6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4.1. Môi trƣờng kiểm soát
48
Bảng 2.4: Phân cấp quản lý thu tại BHXH tỉnh Quảng Nam Cấp quản lý Nội dung phân cấp Nội dung quản lý
BHXH tỉnh Quảng Nam - Đơn vị HCSN, Đảng, Đoàn thể cấp tỉnh - Các đơn vị có số lao động lớn (trên 10.000) - Các đơn vị có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài
- Chịu trách nhiệm quản lý thu các đơn vị do Văn phòng BHXH tỉnh quản lý
- Quản lý, giám sát việc thực hiện công tác thu của BHXH cấp huyện
BHXH các huyện, thị xã, thành phố
- Đơn vị HCSN, Đảng, Đoàn thể cấp huyện
- Các đơn vị đăng ký kinh doanh, hoạt động trên địa bàn huyện, thị xã, thành phố, trừ các đơn vị có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài, các đơn vị có số lao động trên 10.000 LĐ
- Chịu trách nhiệm quản lý thu các đơn vị do BHXH huyện quản lý Lãnh đạo phụ trách công tác thu (Trƣởng/Phó phòng Quản lý thu BHXH tỉnh, Phó Giám đốc huyện phụ trách thu)
- Tất cả các đơn vị tham gia BHXH do đơn vị mình đƣợc phân cấp quản lý
- Chịu trách nhiệm chung về công tác quản lý thu BHXH tại đơn vị mình
- Giám sát, chỉ đạo, điều hành hoạt động quản lý thu của nhân viên tại đơn vị
Nhân viên phụ trách công tác thu
- Đƣợc phân cấp quản lý số đơn vị sử dụng lao động theo văn bản phân công cụ thể của lãnh đạo - Khi có sự thay đổi nhân viên phụ trách phải có biên bản bàn giao sổ BHXH, thẻ BHYT và các hồ sơ có liên quan
- Chịu trách nhiệm quản lý thu các đơn vị theo phân cấp của lãnh đạo
- Giải quyết, xử lý và báo cáo mọi vấn đề có liên quan tới đơn vị mình quản lý cho lãnh đạo phụ trách
- Chức năng giám sát, kiểm tra: Lãnh đạo và các chuyên viên Phòng Kiểm tra thực hiện kiểm tra, giám sát về hoạt động quản lý thu của các Trƣởng/Phó Phòng và các chuyên viên phòng Quản lý thu ở BHXH tỉnh cũng nhƣ ở BHXH cấp huyện. Hằng năm, phòng Kiểm tra BHXH tỉnh Quảng Nam sẽ thực hiện các đợt kiểm tra BHXH các huyện và các đơn vị sử dụng lao động theo kế hoạch và đề nghị của Phòng Quản lý thu, BHXH cấp huyện. Hằng quý, căn cứ vào Báo cáo tình hình nợ của Phòng quản lý thu BHXH tỉnh và BHXH các huyện, Phòng Khai thác - Thu nợ BHXH tỉnh Quảng Nam có kế hoạch thành lập đoàn kiểm tra để làm việc với các đơn vị có số nợ lớn, số tháng nợ nhiều. Hai quý một lần, BHXH tỉnh Quảng Nam sẽ thành lập Đoàn kiểm tra xét duyệt quyết toán tài chính đối với BHXH các huyện, trong đó có kiểm tra công tác quản lý thu các đơn vị tại BHXH cấp huyện.
- Về cơ cấu tổ chức: Văn phòng BHXH tỉnh cũng nhƣ các BHXH cấp huyện đƣợc phân chia thành các bộ phận có chức năng cụ thể, ví dụ Phòng Quản lý thu ở cấp tỉnh, bộ phận Quản lý thu ở cấp huyện. Các chuyên quản sẽ đƣợc phân công cụ thể những đơn vị mình quản lý thông qua các văn bản phân công nhiệm vụ để tăng tính chịu trách nhiệm của từng ngƣời. Phòng Kiểm tra sẽ có những đợt kiểm tra công tác quản lý thu ở Phòng Quản lý thu tại văn phòng BHXH tỉnh Quảng Nam cũng nhƣ bộ phận Quản lý thu ở BHXH cấp huyện.
50
Bảng 2.5: Chức năng từng bộ phận của cơ cấu bộ máy tại BHXH tỉnh Quảng Nam
Các phòng nghiệp
vụ, BHXH huyện Ảnh hƣởng tới công tác kiểm soát thu
Quản lý thu Chịu trách nhiệm chính trong công tác kiểm soát thu BHXH của các đơn vị do Phòng Quản lý thu quản lý.
Chế độ, chính sách
Chỉ duyệt chế độ ốm đau, thai sản, dƣỡng sức đến mốc thời gian đơn vị đã nộp tiền tạo áp lực cho các chủ SDLĐ phải nộp tiền đúng hạn.
Tổ chức cán bộ Tuyển dụng nhân viên phụ trách công tác chuyên môn khi có nhu cầu, trong đó có cả công tác thu.
Kế hoạch – Tài chính
Theo dõi việc nộp tiền của các đơn vị thông qua các chứng từ kế toán từ Ngân hàng, Kho bạc
Kiểm tra Thực hiện các đợt kiểm tra Phòng Quản lý thu, BHXH cấp huyện, các đơn vị do BHXH tỉnh, BHXH huyện quản lý về công tác thu.
Công nghệ thông tin Quản lý các phần mềm, dữ liệu thu của BHXH tỉnh và BHXH huyện.
Cấp sổ, thẻ
Chỉ chốt sổ khi đơn vị nộp đủ tiền, kiểm tra xem cán bộ thu đề nghị cấp đúng số thẻ so với số ngƣời tham gia hay không, có đúng mã đối tƣợng, mã quyền lợi hay không,...
Khai thác - Thu nợ Đôn đốc thu hồi nợ mà Phòng Quản lý thu, BHXH huyện đề nghị lên. Tiếp nhận và trả kết
quả thủ tục hành chính
Tiếp nhận, kiểm tra và trả kết quả hồ sơ thu.
Giám định BHYT Chỉ tác động đến kiểm soát chi, không tác động đến kiểm soát thu.
Văn phòng
Tuyên truyền về Luật BHXH cho NLĐ để NLĐ nắm rõ quyền lợi của mình khi ký hợp đồng với đơn vị, tránh trƣờng hợp không đóng BHXH cho NLĐ.
BHXH các huyện, thành phố
Chịu trách nhiệm về công tác thu các đơn vị do BHXH cấp huyện quản lý.
(Nguồn: BHXH tỉnh Quảng Nam)
+ Ban lãnh đạo BHXH tỉnh Quảng Nam rất thận trọng đối với các rủi ro, đặc biệt là công tác thu. Đây là một trong những chỉ tiêu để đánh giá có hoàn thành nhiệm vụ hay không mà BHXH Việt Nam đã giao phó. Lãnh đạo BHXH tỉnh đã nghiên cứu, hoàn thiện các văn bản, quy định liên quan đến KSNB, thƣờng xuyên kiểm tra, kiểm soát và đôn đốc nhắc nhở bộ phận thu và các bộ phận liên quan thực hiện đúng quy trình thu. Tuy vậy, một bộ phận vẫn chƣa làm việc với tinh thần trách nhiệm cao, cụ thể nhƣ chuyên quản thu chƣa tích cực thƣờng xuyên đôn đốc thu hồi nợ hoặc chƣa thực hiện đúng quy trình thu theo quy định.
+ Lãnh đạo BHXH Quảng Nam thƣờng xuyên sử dụng hệ thống điều hành nội bộ, công khai số điện thoại cá nhân trên trang web http://www.bhxhquangnam.gov.vn nhằm nắm bắt đƣợc tình hình phản hồi của ngƣời lao động cũng nhƣ của các nhân viên cấp dƣới.
- Về tuyển dụng và chính sách nhân sự:
Ngành BHXH nói chung vàBHXH tỉnh Quảng Nam nói riêng có các tiêu chuẩn tuyển dụng thể hiện rõ quan điểm về việc xây dựng đội ngũ nhân viên. Trong đó có yêu cầu về việc am hiểu các văn bản về quản lý thu, về năng lực tin học, đặc biệt trong điều kiện tin học hóa nhƣ hiện nay. Bên cạnh đó, BHXH tỉnh Quảng Nam cũng thƣờng xuyên đƣa nhân viên đi tham gia các lớp bồi dƣỡng nghiệp vụ thu khi BHXH Việt Nam có thông báo. Ngoài ra, BHXH tỉnh Quảng Nam cũng thƣờng xuyên mở các đợt tập huấn về nghiệp vụ thu mỗi khi có văn bản mới của BHXH Việt Nam ban hành để các chuyên quản có thể nắm bắt kịp thời các thay đổi trong quy định. Ngành cũng có chính sách tăng lƣơng trƣớc hạn đối với những nhân viên có thành tích tốt: ví dụ nhƣ hai năm liên tiếp đạt danh hiệu Chiến sĩ thi đua cấp cơ sở sẽ đƣợc nâng lƣơng trƣớc hạn, hoặc có các đợt thƣởng nóng cho các cá nhân, đơn vị có thành tích xuất sắc trong công tác thu và thu hồi nợ.
52
- Cam kết đối với các giá trị đạo đức và tính chính trực:
Ngành BHXH đã xây dựng và chú trọng chuẩn mực đạo đức của cán bộ viên chức, gắn nhiệm vụ của từng cá nhân theo năng lực chuyên môn làm nền tảng trong việc thực thi công vụ, đó là tinh thần trách nhiệm tuân thủ các quy định của ngành, thực hiện tuân thủ các quy trình thu đồng thời xây dựng chính sách động viên khen thƣởng và xử lý kỷ luật nghiêm minh với các hành vi gian lận bắt tay với doanh nghiệp để chiếm đoạt tiền thu. Cụ thể là thi hành theo các văn bản quy định về chuẩn mực đạo đức của cán bộ, công chức, viên chức ngành BHXH theo quyết định số 463- QĐ/BCS (Phụ lục 5). Ngoài ra, cơ quan còn nhấn mạnh về việc thi hành theo quyết định số 463- QĐ/BCS về các chuẩn mực đạo đức của cán bộ thông qua các cuộc họp giao ban. Bên cạnh đó, đƣa việc thực hiện tốt quyết định số 463- QĐ/BCS vào thành một tiêu chuẩn của việc đánh giá thành tích cuối mỗi quý theo Quyết định số 94/QĐ-BHXH của BHXH tỉnh Quảng Nam (Phụ lục 6).
Đánh giá:
- BHXH tỉnh Quảng Nam đang từng bƣớc hoàn thiện bộ máy tổ chức theo quy định của Luật BHXH thông qua việc cải cách thủ tục hành chính của ngành, tổ chức Phòng Tiếp nhận và trả thủ tục hành chính ở BHXH tỉnh và ở cấp huyện theo quy trình một cửa và qua giao dịch điện tử để xác định quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng cho từng cán bộ viên chức của các phòng trong việc thực hiện chức trách của mình nhằm thiết lập sự chịu trách nhiệm rõ ràng giữa các cấp, thiết lập các tuyến báo cáo và luân chuyển thông tin có hiệu quả phục vụ cho KSNB.
- Lãnh đạo BHXH tỉnh ý thức đƣợc sự cần thiết trong quản lý rủi ro và kiểm soát rủi ro qua từng khâu của hoạt động thu, theo dõi tiến độ thu hằng tháng, quý, năm theo các quy trình thu và tỷ lệ thu theo kế hoạch quy định của ngành .
- Xây dựng các giá trị đạo đức trong đơn vị mang tính cân bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các yếu tố cơ hội phát sinh các gian lận, tham nhũng, chẳng hạn nhƣ xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ đơn vị mang tính công khai, công bằng, khách quan, vô tƣ, không thiên vị,…
Ngoài ra, môi trƣờng kiểm soát thu tại BHXH tỉnh còn phụ thuộc nhiều vào các nhân tố bên ngoài, đó là cơ quan quản lý ở cấp trên: Bộ Lao động - Thƣơng binh và Xã hội, Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam, BHXH Việt Nam; cơ quan Kiểm toán Nhà nƣớc; UBND tỉnh.
Qua nghiên cứu về môi trƣờng kiểm soát, có thể chỉ ra một số tồn tại sau:
- Công tác kiểm tra, kiểm soát chủ yếu giao cho phòng kiểm tra để kiểm tra các đơn vị SDLĐ tham gia BHXH và kiểm tra nội bộ cơ quan nhƣng chƣa thiết lập một hệ thống KSNB thu hiệu quả, số đơn vị đƣợc kiểm tra còn hạn chế.
- Môi trƣờng kiểm soát còn bị hạn chế nhiều mặt: ngành BHXH chƣa có hƣớng dẫn về kỹ năng công tác kiểm tra, kiểm soát, cho nên nhìn một cách tổng quát kiểm soát nguồn thu chƣa đạt hiệu quả nhƣ yêu cầu, chƣa khai thác hết số lao động trong các doanh nghiệp tham gia, cũng nhƣ còn một số doanh nghiệp chƣa đăng ký tham gia BHXH, nhất là các doanh nghiệp ngoài quốc doanh, trong khi Luật BHXH và các văn bản hƣớng dẫn thi hành luật còn có nhiều bất cập, tạo kẽ hở cho các doanh nghiệp trốn đóng hay đóng không đủ số ngƣời đang làm việc trong doanh nghiệp.
- Chƣa có quy định rõ ràng và đầy đủ về các hình thức kỷ luật nghiêm khắc cán bộ vi phạm nhằm nâng cao ý thức trách nhiệm khi cán bộ sai phạm. Các thông tin sai phạm xảy ra ở các phòng chức năng thƣờng bị che giấu do tính cục bộ, chƣa có sự giám sát của các phòng nghiệp vụ khác theo đúng quy trình thu cho nên sai phạm có khi không đƣợc xử lý hoặc xử lý không kịp thời.
54