6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.3. Đặc điểm quản lý thu bảo hiểm xã hội
Công tác quản lý thu tùy thuộc vào các văn bản quy phạm pháp luật trong từng giai đoạn. Hiện nay, công tác quản lý thu có những quy định chung nhƣ sau:
a. Công tác quản lý từ đơn vị sử dụng lao động
- Tham gia lần đầu: lập hồ sơ theo quy định và nộp hồ sơ cho cơ quan BHXH, nộp tiền đóng theo quy định, phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho NLĐ.
- Điều chỉnh hằng tháng: Kê khai, lập hồ sơ tăng, giảm lao động, mức đóng, số tiền phải đóng, truy thu, thay đổi, điều chỉnh thông tin đóng BHXH
- Cấp lại sổ BHXH, điều chỉnh nội dung đã ghi trên sổ BHXH của ngƣời lao động: đơn vị nhận hồ sơ, xác nhận tờ khai cung cấp và thay đổi thông tin ngƣời tham gia BHXH đối với các trƣờng hợp điều chỉnh thông tin
cá nhân và nộp kịp thời cho cơ quan BHXH. Sau đó nhận sổ BHXH từ cơ quan BHXH trả cho ngƣời lao động.
- Thu hồi thẻ BHYT của ngƣời lao động ngừng tham gia, nộp cho cơ quan BHXH để điều chỉnh số phải thu (trừ trƣờng hợp chết; chờ giải quyết chế độ hƣu trí, trợ cấp tai nạn lao động - bệnh nghề nghiệp hằng tháng).
- Hằng tháng, nhận thông báo kết quả đóng BHXH từ cơ quan BHXH, kiểm tra, đối chiếu, nếu có sai lệch, phối hợp với cơ quan BHXH để giải quyết.
- Định kỳ 6 tháng, niêm yết công khai thông tin về việc đóng BHXH, cho ngƣời lao động.
- Hằng năm, nhận thông tin đóng BHXH của ngƣời lao động do cơ quan BHXH cung cấp để niêm yết công khai tại đơn vị.
b. Công tác quản lý từ cơ quan bảo hiểm xã hội
Bộ phận một cửa:
-Nhận hồ sơ: Nhận hồ sơ, kiểm đếm thành phần và số lƣợng hồ sơ, kiểm tra các thông tin trong hồ sơ liên quan đến cá nhân tham gia BHXH nhƣ họ tên, ngày sinh, giới tính, số chứng minh nhân dân,...
-Chuyển hồ sơ đến Phòng/Tổ Quản lý thu: hồ sơ đăng ký tham gia, điều chỉnh mức đóng; hồ sơ truy thu, hoàn trả; các trƣờng hợp thay đổi, cải chính các yếu tố về nhân thân, chức danh ngƣời tham gia...
-Nhận lại từ Phòng/Tổ Quản lý thu, Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ hồ sơ các trƣờng hợp không đúng, không đủ để trả đơn vị.
-Nhận lại kết quả xử lý từ Phòng Cấp sổ, thẻ để trả cho đơn vị, ngƣời lao động.
- Hằng tháng, nhận thông báo kết quả đóng của các đơn vị từ Phòng/Tổ Quản lý thu để gửi cho đơn vị.
20
Phòng/Tổ Quản lý thu:
-Nhận hồ sơ từ các phòng chuyên môn/bộ phận khác và kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai với dữ liệu điện tử của đơn vị trong chƣơng trình quản lý thu. Cập nhật dữ liệu vào chƣơng trình quản lý thu các trƣờng hợp có hồ sơ đúng, đủ và in bảng tổng hợp chuyển Phòng Sổ thẻ. Nếu hồ sơ không đúng, không đủ theo yêu cầu thì trả lại bộ phận một cửa để trả lại đơn vị.
-Hằng tháng, sau khi chốt dữ liệu trong chƣơng trình quản lý thu, thực hiện in:
Thông báo kết quả đóng BHXH để gửi đơn vị
Bảng tổng hợp số phải thu gửi Phòng/Tổ Kế hoạch – Tài chính (KHTC)
Báo cáo chi tiết đơn vị nợ BHXH gửi Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ
Báo cáo nghiệp vụ để gửi BHXH cấp trên
- Hằng quý, thực hiện in: Các báo cáo nghiệp vụ để gửi BHXH cấp trên và lƣu tại BHXH tỉnh, huyện theo quy định.
Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ
-Nhận hồ sơ do các Phòng/Tổ khác chuyển đến; kiểm tra, đối chiếu hồ sơ, danh sách với dữ liệu trong chƣơng trình quản lý thu; rà soát dữ liệu để tránh cấp trùng .
-Hằng quý, in báo cáo tổng hợp danh sách cộng nối thời gian tham gia BHXH gửi BHXH Việt Nam
+ Hằng năm, in Tờ rời sổ BHXH xác nhận thời gian đã đóng BHXH, BHTN năm trƣớc (đến 31/12) để gửi cho ngƣời tham gia BHXH bắt buộc.
+ Tháng 01 hằng năm, in thông báo kết quả đóng BHXH, chuyển bộ phận một cửa gửi cho đơn vị.
Phòng/Tổ Kế hoạch – Tài chính:
-Nhận chứng từ chuyển tiền đóng BHXH của đơn vị và cập nhật số tiền đã thu BHXH của đơn vị vào chƣơng trình quản lý
-Hằng tháng: Nhận Bảng tổng hợp số phải thu hằng tháng đối với mỗi đơn vị tham gia BHXH để hạch toán, ký xác nhận và chuyển lại cho Phòng/Tổ Quản lý thu; đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu với Phòng/Tổ Quản lý thu.
-Trƣờng hợp cập nhật sai số liệu thì lập chứng từ điều chỉnh theo quy định.
Phòng Công nghệ thông tin
Quản lý dữ liệu thu, nhận dữ liệu thu của BHXH huyện gửi về để tổng hợp toàn tỉnh và chuyển về Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam theo quy định để tích hợp vào cơ sở dữ liệu dùng chung.
c. Quản lý tiền thu
- Hình thức đóng: Chuyển tiền đóng BHXH đến tài khoản chuyên thu mở tại ngân hàng, kho bạc nhà nƣớc.
- Chuyển tiền thu:
BHXH cấp tỉnh, cấp huyện chuyển toàn bộ số tiền đã thu kịp thời về tài khoản chuyên thu của cấp trên vào các ngày 10, 25 hàng tháng. Riêng ngày cuối năm BHXH cấp dƣới chuyển toàn bộ số tiền thu có trong tài khoản chuyên thu lên BHXH cấp trên theo quy định.
-Tính lãi chậm đóng:
Đơn vị đóng BHXH chậm đóng quá thời hạn theo quy định từ 30 ngày trở lên thì phải đóng số tiền lãi tính trên số tiền BHXH bắt buộc chƣa đóng. Mức lãi suất tính lãi chậm đóng tại thời điểm tính lãi (%/tháng), tính bằng 2 lần mức lãi suất đầu tƣ quỹ BHXH bình quân năm trƣớc liền kề theo tháng do BHXH Việt Nam công bố.
22
-Tính lãi phần truy thu: Các trƣờng hợp truy thu: + Truy thu do trốn đóng
+ Truy thu do điều chỉnh tăng tiền lƣơng đã đóng BHXH ngƣời lao động.
+ Các trƣờng hợp khác theo quy định của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền.