Giám sát quản lý rủi ro là một phần không thể thiếu trong việc đảm bảo chất lượng quản lý rủi ro tín dụng và tăng cường hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng. Nợ xấu của SCB đã tăng cao trong những năm trước hợp nhất, tình hình thu hồi nợ vay rất khó khăn đã dẫn đến
việc SCB mất thanh khoản. Đây là một trong những lý do SCB đã tiến hành hợp nhất 03 ngân hàng lại với nhau. Như đã giới thiệu ở chương 2 về thực trạng và tình hình hoạt động của bộ phận này, nhận thấy ngoài tính răn đe và những sai sót được phát hiện thường xuyên, lặp lại thì công việc ở vòng kiểm soát thứ hai tại ngân hàng SCB thực sự không hiệu quả. Công tác kiểm tra của bộ phận KSNB chuyên trách chỉ được thực hiện định kỳ theo năm hoặc khi có trường hợp phát sinh nợ xấu bất thường. Bộ phận KSNB thuộc phòng QLRR Vận hành tại Hội sở chính và các bộ phận QLRR tại các khu vực chịu trách nhiệm chính về việc kiểm tra kiểm soát này. Tuy nhiên đội ngũ nhân sự
thuộc các bộ phân này chủ yếu là các cán bộ trẻ, thiếu kinh nghiệm thực tế, chuyên môn không thuộc lĩnh vực tín dụng ngân hàng nên hiệu quả kiểm tra không cao, chưa thể phát hiện những rủi ro tiềm ẩn trong từng hồ sơ. Riêng bộ phận kiểm toán nội bộ thì tiến hành những cuộc kiểm tra tương tự như
PQLRRVH, có khi một đơn vị lại được kiểm tra đến 02 lần trong một thời gian ngắn, có khi đơn vị lại không được kiểm tra trong một thời gian dài. Vì vậy nâng cao chất lượng của bộ phận KSNB chuyên trách là yêu cầu cấp thiết hiện nay tại SCB.
- Mục tiêu của chức năng kiểm tra, kiểm soát tín dụng cần đạt được là: + Thực hiện đánh giá tín dụng định kỳ, nhằm tạo điều kiện để có các biện pháp kịp thời khắc phục sự giảm sút chất lượng của khoản vay và giảm thiểu tổn thất tín dụng trong tương lai.
+ Kiểm tra tính chính xác của việc đánh giá/xếp hạng tín dụng và nếu cần, có thể đánh giá lại và đưa ra mức dự phòng bổ sung.
+ Kiểm tra tính tuân thủ của chi nhánh/phòng ban Hội sở đối với các quy trình quy định mà SCB đã ban hành.
+ Đề xuất những kiến nghị, biện pháp hợp lý với những sai sót mà chi nhánh/phòng ban mắc phải nhằm duy trì hoạt động tín dụng được an toàn, phù
hợp với thực tiễn nhưng chi phí thấp nhất.
+ Đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý rủi ro tín dụng có tuân thủ theo những hướng dẫn của Ngân hàng hay không?
- Hướng giải quyết:
+ Nâng cao trình độ, kỹ thuật kiểm tra, kiểm soát, đề cao việc phân tích rủi ro tín dụng trong mỗi đợt kiểm tra, kiểm soát.
Hiện nay các cuộc kiểm tra KSNB tại SCB chỉ mới chủ yếu hướng đến tính tuân thủ, sự đầy đủ của hồ sơ chứng từ mà chưa chú trọng vào việc đánh giá các rủi ro và sự phù hợp của các thủ tục kiểm soát của đơn vị. Phương pháp kiểm tra chủ yếu của PQLRRVH và các phòng ban khác là theo phương pháp truyền thống (mượn sổ sách chứng từ, chấm và đối chiếu số liệu giữa chi tiết với tổng hợp, giữa sổ sách với hồ sơ lưu trữ) giống như hậu kiểm chứng từ cho nên kết quả kiểm tra không được cao, tốn nhiều thời gian và chi phí. Do đó đòi hỏi phải nâng cao kỹ thuật kiểm tra, kiểm soát, vận dụng kết hợp các phương pháp kiểm tra đồng thời đề cao tính chuyên môn trong công việc,
đặc biệt chú trọng đến việc phân tích rủi ro tín dụng trong mỗi đợt kiểm tra. CBNV ở vòng kiểm soát thứ hai này nên kết hợp giữa phương pháp kiểm tra cơ bản và phương pháp kiểm tra hệ thống. Nghĩa là vừa thực hiện kiểm tra những chứng từ đã hạch toán kết hợp với phỏng vấn cán bộ có liên quan, quan sát quy trình kiểm soát cụ thể. Với cách này chi phí sẽ mất ít chi phí cho cuộc kiểm tra hơn, thời gian bỏ ra ít hơn mà hiệu quả cũng cao nhiều hơn so với kiểm tra truyền thống và cơ bản là cái nhìn tổng thể về hoạt động của chi nhánh. Từ đó có thể đưa ra được kết luận chính xác về những sai phạm trọng yếu và các kiến nghị cần thiết.
Bộ phận kiểm tra tín dụng sẽ phân tích một cách có hệ thống và độc lập về danh mục tín dụng, tính đầy đủ của các khoản dự phòng và tính chính xác của việc cho điểm tín dụng. Ngoài ra, bộ phận này cũng được yêu cầu đánh
giá các chính sách, quy trình quản lý tín dụng. Việc kiểm tra tín dụng cần đảm bảo rằng các cán bộ tín dụng quản lý được chất lượng tín dụng và các tài sản bảo đảm một cách thường xuyên và liên tục.
Đánh giá độ tuân thủ các quy định, quy trình tín dụng trên quy mô toàn ngân hàng. Trên cơ sở đó, các báo cáo cảnh bảo, những khuyến nghị nhằm nâng cao chất lượng quản lý rủi ro tín dụng được xây dựng và thảo luận với Giám đốc Khối QLRR và được đệ trình lên Hội đồng quản trị, Ban Điều hành của ngân hàng để có những quyết sách đúng đắn.
+ Tăng cường công tác giám sát từ xa thông qua các báo cáo và hệ
thống Core Banking.
Hiện nay chưa có công cụ phần mềm tin học hỗ trợ trong công tác kiểm tra tín dụng nhưng các cán bộ kiểm tra, kiểm soát đều được phân cấp user và quyền truy cập vào các trang quản lý văn bản, core banking, nói chung các chương trình giao dịch nội bộ nên thông qua phần mềm này có thể truy vấn thông tin, chiết xuất dữ liệu để phục vụ cho việc theo dõi, giám sát hoạt động tín dụng từ xa trong toàn hàng. Việc này vừa phát hiện được những sai sót kịp thời, vừa ít tốn chi phí nhất do không phải tổ chức thành đoàn kiểm tra, hạn chế chi phí đi lại, chi phí công tác…từ đó đưa ra những cảnh báo sớm về các khoản vay có vấn đề và theo dõi luôn được một số chỉ tiêu cơ bản trong hoạt
động tín dụng của chi nhánh như dư nợ cho vay, dư nợ ngắn hạn, dài hạn, dư
nợ cho vay VND, ngoại tệ, tốc độ tăng trưởng kỳ này so với kỳ trước, dư nợ
phân nhóm 2,3,4,5 (nếu có). Các dữ liệu lấy được cần được theo dõi thành bảng và mang tính định kỳ (hàng tuần, hàng tháng). Khi có phát sinh, cán bộ
kiểm tra đối chiếu dư nợ trên sao kê tín dụng với số liệu dư nợ tín dụng trên cân đối tài khoản, đối chiếu lãi dự thu trên sao kê lãi dự thu với TK dự thu trên cân đối. Đồng thời thông qua sao kê tín dụng truy xuất được, cán bộ kiểm tra có thể kiểm tra được thông tin khách hàng, số tiền cho vay, lãi suất áp
dụng, hạch toán đúng tài khoản, đúng loại hình… hay chưa? Nếu có sai sót có thể lập thành văn bản, đính kèm số liệu truy xuất được gửi chi nhánh để đối chiếu, kiểm tra lại. Việc này vừa tiện, vừa đỡ tốn thời gian mà hiệu quả lại vô cùng. Tuy nhiên để làm được điều này đòi hỏi CBCNV của bộ phận KSNB chuyên trách và kiểm toán phải thành thạo và nắm bắt được tất cả các phần mềm, chương trình máy tính đang áp dụng online tại ngân hàng. Và đồng thời phải lập được bảng biểu cần theo dõi nội dung gì, cần lấy dữ liệu gì sau đó tập hợp lại thành báo cáo “ Bảng các sai sót phát hiện qua giám sát từ xa” . Có thể áp dụng mẫu như sau:
Bảng 3.2: Biểu mẫu sai sót qua giám sát từ xa
NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN Phòng/ban:
BẢNG CÁC SAI SÓT PHÁT HIỆN QUA GIÁM SÁT TỪ XA Tại: Chi nhánh/phòng… I/ Nội dung kiểm tra TT Nội dung các sai sót Số tiền Số bút toán/ngày PS Ghi chú II/ Kiến nghị/ đề xuất khác: ……… ………..
Căn cứ vào bảng này, yêu cầu các đơn vị kiểm tra lại, xác nhận nội dung sai sót và báo cáo kết quả khắc phục phòng ngừa lại cho đơn vị kiểm tra và phòng QLRRVH.
……., ngày…..tháng….năm……
Đơn vị kiểm tra gửi bảng này qua mail cho người phụ trách công tác tín dụng tại chi nhánh. Những sai sót nào có số liệu chứng minh kèm theo thì truy xuất bảng số liệu gửi cùng. Trong phân công công việc, trưởng đơn vị kiểm tra chia CBNV của mình theo dõi và quản lý theo từng CN trong địa bàn quản lý để tạo thuận lợi trong việc trao đổi thông tin giữa các cá nhân với nhau.
CN sau khi kiểm tra, xoát xét sẽ phản hồi lại cho đơn vị kiểm tra bằng một văn bản. Mẫu này có thể áp dụng như sau: Bảng 3.3: Báo cáo kết quả thực hiện hành động khắc phục NGÂN HÀNG TMCP SÀI GÒN ĐƠN VỊ: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC HIỆN HÀNH ĐỘNG KHẮC PHỤC, PHÒNG NGỪA Kính gửi: - Căn cứ quy định…
- Căn cứ bảng các sai sót phát hiện qua giám sát từ xa của…ngày……
I/ Nội dung khắc phục TT Các sai sót phát hiện Nguyên nhân phát sinh Phương án khắc phục, phòng ngừa Kết quả thực hiện Nội dung thực hiện Thời gian hoàn thành 1 II/ Kiến nghị/ đề xuất khác: ……… ……… ……….. ……., ngày…..tháng….năm……
+ Có sự kết hợp giữa các phòng/ban trong Hội sở khi tiến hành kiểm tra một chuyên đề tín dụng tại các đơn vị.
Trước khi tiến hành kiểm tra hoạt động tín dụng tại một chi nhánh nào
đó, Bộ phận KSNB chuyên trách (ở đây là Phòng QLRRVH và các bộ phận QLRR KV) sẽ lên kế hoạch kiểm tra, làm tờ trình gửi cho GĐ Khối QLRR phê duyệt. Tại đây Khối QLRR sẽ gửi TB này đến các phòng ban trong Hội sở để thông báo nội dung, thời gian kiểm tra. Các phòng ban có liên quan ở
vòng kiểm soát thứ hai như sơ đồ miêu tả trong chương 2 có kế hoạch sẽ sắp xếp đăng ký nhân sự kiểm tra cùng. Mỗi phòng ban tham gia sẽ cử nhân sự
của mình và lên kế hoạch nội dung sẽ kiểm tra. Điều này vừa tiết kiệm chi phí, vừa tạo sự hiệu quả do sự chuyên môn hóa trong nghiệp vụ. Số lần kiểm tra của các bộ phận Kiểm tra tín dụng tuỳ thuộc vào mức độ rủi ro. Thực tế
cho thấy, tốt nhất là tất cả các khoản cho vay cần được kiểm tra theo chu kỳ 6 tháng 1 lần, tập trung vào những khoản tín dụng quy mô lớn, rủi ro cao trong danh mục tín dụng, đồng thời chọn mẫu ngẫu nhiên một số khoản khác. Với những khoản cho vay có vấn đề đặc biệt hoặc trong những lĩnh vực có rủi ro cao, cần có sự kiểm tra thường xuyên hơn (có thể theo quý) hoặc khi cần có thể kiểm tra ngay sau khi giải ngân.