6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4.5. Hoạt động giám sát
- Giám sát thƣờng xuyên
+ Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, các cán bộ, bộ phận có thể trao đổi thông tin, hỗ trợ, giám sát lẫn nhau,vì thực hiện quá trình thu không phải chỉ một bộ phận nên nếu bộ phận này sai sót có thể dẫn đến sai sót tiếp theo của bộ phận khác, từ đó có thể kịp thời phát hiện ra các sai sót ở từng bộ phận để có biện pháp xử lý, điều chỉnh:
Bảng 2.11: Hoạt động giám sát tại BHXH tỉnh Quảng Nam
Bộ phận Nội dung giám sát
Quản lý thu
- Đối chiếu số liệu với Phòng/Tổ KHTC để giúp phát hiện sai lệch trong quá trình nhập chứng từ thu BHXH của đơn vị
- Giám sát quá trình giao nhận hồ sơ của Phòng/Tổ tiếp nhận hồ sơ
Cấp sổ, thẻ - Giám sát quá trình xử lý hồ sơ, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý của Phòng/Tổ quản lý thu so với hồ sơ đơn vị
Chế độ, chính sách
- Giám sát quá trình xử lý các hồ sơ liên quan tới chế độ: ốm đau, thai sản… trong phần mềm quản lý thu
Kế hoạch - tài chính
- Đối chiếu số phải thu của đơn vị so với số đã thu, số tiền thừa thiếu, qua đó giám sát quá trình nhập dữ liệu phát sinh của Phòng/Tổ quản lý thu
(Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Nam)
+ Thông qua chƣơng trình quản lý thu SMS (Social Security Management System), hàng ngày Trƣởng phòng Quản lý thu/Giám đốc (Phó Giám đốc) huyện theo dõi các bƣớc của quy trình thu để kiểm tra, giám sát từng cán bộ chuyên quản thu khi thực hiện quy trình nghiệp vụ nhằm phát hiện sai sót trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày của từng cá nhân, từ đó sửa đổi bổ sung quy trình thu cho phù hợp với sự phát triển lớn mạnh của ngành BHXH.
+ Các khiếu nại, thắc mắc của ngƣời tham gia cũng là một cách giám sát hiệu quả, chính các thông tin thu thập đƣợc từ bên ngoài sẽ làm rõ thêm các yếu kém của nội bộ bên trong. Chẳng hạn nhƣ nộp tiền vào tài khoản chuyên thu là bằng chứng tin cậy nhất về việc đơn vị SDLĐ đã hoàn tất nghĩa vụ nộp tiền BHXH nhƣng chính các khiếu nại về việc thu, nộp có thể chỉ ra những khiếm khuyết trong việc xử lý các nghiệp vụ chuyên môn. Hay nếu nhƣ cán bộ viên chức trong khâu hoàn tất hồ sơ, thủ tục tham gia BHXH đã hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình tại sao lại có khiếu nại về thời gian trả lại hồ sơ tham gia... Mỗi một thắc mắc, một khiếu nại đều là câu hỏi giúp nhà quản lý điều chỉnh, xây dựng lại nguyên tắc, chuẩn mực trong đơn vị.
+ Các buổi họp, huấn luyện kỹ năng cũng cung cấp rất nhiều thông tin phản hồi quan trọng, chính lúc này, những khiếm khuyết về hệ thống kiểm soát sẽ đƣợc nêu ra bởi chính những chuyên viên trực tiếp tham gia vào quá trình.
+ Các hoạt động giám sát thƣờng xuyên đa dạng, thƣờng đƣợc lồng ghép trong công việc hàng ngày của mỗi cán bộ viên chức và chính vì vậy có thể giải quyết kịp thời các vấn đề khi nó phát sinh.
+ Căn cứ tình hình tham gia BHXH, số lƣợng đơn vị, số ngƣời thuộc diện tham gia BHXH so với số đơn vị, số ngƣời đã tham gia, mức tiền lƣơng đóng BHXH, các trƣờng hợp truy thu, truy giảm để lập kế hoạch và tiến hành thanh tra, kiểm tra đột xuất tại đơn vị theo quy định của pháp luật.
68
- Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện theo kế hoạch kiểm tra, soát xét mọi hoạt động BHXH theo quy trình quản lý thu đã đƣợc thống nhất trong toàn ngành. Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện trên phạm vi và mức độ sai sót và hiệu quả của hoạt động giám sát thƣờng xuyên.
+ Chẳng hạn, nếu đơn vị chƣa thực hiện trích nộp đầy đủ thì chƣa chốt sổ BHXH để giải quyết các chế độ cho NLĐ hoặc là thông qua các báo cáo về tài chính, báo cáo thu,... Trên cơ sở đó, nhà quản lý tiến hành kiểm tra đánh giá việc thực hiện thu có đảm báo đúng quy định, quy trình chƣa nhằm phát hiện những điểm sai nguyên tắc theo luật BHXH để chấn chỉnh kịp thời.
+ Cơ quan BHXH cũng nghiên cứu và lựa chọn ra các đơn vị có khả năng vi phạm cao để có các cuộc kiểm tra xuống đơn vị nhằm đối chiếu với sổ sách xem có phù hợp với hồ sơ nộp lên cơ quan BHXH hay không. Xây dựng kế hoạch và thực hiện kiểm tra ít nhất 25% số đơn vị quản lý. Dƣới đây là sơ lƣợc về tình hình thực hiện các đợt kiểm tra từ năm 2013 đến 2015.
+ Định kỳ hàng tháng hàng quý, Phòng Quản lý thu và Phòng Kế hoạch - Tài chính lập báo cáo cho lãnh đạo để dựa vào đó giám sát, xác định đƣợc tiến độ công việc đƣợc thực hiện đến giai đoạn nào để có thể kịp thời điều chỉnh, đƣa ra các biện pháp phù hợp để hoàn thành tốt nhiệm vụ cấp trên giao phó.
Đánh giá:
Hệ thống quy trình quản lý thu BHXH của ngành BHXH mới hình thành, bƣớc đầu đã mang lại môi trƣờng kiểm soát, hoạt động kiểm soát và quá trình giám sát của các nhà quản lý chặt chẽ hơn, góp phần hạn chế các rủi ro trong việc thực hiện nhiệm vụ hằng ngày của cán bộ viên chức của ngành, qua đó phát hiện những khiếm khuyết để khắc phục kịp thời.
Bảng 2.12: Tình hình thực hiện kế hoạch kiểm tra 2013 - 2015
TT Chỉ tiêu ĐVT Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015
1 Kế hoạch kiểm tra Cuộc 100 110 110
2 Số đã thực hiện Cuộc 129 247 122 3 Tỷ lệ thực hiện kế hoạch (2)/(1) % 129% 224,5% 110,9% 4 Số cuộc phát hiện có vi phạm Cuộc 100 201 105 5 Tỷ lệ đơn vị vi phạm (4)/(2) % 77,52% 81,38% 86,07% 6 Số tiền BHXH tăng thêm qua kiểm tra Đồng 501.347.513 533.422.219 376.052.145 7 Số thu BHXH tăng bình quân/cuộc: (6)/(2) Đồng 3.886.414 2.159.604 3.082.394 8 Số thu BHXH bình quân/vụ vi phạm: (6)/(4) Đồng 5.013.475 2.653.842 3.581.449
(Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Nam)
Hoạt động BHXH là hoạt động có sự tồn tại của các bên: cơ quan BHXH, ngƣời SDLĐ, ngƣời lao động và của Nhà nƣớc, do vậy việc giám sát hoạt động thu có sự giám sát chặt chẽ của các bên, nhất là cấp quản lý ở phòng nghiệp vụ thu, Giám đốc BHXH các huyện, thị xã, thành phố và đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho ngƣời tham gia.
Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện theo kế hoạch kiểm tra của phòng kiểm tra BHXH tỉnh, nhằm soát xét mọi hoạt động BHXH theo quy trình quản lý thu BHXH đã đƣợc thống nhất trong toàn ngành, ngoài ra, cơ quan BHXH tỉnh còn chịu sự kiểm tra của Ban kiểm tra BHXH Việt Nam hoặc là định kỳ
70
cứ 03 năm một lần, kiểm toán nhà nƣớc thực hiện kiểm toán quỹ BHXH theo quy định của Luật BHXH.
Mặc dầu hoạt động giám sát của cơ quan BHXH tỉnh đƣợc thực hiện thông qua các cấp quản lý của phòng, ở BHXH huyện, thị xã, thành phố nhƣng chƣa có sự đầu tƣ thích đáng so với quy mô, mạng lƣới ngày càng phát triển cả về chiều sâu lẫn chiều rộng trong hoạt động thu, chi và thực hiện chính sách BHXH cho ngƣời lao động trên địa bàn tỉnh, bên cạnh đó, lãnh đạo ngành BHXH chƣa thực sự quan tâm nhiều đến hoạt động giám sát trong khi đó công cụ hữu hiệu để thực hiện nhiệm vụ trên đối với chức năng của phòng kiểm tra chƣa chặt chẽ, đồng bộ, trình độ cán bộ chƣa theo kịp sự phát triển để có thể phát hiện hết các sai phạm trong quy trình thu của ngành.