7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.2. Nhóm yếu tố duy trì
Nhóm các yếu tố duy trì gồm các yếu tố: điều kiện làm việc, chính sách và quy định của tổ chức, sự giám sát, những mối quan hệ giữa những cá nhân với nhau, tiền lƣơng, địa vị, sự ổn định của công việc...
Điều kiện làm việc là những yếu tố liên quan đến môi trƣờng làm việc mang tính vật chất phục vụ cho quá trình thực hiện công việc. Nếu những điều kiện làm việc này đƣợc quan tâm, chú ý, ngƣời công chức sẽ cảm thấy thoải mái trong khi làm việc thì họ sẽ có điều kiện để thực thi tốt những điều họ dự định làm. Điều này có nghĩa là bản thân điều kiện làm việc tốt sẽ không giúp gì nhiều cho công chức hăng say làm việc hơn trong công tác, nhƣng nếu điều kiện làm việc tồi thì công chức sẽ sớm cảm thấy ức chế, khó chịu và qua đó triệt tiêu sự hăng say, hứng khởi và làm giảm hiệu quả trong thực hiện công việc.
Sự giám sát của tổ chức thái quá sẽ gây cho công chức tâm lý căng thẳng, làm cho ngƣời lao động cảm thấy gò bó, phải cố gắng trốn tránh công việc. Tuy nhiên, khi bị giám sát ở mức độ hợp lý, có thể nói là thoải mái trong công việc thì yếu tố giám sát phù hợp này cũng không làm tăng động cơ làm việc của ngƣời lao động lên đƣợc.
Mối quan hệ cá nhân trong tổ chức, theo Frederick Herzberg đây không phải là yếu tố duy trì tuyệt đối nhƣng điều này đúng với đại đa số ngƣời lao động trong tổ chức. Nếu những mối quan hệ cá nhân trong tổ chức không lành mạnh theo nghĩa căng thẳng, không hỗ trợ lẫn nhau mà lại cản phá lẫn nhau,
thƣờng xuyên xảy ra xung đột thì sẽ dễ làm cho ngƣời lao động cảm thấy chán nãn với môi trƣờng làm việc và rồi mất đi động lực làm việc. Nếu những mối quan hệ này đƣợc cải thiện, công chức thân thiện với nhau, hỗ trợ lẫn nhau trong công việc thì đây chỉ là những điều kiện phát huy năng lực của mỗi cá nhân chứ không làm họ hăng say hơn trong cong việc.
Tiền lương nhận được là mức thù lao mà công chức nhận đƣợc hàng tháng cho kết quả làm việc, những cống hiến của họ. Công chức có thể xác định đƣợc mức thu nhập hàng tháng của họ thông qua hệ thống thang bảng lƣơng, qua các công thức tính lƣơng đã đƣợc công khai, sử dụng phổ biến. Việc trả lƣơng đúng hạn, đầy đủ đƣợc xem là quyền lợi tất yếu nằm trong dự tính của ngƣời lao động, và do đó sẽ không có tác động thúc đẩy họ làm việc hăng say hơn. Tuy nhiên, nếu tiền lƣơng bị trả thiếu, trả chậm, nợ lƣơng, thì rõ ràng điều này sẽ gây tác động tâm lý bất lợi cho ngƣời lao động và qua đó làm cho họ chán nản trong lao động. Frederick Herzberg cũng đã phân biệt những cơ hội đƣợc tăng lƣơng, nếu ngƣời lao động cảm thấy đƣợc cơ hội tăng lƣơng vƣợt kế hoạch thì sẽ có tác động thúc đẩy ngƣời lao động trong công tác.
Những yếu tố duy trì nêu trên, theo lý thuyết hệ thống nhu cầu của Maslow, đó chính là những nhu cầu bậc thấp (hay nhu cầu cơ bản) của công chức. Theo Herzberg, đây không phải là những yếu tố tạo động lực mà ngƣợc lại, chúng có thể gây nên sự bất mãn, chán nãn trong quá trình thực hiện công việc. Do vậy, khi những yếu tố này đƣợc cải thiện sẽ loại bỏ đƣợc sự bất mãn, chán nản của công chức trong quá trình thực hiện công việc. Nhƣng cũng không vì thế mà tạo ra đƣợc động lực làm việc hăng say hơn cho họ.
Hai nhóm yếu tố duy trì và thúc đẩy có vai trò khác nhau đối với động lực làm việc của công chức. Những yếu tố duy trì nhƣ: điều kiện làm việc, chính sách và quy định của tổ chức, sự giám sát, mối quan hệ giữa những cá
nhân, tiền lƣơng,... thƣờng liên quan đến điều kiện và môi trƣờng làm việc. Nếu chúng không đƣợc đảm bảo tốt thì sẽ làm cho công chức bất bình, chán nản, trễ nải trong công việc, nhƣng nếu chúng đƣợc đảm bảo tốt cũng không tạo đƣợc động lực và thỏa mãn cho công chức. Ngƣợc lại, những yếu tố thuộc nhóm thúc đẩy nhƣ: sự thành đạt, sự công nhận, bản thân công việc, trách nhiệm, cơ hội phát triển... thƣờng gắn với cảm nhận của con ngƣời về bản thân công việc. Đây là những yếu tố tạo động lực mạnh mẽ và đem lại sự hài lòng và sự nỗ lực cao hơn trong thực thi nhiệm vụ của công chức. Với tƣ cách là nhà quản lý, trƣớc hết cần thƣờng xuyên quan tâm, chú ý các yếu tố thuộc nhóm duy trì, đáp ứng các nhu cầu cơ bản cho công chức, nhƣng nhƣ thế là chƣa đủ. Nếu chúng ta mong muốn công chức làm việc hăng say, cần phải chăm lo, đảm bảo tốt các yếu tố thúc đẩy bằng cách đáp ứng những nhu cầu bậc cao cho công chức, đƣa họ tới sự thành đạt và thỏa mãn cao hơn. Khi công chức làm việc không hăng say thì cần xem lại các yếu tố thúc đẩy tạo động lực cho công chức.