Hoạt động kiểm soát là hoạt động quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ tín dụng của Ngân hàng. Hoạt động này diễn ra mọi bộ phân, mọi cấp
độ trong Ngân hàng. Nó hoạt động xuyên suốt và gắn liền tác nghiệp hàng ngày của đơn vị. Đây không phải là nhiệm vụ của riêng bộ phận nào mà lồng ghép vào các chốt của từng quy trình nghiệp vụ. Mỗi nghiệp vụ tín dụng phát sinh tại SCB ít nhất đều được một kiểm soát viên (tổ trưởng, phó, trưởng phòng, phó giám đốc, giám đốc đơn vị…) kiểm tra, phê duyệt lại trước khi thực hiện và ghi sổ. Và như đã trình bày ở trên, hệ thống KSNB của SCB được bố trí ở 03 vòng bảo vệ. Đối với hoạt động tín dụng cũng tương tự như vậy.
a. Kiểm soát ở vòng bảo vệ thứ nhất
Đây là các chỉ tiêu và thủ tục kiểm soát tương ứng với quy trình cấp tín dụng do SCB ban hành được thực hiện ở các CN trực thuộc và phòng ban có kinh doanh. SCB đã ban hành Quyết định số 02/2014/QĐ-SCB-TGĐ
ngày 27/01/2014 vv ban hành Quy trình cho vay và QĐ số 15/2014/QĐ- SCB-TGĐ ngày 12/06/2014 vv ban hành Quy trình cấp tín dụng nhằm mục
đích thay thế QĐ trên và tất cả các khâu kiểm soát được thể hiện rõ trong quy trình này.
Bảng 2.8: Lưu đồ quy trình cấp tín dụng tại SCB Bước Trách nhiệm Hoạt động 1 2 3 4 5 6 7 8 NVKD, TPKD NVHTKD, TPHTKD, BPTTĐKV, GĐKV, Phòng/ban Hội sở Lãnh đạo CN, GĐKV, TGĐ, HĐQT NVHTKD, TPHTKD, Lãnh đạo CN NVHTKD, TPHTKD, GĐKV, Phòng/ban HO,TGĐ, HĐQT, Nquỹ NVHTKD, TPHTKD, Lãnh đạo CN NVHTKD, TPHTKD, GĐKV, Phòng/ban HO,TGĐ, HĐQT NVHTKD, TPHTKD, Lãnh đạo CN Tiếp nhận, hướng dẫn khách hàng về hồ sơ cấp tín dụng, kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ Thẩm định các điều kiện cấp tín dụng và đề xuất cấp tín dụng Xét duyệt cấp tín dụng Ký kết hợp đồng cấp tín dụng, hợp đồng bảo đảm tín dụng với KH Giải ngân Giám sát, quản lý các khoản cấp tín dụng sau giải ngân
Xử lý phát sinh trong quá trình cấp tín dụng
Kết thúc hợp đồng tín dụng
Từ
a1. Kiểm soát trước khi cấp tín dụng:
- Kiểm sóat hồ sơ vay:
+ Nhân viên kinh doanh tại SGD/CN/PGD làm đầu mối tiếp xúc với khách hàng để giới thiệu, tư vấn những sản phẩm tín dụng và những dịch vụ
khác của SCB phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của khách hàng. Tiếp nhận và kiểm tra tính đầy đủ, hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ cấp tín dụng do khách hàng cung cấp gồm: hồ sơ pháp lý, hồ sơ tài chính, hồ sơ khoản cấp tín dụng và hồ sơ về tài sản đảm bảo.
+ Đảm bảo tất cả hồ sơ vay vốn của khách hàng đều đã được kiểm tra, đối chiếu đã thu thập đủ hồ sơ trên “Bảng danh mục hồ sơ”. Quá trình xoát xét hồ sơ phải được thực hiện đồng thời liên tục trong suốt giai đoạn từ
khi tiếp cận KH cho đến khi khoản vay được phê duyệt nhằm đảm bảo rằng nhu cầu của khách hàng được xử lý kịp thời, không bị chậm trễ vì bất cứ
nguyên nhân chủ quan nào của các cán bộ có liên quan. NVKD kịp thời ghi vào “ Sổ theo dõi tiếp nhận hồ sơ khách hàng” và chuyển hồ sơ cho Phòng Hỗ
trợ kinh doanh.
- Thẩm định hồ sơ và đề xuất cấp tín dụng:
+ Nhân viên HTKD tiến hành thẩm định các điều kiện cấp tín dụng, nghiên cứu và tiến hành thẩm định, đánh giá hiệu quả của dự án/phương án, khả năng thực hiện nghĩa vụ. Việc thực hiện thẩm định, đánh giá được SCB ban hành hướng dẫn riêng theo từng phương thức cho vay.
Các bước kiểm tra, kiểm soát trong thủ tục thẩm định, đánh giá khách hàng cho vay:
Bước 1.Thẩm định về năng lực pháp lý của khách hàng Bước 2.Thẩm định về năng lực và uy tín của khách hàng
Bước 3.Phân tích và đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh và tình hình tài chính của khách hàng
Bước 4.Thẩm định về hiệu quả và khả năng trả nợ của khách hàng Bước 5.Xác định nguồn vốn, thời hạn và lãi suất cho vay
Bước 6.Thẩm định các biện pháp bảo đảm.
+ Xem xét khả năng nguồn vốn để cấp tín dụng, xem xét các điều kiện thanh toán và các điều kiện khác theo quy định của SCB.
+ Chấm điểm & xếp hạng tín dụng khách hàng theo quy định chấm
điểm xếp hạng tín dụng nội bộ của SCB.
+ Sau khi nghiên cứu hồ sơ, thẩm định các điều kiện cấp tín dụng của khách hàng, tiến hành lập tờ trình thẩm định tín dụng nêu rõ ý kiến đồng ý hay không đồng ý, lý do; tập hợp hồ sơ và Tờ trình thẩm định gửi lãnh đạo phòng HTKD xem xét.
+ Lãnh đạo phòng HTKD kiểm tra, kiểm soát hồ sơ cấp tín dụng những nội dung đã nêu trong Tờ trình thẩm định (tính đầy đủ, tính pháp lý, hợp lệ...) và bổ sung thêm những thông tin về khách hàng và dự án (nếu có), có ý kiến
độc lập về việc đề xuất cho vay hoặc không cho vay. - Kiểm soát việc xét duyệt cấp tín dụng
Căn cứ quy định về phân cấp và uỷ quyền phán quyết kinh doanh của SCB trong từng thời kỳ:
+ Nằm trong quyền phán quyết của CN, chấp thuận cấp tín dụng và các
điều kiện đề nghị khách hàng thực hiện trước khi ký kết hợp đông tín dụng, trước khi giải ngân cho khách hàng.
+ Trường hợp vượt quyền phát quyết của CN, việc thẩm định và xét duyệt tương tự như CN nhưng gửi về VPKV, vượt tiếp gửi về Hội sở.
- Sau khi có kết quả về việc cấp tín dụng, PHTKD soạn thảo thông báo trình lãnh đạo ký duyệt để kịp thời gửi đến khách hàng.: kiểm sóat trong khâu này đòi hỏi phải kịp thời và thể hiện rõ được lý do đồng ý hoặc không đồng ý cấp tín dụng.
- Kiểm sóat việc ký kết hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm cấp tín dụng với khách hàng
NVHTKD soạn thảo (có ký nháy trên từng trang) => TP HTKD kiểm tra giữa giấy đề nghị vay vốn, giấy tờ của khách hàng, số tiền, thời hạn vay... (ký nháy trên từng trang)=> lãnh đạo CN kiểm tra và ký duyệt
- Phòng HTKD hoàn tất thủ tục công chứng, đăng ký giao dịch bảo
đảm, nhận giấy tờ và lưu trữ theo đúng quy định SCB ban hành.
a2. Kiểm soát trong quy trình giải ngân
- Hoàn thiện các điều kiện trước khi giải ngân: Rà soát lại các điều kiện cấp tín dụng, nếu chưa hoàn thiện NVHTKD soạn thảo thông báo yêu cầu KH hoàn thiện hồ sơ trước khi giải ngân.
- Tiếp nhận và thẩm định yêu cầu giải ngân
+ Kiểm tra tính đầy đủ về tính chất , nội dung của hồ sơ giải ngân (tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ giải ngân, hoá đơn, hợp đồng kinh tế, số tiền
đề nghị...).
+ NVHTKD tập hợp và gửi cho bộ phận Ngân quỹ đầy đủ các hồ sơ
(hợp đồng tín dụng, hợp đồng bảo đảm, bản chính và hồ sơ TSBĐ, các văn bản cam kết của khách hàng...) theo Phiếu giao nhận hồ sơ TSBĐ và có ký xác nhận đầy đủ của các bộ phận có liên quan (người giao, người nhận, kiểm sóat viên, trưởng đơn vị). Biên bản này là một trong những chứng từ làm cơ
sở giải ngân cho khách hàng.
+ NVHTKD tạoTK vay và hạch toán trên chương trình, TPHTKD, lãnh
đạo SGD/CN căn cứ vào chứng từ trên kiểm tra lại chứng từ giải ngân và duyệt bút toán giải ngân trên hệ thống dữ liệu.
a3. Kiểm tra, giám sát, quản lý sau giải ngân
- Mục đích của kiểm tra, giám sát sau giải ngân:
với thoả thuận trong hợp đồng cấp tín dụng và hợp đồng bảo đảm cấp tín dụng nhằm hạn chế và kiểm soát được rủi ro trong quá trình cấp tín dụng.
+ Nhằm dự báo các rủi ro có thể phát sinh và phát hiện sớm những khoản tín dụng có vấn đề có thể có giải pháp xử lý kịp thời.
+ Giúp CN nắm bắt và đánh giá đúng thực trạng tình hình SXKD, việc sử dụng vốn vay của khách hàng, những vướng mắc khó khăn trong quá trính cấp tín dụng để rút kinh nghiệm và có sự điều chỉnh phù hợp.
+ Giúp CN có quyết định đúng đắn trong định hướng quan hệ tín dụng với khách hàng cũng như có biện pháp phù hợp, kịp thời để thu hồi nợ sau khi kiểm tra.
- Nội dung kiểm tra:
+ Kiểm tra tính đầy đủ, cơ sở pháp lý của hồ sơ trong quá trình quản lý khoản cấp tín dụng
+ Kiểm tra việc sử dụng vốn và luân chuyển vốn của khách hàng từ khi nhận tiền vay
+ Kiểm tra tình hình sản xuất kinh doanh thực tế của khách hàng và việc thực hiện các cam kết đã thực hiện.
+ Kiểm tra, đánh giá lại TSĐB định kỳ theo quy định của SCB. + Kiểm tra, theo dõi hiệu lực của Hợp đồng bảo hiểm
+ Kiểm tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng tín dụng của khách hàng (việc trả nợ gốc, lãi, phí nếu có): NVHTKD thực hiện thu nợ, gốc, phí=> lãnh
đạo kiểm tra và duyệt trên chương trình dữ liệu
+ Kiểm soát các báo cáo hàng ngày, tuần, tháng, quý… - Trình tự:
+ Kiểm tra sử dụng vốn vay: NVHTKD kiểm tra, lập Biên bản kiểm tra sử dụng vốn (có chữ ký xác nhận của khách hàng) => Lãnh đạo P.HTKD kiểm tra lại => Báo cáo, đề xuất cho lãnh đạo CN nếu thấy có vấn đề.
+ Kiểm tra định kỳ: Kiểm tra thông qua các báo cáo nhập liệu trên chương trình máy tính với hồ sơ lưu trữ để kịp thời phát hiện ra sai sót, kiểm tra tại đơn vị vay ít nhất 1 tháng sau khi giải ngân.
+ Kiểm tra đột xuất: theo yêu cầu của TGĐ hoặc người được TGĐ
phân công/uỷ quyền
* Nhận xét:
P Ưu điểm
- Quy trình tín dụng tại SCB đã được xây dựng khá đầy đủ và kỹ càng
đảm bảo tính độc lập các công đoạn trong quá trình xét duyệt tín dụng, tách bạch được các chức năng cụ thể:
+ Mỗi khâu trong hoạt động tín dụng đều được xét duyệt trước khi cho vay. Người xét duyệt nghiệp vụ và người thực hiện nghiệp vụ được phân công, phân nhiệm rõ ràng.
+ Hoạt động tín dụng đã tách bạch được 3 chức năng trong quy trình đó là chức năng tiếp nhận, đề xuất giải ngân và lưu trữ hồ sơ tín dụng. Đảm bảo tính độc lập giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ tín dụng và chức năng kế toán, giữa chức năng thực hiện nghiệp vụ tín dụng và chức năng bảo vệ tài sản, thu chi tiền. Việc tách bạch các chức năng này góp phần giảm thiểu đối
đa rủi ro tín dụng tại chi nhánh.
+ Việc xét duyệt và phê chuẩn tín dụng cũng được quy định khá chặt chẽ tại SCB.
+ Quá trình xử lý thông tin về các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động tín dụng của SCB như kiểm soát chứng từ giải ngân, kiểm soát cập nhật vào hệ thống xử lý…đều được xét duyệt, kiểm soát trước khi thực hiện.
+ Trong quy trình tín dụng tại SCB, cán bộ KD là người đề xuất cho vay nhưng không phải là người thẩm định khách hàng, thẩm định tài sản đảm bảo nên tránh tình trạng định giá tài sản đảm bảo cao lên để khách hàng được
duyệt hạn mức tín dụng cao hơn. Phòng HTKD tại chi nhánh không làm việc trực tiếp với khách hàng, tách bạch giữa bộ phận tiếp nhận hồ sơ và thẩm đinh cho vay nên hạn chế được những tiêu cực có thể nảy sinh trong quá trình cho vay, góp phần giảm thiểu các rủi ro tín dụng xảy ra trước khi cho vay.
- SCB ban hành cụ thể quy định về bảo quản, lưu trữ hồ sơ tín dụng và hồ sơ tài sản đảm bảo.
P Nhược điểm:
- Các quy định nội bộ của SCB về hoạt động tín dụng chưa cụ thể hóa trách nhiệm của cá nhân đối với việc thẩm định, kiểm tra, giám sát khoản vay quản lý tài sản đảm bảo ví dụ trách nhiệm về sự xác thực của các thông tin nêu trong báo cáo thẩm định, trách nhiệm kiểm tra mục đích vốn vay và kiểm tra khách hàng, nội dung kiểm tra, định kỳ kiểm tra đối với từng khoản vay và tài sản đảm bảo…
- SCB chỉ mới chú trọng kiểm soát, thẩm định khách hàng trước khi cho vay mà chưa chú trọng đến công tác phân tích và đánh giá rủi ro. Hầu hết chỉ phát hiện ra rủi ro khi khoản nợ có vấn đề, dẫn đến việc khắc phục hậu quả khó khăn hơn.
- Việc phân bổ hạn mức phán quyết tín dụng cho các chi nhánh còn thiếu hợp lý và phân quyền xét duyệt tín dụng của các cá nhân thiếu sự độc lập trong khi hệ thống giám sát từ xa của các phòng ban Hội sở, Ban điều hành ngân hàng còn yếu kém dẫn đến các quyết định cho vay sai và che giấu tình trạng nợ xấu tại các chi nhánh mà không bị phát hiện trong một thời gian dài.
- Hệ thống KSNB không hiệu quả trong việc phát hiện kịp thời các sai phạm về đạo đức nghề nghiệp và về nghiệp vụ của các cán bộ tín dụng. Chỉđến khi phát sinh nợ xấu, nợ khó đòi mới bắt đầu truy tìm nguyên nhân và tìm cách khắc phục.
- Bộ phận Kinh doanh, HTKD thường phải chịu áp lực về phát triển, mở rộng khách hàng, doanh số cũng như các chỉ tiêu của đơn vị nên đôi khi có thể nảy sinh sự thông đồng giữa cán bộ kinh doanh và khách hàng, giữa cán bộ kinh doanh và Hỗ trợ kinh doanh dẫn đến khai tăng nhu cầu vốn để vay hộ, hoặc khách hàng mua chuộc cán bộ tín dụng để vay được tiền ngân hàng.
- Do hạn chế về tính minh bạch của thông tin khách hàng và năng lực thẩm định yếu của cán bộ HTKD nên để bảo đảm an toàn cho Ngân hàng, quy trình cấp tín dụng nhìn chung còn cồng kềnh, phức tạp, quy trình cho vay doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng như cá nhân hầu như vẫn giống hệt quy trình cho vay khách hàng doanh nghiệp lớn. Hạn chế nói trên gây lãng phí về nhân lực, tài lực của Ngân hàng khi xử lý các khoản tín dụng.
- Quyết định cấp tín dụng cho một khoản vay khách hàng chủ yếu dựa trên các đặc điểm của riêng khoản vay khách hàng đó mà chưa xem xét, đánh giá tác động của khoản vay khách hàng đó tới tổng thể rủi ro của danh mục
đầu tư theo ngành, lĩnh vực kinh tế, khu vực địa lý và các sản phẩm cụ thể. - Chất lượng tín dụng có lúc, có nơi chưa được coi trọng đúng mức, việc tuân thủ quy trình tín dụng chưa nghiêm (thẩm định sơ sài, hồ sơ tài sản thế chấp chưa đầy đủ yếu tố pháp lý), một số CBTD khi quyết định cho vay còn dựa trên yếu tố chủ quan và tài sản bảo đảm tiền vay, coi trọng yếu tố này mà chưa coi trọng đến hiệu quả của phương án, dự án vay vốn. Một bộ phận CBTD yếu về chuyên môn nghiệp vụ, hiểu biết về pháp luật còn hạn chế, chưa theo kịp với yêu cầu nhiệm vụ trong thời kỳ mới, trong thẩm định và quyết định cho vay vẫn để xảy ra tình trạng cho vay vượt khả năng thanh toán của khách hàng vay vốn, hoặc quyết định cho vay thấp hơn nhu cầu của khách hàng.
chưa thường xuyên, việc kiểm tra sau khi cho vay chưa được coi trọng như là một tất yếu của quy trình cho vay, từ đó dẫn đến một số khách hàng còn sử dụng sai mục đích dẫn đến khó khăn trong việc trả nợ Ngân hàng. Thêm vào
đó thái độ làm việc chủ quan, thiếu tính thận trọng thích đáng của cán bộ tín dụng đã làm gia tăng RRTD với các khoản cho vay. Cán bộ tín dụng tại các chi nhánh thường có xu hướng chủ đạo là làm việc dựa trên thông lệ, quá tin