng kiểm soát để tối thiểu hóa những tổn thất do các rủi ro này gây nên.
Theo COSO đánh giá rủi ro được hiểu là: là việc nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro có thể đe doạ đối với việc hoàn thành các mục tiêu của Ngân hàng như mục tiêu tăng trưởng hay kiềm chế tín dụng, ưu tiên cấp tín dụng cho những lĩnh vực nào, nhóm khách hàng nào, lợi nhuận từ hoạt động tín dụng đạt được…sao cho Ngân hàng đạt được mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động.
Các nội dung của đánh giá rủi ro gồm:
- Xác định mục tiêu của đơn vị: Một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Việc xác định mục tiêu bao gồm việc đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những chỉ tiêu phải
đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn. Đối với hoạt động tín dụng chính là các chính sách, kế hoạch trong ngắn hạn hay dài hạn, ở Hội sở chính hay ở
các đơn vị trực thuộc mà Ngân hàng đề ra.
- Nhận dạng rủi ro: Rủi ro có thể tác động đến tổ chức ở mức độ toàn
đơn vị hay chỉ ảnh hưởng đến từng hoạt động cụ thể. Để nhận dạng rủi ro, người quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, từ việc sử dụng
các phương tiện dự báo, phân tích các dữ liệu quá khứ, cho đến việc rà soát thường xuyên các hoạt động.
- Phân tích và đánh giá rủi ro: Rủi ro rất khó định lượng, nên đây là công việc phức tạp và có nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình phân tích và đánh giá rủi ro thường bao gồm những bước sau đây: Ước lược tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể có của nó đến mục tiêu của đơn vị, xem xét khả năng xảy ra rủi ro và những biện pháp có thể sử dụng để đối phó với rủi ro.
c. Hoạt động kiểm soát
Là tập hợp những chính sách và thủ tục kiểm soát đảm bảo cho các chỉ
thị của nhà quản lý được thực hiện, là các hành động cần thiết thực hiện để đối phó với rủi ro đe doạ nhằm đạt được các mục tiêu. Đối với ngân hàng, hoạt động kiểm soát tín dụng diễn ra toàn bộ ở mọi cấp độ và mọi bộ phận. Hoạt động kiểm soát bao gồm chính sách kiểm soát và thủ tục kiểm soát. Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở cho việc thực hiện các thủ tục kiểm soát. Còn thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để
thực thi chính sách kiểm soát.
Xét về mục đích người ta có thể chia hoạt động kiểm soát thành 03 loại, đó là: kiếm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp. Kiểm soát phòng ngừa là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót và gian lận, ảnh hưởng dến việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Trong khi đó kiểm soát phát hiện là hoạt động kiểm soát nhằm phát hiện kịp thời ra hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện. Thông thường, người ta có thể kết hợp giữa kiểm soát phòng ngừa và kiểm soát phát hiện nhằm nâng cao tính hiệu quả của kiểm soát. Cuối cùng, sau khi phát hiện sai sót, gian lận, doanh ngiệp phải thay thế những hoạt động kiểm soát đã bị qua mặt bằng những hoạt động kiểm soát khác
hữu hiệu hơn hay phải tăng cường thêm các hoạt động kiểm soát. Việc tăng cường thêm thủ tục kiểm soát nhằm bổ sung cho một thủ tục kiểm soát khác chính là kiểm soát bù đắp.
Trong ngân hàng, hoạt động kiểm soát tín dụng bao gồm quá trình cơ
bản như sau:
c1. Kiểm soát quy trình xét duyệt cho vay:
Việc kiểm soát hồ sơ vay vốn của khách hàng phải căn cứ vào những quy định hiện hành của pháp luật, của các bộ, các ngành, NHNN về công tác tín dụng trong từng thời kỳ. Cụ thể như sau:
- Kiểm tra, kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ vay vốn
Bộ hồ sơ vay vốn của khách hàng phải được lập đúng và đủ theo mẫu quy định của ngân hàng. Việc ghi chép các yếu tố trên hồ sơ, đặc biệt là hồ sơ
cho vay, hồ sơ bảo đảm tiền vay phải chặt chẽ, rõ ràng, bảo đảm được quyền lợi hợp pháp của ngân hàng cho vay.
- Kiểm soát thực hiện tiêu chuẩn cho vay nhằm đảm bảo rằng việc đề xuất cho vay tuân theo đúng tiêu chuẩn và các điều kiện cấp tín dụng.
- Kiểm soát thực hiện phân tích thông tin tín dụng nhằm đảm bảo thông tín tín dụng được trình bày trung thực, chính xác, khách quan để làm cơ sở xét duyệt quyết định cho vay. Đánh giá hồ sơ pháp lý của khách hàng vay có đủ
năng lực hành vi và năng lực pháp lý để ký kết hợp đồng tín dụng không; tình hình hoạt động kinh doanh của khách hàng, lịch sử trả nợ của khách hàng trước đây nếu có; phân tích báo cáo tài chính để đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp và khả năng trả nợ vay của khách hàng.
- Kiểm soát tài sản đảm bảo: kiểm tra xem xét tính hợp lệ, hợp pháp của hồ sơđảm bảo, kiểm soát kết quả định giá tài sản đảm bảo nhằm đảm bảo rằng việc định giá đã được tiến hành trên cơ sở các căn cứ định giá do Ngân hàng
- Kiểm soát thẩm quyền phán quyết tín dụng nhằm đảm bảo việc xét cấp tín dụng là đúng thẩm quyền và nằm trong hạn mức xét duyệt đã được phê chuẩn bởi cấp điều hành cao nhất của ngân hàng.
- Kiểm soát thực hiện các thủ tục pháp lý đối với tài sản đảm bảo và hợp đồng tín dụng nhằm đảm bảo rằng các thủ tục pháp lý đã được tiến hành
đầy đủ và không có sự sơ hở nào về mặt pháp lý có thể ảnh hưởng đến rủi ro tín dụng cho ngân hàng.
- Kiểm tra, kiểm soát hợp đồng tín dụng: Kiểm tra tính khớp đúng của từng hợp đồng tín dụng so với sổ sách kế toán về ngày tháng nhận tiền vay, thời hạn trả nợ, số tiền vay, dư nợ còn lại, số lãi đọng, tình hình xử lý các khoản nợ…
c2. Kiểm soát quy trình giải ngân
Nguyên tắc là chỉ thực hiện phát tiền vay khi khách hàng đáp ứng đầy
đủ các điều kiện quy định tại hợp đồng tín dụng. Thực hiện phát tiền vay theo tiến độ sử dụng tiền vay của khách hàng, có căn cứ chứng minh việc sử dụng vốn vay phù hợp với các thoả thuận ghi tại hợp đồng tín dụng.
- Kiểm tra các chứng từ chứng minh mục đích sử dụng vốn vay cả về
số lượng và nội dung, tính hợp pháp hợp lệ của chứng từ. Kiểm tra sự phù hợp tính hợp lệ giữa yêu cầu rút vốn và các chứng từ kèm theo.
- Kiểm soát việc nhập liệu trên sổ sách khớp đúng với hồ sơ vay: KSNB khâu này cần lưu ý nguyên tắc bất kiêm nhiệm giũa người phê duyệt khế ước với bộ phận theo dõi hợp đồng tín dụng trên sổ sách và người chuyển tiền cho khách hàng để đảm bảo các hợp đồng tín dụng đã phát sinh được tính toán, ghi chép đầy đủ và đúng đắn.
- Kiểm tra, kiểm soát việc lưu trữ hồ sơ, chứng từ theo đúng quy định
c3. Kiểm soát quá trình giám sát vốn sau khi giải ngân
phải được kiểm tra để xem thực tế khách hàng đã sử dụng tiền vay để làm gì, có đúng mục đích không và có bằng chứng chứng minh cho mục đích này.
- Đánh giá sơ bộ hiệu quả vay vốn và khả năng sinh lời của dự án.
- Kiểm tra thực trạng TSĐB nợ vay, đánh giá độ an toàn của tài sản
đảm bảo nhằm bảo đảm mức cho vay hiện hành trên tài sản đảm bảo luôn hợp lý và an toàn.
- Kiểm soát quá trình thẩm tra, cập nhật thường xuyên tình hình tài chính, kinh doanh của người vay vốn và việc ghi nhận kết quả thẩm tra trong các biên bản kiểm tra nhằm đảm bảo rằng thủ tục kiểm tra, giám sát sau cho vay đã được thực hiện đầy đủ và nghiêm túc.
- Kiểm soát quá trình giám sát việc tuân thủ cam kết trả vốn lãi vay nhằm đảm bảo rằng việc theo dõi tình hình trả nợ của khách hàng vay vốn diễn ra thường xuyên và đầy đủ.
c4. Kiểm soát thu hồi nợ vay
- Kiểm soát chặt chẽ mọi nguồn thu của khách hàng, tích cực xử lý sớm mọi khoản vay có dấu hiệu trả nợ không đúng hạn.
- Kiểm soát việc thu hồi nợ đến hạn như đôn đốc khách hàng trả nợ
gốc, lãi đúng hạn, lập các công văn giấy tờ nhắc nợ, thông báo nợ...chủ động
đề xuất các biện pháp thu hồi nợ. Thực hiện giám sát thường xuyên ngay cả
đối với những khoản vay trả nợđúng hạn.
- Kiểm tra các thủ tục liên quan đến khoản nợ: các yêu cầu điều chỉnh kỳ hạn nợ, gia hạn nợ, miễn giảm lãi vay do khách hàng gửi đến. Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ việc chuyển nợ quá hạn, trích lập dự phòng, xử lý tài sản
đảm bảo theo các quy định hiện hành.
- Kiểm soát việc tập hợp báo cáo về vốn và lãi vay quá hạn nhằm đảm bảo rằng các báo cáo về vốn và lãi vay quá hạn, trễ kỳđược cung cấp đầy đủ, kịp thời cho các cấp có thẩm quyền và nhà quản trị cao cấp nhất để có những
biện pháp ứng phó thích hợp. Đây là yếu tố thuộc về thông tin truyền thông trong hệ thống KSNB. Để đạt được điều này, ngân hàng phải có hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, kịp thời và hệ thống kiểm soát trong môi trường xử lý thông tin máy tính hữu hiệu.
- Kiểm soát và quản lý rủi ro tín dụng trong ngân hàng được áp dụng như thế nào?
d. Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là hệ thống hỗ trợ việc xác định, nắm bắt và trao đổi các thông tin theo một hình thức và khuôn khổ thời gian tạo điều kiện cho các thành viên thực hiện các nhiệm vụ của mình. Hệ thống thông tin và báo cáo, bao gồm cả hệ thống công nghệ thông tin, các cơ chế giao tiếp và các kênh thông tin giữa các cấp và các bộ phận trong ngân hàng. Hệ thống này có sự phân cấp và bao hàm cả hệ thống cảnh báo rủi ro, hệ thống bảo mật và chống xâm phạm trái phép. Sự tương tác giữa các yếu tố cấu thành hệ thống này sẽ quyết định tính hữu hiệu, tính đầy đủ và hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ.
e. Cơ chế giám sát hoạt động kiểm soát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Quá trình giám sát giúp phát hiện ra những khiếm khuyết của hệ
thống kiểm soát nội bộ, phát hiện những yếu kém để có biện pháp khắc phục sớm, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động kiểm soát nội bộ. Có hai dạng giám sát:
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường.
Giám sát định kỳ do Bộ phận kiểm toán nội bộ của Ngân hàng