Quản lý chi NSNN là quản lý toàn bộ các khoản chi NSNN hàng năm qua các khâu: Lập dự toán, chấp hành dự toán, quyết toán ngân sách nhà nước và thanh tra, kiểm tra NSNN. Vì vậy quản lý chi NSNN chính là quản lý tốt công tác lập dự toán, chấp hành dự toán và quyết toán chi NSNN.
1.2.2.1. Lập dự toán ngân sách cấp huyện
Lập dự toán là khâu mở đầu của một chu trình ngân sách nhằm mục đích phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính của Nhà nước nhằm xác lập các chỉ tiêu thu chi NSNN hằng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn.
* Yêu cầu của việc lập dự toán:
- Lập theo đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách hiện hành, trong đó chủ động sắp xếp thứ tự các nhiệm vụ chi ưu tiên theo mức độ cấp thiết để chủ động điều hành, cắt giảm trong trường hợp cần thiết.
- Căn cứ vào điều kiện, tình hình thực tế và nguồn lực tài chính để lựa chọn các hoạt động cần ưu tiên bố trí vốn; thực hiện tiết kiệm chi thường xuyên ngay từ khâu bố trí dự toán gắn với cơ chế quản lý, cân đối theo kế hoạch trung hạn. Rà soát, lồng ghép các chế độ, chính sách, nguồn chi chương trình mục tiêu và nhiệm vụ chỉ thường xuyên để tránh chồng chéo, gây lãng phí.
- Lập dự toán đảm bảo thời gian quy định của Luật NSNN; thuyết minh trên cơ sở pháp lý, chi tiết tính toán và giải trình cụ thể.
* Căn cứ của việc lập dự toán:
Khi lập dự toán chi NSNN phải dựa trên những căn cứ sau:
Thứ nhất, các chủ trương, chính sách của Nhà nước về duy trì và phát
động sự nghiệp, hoạt động QP-AN và các hoạt động đảm bảo xã hội khác trong từng giai đoạn nhất định. Trên cơ sở đó, việc xây dựng dự toán NSNN sẽ đáp ứng được yêu cầu của Nhà nước, sát với thực tiễn hoạt động và mang tính hiệu quả cao.
Thứ hai, các chỉ tiêu của kế hoạch phát triển KT-XH của huyện. Các chỉ
tiêu này cụ thế hóa các chủ trương, chính sách của Nhà nước trong từng giai đoạn, góp phần định lượng cho công tác quản lý chi NSNN.
Thứ ba, các chính sách, chế độ, văn bản của các cơ quan có thẩm quyền
quy định định mức, hướng dẫn thực hiện lập dự toán ngân sách và dự đoán những điều chỉnh tăng giảm có thể xảy ra trong kỳ kế hoạch. Đây chính là cơ sở pháp lý cho việc tính toán, bảo vệ dự toán đồng thời cũng giúp cho cơ quan lập dự toán có phương án dự phòng những thay đổi trong kỳ.
Thứ tư, khả năng cân đối nguồn kinh phí đáp ứng cho nhu cầu kỳ kế
hoạch. Khả năng này được dự đoán dựa vào cơ cấu thu ngân sách Nhà nước kỳ báo cáo và mức tăng trưởng của các nguồn thu kỳ kế hoạch.
Thứ năm, kết quả báo cáo, phân tích, đánh giá tình hình quản lý và sử
dụng kinh phí chi thường xuyên và chi đầu tư phát triển kỳ báo cáo sẽ làm cơ sở và tài liệu tham khảo cho việc xây dựng dự toán kỳ kế hoạch.
* Quy trình lập dự toán chi ngân sách cấp huyện:
Bước (1): UBND cấp tỉnh hướng dẫn giao số kiểm tra dự toán ngân sách cho huyện.
Bước (2): UBND huyện tổ chức hội nghị triển khai xây dựng dự toán ngân sách và giao số kiểm tra cho các phòng, ban, đảng, đoàn thể và UBND các xã.
Lập và tổng hợp dự toán:
Bước (3): Các phòng, ban, đảng, đoàn thể và UBND các xã lập dự toán chi ngân sách của đơn vị mình.
Bước (4): UBND huyện (Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện) làm việc với: các phòng, ban, đảng, đoàn thể về dự toán chi NSNN; kế toán tổng hợp và hoàn chỉnh dự toán chi ngân sách.
Bước (5): UBND huyện trình thường trực HĐND cùng cấp xem xét cho ý kiến về dự toán chi NSNN.
Bước (6): Căn cứ vào ý kiến của thường trực HĐND huyện, UBND cùng cấp hoàn chỉnh lại dự toán và gửi Sở Tài chính.
Bước (7): Sở Tài chính tổ chức làm việc về dự toán ngân sách với các huyện; tổng hợp và hoàn chỉnh dự toán cấp tỉnh báo cáo UBND cùng cấp.
Phân bổ và quyết định giao dự toán:
Bước (8): Sở Tài chính giao dự toán ngân sách chính thức cho các huyện. Bước (9): UBND huyện chỉnh lại dự toán ngân sách gửi đại biểu HĐND huyện trước phiên họp của HĐND huyện về dự toán ngân sách; HĐND huyện thảo luận và quyết định dự toán ngân sách.
Bước (10): UBND huyện giao dự toán cho các phòng, ban, ngành, đoàn thể đồng thời gửi Phòng Tài chính – Kế hoạch, Kho bạc Nhà nước (KBNN) huyện thực hiện công khai dự toán ngân sách huyện.
1.2.2.2. Chấp hành dự toán chi ngân sách cấp huyện
Mục tiêu chính của việc chấp hành dự toán chi NSNN là đảm bảo phân phối, cấp phát, sử dụng kinh phí được phân bổ một cách hợp lý, tiết kiệm và có hiệu quả.
Sau khi UBND huyện ra quyết định giao dự toán ngân sách cho các đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc, phòng Tài chính - Kế hoạch căn cứ vào quyết định của UBND huyện thông báo phân bổ dự toán ngân sách gửi cho các đơn vị trực thuộc đảm bảo đúng với dự toán được giao cả về tổng mức, chi tiết theo từng lĩnh vực chi; đồng thời gửi KBNN huyện để phối hợp thực hiện.
Trên cơ sở dự toán năm được giao, các đơn vị sử dụng ngân sách lập nhu cầu chi ngân sách quý (có chia ra tháng), chi tiết theo các nhóm mục chi gửi KBNN và cơ quan tài chính cuối kỳ trước để phối hợp thực hiện và chi trả cho đơn vị.
Việc chấp hành dự toán chi phải đảm bảo phân phối nguồn vốn hợp lý, có trọng điểm. Chế độ lập và duyệt kế hoạch cấp phát hàng quý phải khoa học, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên được quy định bằng pháp luật.
Việc cấp phát vốn cần đầy đủ, kịp thời, chặt chẽ, tránh sơ hở gây lãng phí, làm thất thoát ngân sách. Đồng thời phải thực hiện nghiêm nghặt khoản dự trữ tài chính để xử lý khi có nhu cầu hoặc mất cân đối giữa thu và chi trong quá trình chấp hành.
Cơ chế kiểm soát chi:
Tuân thủ nguyên tắc thanh toán trực tiếp qua KBNN. Mọi khoản chi phí chi trả từ NSNN của các đơn vị trực thuộc huyện/thành phố trực thuộc tỉnh phải do KBNN trực tiếp thanh toán: Các đơn vị căn cứ vào giấy rút dự toán đã được duyệt để đến KBNN trực tiếp rút tiền. KBNN thực hiện việc thanh toán các khoản chi NSNN căn cứ vào dự toán được giao và có quyền từ chối thanh toán các khoản chi không đủ điều kiện như: không có trong dự toán được giao, không đúng chế độ, tiêu chuẩn, định mức quy định,... Bên cạnh đó, cơ quan tài chính phối hợp với KBNN kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc thực hiện chi tiêu và sử dụng ngân sách của các đơn vị. Khi phát hiện các khoản chi vượt quá nguồn cho phép, sai chính sách, chế độ,...thì có quyền yêu cầu KBNN tạm dừng thanh toán.
Điều chỉnh dự toán NSNN:
Trong quá trình chấp hành ngân sách, nếu có sự thay đổi về nguồn thu và nhiệm vụ chi thì phải thực hiện điều chỉnh dự toán ngân sách theo nguyên
tắc: số tăng thu và sổ tiết kiệm chi so dự toán được giao được dùng để giảm bội chi, tăng chi trả nợ, tăng chi đầu tư phát triển, bổ sung quỹ dự trữ tài chính, tăng dự phòng ngân sách. Nếu giảm thu so với dự toán được duyệt thì phải sắp xếp lại để giảm một số khoản chi tương ứng. Trường hợp sổ thu, chi biến động lớn so với dự toán cần điều chỉnh tổng thể ủy ban nhân dân trình HĐND cùng cấp quyết định điều chỉnh dự toán.
1.2.2.3. Quyết toán chi ngân sách nhà nước cấp huyện
Quyết toán chi ngân sách cấp huyện là tổng kết quá trình thực hiện dự toán chi ngân sách cấp huyện nhằm đánh giá kết quả hoạt động của năm ngân sách, từ đó rút ra những ưu, nhược điểm và bài học kinh nghiệm cho công tác quản lý chi ngân sách cấp huyện.
Sau khi hoàn tất công tác khóa sổ cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm, số liệu trên sổ sách của mỗi đơn vị phải đảm bảo cân đối và khớp đúng với số liệu của KBNN cả về tổng số lẫn chi tiết. Báo cáo quyết toán của các đơn vị dự toán đảm bảo nguyên tắc số chi nhỏ hơn số thu. Khi đó đơn vị mới được tiến hành lập báo cáo quyết toán năm gửi xét duyệt. Đối với cấp huyện, phòng Tài chính - Kế hoạch huyện có trách nhiệm thẩm định báo cáo quyết toán thu, chi ngân sách trên địa bàn trình UBND huyện xem xét để gửi Sở Tài chính, đồng thời UBND huyện trình HĐND cùng cấp phê duyệt. Sau khi HĐND phê duyệt, báo cáo quyết toán năm được lập thành 04 bản, 03 bản gửi đến các cơ quan sau: HĐND, UBND huyện, Sở Tài chính tỉnh và 01 bản lưu tại Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện. Đồng thời gửi KBND huyện nghị quyết phê chuẩn quyết toán của HĐND cấp huyện.
Trình tự lập, gửi, xét duyệt các báo cáo tài chính đã được quy định phản ánh một quy trình bắt buộc tuân thủ, yêu cầu cần phải tôn trọng về thời gian và quy định đảm bảo tính kịp thời, chính xác, trung thực và khách quan của công tác quản lý chi thường xuyên NSNN.
1.2.2.4. Thanh tra, kiểm tra chi ngân sách nhà nước cấp huyện
Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, cơ quan QLNN và đơn vị dự toán ngân sách có trách nhiệm kiểm tra việc thực hiện các chế độ thu, chi và quản lý ngân sách, quản lý tài sản của Nhà nước. Thanh tra tài chính thực hiện kiểm tra, thanh tra định kỳ bằng việc thẩm định các báo cáo chi thường xuyên ngân sách hàng quý của các đơn vị sử dụng NSNN cấp huyện. Khi thấy dấu hiệu không lành mạnh trong quản lý tài chính của đơn vị nào đó, cơ quan chức năng chuyên trách của ngành hoặc Nhà nước sẽ tổ chức thanh tra tài chính đột xuất tại đơn vị.
Hoạt động thanh tra, kiểm tra, kiểm soát nhằm phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật, phát hiện tham nhũng, lãng phí và những tồn tại, vướng mắc, sơ hở trong cơ chế quản lý để kiến nghị kịp thời với cơ quan có thẩm quyền. Thông qua hoạt động này, công tác quản lý chi ngân sách được đảm bảo chặt chẽ, trung thực và hiệu quả.