6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3. QUY TRÌNH QUẢN LÝ THU BẢO HIỂM XÃ HỘI TẠI BẢO HIỂM
HIỂM XÃ HỘI TỈNH QUẢNG NAM
Luật BHXH đƣợc ban hành nhằm đề cao vai trò của các tổ chức, cá nhân trong công tác quản lý thu BHXH, tạo điều kiện thuận lợi cho NLĐ, đơn vị SDLĐ thực hiện nghĩa vụ BHXH nộp đúng, đủ, kịp thời vào quỹ BHXH, để thống nhất các quy định về quản lý thu BHXH. Nhằm cụ thể hóa các quy định trên, BHXH Quảng Nam đã ban hành các quy trình quản lý thu BHXH đảm bảo theo dõi, quản lý NLĐ, đơn vị SDLĐ tham gia BHXH thực hiện đúng nghĩa vụ khi tham gia BHXH đầy đủ, đúng quy định và đảm bảo công chức viên chức, cơ quan BHXH thực thi đúng nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của Luật BHXH.
Kể từ khi bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp có trách nhiệm lập 1 bản Danh sách lao động tham gia BHXH (Mẫu D02 – TS) (Phụ lục 3), Tờ khai
44
cung cấp và thay đổi thông tin đơn vị tham gia BHXH (Mẫu TK3 – TS) (nếu có), bản sao Quyết định thành lập hoặc chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng lao động hoặc quyết định tuyển dụng cùng các Tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin ngƣời tham gia BHXH (Mẫu TK1 – TS) (Phụ lục 2) hoặc sổ BHXH ngƣời lao động (nếu có) cho cơ quan BHXH. Tại BHXH tỉnh Quảng Nam, tất cả các hồ sơ thu BHXH đều thực hiện qua giao dịch điện tử. Các đơn vị đã ký hợp đồng cung cấp phần mềm giao dịch điện tử tại BHXH tỉnh Quảng Nam gồm:
-Tổng công ty Dịch vụ Viễn thông VNPT – Vinaphone -Công ty Cổ phần TS24
-Công ty TNHH Phát triển công nghệ Thái Sơn -Công ty Cổ phần Công nghệ tin học EFY Việt Nam -Công ty Cổ phần BKAV
-Tổng công ty viễn thông Viettel
Tờ khai tham gia BHXH do ngƣời lao động lập để khai các thông tin liên quan đến nhân thân khi đăng ký tham gia BHXH và cấp sổ BHXH. Hoặc khi đơn vị phát sinh tăng (giảm) lao động, thay đổi mức đóng, điều kiện đóng và truy thu số phải đóng theo quy định của luật BHXH thì đơn vị vẫn phải lập 01 bản danh sách theo mẫu D02 – TS nhƣ trên.
Mục đích của việc lập danh sách theo mẫu D02 – TS là để đơn vị kê khai lao động, tiền lƣơng, tiền công tham gia BHXH, điều chỉnh mức đóng và đăng ký cấp sổ BHXH. Riêng đối với hồ sơ của đơn vị SDLĐ gửi đến trong trƣờng hợp tăng giảm, thay đổi mức đóng thì cán bộ thu kiểm tra, đối chiếu với các tài liệu liên quan nhƣ hợp đồng, quyết định tăng lƣơng,... và lập Bảng Tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH (theo mẫu D02a – TS) để xác định tổng số lao động, xác định tổng số tiền phải thu do phát sinh tăng, giảm trong kỳ của đơn vị.
Quy trình thu, cấp sổ BHXH ở văn phòng BHXH tỉnh Quảng Nam hay ở BHXH cấp huyện đều thống nhất thực hiện theo Quyết định 959/QĐ-BHXH ngày 09/09/2015 của BHXH Việt Nam và đƣợc quy định nhƣ sau:
Hàng tháng, cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp có trách nhiệm trích phần phải đóng của NLĐ để chuyển cùng với phần đơn vị phải đóng vào quỹ BHXH tại tài khoản chuyên thu của cơ quan BHXH tại kho bạc, ngân hàng.
Hàng tháng, căn cứ hồ sơ đăng ký tham gia BHXH và hồ sơ bổ sung (nếu có), các chứng từ chuyển tiền đóng BHXH của đơn vị; giấy báo có của ngân hàng hoặc kho bạc nhà nƣớc trong tháng để kiểm tra, đối chiếu và xác định số ngƣời tham gia BHXH, tổng quỹ lƣơng, số tiền phải đóng, số tiền đã đóng, số tiền đóng thừa, thiếu và số tiền lãi chƣa đóng, chậm đóng (nếu có). Phòng Quản lý thu /Bộ phận thu ở cấp huyện sẽ lập 02 bản Thông báo kết quả đóng BHXH tháng trƣớc (Mẫu C12 – TS) (Phụ lục 4) gửi cho đơn vị SDLĐ trƣớc ngày 5 tháng sau, 01 bản lƣu tại đơn vị hoặc chuyển dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử BHXH để tra cứu.
Quy trình thu BHXH đƣợc thực hiện thống nhất và nghiêm ngặt tại BHXH tỉnh cũng nhƣ BHXH các huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh. Do tình hình số đơn vị sử dụng lao động tại tỉnh Quảng Nam lớn, số lao động nhiều, đặc biệt là khối doanh nghiệp ngoài quốc doanh (chiếm 37,8%), đây là khối các đơn vị có số lao động lớn nhƣng tình hình tham gia và trích nộp BHXH chƣa tốt, còn nhiều trƣờng hợp trốn đóng, đóng không đúng, không đủ số lao động thực tế nên BHXH tỉnh Quảng Nam tăng cƣờng thêm các hoạt động kiểm tra đơn vị trong quy trình thu. Đối với các trƣờng hợp truy đóng, truy giảm trong thời gian dài hoặc tăng mức đóng bất thƣờng thì bên cạnh các thủ tục trong quy trình thu theo quy định, BHXH tỉnh Quảng Nam yêu cầu phải có bƣớc kiểm tra thực tế tại đơn vị để xác minh, kiểm tra so với hồ sơ đề nghị của đơn vị, riêng trƣờng hợp truy đóng trên 12 tháng đến 36 tháng từ
46
tháng 01/2007, yêu cầu cơ quan BHXH phải phối hợp với Sở/ Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội, cơ quan Liên đoàn lao động để thành lập đoàn kiểm tra đơn vị trƣớc khi thực hiện truy đóng. Với việc tăng cƣờng kiểm tra đơn vị trong các bƣớc của quy trình thu giúp cơ quan BHXH phát hiện ra các trƣờng hợp lạm dụng đóng để hƣởng các chế độ BHXH, trốn đóng, đóng không đúng số lao động thực tế, qua đó đã đề nghị xử lý nhiều đơn vị, yêu cầu đơn vị thực hiện đúng quy định của Luật BHXH.
Đối với các trƣờng hợp vƣớng mắc, chƣa đƣợc quy định cụ thể trong quy trình thu, BHXH tỉnh Quảng Nam có Công văn hƣớng dẫn riêng đối với BHXH cấp huyện để xử lý hoặc Công văn xin ý kiến BHXH Việt Nam. Hằng năm, BHXH tỉnh Quảng Nam tổng hợp ý kiến, góp ý cần sửa đổi trong quy trình thu để gửi BHXH Việt Nam nhằm giúp hoàn thiện quy trình thu tốt hơn, chặt chẽ hơn.
Phòng Kiểm tra BHXH tỉnh có trách nhiệm kiểm tra các nghiệp vụ nội bộ trong cơ quan BHXH và kiểm tra ở các đơn vị SDLĐ. Hằng năm, phòng Kiểm tra BHXH tỉnh Quảng Nam đều có kế hoạch kiểm tra, đối với BHXH cấp huyện thực hiện kiểm tra 2 năm 1 lần, đối với các đơn vị sử dụng lao động: kiểm tra theo danh sách đề nghị của Phòng Quản lý thu, Phòng Khai thác - Thu nợ và BHXH cấp huyện.
Hình 2.2: Quy trình thu BHXH, cấp sổ BHXH