6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.4.4. Thông tin và truyền thông
Hệ thống thông tin đối với thu BHXH rất quan trọng vì thông tin mang tính lâu dài, số lƣợng nhiều. Hệ thống thông tin phải đảm bảo cung cấp thông tin có chất lƣợng đến các đối tƣợng phù hợp, kịp thời và với các biểu mẫu báo
cáo thích hợp để phục vụ cho công tác quản lý, kiểm soát của ngành, đặc biệt là trong lĩnh vực thu BHXH. Trong nội bộ cơ quan BHXH tỉnh Quảng Nam, thông tin truyền thông đƣợc truyền từ BHXH tỉnh Quảng Nam xuống phòng Quản lý thu, BHXH các huyện và ngƣợc lại. Bên ngoài, là thông tin truyền thông giữa NLĐ, đơn vị SDLĐ và các cơ quan chức năng có liên quan với cơ quan BHXH tỉnh Quảng Nam.Nhờ hệ thống thông tin truyền thông này mà BHXH cấp tỉnh có thể nắm đƣợc tình hình thu của Phòng Quản lý thu, của BHXH các huyện, từ đó phục vụ cho việc phối hợp kiểm soát trong quá trình thu giữa các đơn vị, bộ phận.
62
Bảng 2.9: Thông tin - Truyền thông tại BHXH tỉnh Quảng Nam Hệ thống Thông tin – Truyền thông Hình thức Nội dung THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG NỘI BỘ BHXH huyện - Phòng Quản lý thu
- Báo cáo tình hình thu và các vấn đề có liên quan đến công tác thu BHXH
- Kiểm soát thông qua phần mềm quản lý thu
- Kiểm tra tình hình nhập dữ liệu, tình hình thu, giải quyết hồ sơ đơn vị của phòng QLT và BHXH huyện
- Ban hành các văn bản, quyết định hƣớng dẫn thực hiện nghiệp vụ thu cho phòng QLT, BHXH huyện
- Trƣởng Phòng QLT nắm tài khoản quản lý thu cao nhất, có thể đăng nhập để xem tình hình thu, tình hình nợ bất kỳ lúc nào của các đơn vị do Phòng QLT hay BHXH huyện quản lý
Phòng/Tổ Quản lý thu - Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ Báo cáo tình hình nợ BHXH của các đơn vị do phòng quản lý thu/BHXH huyện quản lý
- Giúp BHXH tỉnh nắm đƣợc tình hình nợ đọng: số đơn vị nợ, số tiền nợ, tỷ lệ nợ so với kế hoạch đƣợc giao để từ đó có các biện pháp đôn đốc, thu hồi nợ, có kế hoạch làm việc với các đơn vị nợ
Phòng/Tổ Quản lý thu -
Phòng/Tổ KHTC
Báo cáo tổng hợp số phải thu BHXH hằng tháng
- Kiểm tra, đối chiếu số phải thu BHXH giữa Phòng/Tổ QLT và Phòng/Tổ KHTC, từ đó kịp thời phát hiện các trƣờng hợp sai sót do Phòng/Tổ quản lý thu nhập sai hồ sơ hoặc do Phòng/Tổ KHTC nhập chứng từ thu không chính xác
63
Quản lý thu - Phòng/Tổ
kiểm tra
trƣờng hợp đề nghị kiểm tra phạm hoặc các trƣờng hợp cần kiểm tra, xác minh thực tế tại đơn vị để có kế hoạch thành lập đoàn kiểm tra
Giữa các BHXH huyện
Văn bản đề nghị kiểm tra, xác minh các trƣờng hợp do BHXH huyện khác quản lý
- Giúp BHXH các huyện phối hợp với nhau để kiểm tra, xác minh hoặc hỗ trợ để giải quyết các hồ sơ có liên quan trong quá trình thu BHXH
THÔNG TIN TRUYỀN THÔNG BÊN NGOÀI NLĐ, đơn vị - Cơ quan BHXH Các thắc mắc, kiến nghị, vấn đề quan tâm về BHXH đƣợc gửi về cơ quan BHXH
- Giúp cơ quan BHXH nắm bắt đƣợc các phản ánh của NLĐ, đơn vị sử dụng lao động, từ đó có những giải đáp, phản hồi cho NLĐ, đơn vị
Các cơ quan chức năng - Cơ
quan BHXH
Cung cấp các thông tin liên quan đến đơn vị sử dụng lao động, hoạt động kinh doanh của đơn vị cho cơ quan BHXH
- Giúp cơ quan BHXH nắm đƣợc các vấn đề có liên quan tới đơn vị sử dụng lao động để từ đó có các biện pháp kiểm soát thu tốt hơn:
+ Cơ quan thuế: cung cấp tình hình hoạt động của đơn vị, tổng quỹ lƣơng của đơn vị, giúp cơ quan BHXH nắm đƣợc những đơn vị nào có nguy cơ phá sản, giải thể hoặc không còn hoạt động để có những giải pháp thích hợp trong công tác thu nợ hoặc phát hiện đƣợc các đơn vị đóng không đúng mức lƣơng thực tế của NLĐ
+ Cơ quan đăng ký kinh doanh: Cung cấp các thông tin liên quan tới đơn vị: Đại diện pháp nhân, ngành nghề kinh doanh, số lao động đăng ký, giúp cơ quan BHXH quản lý đơn vị chặt chẽ hơn, đặc biệt là số lao động của đơn vị đăng ký so với số lao động tham gia BHXH.
64
Theo quy định, hằng tháng, hằng quý, cán bộ thu cần in các mẫu biểu báo cáo theo quy định để gửi các phòng chức năng liên quan, BHXH cấp trên và lƣu tại đơn vị nhƣ bảng sau:
Bảng 2.10: Các mẫu biểu báo cáo hàng tháng, hàng quý
Tên biểu mẫu báo cáo Nội dung báo cáo Số lƣợng Nơi in Nơi nhận Hằng tháng
C12 - TS Thông báo kết quả đóng BHXH
02 Phòng/Tổ Quản lý thu
-Bộ phận một cửa để gửi đơn vị
-Lƣu hoặc chuyển dữ liệu lên Cổng thông tin điện tử BHXH C69 - HD Bản tổng hợp số phải thu 02 Phòng/Tổ
Quản lý thu
-Phòng/Tổ KHTC
-Lƣu 01 bản có xác nhận của Phòng/Tổ KHTC B03 -TS Báo cáo chi tiết đơn vị
nợ BHXH
02 Phòng/Tổ Quản lý thu
-Phòng/Tổ Khai thác - Thu nợ -Lƣu
B01 - TS Báo cáo nghiệp vụ 01 Phòng/Tổ Quản lý thu -BHXH cấp trên -Lƣu Hằng quý B02a-TS, B02b-TS, B04a-TS, B04b-TS
Báo cáo nghiệp vụ 02 Phòng/Tổ Quản lý thu
-BHXH cấp trên -Lƣu
Nhờ các báo cáo này mà BHXH tỉnh Quảng Nam có thể nắm đƣợc tình hình thu của Phòng Quản lý thu, của BHXH các huyện về tăng, giảm nợ BHXH, số ngƣời tham gia, số thu... Đồng thời có thể cập nhật, đối chiếu số thu phát sinh, số đã nộp, số còn nợ của đơn vị do Phòng Quản lý thu hoặc BHXH huyện quản lý. Tuy nhiên, nếu có những đợt báo cáo đột xuất, hệ thống thông tin vẫn có thể xuất ra dữ liệu kịp thời và đƣợc cập nhật mới nhất từ phần mềm quản lý thu.Trƣởng Phòng Quản lý thu nắm tài khoản quản lý thu cao nhất, có thể đăng nhập để xem tình hình thu, tình hình nợ bất kỳ lúc nào của các đơn vị do Phòng Quản lý thu hay BHXH huyện quản lý.
Đánh giá:
- Do dữ liệu trên hệ thống thông tin chung của ngành chƣa cập nhật đầy đủ nên khi giải quyết chế độ vẫn căn cứ vào sổ BHXH. Do vậy, khi NLĐ mất sổ cần cấp lại thì cơ quan BHXH phải gởi công văn xác nhận đến cơ quan BHXH khác, việc này rất tốn thời gian.
- Chính sách BHXH ngày càng hoàn thiện theo sự phát triển chung của cả nƣớc, lực lƣợng lao động tham gia BHXH tăng theo từng năm, dự kiến đến năm 2020 có khoảng 50% ngƣời lao động trong độ tuổi lao động tham gia BHXH; đó là lực lƣợng phát sinh lớn về số ngƣời tham gia và tiền thu BHXH tăng cao qua các năm, do vậy cơ quan BHXH đã chú trọng và quan tâm đến việc áp dụng CNTT vào trong công tác quản lý, nên bƣớc đầu đã cung cấp cho nhà quản lý kịp thời tình hình số lao động tham gia, số tiền thu vào quỹ BHXH và tiền lƣơng ngƣời lao động khi tham gia.
Ngoài ra, hoạt động thu BHXH đƣợc thực hiện bởi 03 bên: cơ quan BHXH, ngƣời sử dụng lao động và ngƣời lao động, trong khi đó hằng năm đối tƣợng tham gia BHXH ngày càng tăng, do vậy với hệ thống quản lý và thu thập thông tin phục vụ cho quản lý, cho các bên vẫn còn một số tồn tại, đó là:Ngành BHXH bắt đầu áp dụng công nghệ thông tin kết hợp với thủ công
66
trong xử lý nghiệp vụ và quản lý hoạt động thu BHXH theo quy trình thu của ngành, nhƣng hệ thống báo cáo, mẫu biểu vừa theo quy định của chế độ kế toán, vừa phải theo báo cáo nghiệp vụ theo quy định của ngành nhƣng vẫn chƣa phù hợp và đảm bảo sự chính xác cao và rất hay thay đổi, chƣa có định hƣớng lâu dài nên khi tổng hợp báo cáo những dữ liệu mang tính lịch sử lâu dài gặp rất nhiều khó khăn. Đồng thời nghiệp vụ hoạt động kiểm soát nội bộ đơn vị chƣa hình thành rõ nét nên rất khó trong việc kiểm soát dữ liệu và gắn trách nhiệm khi xảy ra sai sót.