6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.3.3. Công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã
đơn vị SDLĐ: kiểm soát thu BHXH nhằm đề cao ý thức tự giác chấp hành chính sách, pháp luật về BHXH, hạn chế những tình trạng trốn đóng BHXH; ngăn ngừa, phát hiện và xử lý kịp thời các hành vi gian lận về BHXH, đảm bảo sự cạnh tranh lành mạnh trong hoạt động kinh doanh giữa các đơn vị.
1.3.3. Công tác kiểm soát thu bảo hiểm xã hội tại cơ quan Bảo hiểm xã hội xã hội
a. Môi trường kiểm soát
Môi trƣờng kiểm soát đƣợc xem nhƣ nền tảng của KSNB trong hoạt động kiểm soát thu tại cơ quan BHXH. Trong đơn vị hành chính sự nghiệp nhƣ cơ quan BHXH thì tất nhiên sẽ có những đặc thù riêng, tuy nhiên, về cơ bản thì vẫn khá tƣơng đồng với hoạt động của doanh nghiệp.
-Những quy định về đạo đức và kỷ luật:
Mục tiêu của hoạt động BHXH là đem lại lợi ích cho ngƣời lao động khi tham gia BHXH. Hoạt động BHXH là hoạt động phi lợi nhuận vì chính sách an sinh xã hội, do vậy ngƣời làm công tác BHXH phải xác định tƣ tƣởng phục vụ đối tƣợng là nền tảng cho chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp trong công việc. Các giá trị đạo đức và tính chính trực là nhân tố quan trọng của KSNB
24
vì nó tác động đến việc thực hiện và giám sát các nhân tố ảnh hƣởng khác đến KSNB.
BHXH Việt Nam là tổ chức sự nghiệp nằm trong hệ thống các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc Nhà nƣớc, vì vậy các cán bộ, viên chức cần tuân thủ các nguyên tắc đạo đức, văn hóa giao tiếp theo Luật cán bộ, công chức:
-Những tiêu chí tuyển dụng nhân viên: Đƣa ra các tiêu chuẩn về năng lực và đạo đức của ngƣời làm công tác BHXH. Đó là những cam kết về đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên khi tuyển dụng để có thể thực hiện tốt công việc đƣợc giao. Trong đó, năng lực về chuyên môn để am hiểu các qui định quản lý của ngành trong công tác quản lý thu. Năng lực về tin học để thực hiện kiểm soát thu trong môi trƣờng tin học hóa ngày càng cao.
-Cách điều hành của nhà quản lý, cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn, trách nhiệm và chính sách nhân sự:
Ngƣời quản lý luôn luôn xác định tầm quan trọng của công tác KSNB trong hoạt động thu BHXH, từ đó ngƣời đứng đầu gƣơng mẫu thực hiện các quy trình KSNB và thƣờng xuyên đôn đốc nhắc nhở các cấp trong đơn vị nắm vững mục tiêu kiểm soát, tuân thủ các quy trình và thủ tục kiểm soát. Ngƣời quản lý cần phân công công việc, phân chia trách nhiệm rõ ràng, cụ thể để tăng sự chịu trách nhiệm của mỗi nhân viên. Bên cạnh những chính sách khen thƣởng cho những cá nhân phát hiện đƣợc các sai phạm thì cũng đề ra các mức kỷ luật đối với các trƣờng hợp sai phạm cụ thể. Đồng thời có các chính sách tuyển dụng, đào tạo nhân sự phù hợp với các yêu cầu của hoạt động BHXH.
Ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng là Bảo hiểm xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Bảo hiểm xã hội Việt Nam, đặt tại tỉnh, có chức năng: Lập kế hoạch thu BHXH theo quý, năm gửi BHXH Việt Nam; đôn đốc các đơn vị
đóng trên địa bàn (theo phân cấp quản lí) thu nộp BHXH đầy đủ, đúng hạn, lập báo cáo quyết toán thu BHXH quý, năm gửi BHXH.
Ở huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh là Bảo hiểm xã hội huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh, là cơ quan trực thuộc Bảo hiểm xã hội tỉnh đặt tại huyện, có chức năng giúp Giám đốc Bảo hiểm xã hội tỉnh: lập kế hoạch thu BHXH theo quý, năm gửi BHXH tỉnh; đôn đốc hƣớng dẫn các cơ quan đơn vị và ngƣời tham gia BHXH trên địa bàn nộp đầy đủ, kịp thời; lập báo cáo quyết toán quý, năm về thu BHXH nộp BHXH tỉnh, thành phố; kiểm tra, giám sát thu quỹ BHXH và xử lý những vi phạm về thu BHXH trong phạm vi địa phƣơng theo phân cấp BHXH Việt Nam.
Tóm lại, môi trƣờng kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố ảnh hƣởng đến quá trình thiết kế, vận hành của hệ thống KSNB trong đơn vị, trong đó nhân tố quan trọng là sự điều hành của nhà quản lý.
b. Đánh giá rủi ro
Những rủi ro có thể xảy ra trong quá trình kiểm soát thu:
Giai đoạn đăng ký ban đầu:
-Đơn vị SDLĐ không đóng BHXH, kê khai không đầy đủ số lƣợng lao động phải đóng
-Tiền lƣơng, tiền công của NLĐ ở loại hình ngoài quốc doanh thì do chủ SDLĐ đăng ký tham gia BHXH ở mức thấp hơn so với thực tế làm thất thoát nguồn thu vào quỹ BHXH, ảnh hƣởng đến quyền lợi của NLĐ.
Giai đoạn quản lý thu:
-Chuyên quản thu vừa giải quyết hồ sơ, vừa quản lý đơn vị nên sau một thời gian có thể thông đồng, chỉnh sửa hồ sơ nhằm trục lợi quỹ BHXH. Ví dụ nhƣ hƣớng dẫn đơn vị làm hồ sơ tăng thêm 1 tháng cho NLĐ nhằm đủ điều
26
kiện hƣởng thai sản hoặc là để NLĐ đủ điều kiện về quá trình tham gia để xét vào biên chế, đặc biệt là giáo viên.
-Không thu đủ và đúng mức phải nộp vào quỹ BHXH
-Chủ SDLĐ thu khoản trích đóng BHXH từ tiền lƣơng, tiền công của ngƣời lao động nhƣng không đóng cho cơ quan BHXH. Nói cách khác, ngƣời SDLĐ đã chiếm dụng tiền đóng BHXH của ngƣời lao động để sử dụng vào các mục đích khác nhau của mình.
Giai đoạn quản lý nợ:
-Chủ SDLĐ trì hoãn việc nộp tiền BHXH để chiếm dụng vào mục đích khác dù tình trạng hoạt động của đơn vị vẫn bình thƣờng, thậm chí hoạt động tốt.
-Chủ SDLĐ dù đã đăng ký tham gia theo quy định pháp luật nhƣng lại không chịu nộp tiền BHXH lên cơ quan BHXH.
c. Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát bao gồm các chính sách, thủ tục và cơ chế nhằm thực hiện các chỉ đạo về KSNB của ngƣời lãnh đạo. Các hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa và đối phó với các rủi ro. Cơ quan BHXH là đơn vị sự nghiệp nên các hoạt động kiểm soát sẽ đƣợc quy định chặt chẽ thông qua các văn bản của nhà nƣớc và của ngành.
Hoạt động kiểm soát ở khâu đăng ký ban đầu
Mục tiêu kiểm soát: Kiểm soát ban đầu ở khâu đăng ký ban đầu nộp BHXH do bộ phận tiếp nhận hồ sơ thu BHXH thực hiện để đánh giá mức độ tuân thủ pháp luật BHXH qua việc đăng ký, kê khai thông tin về nhân thân, mức lƣơng, thu nhập của NLĐ và đơn vị SDLĐ. Phải xác định đƣợc số hồ sơ phải nộp, đã nộp, các lỗi về số liệu và tính pháp lý của hồ sơ thu BHXH, qua đó bộ phận tiếp nhận hồ sơ thu BHXH có những điều chỉnh và kiến nghị xử lý kịp thời tạo điều kiện để NLĐ và đơn vị SDLĐ chấp hành tốt pháp luật
BHXH. Việc kiểm soát ở khâu này nhằm phân loại đƣợc đơn vị SDLĐ định hƣớng cho việc kiểm soát ở các khâu tiếp theo.
Thủ tục kiểm soát:
Cán bộ BHXH tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra số lƣợng, tính hợp pháp của các loại giấy tờ, đối chiếu với hồ sơ của ngƣời lao động. Trƣờng hợp hồ sơ chƣa đủ, cơ quan BHXH phải hƣớng dẫn cụ thể để đơn vị hoàn thiện.
28
Cán bộ thu nhận hồ sơ từ bộ phận một cửa và kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiêu trên danh sách, tờ khai; đối chiếu với các chỉ tiêu trong dữ liệu điện tử của đơn vị trong chƣơng trình quản lý thu và dữ liệu thu của Trung tâm Công nghệ thông tin BHXH Việt Nam. Nếu hồ sơ sai, không đủ thì trả lại bộ phận một cửa. Với những hồ sơ đúng, cán bộ thu sẽ nhập, cập nhật dữ liệu vào chƣơng trình quản lý; in các bản tổng hợp danh sách lao động tham gia BHXH chuyển sang bộ phận Cấp sổ thẻ.
Nếu nhƣ Phòng/Tổ Cấp sổ, thẻ phát hiện dữ liệu nhập vào chƣơng trình quản lý thu và hồ sơ không khớp thì sẽ trả lại hồ sơ hoặc Phòng/Tổ Quản lý thu kiểm tra lại. Với những hồ sơ đúng, Phòng/Tổ Cấp sổ thẻ sẽ tiến thành in bìa sổ BHXH cho các đơn vị và trả lại cho Bộ phận một cửa.
Hoạt động kiểm soát ở khâu quản lý thu
Mục tiêu kiểm soát: thu đúng mức, kịp thời các khoản nộp BHXH từ các đơn vị SDLĐ.
Thủ tục kiểm soát:
-Các khoản tiền thu BHXH bắt buộc đều thực hiện thu qua các tài khoản chuyên thu của BHXH tỉnh tại các ngân hàng và Kho bạc Nhà nƣớc tỉnh, không thực hiện trực tiếp thu tiền mặt đối với khoản thu này.
-Sau khi nhận đƣợc chứng từ nộp tiền thu BHXH bắt buộc của các đơn vị từ Ngân hàng, Kho bạc, phòng Kế hoạch - Tài chính nhập số liệu vào phần mềm kế toán VSA. Các chứng từ thu này (Giấy báo Có) bao gồm chứng từ của các đơn vị do BHXH tỉnh quản lý và các chứng từ do hệ thống Kho bạc, Ngân hàng tại các huyện chuyển số thu của các đơn vị do BHXH các huyện quản lý lên. Do đó, BHXH tỉnh không chỉ kiểm soát đƣợc số thu tại tỉnh mà còn kiểm soát đƣợc số thu tại BHXH các huyện.
-Phòng Quản lý Thu là nơi tiếp nhận hồ sơ thu BHXH, xác định số phải thu BHXH, và căn cứ vào số liệu thu nộp BHXH của các đơn vị SDLĐ trên
30
phần mềm do phòng KHTC chuyển sang để xác định số tiền đơn vị SDLĐ đã nộp, từ đó xác định số tiền BHXH thừa, thiếu với từng đơn vị.
Căn cứ biểu báo tăng giảm lao động, mức lƣơng nộp BHXH do đơn vị gửi đến, căn cứ số tiền nộp BHXH của đơn vị về tài khoản của cơ quan BHXH do cán bộ kế toán theo dõi, cập nhật chuyển sang, trƣớc ngày 10 của tháng sau phòng Quản lý Thu phải lập “Thông báo kết quả đóng BHXH, bắt buộc tháng... năm...” gửi đến đơn vị SDLĐ, trong đó thể hiện cụ thể số thừa thiếu đầu kỳ, số phải thu trong tháng, số đơn vị đã nộp và số nộp thừa (hoặc thiếu) chuyển kỳ sau. Các trƣờng hợp chậm nộp BHXH theo thời gian quy định phải tính lãi, phòng Thu căn cứ quy định để xác định phần lãi nộp chậm theo quy định. Hằng tháng, sau khi chốt dữ liệu quản lý thu, thì Phòng/Tổ quản lý thu cần in những báo cáo sau: tổng hợp số phải thu gửi Phòng/Tổ KHTC; Báo cáo chi tiết đơn vị nợ BHXH gửi Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ; Báo cáo nghiệp vụ để gửi BHXH cấp trên theo quy định.
Hằng quý, Phòng/Tổ Quản lý thu thực hiện in: các báo cáo nghiệp vụ để gửi BHXH cấp trên và lƣu tại BHXH tỉnh, huyện theo quy định.
Hoạt động kiểm soát ở khâu quản lý nợ
Mục tiêu kiểm soát: đảm bảo các đơn vị nộp BHXH đúng hạn, hạn chế tình trạng nợ đọng.
Thủ tục kiểm soát:
Hằng tháng, cán bộ thu thực hiện đôn đốc đơn vị nộp tiền theo quy định. Trƣờng hợp đơn vị nợ từ 2 tháng tiền đóng, đối với phƣơng thức đóng hằng tháng; cán bộ thu trực tiếp đến đơn vị để đôn đốc; gửi văn bản đôn đốc 15 ngày một lần. Sau 2 lần gửi văn bản mà đơn vị không nộp tiền, chuyển hồ sơ đơn vị đến Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ tiếp tục xử lý. Hằng tháng chuyển báo cáo chi tiết đơn vị nợ cho Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ để quản lý, đôn đốc thu nợ và đối chiếu.
Bên cạnh đó, cán bộ Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ sau khi tiếp nhận hồ sơ do Phòng/Tổ Quản lý thu chuyển đến thì phân tích, đối chiếu với dữ liệu trong chƣơng trình quản lý thu, lập kế hoạch thu nợ và thực hiện các biện pháp đôn đốc thu nợ đối với từng đơn vị nợ. Đối với đơn vị nợ kéo dài thì lập Biên bản đối chiếu thu nộp BHXH; trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày lập biên bản, nếu đơn vị không nộp tiền thì phối hợp với Phòng/Tổ Kiểm tra báo cáo Giám đốc ra quyết định thanh tra đóng BHXH, xử lý vi phạm theo quy định. Kết thúc thanh tra, nếu đơn vị không nộp tiền, lập văn bản báo cáo UBND cùng cấp và cơ quan có thẩm quyền để áp dụng các biện pháp cƣỡng chế theo quy định của pháp luật và thông báo danh sách đơn vị cố tình không trả nợ trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng.
d. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin phải đảm bảo cung cấp thông tin có chất lƣợng đến các đối tƣợng phù hợp, kịp thời và với các biểu mẫu báo cáo thích hợp. Hệ thống thông tin đối với thu BHXH rất quan trọng vì thông tin mang tính lâu dài, số lƣợng nhiều.
Theo quy định, hằng tháng, hằng quý, cán bộ thu cần in các mẫu biểu báo cáo theo quy định để gửi các phòng chức năng liên quan, BHXH cấp trên và lƣu tại đơn vị. Nhờ các báo cáo này mà BHXH cấp tỉnh có thể nắm đƣợc tình hình thu của Phòng Quản lý thu, của BHXH các huyện về tăng, giảm nợ BHXH, số ngƣời tham gia, số thu... Đồng thời có thể cập nhật, đối chiếu số thu phát sinh, số đã nộp, số còn nợ của đơn vị do Phòng Quản lý thu hoặc BHXH huyện quản lý. Tuy nhiên, nếu có những đợt báo cáo đột xuất, hệ thống thông tin vẫn có thể xuất ra dữ liệu kịp thời và đƣợc cập nhật mới nhất từ phần mềm quản lý thu. Trƣởng Phòng Quản lý thu nắm tài khoản quản lý thu cao nhất, có thể đăng nhập để xem tình hình thu, tình hình nợ bất kỳ lúc nào của các đơn vị do Phòng Quản lý thu hay BHXH huyện quản lý.
32
Ngoài ra, cơ quan BHXH sẽ thu thập thông tin từ cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, an ninh kinh tế... để có thể nắm đƣợc tình hình hoạt động thực tế của các đơn vị, nắm đƣợc những đơn vị nào có nguy cơ phá sản, giải thể hoặc không còn hoạt động để có những giải pháp thích hợp trong công tác thu nợ.
e. Hoạt động giám sát
- Giám sát thƣờng xuyên đƣợc thực hiện thông qua việc thu thập thông tin, kiểm tra, xử lý và điều chỉnh kịp thời trong các hoạt động.
Giám sát thƣờng xuyên đƣợc thực hiện đồng thời trong các hoạt động thƣờng ngày của đơn vị, bao gồm các hoạt động giám sát, quản lý thƣờng nhật và các hoạt động khác mà nhân viên tiến hành trong nhiệm vụ hàng ngày.
Chế độ BHXH tác động đến ngƣời lao động, đơn vị sử dụng lao động hay nói cách khác hầu nhƣ ảnh hƣởng đến mọi ngƣời trong xã hội, vì vậy Nhà nƣớc luôn quan tâm đến việc giám sát các hoạt động BHXH để đi đúng mục tiêu đặt ra.
Bên cạnh đó đơn vị sử dụng lao động và ngƣời lao động có thể thực hiện giám sát thông qua các thắc mắc, khiếu nại về mọi vấn đề liên quan đến BHXH bằng cách trực tiếp đến bàn tiếp dân tại mỗi đơn vị BHXH (ví dụ nhƣ NLĐ khiếu nại về việc đơn vị đóng với mức lƣơng thấp so hợp đồng đƣợc ký, đóng muộn vài tháng so với ngày ký hợp đồng,...) hoặc gửi qua Tạp chí Bảo hiểm xã hội, trang tin điện tử của tạp chí www.tapchibaohiemxahoi.org.vn,
website của BHXH Việt Nam: www.baohiemxahoi.gov.vn và các trang liên kết riêng của từng tỉnh. Mỗi thắc mắc, khiếu nại của ngƣời lao động đều đƣợc các cán bộ, công chức trong ngành tiếp nhận và giải đáp.
- Giám sát định kỳ đƣợc thực hiện theo kế hoạch để kiểm tra mọi hoạt động BHXH.
Thông qua các báo cáo sự giám sát đƣợc thực hiện từ trên xuống dƣới. Cấp Trung ƣơng quản lí, giám sát cấp tỉnh, cấp tỉnh giám sát cấp huyện. Định kì đơn vị BHXH huyện lập báo cáo quý, báo cáo năm đƣa lên BHXH