6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4.3. Hoạt động kiểm soát
Ở BHXH tỉnh Quảng Nam, hoạt động kiểm soát đƣợc tổ chức dựa trên nguyên tắc chung hiện nay đƣợc áp dụng nhƣ sau:
56
Bảng 2.6: Các hoạt động kiểm soát thu BHXH ở giai đoạn đăng ký ban đầu
Rủi ro Hoạt động kiểm soát
- Đơn vị SDLĐ không đóng BHXH, kê khai thiếu số lƣợng lao động phải đóng - Mức tiền lƣơng đóng BHXH thấp hơn nhiều so với thực tế, nhất là đối với các DNNQD
- Trƣởng phòng TNHS/ Phó Giám đốc huyện phụ trách kiểm tra công tác tiếp nhận hồ sơ, quy trình, thời gian xử lý hồ sơ.
- Các trƣờng hợp bất thƣờng thì Lãnh đạo cơ quan BHXH sẽ cấp giấy giới thiệu cho các chuyên quản thu xuống đơn vị để kiểm tra tình hình thực tế so với hồ sơ đăng ký đóng.
- Cán bộ QLT, Cấp sổ thẻ kiểm tra dữ liệu trong phần mềm quản lý so với hồ sơ đơn vị.
- Đối với các trƣờng hợp tăng mức đóng bất thƣờng, cơ quan BHXH yêu cầu đơn vị đăng ký thang bảng lƣơng với Sở/Phòng Lao động - Thƣơng binh và Xã hội
57
Bảng 2.7: Các hoạt động kiểm soát thu BHXH ở giai đoạn quản lý thu
Rủi ro Hoạt động kiểm soát
Chuyên quản thu có thể thông đồng, hƣớng dẫn đơn vị giả mạo hồ sơ, chỉnh sửa hồ sơ không đúng với thực tế
- Ngƣời nắm quyền quản lý thu (Trƣởng phòng Quản lý thu/ Giám đốc huyện hoặc Phó Giám đốc huyện) kiểm tra công tác nhập liệu, đối chiếu thu của các chuyên quản.
- Sau khi cán bộ thu tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra, nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý thu và chuyển danh sách cho bộ phận sổ thẻ, bộ phận sổ thẻ sẽ kiểm tra lại để hạn chế rủi ro trƣớc khi in tờ rời, chốt sổ BHXH cho NLĐ. - Phân công lãnh đạo phụ trách từng mảng công việc, cán bộ quản lý thu đƣợc phân công theo dõi một số đơn vị SDLĐ, còn cán bộ kế toán chuyên quản tài khoản thu có trách nhiệm đối chiếu định kỳ hàng tháng và xây dựng quy trình khi thực hiện nhiệm vụ có thể kiểm soát và ngăn ngừa.
- Cán bộ thu không đƣợc kiêm nhiệm công tác cấp sổ thẻ, cán bộ thu không đƣợc kiêm nhiệm công tác kế toán, cán bộ thu không đƣợc kiêm nhiệm công tác giải quyết chế độ BHXH đối với những đơn vị mình chuyên quản. - Chủ SDLĐ thu
khoản trích đóng BHXH từ tiền lƣơng, tiền công của ngƣời lao động nhƣng không đóng cho cơ quan BHXH.
- Ủy quyền cho Phó Giám đốc tỉnh/ Giám đốc hoặc Phó giám đốc huyện phụ trách công tác thu để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát tiến độ thu, quy trình quản lý thu, phát triển đối tƣợng tham gia theo quy định của pháp luật và phê duyệt các hồ sơ thu của các đơn vị quản lý tại văn phòng BHXH tỉnh/ BHXH huyện.
- Ủy quyền cho Trƣởng phòng Quản lý thu ở BHXH tỉnh/Giám đốc hoặc Phó giám đốc huyện ký thông báo kết quả đóng BHXH của các đơn vị tham gia tại văn phòng BHXH tỉnh/BHXH huyện quản lý, nhằm xác định tiến độ thu, tình hình nợ để chỉ đạo đôn đốc thu hồi nợ kịp thời.
58
- Không thu đủ và đúng mức phải nộp vào quỹ BHXH
cấp huyện để kiểm tra việc trích nộp BHXH thực tế tại đơn vị.
Chuyên quản thu nhập nhầm hồ sơ của đơn vị.
- Đối với việc đối chiếu số phải thu và số đã thu, xác định nợ của các đơn vị tham gia thì cuối tháng lập mẫu Thông báo kết quả đóng BHXH cho đơn vị để đối chiếu, thống nhất số liệu, tránh tình trạng cán bộ thu nhập dữ liệu không đúng với hồ sơ đơn vị.
- Cán bộ Cấp sổ thẻ sẽ kiểm tra lại để hạn chế rủi ro trƣớc khi in tờ rời, chốt sổ BHXH cho NLĐ.
(Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Nam))
Bảng 2.8: Các hoạt động kiểm soát thu BHXH ở giai đoạn quản lý nợ
Rủi ro Hoạt động kiểm soát
- Chủ SDLĐ trì hoãn việc nộp tiền BHXH để chiếm dụng vào mục đích khác.
- Chủ SDLĐ dù đã đăng ký tham gia theo quy định pháp luật nhƣng lại không chịu nộp tiền BHXH lên cơ quan BHXH.
- Xây dựng kế hoạch và biện pháp đôn đốc thu hồi nợ.
- Cán bộ thu trực tiếp đến đơn vị để đôn đốc; Lập Biên bản đối chiếu thu nộp BHXH; gửi văn bản đôn đốc 15 ngày một lần. Sau 02 lần gửi văn bản mà đơn vị không nộp tiền, chuyển hồ sơ đơn vị đến Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ tiếp tục xử lý.
- Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ kiểm tra, báo cáo Giám đốc ra quyết định thanh tra, xử lý vi phạm theo quy định và khởi kiện các doanh nghiệp nợ lâu năm, chây lỳ không nộp tiền BHXH
Đánh giá:
Ngành BHXH tỉnh Quảng Nam hiện đang quản lý gần 3.768 đơn vị, trên 136 nghìn lao động tham gia BHXH, do vậy việc hoạt động kiểm soát nguồn thu BHXH của ngành tuân thủ theo các thủ tục kiểm soát và đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình thu ở chƣơng 2 đã đƣợc giới thiệu ở trên; đó là:
- Đảm bảo nguyên tắc phân công, phân nhiệm giữa cán bộ thu với cán bộ làm công tác cấp sổ thẻ đƣợc thực hiện rõ ràng trong văn bản chỉ đạo của ngành (không thể một cán bộ vừa thực hiện thẩm định hồ sơ thu với việc xác định danh sách in sổ BHXH);
- Thực hiện đúng theo quy trình quản lý thu, đảm bảo tính độc lập của từng cán bộ thu, cấp sổ BHXH với cán bộ kế toán (phòng KHTC) đảm bảo mỗi công việc đƣợc kiểm soát việc thực hiện ít nhất là hai ngƣời;
- Việc ủy quyền và phê duyệt đƣợc thực hiện cho cán bộ cấp dƣới của Giám đốc BHXH tỉnh khá chặt chẽ, đảm bảo nguyên tắc, giới hạn của ngƣời đƣợc ủy quyền;
- Công tác quản lý tiền thu, chuyển tiền thu về cơ quan BHXH cấp trên và xác định nợ, tính lãi do chậm đóng của các đơn vị tham gia,… đều thực hiện chặt chẽ, có sự kiểm tra, kiểm soát theo đúng quy trình, nhất là khâu chuyển tiền thu về cơ quan BHXH cấp trên. Đó là tiền thu chuyển từ cấp dƣới lên cấp trên theo định kỳ các ngày trong tháng, xây dựng định mức số dƣ để chuyền tiền từ BHXH huyện về BHXH tỉnh và từ BHXH tỉnh về BHXH Việt Nam và nhất là việc chuyển tiền thu bắt buộc theo đúng một địa chỉ quy định, không đƣợc chuyển tiền từ tài khoản tiền thu chuyển cho bất kỳ cơ quan, đơn vị nào, trừ trƣờng hợp có ý kiến bằng văn bản của Tổng giám đốc BHXH Việt Nam (có văn bản thỏa thuận giữa BHXH Việt Nam với Ngân hàng và Kho bạc mở tài khoản thu).
60
- Việc kiểm tra chứng từ, hồ sơ tại các đơn vị SDLĐ ngày càng có chất lƣợng:
Mặc dù ngành BHXH đã có những thủ tục kiểm soát nêu trên nhƣng với sự phát triển đối tƣợng tham gia BHXH ngày càng tăng, khối lƣợng công việc càng nhiều, do vậy hoạt động kiểm soát trong công tác quản lý thu trong ngành BHXH không tránh khỏi những tồn tại, sai sót:
-BHXH tỉnh chủ yếu dựa vào quy trình chung hƣớng dẫn của ngành khi thực hiện nghiệp vụ, chƣa xây dựng một quy trình mô tả công việc một cách đầy đủ cho nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ thu có thể kiểm soát và ngăn ngừa vi phạm;
Nhƣ đã nêu ở phần môi trƣờng kiểm soát trên, do trình độ của nhân viên quản lý thu có giới hạn (về trình độ chuyên môn, về thâm niên nghề…), trong khi đó đơn vị SDLĐ tham gia ngày càng tăng về số đơn vị, cả về số lao động nên các thủ tục kiểm soát áp dụng chƣa cứng rắn, quyết liệt đối với đơn vị chây lỳ, đôi khi còn thực hiện khá lỏng lẻo, chƣa kịp thời kiểm tra, kiểm soát tiến độ thu hằng tháng cũng nhƣ chƣa có giải pháp hữu hiệu để buộc các cơ quan, đơn vị vi phạm pháp luật về BHXH và nhất là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh hằng năm nợ đọng, chiếm dụng quỹ BHXH tỷ lệ cao so với các loại hình tham gia BHXH khác làm cho mức độ hoàn thành kế hoạch thu không cao.
- Việc chƣa có các hình thức kỷ luật nghiêm khắc khiến cho cán bộ, viên chức trực tiếp thực hiện các hoạt động thu chƣa làm tròn trách nhiệm trong việc thực hiện các thủ tục kiểm soát liên quan đến hoạt động của mình.