2.3. Quy trình tiếp nhận hồ sơ, giải quyết và trả kết quả TTHC
2.3.3. Quy trình tiếp nhận TTHC qua giao dịch điện tử
* Đơn vị sử dụng lao động
Kê khai thông tin của đơn vị; nhập thông tin của ngƣời lao động từ các tờ khai tham gia hoặc thay đổi thông tin, các giấy tờ chứng minh của ngƣời lao động; lập danh sách ngƣời tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN (mẫu số D02-TS), Bảng kê thông tin (mẫu số D01-TS) vào phần mềm kê khai của BHXH Việt Nam hoặc của Tổ chức I-V AN;
Ký số điện tử trên hồ sơ và gửi đến Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN.
Nhận thông báo xác nhận nộp hồ sơ điện tử (mẫu số 02/TB-GDĐT); thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB- GDĐT) tại địa chỉ thƣ điện tử đã đăng ký của đơn vị.
Nhận kết quả giải quyết TTHC do Bƣu chính chuyển đến * Cơ quan BHXH
- Phòng/Tổ Quản lý thu:
+ Truy cập hệ thống quản lý thông tin để tiếp nhận hồ sơ điện tử của đơn vị gửi đến, kết xuất tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK1-TS); tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (mẫu số TK3-TS); danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN (mẫu số D02-TS); danh sách ngƣời tham gia BHXH tự nguyện (mẫu số D05-TS); Danh sách ngƣời chỉ tham gia BHYT (mẫu số D03-TS) chuyển sang phần mềm nghiệp vụ để kiểm tra, đối chiếu thông tin, đối chiếu với cơ sở dữ liệu trong Hệ thống quản lý thông tin. Trƣờng hợp hồ sơ không đúng, không đủ điều kiện thì thông báo cho đơn hoàn chỉnh hồ sơ theo quy định.
+ Gửi thông báo giải quyết hồ sơ giao dịch điện tử và trả kết quả (mẫu số 03/TB-GDĐT) đến địa chỉ thƣ điện tử đã đăng ký của đơn vị.
+ Cập nhật dữ liệu vào hệ thống quản lý thông tin, ký điện tử vào các bản tổng hợp danh sách mẫu số D02a-TS, mẫu số D03a-TS, mẫu số D05a-TS và chuyển hồ sơ kèm theo đến Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ.
+ Hàng tháng: gửi thông báo điện tử kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN tháng trƣớc theo mẫu số C12-TS đến tài khoản giao dịch của đơn vị.
- Phòng/Tổ cấp sổ, thẻ:
+ Truy cập hồ sơ BHXH điện tử trong Hệ thống quản lý thông tin, kết xuất hồ sơ điều chỉnh thông tin trên sổ BHXH, thẻ BHYT theo quy định do Phòng/Tổ quản lý thu chuyển đến; kết xuất hồ sơ cấp lại, đổi sổ BHXH, thẻ BHYT của các trƣờng hợp mất, rách, hỏng sổ BHXH, thẻ BHYT do đơn vị chuyển đến.
+ Kiểm tra, đối chiếu hồ sơ với dữ liệu của đơn vị, ngƣời tham gia BHXH, BHYT, BHTN, Bảo hiểm TNLĐ, BNN trong hệ thống quản lý thông tin:
+ Trƣờng hợp hồ sơ đúng, đủ thì gửi hồ sơ và danh sách cấp sổ BHXH (mẫu số D09a-TS); danh sách cấp thẻ BHYT (mẫu số D10a-TS) đến lãnh đạo BHXH tỉnh/huyện phê duyệt.
+ Các trƣờng hợp hồ sơ chƣa đúng, chƣa đủ thì ghi rõ lý do và chuyển lại Phòng/Tổ Quản lý thu.
- Thực hiện in sổ BHXH, thẻ BHYT đối những trƣờng hợp đúng, đủ đã đƣợc lãnh đạo BHXH tỉnh/ huyện phê duyệt.
- Chuyển sổ BHXH, thẻ BHYT đến bộ phận một cửa để trả đơn vị, ngƣời lao động hoặc chuyển sổ BHXH đến Phòng Chế độ BHXH/Tổ thực hiện chính sách BHXH để giải quyết hƣởng chế độ BHXH cho ngƣời lao động.
Hình 2.3. Quy trình tiếp nhận TTHC qua giao dịch điện tử
Qua quy trình trên ta thấy sau khi đơn vị sử dụng lao động nộp hồ sơ điện tử, các tệp tin điện tử đƣợc nộp qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam hoặc qua Tổ chức I-VAN. Hồ sơ điện tử đƣợc chuyển đến phần mềm tiếp nhận hồ. Cán bộ giải quyết truy cập vào phần mềm để kiểm tra tình trạng hồ sơ, nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ thì thực hiện nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm quản lý thu, rồi chuyển sang bộ phận cấp sổ BHXH, thẻ BHYT, tiếp tục kết quả đƣợc chuyển đến bộ phận “một cửa” để chuyển cho bƣu điện trả kết quả đến đơn vị sử dụng lao động. Thời gian xử lý, luân chuyển hồ sơ vẫn đƣợc tính bằng ngày làm việc, hồ sơ phải qua nhiều bộ phận, công tác kiểm tra, nhập dữ liệu hồ sơ tốn khá nhiều thời gian của cán bộ BHXH.