7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.1.4. Quy trình lập dự toán
Do mỗi doanh nghiệp có một đặc điểm và một phong cách quản lý riêng nên quy trình lập dự toán cũng sẽ khác nhau. Dưới đây là một quy trình quản lý dự toán tiêu biểu được trình bày trong quyển Managing budgets của tác giả Stephen Brookson (2000). Theo tác giả, quá trình lập dự toán trải qua 3 giai đoạn sau: giai đoạn chuẩn bị, giai đoạn soạn thảo và giai đoạn kiểm soát.
Giai đoạn chuẩn bị: Đây là bước khởi đầu cũng là khâu quan trọng nhất trong toàn bộ quy trình dự toán. Trong giai đoạn này cần phải làm rõ các mục tiêu cần đạt được vì tất cả các báo cáo dự toán đều được xây dựng dựa vào chiến lược và mục tiêu phát triển kinh doanh của doanh nghiệp trong một giai đoạn nhất định. Sau khi xác định rõ ràng mục tiêu, doanh nghiệp sẽ xây dựng một mô hình dự toán chuẩn. Điều này giúp nhà quản lý cấp cao dễ dàng phối hợp dự toán của tất cả các bộ phận và cho phép so sánh, kết nối nội dung dự toán một cách dễ dàng. Khi tất cả các công việc cần thiết cho việc lập dự toán đã được chuẩn bị đầy đủ cũng là lúc cần phải xem lại tất cả các vấn đề một cách có hệ thống để chắc chắn rằng dự toán sẽ cung cấp thông tin chính xác và phù hợp nhất.
Giai đoạn soạn thảo: Trong giai đoạn này, những bộ phận và cá nhân có liên quan đến việc lập dự toán phải tập hợp toàn bộ thông tin về các nguồn lực có sẵn trong doanh nghiệp, các yếu tố bên trong, bên ngoài có tác động và ảnh hưởng đến công tác dự toán, đồng thời ước tính giá trị thu, chi. Trên cơ sở đó, soạn thảo các báo cáo dự toán có liên quan như: dự toán tiêu thụ, dự toán sản xuất, dự toán chi phí, dự toán tiền, dự toán bảng cân đối kế toán, dự toán báo cáo kết quả kinh doanh, vv...
Giai đoạn kiểm soát: Dự toán ngân sách là một công việc quan trọng được thực hiện từ năm này sang năm khác, từ tháng này sang tháng khác. Vì vậy, để dự toán ngày càng hoàn thiện hơn thì ở mỗi kỳ dự toán cần phải thường xuyên theo dõi, đánh giá tình hình dự toán để từ đó xem xét lại các thông tin, cơ sở lập dự toán và có những điều chỉnh cần thiết, đồng thời rút kinh nghiệm cho lần lập dự toán tiếp theo.