5. Cấu trúc của luận văn
3.2.4. Hoàn thiện công tác đánh giá thành tích
a. Nâng cao nhân thức của toàn thể công chức và nhân viên
Đánh giá thành tích cán bộ công chức là khâu quan trọng đầu tiên của công tác cán bộ, đó là việc làm khó, rất nhạy cảm vì có ảnh hƣởng đến tất cả các khâu khác của công tác cán bộ, có ý nghĩa quyết định trong việc phát hiện, tuyển chọn, đào tạo, bồi dƣỡng, bố trí, sử dụng, đề bạt, khen thƣởng, kỷ luật và thực hiện các chế độ, chính sách đối với cán bộ cũng nhƣ giúp cán bộ phát huy ƣu điểm, khắc phục nhƣợc điểm, tiến bộ không ngừng trong việc nâng cao phẩm chất chính trị, đạo đức cách mạng, năng lực và hiệu quả công tác của cán bộ. Vì vậy để đạt đƣợc hiệu quả cao trong công tác đánh giá thành tích thì lãnh đạo và cán bộ công chức cần nhận biết đầy đủ tầm quan trọng hàng đầu của công tác này.
Với vai trò là ngƣời trực tiếp tham mƣu, tƣ vấn cho Lãnh đạo Cục về công tác nhân sự, vai trò của cán bộ nhân sự trong việc xây dựng và triển khai quy trình đánh giá là rất lớn. Tuy nhiên, tiếng nói của cán bộ nhân sự ở đơn vị
chƣa lớn, còn mang tính giải quyết sự vụ, khả năng tƣ vấn cho Lãnh đạo chƣa cao đặc biệt là phƣơng pháp đánh giá.
Việc đánh giá thành tích hiện nay đang duy trì phƣơng pháp đánh giá thành tích bằng xếp loại lao động A, B,C (lao động giỏi, lao động tiên tiến) trên thực tế hầu nhƣ việc đánh này chỉ mang tính hình thức và bình quân. Thực tế nghiên cứu tại Chi cục Hải quan cửa khẩu quốc tế Lệ Thanh – đơn vị trực thuộc Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum cho thấy đơn vị trong năm 2015 nhận đƣợc giấy khen của Tổng cục Hải quan vì lập thành tích xuất sắc trong công tác thu thuế và các khoản thu khác, tuy nhiên các khoản thu này phát sinh chủ yếu ở các cửa khẩu phụ, lối mở và do một số cán bộ công chức (nam giới, không phải lãnh đạo) trực tiếp giám sát trong điều kiện rừng núi ba không (không điện, nƣớc, sóng điện thoại) nhƣng kết quả bình xét cũng giống nhƣ những ngƣời ở vị trí khác không đóng góp thành tích nhiều cho đơn vị hoặc một số cán bộ công chức có kinh nghiệm và nhiệt tình trong công việc nên thƣờng đƣợc lãnh đạo tin tƣởng phân công công việc ở những vị trí khó khăn hơn và nhiều việc hơn nhƣng nhiều khi vì những sai sót nhỏ cũng bị nhắc nhở khiển trách trong khi những ngƣời làm ít việc và công việc không khó khăn không dẫn đến sai sót lại đƣợc khen thƣởng... vì vậy khi lấy kết quả đánh giá này để áp dụng các chế độ đãi ngộ khác thƣờng không đƣợc sự ủng hộ của số đông cán bộ công chức. Tuy nhiên, cán bộ quản lý nhân sự lại không thể đƣa ra một giải pháp đồng bộ để thay đổi điều này.
Vì vậy để nâng cao vai trò của cán bộ quản lý nhân sự, trƣớc hết cần đảm bảo rằng mỗi cán bộ quản lý nhân sự đều có khả năng xây dựng các tiêu chí đánh giá và áp dụng một cách bài bản các công cụ đánh giá vào quá trình quản lý nhân sự. Tạo đƣợc sự hiểu biết thông suốt từ lãnh đạo đến từng nhân viên về quy trình đánh giá làm cho ngƣời lao động hiểu rằng họ “đƣợc” đánh giá chứ không phải “bị” đánh giá.
Lãnh đạo Cục phải xem xét, luân chuyển, bố trí vào bộ phận này những ngƣời đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành và có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý, đánh giá cán bộ công chức để bắt đầu cải thiện việc đánh giá thành tích tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum.
Sau khi sắp xếp bộ phận quan trọng nhất của công tác đánh giá thành tích, bộ phận này phải có trách nhiệm tƣ vấn và hỗ trợ Lãnh đạo Cục công tác đánh giá thành tích cán bộ công chức trong toàn đơn vị trong thời gian tới.
b. Mô tả, phân tích và phân công công việc
* Mô tả, phân tích công việc
Hiện nay, tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum chƣa xây dựng đƣợc bản mô tả công việc hoàn chỉnh. Một số bộ phận có xây dựng nhƣng thực sự lại chƣa mô tả đƣợc chính xác nhiệm vụ và quyền hạn của vị trí cần mô tả. Đây là một nguyên nhân rất lớn dẫn đến việc định lƣợng công việc không thành công khi áp dụng các phƣơng pháp đánh giá.
Qua thực tế, nhìn vào bản phân công nhiệm vụ của một số đơn vị thuộc và trực thuộc Cục, hầu hết các đơn vị đều có chức danh cấp phó nhƣng trong bản mô tả lại chỉ nêu lên đƣợc một nội dung khác biệt so với các công chức là “thay mặt cấp trƣởng giải quyết các công việc khi cấp trƣởng đi vắng”. Có không ít cấp phó khi còn là công chức thì làm không hết việc nhƣng khi lên chức lãnh đạo lại không biết phải làm gì. Trong trƣờng hợp này rõ ràng vấn đề đánh giá thành tích của vị trí này “mắc lỗi” ngay từ khi xây dựng bản mô tả cho chức danh này.
Vì vậy, Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum cần triển khai ngay việc xây dựng một tiêu chí đánh giá thật cụ thể qua bản mô tả công việc. Bao gồm:
- Tóm tắt công việc của mỗi bộ phận, đơn vị cụ thể. Đo thời gian hoàn thành một công việc cụ thể của mỗi cá nhân, bộ phận.
- Các mối quan hệ bên trong (cấp báo cáo, cấp kiểm soát, các phòng ban phối hợp...) và bên ngoài (Đối tƣợng, bản chất quan hệ...).
- Phạm vi quyền hạn gồm: quyền hạn trong công việc; quyền hạn trong quản lý; khác (tài chính…)
- Chỉ số đánh giá kết quả công việc (Đây là phần quan trong nhất liên quan trực tiếp đến quá trình đánh giá thành tích trong công việc, nó thƣờng gồm 2 nội dung là tiêu chí đánh giá và thông số đo lƣờng.
- Các yêu cầu: bằng cấp, kinh nghiệm, thái độ hành vi, mức độ cam kết…. Khi thiết kế bản mô tả công việc cần tránh việc chỉ nêu ra các thuật ngữ, khái niệm nhiều hơn là mô tả hành vi dẫn đến phần chỉ ra tiêu chí và thông số đo lƣờng thƣờng không định lƣợng đƣợc những mô tả đã nêu trƣớc đó dẫn đến việc đánh giá trở nên hình thức và kém hiệu quả.
Muốn đánh giá công bằng ngoài các tiêu chí khách quan, trung thực thì một điều không thể thiếu là mỗi nhân viên đều hiểu đƣợc lãnh đạo Cục sẽ đánh giá thành tích của họ qua các tiêu chí nào, tiêu chí nào có tầm quan trọng và ảnh hƣởng lớn nhất. Phải làm cho họ hiểu và hiểu rất rõ họ sẽ đƣợc đánh giá nhƣ thế nào? bằng cái gì?... đến một lúc nào đó họ có thể đánh giá đƣợc chính họ trƣớc khi lãnh đạo các cấp công bố kết quả đánh giá. Có nhƣ vậy chúng ta mới có thể có đƣợc kết quả đánh giá phản ánh đúng thực tế.
* Phân công công việc
Nhìn chung công tác phân công công việc hiện nay tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum chƣa thực sự hợp lý, nguyên nhân là các cấp lãnh đạo thiếu các thông tin chi tiết của công việc, thiếu mô tả và phân tích công việc và các yêu cầu, tiêu chuẩn để thực hiện công việc. Không đƣợc qui định “mức độ” yêu cầu phải đạt đƣợc là nhƣ thế nào nên rất khó đánh giá; Tiêu chuẩn về kết quả thực hiện công việc còn mang yếu tố chung chung, không xác định đƣợc nhƣ thế nào là hoàn thành công việc; Việc phân công nhiệm
vụ đối với từng cán bộ công chức và lãnh đạo các đơn vị không định lƣợng công việc cũng nhƣ không qui định chất lƣợng công việc và thời gian hoàn thành.
Từ việc mô tả và phân tích công việc, lãnh đạo cần bố trí ngƣời lao động hợp lý cả về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng, tính cách... để nâng cao chất lƣợng công tác và không lãng phí năng lực của ngƣời lao động.
c. Lựa chọn phương pháp đánh giá
Có nhiều phƣơng pháp để đánh giá thành tích cán bộ công chức, mỗi phƣơng pháp lại có những ƣu điểm và hạn chế nhất định. Vì vậy, tùy điều kiện về nhân lực và tài chính để lựa chọn và áp dụng phƣơng pháp phù hợp nhất.
Có thể kết hợp nhiều phƣơng pháp đánh giá thành tích áp dụng tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum để có thể phát huy đƣợc hiệu quả của hệ thống đánh giá, bao gồm:
Áp dụng phƣơng pháp quản trị mục tiêu (MBO) để đánh giá kết quả thực hiện công việc. Trong đó, cần lƣu ý xây dựng mục tiêu kết quả thực hiện công việc từ Cục Hải quan, các phòng, Chi cục đến từng cán bộ công chức; Xác định trọng số của các tiêu chí đánh giá; Thực hiện việc chấm điểm các mức độ thực hiện mục tiêu kết quả thực hiện công tác chuyên môn trên hai khía cạnh số lƣợng và chất lƣợng.
Đây là phƣơng pháp quan trọng nhất để đánh giá thành tích nhân viên nhằm giúp cho nhân viên chủ động trong việc thiết lập mục tiêu công việc và có ý thức trách nhiệm trong việc hoàn thành mục tiêu công việc đề ra, xóa đi “sức ỳ” và cải thiện thành tích trong quá trình làm việc.
Điều kiện để áp dụng phƣơng pháp này tại đơn vị đó là:
- Có hệ thống xây dựng mục tiêu đạt kết quả thực hiện công việc từ Lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc đến từng cán bộ công
chức theo từng mục tiêu nhƣ đã nêu trong nội dung hoàn thiện cách thức xác lập tiêu chuẩn công việc.
- Có sự tham gia tích cực và có trách nhiệm của cấp Lãnh đạo Cục, lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc đến từng cán bộ công chức trong quá trình phân bổ, điều chỉnh mục tiêu cũng nhƣ xây dựng kế hoạch hành động để đạt mục tiêu. Cụ thể là phải hoàn thiện công tác tổ chức đánh giá thành tích nhân viên thông qua việc xây dựng lại tiến trình đánh giá thành tích tại Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum.
Thực hiện việc chấm điểm các mức độ thực hiện mục tiêu kết quả thực hiện công tác chuyên môn trên hai khía cạnh số lƣợng và chất lƣợng.
Thực hiện xác định trọng số của các tiêu chí đánh giá để xác định điểm bình quân các tiêu chí. Trọng số giữa các tiêu chí cần đƣợc cân nhắc phù hợp với từng công việc và mục tiêu của Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum trong từng giai đoạn nhƣ đã phân tích ở trên.
Sau đó thực hiện chấm điểm, quy định các mức điểm tƣơng ứng với mức thành tích để xếp loại thành tích.
Sử dụng phƣơng pháp thang điểm để đánh giá trình độ, kỷ luật công tác.
- Xây dựng thang đo dƣới dạng thang điểm và qui định bốn mức độ thành tích trên thang để đánh giá các tiêu chí về thái độ công tác.
- Chấm điểm trong quý theo các mức thành tích xuất sắc, tốt, hoàn thành, không hoàn thành nhiệm vụ với các mức hệ số thành tích.
Sử dụng phƣơng pháp thang điểm đánh giá để đánh giá các tiêu chí về năng lực thực hiện công việc nhằm xác định nhu cầu đào tạo, phát triển nhân viên và phát hiện tiềm năng của cán bộ công chức đối với từng công việc để đề bạt, bổ nhiệm.
Bên cạnh đó, xây dựng thang điểm quan sát hành vi, ghi sự kiện điển hình để đánh giá sâu hơn đối với một số hành vi liên quan đến thái độ lao động, phục vụ nhân dân.
Trong quá trình cho điểm, cấp trên sẽ có nhìn nhận về những điểm mạnh và điểm yếu kém của cán bộ công chức để có hƣớng phát triển hỗ trợ đào tạo cán bộ công chức.
Điểm đánh giá kết quả đánh giá thực hiện công việc và điểm đánh giá thái độ lao động sẽ đƣợc kết hợp để xét lƣơng tăng thêm từ nguồn tiết kiệm chi hành chính.
Có thể bổ sung thêm các phƣơng pháp phụ nhƣ viết bản nhận xét và phỏng vấn, trao đổi để ngƣời đánh giá có cái nhìn đa chiều, khách quan đối với công việc cần đánh giá.
d. Phối hợp các đối tượng đánh giá
* Đào tạo người thực hiện công tác đánh giá thành tích
Đào tạo ngƣời đánh giá: Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum phải có chƣơng trình đào tạo, hƣớng dẫn giảm thiểu lỗi đánh giá: lỗi bao dung, thiên kiến… và đặt biệt là lỗi bình quân chủ nghĩa đang tồn tại nặng ở tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan Gia Lai – Kon Tum.
Đào tạo kỹ năng giải quyết vần đề: Quá trình đánh giá yêu cầu ngƣời đánh giá chính thức vừa là ngƣời giám sát vừa phải có những hỗ trợ kịp thời cho cán bộ công chức. Đồng thời, giữa ngƣời đánh giá và ngƣời đƣợc đánh giá có thể có những quan điểm khác nhau trong quá trình thiết lập mục tiêu cho đến thảo luận đi đến kết quả cuối cùng nên ngƣời đánh giá phải sáng suốt trong giải quyết những mâu thuẫn này.
* Xác định cách thức xây dựng tiêu chuẩn đánh giá
Tiêu chuẩn đánh giá đƣợc xem là mấu chốt của hệ thống đánh giá thành tích, thể hiện đƣợc những việc thuộc nhiệm vụ của từng cán bộ công
chức và sự kỳ vọng của cấp trên. Vì vậy, ngoài căn cứ vào mục tiêu đánh giá thì cách thức xây dựng thiết lập tiêu chuẩn đánh giá thành tích rất quan trọng, dựa trên những căn cứ khoa học và thống nhất.
Các căn cứ xây dựng tiêu chuẩn đánh giá bao gồm:
- Xác định mục tiêu hoạt động của toàn bộ hệ thống chính trị cấp Cục. Để xác định một cách chính xác các mục tiêu hoạt động của hệ thống chính trị cần dựa vào: Các chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc; của Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum về phát triển kinh tế - xã hội hiện tại và những năm tiếp theo; Quy hoạch, kế hoạch xây dựng và phát triển của Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum đã đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt; Chức năng, nhiệm vụ của Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum và các đơn vị thuộc và trực thuộc đƣợc cấp thẩm quyền phê duyệt.
Từ những căn cứ trên, phải xác định đƣợc những mục tiêu mà Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum cần đạt đƣợc, chỉ rõ đâu là mục tiêu quan trọng nhất, cấp thiết nhất, mang tính chiến lƣợc dài hạn nhất… Từ đó, xác định mục tiêu cụ thể cho từng đơn vị thuộc và trực thuộc, từng nhân viên từ mục tiêu chung của Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum, nhằm lƣợng hóa các tiêu chí đánh giá chủ yếu là kết quả thực hiện công việc, là cơ sở kết nối thành tích nhân viên với mục tiêu, định hƣớng chung của đơn vị.
- Xây dựng hoàn thiện hệ thống công việc nhằm đạt các mục tiêu của hệ thống, làm cơ sở cho việc xây dựng bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn chức danh công chức, hệ thống đánh giá thực hiện công việc.
Mục tiêu của Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum sẽ đƣợc cụ thể hóa bằng các mục tiêu của các đơn vị thuộc và trực thuộc, tiếp đó là mục tiêu cụ thể của từng cán bộ công chức. Để hệ thống công việc đƣợc xây dựng một cách hợp lý, cần thiết phải quan tâm đến một số điểm sau:
+ Tất cả mục tiêu của Cục Hải quan Gia Lai - Kon Tum đều cần đƣợc quan tâm trong quá trình xây dựng, hoàn thiện hệ thống công việc, vừa có thể đạt đƣợc các mục tiêu quan trọng và cấp thiết vừa đảm bảo các mục tiêu thứ yếu.
+ Các công việc trong hệ thống phải đảm bảo bao quát đƣợc mục tiêu cần thực hiện, đặc biệt là đối với các mục tiêu quan trọng song không đƣợc chồng chéo hoặc phân định trách nhiệm không rõ ràng.
+ Các công việc phải đảm bảo sử dụng đƣợc một cách hợp lý các