7. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.2.2. Công tác tổ chức hoạt động huy động vốn
nhánh Đăk Lăk
Phòng Quan hệ khách hàng, phòng Kế toán và Ngân quỹ là những bộ phận đảm nhiệm vai trò quan trọng trong việc tổ chức và thực hiện công tác huy động vốn.
Dựa trên chỉ tiêu huy động vốn đƣợc hội sở chính giao, Ban Giám đốc sẽ lên kế hoạch cụ thể để tiến hành huy động vốn. Căn cứ vào kế hoạch, chi nhánh sẽ tiến hành triển khai các chƣơng trình huy động vốn (nếu có) và thực hiện giao chỉ tiêu đến từng phòng ban, nhân viên và các phòng giao dịch.
Các giao dịch viên thuộc phòng Kế toán và Ngân quỹ sẽ là ngƣời trực tiếp tác nghiệp với khách hàng khi khách hàng đến giao dịch tiền gửi. Việc triển khai tổ chức giao dịch với khách hàng đƣợc Giám đốc chi nhánh quyết định dƣới sự tham mƣu của Trƣởng phòng Kế toán và quỹ. Các nhân viên trong các bộ phận khác cũng thực hiện hoạt động huy động vốn thông qua việc giới thiệu các khách hàng đến gửi tiền theo chỉ tiêu đƣợc giao. Ngoài ra, để đảm bảo lợi ích và quyền lợi cho khách hàng cũng nhƣ góp phần duy trì và gia tăng nguồn vốn huy động của chi nhánh thì chi nhánh cũng đã tổ chức phối hợp giữa các bộ phận với nhau trong hoạt động huy động và cho vay nhƣ tƣ vấn cho khách hàng cầm cố sổ tiết kiệm khi gần đến hạn, hay giải ngân qua tài khoản thanh toán của khách hàng tại chi nhánh, phòng kế toán có trách nhiệm chung là tiến hành chăm sóc khách hàng khi đến sinh nhật của khách, hoặc lên kế hoạch tặng quà cho khách vào những ngày lễ lớn… Tuy nhiên, do sự thiếu nhiệt tình trong phối hợp và yếu tố khách quan nhƣ lƣợng khách hàng đông mà đôi lúc nhân viên không thể tƣ vấn và giải quyết kịp thời nhu cầu của khách hàng.
đƣợc giao của nhân viên, bộ phận, chi nhánh để tiến hành tuyên dƣơng, khen thƣởng theo định kỳ hàng tháng, quý, năm.
Phòng kiểm soát rủi ro chịu trách nhiệm kiểm soát hoạt động huy động vốn tại chi nhánh trên cơ sở kiểm soát việc tuân thủ các quy định của HDBank trong quá trình tác nghiệp của cán bộ nhân viên, kiểm soát tính tuân thủ trong hoạt động giao dịch và lƣu trữ hồ sơ chứng từ kế toán, hồ sơ tài liệu tại chi nhánh và các đơn vị trực thuộc. Truy xuất các báo cáo giám sát từ hệ thống để phát hiện và cảnh báo đến Ban Giám đốc các trƣờng hợp vi phạm hoặc các giao dịch đáng ngờ có thể phát sinh rủi ro cho đơn vị.
Việc mở tài khoản tại HDBank - Chi nhánh Đăk Lăk đƣợc thực hiện theo quy trình chung của HDBank, cụ thể nhƣ sau:
Hình 2.2. Quy trình mở tài khoản
Mở tài khoản cho khách hàng
Kiểm soát viên phê duyệt
Thông báo số tài khoản cho khách hàng và lƣu chứng từ GDV tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu hồ sơ mở tài khoản của
KH Thông báo lý do từ chối Không đồng ý Đồng ý GDV yêu cầu khách hàng nộp
- Khi nhận đƣợc hồ sơ mở tài khoản, giao dịch viên có trách nhiệm kiểm tra và đối chiếu các giấy tờ và yếu tố đã kê khai trong hồ sơ mở tài khoản đảm bảo khớp đúng, chính xác.
- Việc mở tài khoản phải đƣợc giải quyết ngay trong ngày làm việc. Trong trƣờng hợp từ chối không mở tài khoản thì phải thông báo ngay và nêu rõ lý do để khách hàng biết. Nếu chấp thuận đề nghị mở tài khoản của khách hàng, giao dịch viên yêu cầu khách hàng nộp tiền vào để mở tài khoản, tiến hành kê tiền, đăng ký thông tin khách hàng nếu chƣa có mã số khách hàng, nhập dữ liệu và chuyển giao phiếu nộp tiền cho khách hàng ký. Số tiền tối thiểu khi mở tài khoản do HDBank quy định trong từng thời kỳ đối với từng loại sản phẩm.
- Sau khi nhận lại phiếu nộp tiền, giao dịch viên tiến hành mở ngay tài khoản cho khách hàng theo chƣơng trình đã đƣợc thiết lập sẵn trên máy và chuyển chứng từ cho kiểm soát viên phê duyệt.
- Kiểm soát viên đối chiếu thông tin trong chứng từ với dữ liệu hiển thị trong phần mềm. Nếu đã đầy đủ và chính xác thì kiểm soát viên sẽ phê duyệt trên phần mềm và trên chứng từ, sau đó sẽ chuyển giao chứng từ cho giao dịch viên.
- Giao dịch viên tiến hành thông báo số hiệu tài khoản, ngày bắt đầu hoạt động của tài khoản và ngày cấp thẻ ATM (nếu có yêu cầu) cho khách hàng đối với tiền gửi thanh toán và lƣu chứng từ.
* Nhận xét:
- Ƣu điểm:
+ Chi nhánh có sự phân định rõ ràng về thẩm quyền và trách nhiệm cho từng bộ phận, cá nhân trong hoạt động huy động vốn. Điều này đã tạo điều kiện cho công tác huy động vốn tại chi nhánh đƣợc thực hiện một cách dứt khoát, chuyên nghiệp.
+ Quy trình, thủ tục thực hiện huy động vốn chặt chẽ, đảm bảo tuân thủ các quy định của NHNN, HDBank.
- Nhƣợc điểm:
+ Số lƣợng nhân sự còn ít, khối lƣợng công việc nhiều, nên không có đủ nhân sự để chuyên tƣ vấn, giải đáp thắc mắc cho khách hàng, dẫn đến việc khách hàng phải đợi lâu. Bên cạnh đó, khi có áp lực về lƣợng khách hàng ngồi đợi, thì nhân viên hay đùn đẩy nhau. Do vậy chi nhánh cần tăng cƣờng quán triệt, chỉ đạo, bố trí thêm nhân viên tƣ vấn và hỗ trợ khách hàng để công tác phối hợp đƣợc thực hiện một cách nhanh chóng và đảm bảo lợi ích của khách hàng.