8. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.1.4. Cơ cấu tổ chức
a. Sơ đồ cơ cấu tổ chức
Với mô hình tập trung lữ hành đầy đủ các chức năng kinh doanh lữ hành, Công ty TNHH MTV Vitours đã sắp xếp lại mô hình tổ chức và phân chia thành các phòng ban, chi nhánh căn cứ vào tính chất công việc và thị trƣờng khách nhƣ sau:
Nguồn: Phòng Hành chính - Kế toán
Hình 2.1: Cơ cấu tổ chức củ công ty NHH M V l hành Vitours
b. Chức năng của các bộ phận
-Phòng vận chuyển: Quản lý đội ngũ với 10 đầu xe từ 4 - 45 chỗ ngồi đạt chuẩn du lịch và sẽ tiếp tục đầu tƣ thêm một số xe lớn. Mặc dù hiệu quả trực tiếp từ việc hoạt động các xe không lớn nhƣng có tác dụng hỗ trợ thiết thực cho mảng lữ hành phát triển. Hiện tại, nhu cầu xe của các phòng thị trƣờng của Công ty TNHH MTV Vitours rất lớn, trong khi số lƣợng xe sở
BAN GIÁM ĐỐC Khối hành chính – Tài chính Inbound Outbound Nội địa Chuyên đề và Liên kết IT- Hành chính Hội nghị Âu Mỹ Liên kết Chuyên đề Các chi nhánh Khối vận chuyển Á Úc Hồ Chí Minh Xe Đại lý vé máy bay Kế toán Hà Nội CARAVAN & Đƣờng bộ MICE Hành trình di sản Các phòng thị trƣờng Trực tuyến
hữu quá ít chỉ đáp ứng khoảng 5% nên công ty đã có kế hoạch thuê ngoài kết hợp sử dụng toàn bộ thời gian phƣơng tiện trên cơ sở lựa chọn những đối tác cung cấp xe chuẩn về chất lƣợng. Công ty đã có kế hoạch đầu tƣ thêm xe nhỏ và xe trung nhƣng nguồn vốn vẫn còn thiếu do Công ty m còn quá nhiều lĩnh vực cấp thiết cần ƣu tiên đầu tƣ nhƣ nâng cấp các khách sạn Bamboo Green Harbourside, Riveside, Thu Bồn, chỉnh trang văn phòng làm việc…
-Phòng vé máy bay: Đại lý cho các hãng hàng không từ Đà Nẵng đi trong nƣớc và các nơi trên thế giới. Phòng vé máy bay của Vitours luôn đứng đầu miền Trung bán cho khách đoàn vé các hãng Vietnam Airlines, Jetstar Pacific, Indochina Airlines,…và nằm trong TOP 3 về khai thác khác lẻ.
-Phòng kế toán: Thực hiện việc thanh toán; hƣớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra tất cả các báo cáo, kiểm toán toàn công ty, giám sát bằng công cụ kiểm toán tài sản, lập báo cáo tài chính cho công ty.
-Chi nhánh tại Hà Nội và Sài Gòn: Hoạch toán độc lập có báo cáo. Đồng thời thực hiện 3 nhiệm vụ: Quan hệ đối ngoại cho Công ty tại hai đầu đất nƣớc; tổ chức điều hành các đoàn khách của Công ty tại hai đầu Nam Bắc; Thực hiện việc khai thác khách tại chỗ đi trong nƣớc, nƣớc ngoài và khách quốc tế đến Việt Nam.
-Phòng IT – Hành chính: Bên cạnh nhiệm vụ về hành chính của Công ty, Phòng IT – Hành chính còn kiêm thêm nhiệm vụ trong phát triển, quản lý Website, Email và các công việc liên quan đến công nghệ thông tin.
-Phòng Inbound: Đem lại hiệu quả cao nhất cho công ty thông qua hoạt động tổ chức khai thác khách du lịch vào Việt Nam. Hiện nay mảng Inbound của công ty đƣợc chia thành hai mảng nhỏ là: Âu, Mỹ và Á Úc; có cả nguồn khách từ thị trƣờng xa nhƣ: Tây Âu, Bắc Mỹ, Đông Âu, …(chủ yếu từ mối quan hệ cũ của Du lịch Việt Nam để lại) và thị trƣờng gần nhƣ Đông Nam Á, Trung Quốc, …(phát triển mới) đặc biệt là nguồn khách đƣờng bộ Thái Lan. Inbound Vitour đang tìm hƣớng đi mới với nhiều sản phẩm đa dạng, chú trọng phát triển mảng du lịch tàu biển và CARAVAN, du lịch bằng trực thăng,… dựa trên lợi thế phát triển của tiềm năng Du lịch Miền Trung.
-Phòng nội địa: Khai thác khách từ thị trƣờng Miền Trung – Tây Nguyên đi du lịch trong nƣớc. Phòng nội địa Vitours có lợi thế trong khai thác tại đối tƣợng khách từ trung đến cao cấp dựa trên lợi thế về uy tín, quan hệ và thƣơng hiệu tại Miền Trung – Tây Nguyên.
-Phòng Outbound: Khai thác khách tại thị trƣờng Miền Trung – Tây Nguyên đi du lịch nƣớc ngoài. Trong những năm qua mảng Outbound có bƣớc phát triển liên tục và vƣợt bậc. Tuy nhiên Outbound bị hạn chế phát triển do đƣờng bay trực tiếp quốc tế từ Đà Nẵng rất ít và liên tục bị cắt, thời điểm hiện tại chỉ có đƣờng bay trực tiếp đi Singapore của hãng hàng không Silk Air. Mảng Outbound của Vitours gần đây đƣợc biết đến với mảng kinh doanh Booking Online Fit vì Vitours là đại diện của một số mạng lớn của khu vực và thế giới nhƣ: www.gtmc.travel, www.resource.com,…
-Phòng chuyên đề - Liên kết: Mảng kinh doanh mới của Vitours kể từ năm 2005 nhƣng đã phát triển nhanh chóng với các chiến lƣợc thị trƣờng hiệu quả, sản phẩm du lịch độc đáo, có tính đột phá tại khu vực Miền Trung và cả nƣớc. Trong phòng chuyên đề liên kết đƣợc chia ra thành ba bộ phận nhỏ bao gồm: bộ phận hội nghị, bộ phận chuyên đề và bộ phận liên kết.
Phòng chuyên đề - Liên kết đang khẳng định thƣơng hiệu và phát triển kinh doanh qua các chƣơng trình Du lịch Hành trình Di sản Miền Trung, đƣờng bộ Lào – Thái – Campuchia, CARAVAN, Du lịch Mice,… với thị trƣờng rộng lớn từ các đối tác lữ hành tại 2 đầu Nam Bắc.
Tất cả các phòng thị trƣờng và các chi nhánh có nhiệm vụ chịu trách nhiệm về theo dõi, đánh giá giá trị thƣơng hiệu và chịu sự chỉ đạo từ ban giám đốc.