6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Đối với Bảo hiểm xã hội tỉnh Quảng Nam
a. Môi trường kiểm soát
- Do BHXH có tính chất đặc thù liên quan đến rất nhiều ngành lĩnh vực khác nhƣ lao động, tiền lƣơng, việc thực hiện các luật nhƣ Luật doanh nghiệp, Luật Đầu tƣ, Luật Lao động… Bởi vậy, sự kết hợp với các ngành khác liên quan đến các mảng hoạt động của đơn vị là hết sức cần thiết, song lại chƣa đƣợc BHXH tỉnh chú trọng thực hiện trong những năm qua. Do đó, trong thời gian tới, cần tăng cƣờng phối hợp với các Sở, ban, ngành, cơ quan chức năng có liên quan để tăng cƣờng công tác quản lý BHXH nói chung và công tác quản lý đối tƣợng tham gia nói riêng đƣợc thực hiện tốt hơn. Để thực hiện công việc đó, lãnh đạo BHXH tỉnh Quảng Nam cần ký kết và ban hành văn bản nhằm:
+ Phối hợp với Sở Lao động thƣơng binh & xã hội tỉnh Quảng Nam, các Phòng Lao động Thƣơng binh & Xã hội từng huyện, thị xã, thành phố kiểm soát số đơn vị SDLĐ trên địa bàn tỉnh cũng nhƣ các HĐLĐ trong từng đơn vị để xác định quan hệ lao động làm căn cứ tham gia BHXH.
+ Phối hợp với Cục thuế tỉnh Quảng Nam để đối chiếu tờ khai về tiền lƣơng trong hồ sơ tham gia BHXH với tờ khai về tiền lƣơng để đóng thuế xem có khớp nhau không. Tránh tình trạng cùng một doanh nghiệp nhƣng có nhiều bảng lƣơng khác nhau để trốn tránh nghĩa vụ đóng BHXH.
+ Phối hợp với các ngân hàng đã ký thỏa thuận với BHXH Việt Nam về việc thu BHXH khi cho doanh nghiệp vay để trả lƣơng cho NLĐ hoặc cho vay theo gói thầu mà có trả lƣơng cho NLĐ thì phải bắt buộc kèm theo tiền đóng BHXH phần trách nhiệm phải đóng của đơn vị, đồng thời trích tiền đóng BHXH của NLĐ chuyển vào Quỹ BHXH.
thƣờng xuyên, thay vì chỉ kiểm tra trung bình mỗi năm một đến hai lần nhƣ hiện nay. Đồng thời có thể áp dụng các hình thức kiểm tra đột xuất xen kẽ với kiểm tra định kỳ.
- Tổng hợp các vƣớng mắc, tồn tại tại BHXH tỉnh Quảng Nam để kiến nghị lên BHXH Việt Nam có hƣớng dẫn giải quyết. Tiếp tục rà soát hệ thống các văn bản quản lý thu BHXH để đề nghị BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung, hoàn thiện các quy định, quy trình, thủ tục thu nộp BHXH.
- Nâng cao văn hóa môi trƣờng kiểm soát: tính tuân thủ pháp luật; đạo đức cán bộ viên chức, đảm bảo quyền lợi của cán bộ viên chức với trách nhiệm nghề nghiệp. Ban hành các văn bản quy định cụ thể, rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cán bộ vi phạm nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm khi cán bộ sai phạm.
- Nâng cao chất lƣợng đào tạo và tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ viên chức trong ngành bằng nhiều hình thức phù hợp nhƣ tổ chức hội thảo, các buổi tập huấn những quy định mới cho cán bộ chuyên quản thu, những bài học kinh nghiệm của các tỉnh thành khác.
- Cần xây dựng những quy trình, chức danh công việc cho từng cán bộ của từng nhiệm vụ cụ thể nhằm đảm bảo tính khoa học, tránh công việc chồng chéo lên nhau, khó quy trách nhiệm chính xác khi có vấn đề xảy ra, có thể kiểm soát và ngăn ngừa vi phạm. Ban lãnh đạo cần xây dựng tiêu chuẩn vị trí việc làm tại cơ quan BHXH Quảng Nam nhằm mục đích mô tả chính xác nhiệm vụ cụ thể mà mỗi chức danh phải đảm nhận theo vị trí việc làm; qua đó xây dựng, hệ thống hóa, chuẩn hóa các điều kiện về trình độ chuyên môn, về kinh nghiệm công tác (nếu có) và các kiến thức, kỹ năng cần phải có cho từng loại chức danh theo vị trí việc làm.
- Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ kiểm soát thu BHXH:
80
hơn thì đội ngũ kiểm tra, đối chiếu thu BHXH luôn là trung tâm và đóng vai trò rất quan trọng. Điều muốn nói ở đây là yếu tố con ngƣời. Để nâng cao năng lực của cán bộ ngành BHXH không chỉ chú trọng tới nâng cao nghiệp vụ mà còn phải chú trọng công tác rèn luyện phẩm chất, đạo đức của cán bộ kiểm tra, đối chiếu thu BHXH.
+ Phải đào tạo lại và bồi dƣỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ năng kiểm tra, đối chiếu của cán bộ kiểm tra nhƣ: nắm rõ các chế độ chính sách BHXH hiện hành, các thủ tục hành chính BHXH, kế toán và các chuẩn mực kế toán; có khả năng phân tích, đánh giá tài chính doanh nghiệp; có đầy đủ kiến thức tin học; nắm rõ luật kiểm tra và các nghiệp vụ kiểm tra, năng lực tổ chức một cuộc kiểm tra. Đó là những yêu cầu về nghiệp vụ dành cho cán bộ kiểm tra, đối chiếu thu BHXH.
+ Tăng cƣờng rèn luyện phẩm chất, đạo đức của cán bộ kiểm tra, đối chiếu thu BHXH. Trong môi trƣờng rất nhiều hình thức cám dỗ về vật chất, đòi hỏi cán bộ kiểm tra, đối chiếu phải tỉnh táo, có đạo đức nghề nghiệp, cƣơng quyết trƣớc mọi lời đề nghị san sẻ vật chất từ các đối tƣợng tham gia BHXH. Bởi vì, các đối tƣợng vi phạm pháp luật BHXH luôn muốn lợi dụng các cán bộ BHXH để thực hiện hành vi vi phạm trót lọt.
+ Phải thực hiện rà soát, phân loại chất lƣợng, tiêu chuẩn cán bộ BHXH thông qua hệ thống chấm điểm để làm căn cứ bố trí nguồn nhân lực phù hợp.
- Nhằm khắc phục những hạn chế, tồn tại, đồng thời tăng cƣờng công tác kiểm soát thu BHXH phù hợp với sự phát triển kinh tế - xã hội, BHXH tỉnh Quảng Nam cần đƣợc tiếp tục kiện toàn cách thức tổ chức thực hiện thu BHXH theo hƣớng tiếp tục rà soát, cắt giảm hồ sơ, thủ tục không cần thiết, nhằm giảm phiền hà và không làm lãng phí chi phí hành chính của ngƣời dân, doanh nghiệp; triển khai đầu tƣ, ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan BHXH; tiếp nhận và trả kết quả thủ tục hành chính (TTHC) qua giao dịch
điện tử… Qua đó, tạo điều kiện thuận lợi, giảm số giờ thực hiện TTHC cho các đơn vị, doanh nghiệp và NLĐ, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của BHXH tỉnh. Có biện pháp khắc phục những hạn chế, giảm bớt phiền hà cho đối tƣợng tham gia và thụ hƣởng chế độ chính sách. Để thực hiện tốt nhiệm vụ này, lãnh đạo BHXH tỉnh phải chỉ đạo thiết lập hệ thống thông tin tiếp nhận, xử lý kiến nghị và kết quả giải quyết TTHC để ngƣời dân và các cơ quan, DN đánh giá, phản ánh về chính sách, TTHC và việc thực thi công vụ của những cán bộ trực tiếp giải quyết TTHC. Ngƣời đứng đầu cơ quan có trách nhiệm thực hiện nghiêm quy định về giải trình và giải quyết các kiến nghị của ngƣời dân và cơ quan, doanh nghiệp.
- Tổ chức các buổi tập huấn, hƣớng dẫn về kỹ năng công tác kiểm tra, kiểm soát cho cán bộ phòng Kiểm tra, Quản lý thu, Khai thác - Thu nợ và BHXH các huyện.
- Yêu cầu các nhà cung cấp phần mềm nâng cấp các phần mềm, để gửi các hồ sơ chính xác và không thể chỉnh sửa, hạn chế đƣợc việc cán bộ BHXH tự ý sửa, thay đổi hồ sơ đơn vị.
b. Đánh giá rủi ro
- Cần có cơ chế phân tích, đánh giá rủi ro có thể xảy ra ảnh hƣởng đến việc đạt đƣợc mục tiêu thu BHXH của BHXH tỉnh Quảng Nam về các chỉ tiêu nhƣ số thu, số đối tƣợng tham gia, tỷ lệ nợ... Việc nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro phải đƣợc thực hiện thƣờng xuyên, chủ động, để từ đó xác định đƣợc các biện pháp xử lý phù hợp, kịp thời chứ không phải chỉ khi nào xảy ra hậu quả mới khắc phục nhƣ trƣớc đây. Đặc biệt, trong công tác thu BHXH, việc nhận dạng rủi ro có ý nghĩa rất quan trọng, giúp phát hiện sớm các đơn vị sử dụng lao động có dấu hiệu sai phạm để kịp thời xử lý.
- Xây dựng chế độ trách nhiệm rõ ràng của ngƣời lãnh đạo ở các cấp và Giám đốc BHXH tỉnh trong việc để xảy ra rủi ro gây thất thoát quỹ BHXH.
82
c. Hoạt động kiểm soát
- Tiền lƣơng, tiền công của ngƣời lao động ở các cơ quan và ở các doanh nghiệp tham gia BHXH khác nhau, do đó tăng cƣờng kiểm soát tiền lƣơng, tiền công của ngƣời lao động đóng vào các quỹ BHXH là trách nhiệm của cơ quan BHXH và của cán bộ chuyên quản thu nhằm chống thất thoát nguồn thu vào các quỹ theo quy định của pháp luật, nhất là doanh nghiệp có cơ chế tiền lƣơng, tiền công do ngƣời chủ SDLĐ quyết định. Để tránh tình trạng doanh nghiệp quy định nhiều khoản phụ cấp và các khoản phụ cấp lớn hơn nhiều lần tiền lƣơng, tiền công làm giảm mức đóng vào quỹ BHXH, gây thiệt thòi cho ngƣời lao động khi về hƣu (tỷ lệ lƣơng hƣu bình quân thấp), Phòng Quản lý thu/BHXH huyện cần phải kiểm soát chặt chẽ mức tiền lƣơng, tiền công trên hợp đồng lao động theo thang bảng lƣơng đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nƣớc về lao động và hạng doanh nghiệp. Tránh tình trạng cùng một doanh nghiệp nhƣng có nhiều bảng lƣơng khác nhau để trốn tránh nghĩa vụ đóng BHXH. Đây là một hình thức giảm quỹ BHXH mà chủ SDLĐ lách luật để không chi ra nộp vào quỹ BHXH từ 18% tiền lƣơng, tiền công của ngƣời lao động (trong tổng số 26%, ngƣời SDLĐ đóng 18%, ngƣời lao động đóng 8%).
- Để hỗ trợ cho việc kiểm tra, xử phạt hiệu quả, bản thân cơ quan BHXH cũng cần thƣờng xuyên thực hiện công tác rà soát đến các đơn vị SDLĐ trong quá trình tham gia. Tuy nhiên, do đây là một công việc không hề đơn giản, mất nhiều công sức và lại không thuộc nghiệp vụ chuyên môn của các cán bộ cơ quan BHXH nên việc thực hiện chƣa đƣợc chú trọng ở nhiều địa phƣơng. Tình trạng tƣơng tự xảy ra tại BHXH tỉnh Quảng Nam. Các cán bộ BHXH, cụ thể là các cán bộ chuyên quản thu đƣợc giao nhiệm vụ quản lý hoạt động tham gia, thu nộp của khối doanh nghiệp mới chỉ thực hiện công tác quản lý, thu nộp tại cơ quan BHXH, chƣa có sự giám sát cơ sở để kiểm soát tình hình
thực tế ra sao. Đồng thời, BHXH tỉnh Quảng Nam cũng chƣa có sự chỉ đạo cụ thể về vấn đề này. Do đó, BHXH tỉnh Quảng Nam cần tổ chức những đợt rà soát thƣờng xuyên đến các doanh nghiệp tham gia để nắm đƣợc thực tế tình hình sử dụng lao động tại các doanh nghiệp ra sao, ý thức chấp hành quá trình tham gia nhƣ thế nào. Khi nhận thấy dấu hiệu tiêu cực, BHXH sẽ kết hợp với các cơ quan quản lý Nhà nƣớc để có biện pháp kiểm tra cụ thể. BHXH tỉnh Quảng Nam cũng cần phải triển khai trực tiếp xuống BHXH các huyện, thành phố để cùng phối hợp nắm bắt tình hình thực hiện ở từng địa phƣơng, để từ đó đƣa ra phƣơng hƣớng hoạt động cụ thể trong từng khu vực. Tăng cƣờng kiểm tra, giám sát hoạt động quản lý thu tại BHXH cấp huyện, hoạt động này cần thực hiện thƣờng xuyên hơn nữa thay vì chỉ quyết toán 02 quý 01 lần nhƣ hiện nay.
- Cán bộ chuyên quản thu ở BHXH tỉnh và BHXH huyện cần kiểm soát chặt chẽ tình hình tham gia của các đơn vị SDLĐ ngay từ khi đơn vị bắt đầu đăng ký tham gia, đối với các trƣờng hợp có dấu hiệu sai phạm phải phối hợp với Phòng Kiểm tra, các cơ quan chức năng có liên quan để tiến hành kiểm tra thực tế đơn vị, tránh tình trạng đơn vị SDLĐ không đóng BHXH, cố tình không kê khai đủ số ngƣời thuộc diện tham gia BHXH hoặc chuyển NLĐ sang chế độ hợp đồng thời vụ; hoặc hợp đồng lao động 03 tháng, sau đó thanh lý hợp đồng trên danh nghĩa, rồi ký tiếp dƣới 3 tháng để không tham gia BHXH cho NLĐ.
- Trƣởng phòng Quản lý thu thƣờng xuyên kiểm tra quá trình nhập liệu, xử lý hồ sơ của các chuyên quản thu trong chƣơng trình quản lý để tránh tình trạng chuyên quản thu nhập sai hồ sơ hoặc cố tình thông đồng với đơn vị để làm giả hồ sơ, có các biện pháp xử lý kịp thời các chuyên quản sai phạm.
- Hoàn thiện quy trình thu BHXH kết hợp với việc xét duyệt chi các chế độ BHXH để đảm bảo thu BHXH đầy đủ, kịp thời, giải quyết đúng chế độ,
84
đúng đối tƣợng và thực hiện đảm bảo theo nguyên tắc của luật BHXH “có đóng, có hƣởng” và “mức hƣởng BHXH đƣợc tính trên cơ sở mức đóng, thời gian đóng BHXH và có chia sẻ giữa những ngƣời tham gia BHXH”.
- Phòng Quản lý thu/BHXH huyện lập hồ sơ, cung cấp chứng cứ để Phòng Khai thác - Thu nợ khởi kiện các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp nợ tiền đóng BHXH có số tiền nợ lớn và thời gian kéo dài.
- Phòng Quản lý thu/BHXH huyện xây dựng chế độ luân chuyển cán bộ không để một ngƣời quản lý thu đơn vị tham gia BHXH trên 03 năm để tránh sự quen thuộc dẫn đến dễ thông đồng, cấu kết giữa chuyên quản thu và đơn vị SDLĐ.
- Trong quá trình thực hiện nghiệp vụ chuyên môn, Phòng Cấp sổ thẻ đồng thời kiểm tra, đối chiếu dữ liệu trong phần mềm với hồ sơ đơn vị để giám sát kết quả nhập hồ sơ của cán bộ thu, tránh tình trạng cán bộ thu nhập sai hồ sơ của đơn vị.
- Trong quá trình giải quyết hồ sơ chế độ cho ngƣời lao động, Phòng Chế độ BHXH cần phối hợp với Phòng Quản lý thu để kiểm tra những trƣờng hợp nghi có dấu hiệu lạm dụng chế độ hoặc qua đó kiểm tra việc nhập hồ sơ của Phòng Quản lý thu so với hồ sơ thực tế của đơn vị, chỉ giải quyết chế độ khi đơn vị đã hoàn thành nghĩa vụ nộp tiền cho cơ quan BHXH để hạn chế tình trạng đơn vị nợ đọng BHXH.
- Phòng Khai thác - Thu nợ là phòng chức năng vừa đƣợc thành lập từ tháng 01/2016, Phòng cần phát huy hơn nữa chức năng, nhiệm vụ của mình, phối hợp với Phòng Quản lý thu và BHXH các huyện tăng cƣờng công tác kiểm tra, làm việc trực tiếp với đơn vị cả về số lƣợng lẫn chất lƣợng; phối hợp với cơ quan Thuế để khai thác thông tin của các đơn vị mới đăng ký kinh doanh, phục vụ cho mục tiêu mở rộng, phát triển đối tƣợng, cụ thể: hằng quý, Phòng Khai thác - Thu nợ tiếp nhận danh sách các đơn vị đăng ký kê khai
thuế với Cục thuế tỉnh Quảng Nam để có cơ sở phát hành văn bản hoặc có kế hoạch làm việc trực tiếp với các đơn vị đó để đề nghị tham gia BHXH theo đúng quy định.
- Đối với khối doanh nghiệp ngoài quốc doanh, với số lƣợng đơn vị chiếm 28,18% nhƣng số nợ lại chiếm đến 61,89% trong tổng số nợ nên cần tập trung thu hồi nợ của khối đơn vị này từ khi đơn vị bắt đầu có dấu hiệu nợ từ 3 tháng trở lên, không đợi đến lúc doanh nghiệp nợ số nợ lớn mới bắt đầu thu hồi nợ vì khả năng lúc đó là rất khó thu hồi. Đặc biệt, thông qua các hình thức kiểm tra, thanh tra để phát hiện ra các trƣờng hợp đơn vị sử dụng lao động cố tình chiếm dụng số tiền đóng BHXH đƣợc trích từ tiền lƣơng, tiền công của ngƣời lao động nhƣng không nộp cho cơ quan BHXH để có biện pháp xử lý theo quy định của pháp luật.
- Một trong những điểm mới quan trọng của Luật BHXH 2014 là tăng cƣờng quyền và trách nhiệm của tổ chức công đoàn trong giám sát thực thi pháp luật và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của ngƣời lao động. Cụ thể tại điểm d, khoản 1, Điều 14 Quyền của tổ chức công đoàn có quy định “Khởi