6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
1.2.2. Giai đoạn đào tạo
a. Xác định đối tượng đào tạo
ác định đối tƣợng đào tạo là lựa chọn con ngƣời cụ thể để đào tạo, dựa trên cơ sở nghiên cứu và xác định nhu cầu đào tạo, động cơ đào tạo của ngƣời lao động, tác dụng đào tạo đối với ngƣời lao động và khả năng nghề nghiệp của từng ngƣời.
Nhu cầu đào tạo của ngƣời lao động có những điểm khác biệt do kiến thức cơ bản, tiềm năng và hoài bão phát triển của họ không giống nhau. Do vậy, xác định đối tƣợng đào tạo để hƣớng tới việc thiết kế chƣơng trình sao cho đáp ứng yêu cầu của ngƣời lao động.
Số lƣợng học viên là một điều quan trọng cần cân nhắc khi chọn chƣơng trình đào tạo. Phần lớn các chƣơng trình đào tạo có hiệu quả nếu có số học viên hợp lý.
Khả năng của học viên cũng phải đƣợc cân nhắc. Chƣơng trình đào tạo cần phải đƣợc trình bày ở mức mà học viên có thể hiểu đƣợc.
Việc xác định đúng đối tƣợng đào tạo quyết định đến hiệu quả thành công của công tác đào tạo:
Đối với người lao động: Trực tiếp giúp nhân viên thực hiện công việc tốt hơn. Nâng cao trình độ kiến thức, kỹ năng làm việc, từ đó có thể tìm kiếm một công việc theo trình độ chuyên môn hoặc có thể đảm nhận và phát huy tốt công việc hiện hành. Thỏa mãn nhu cầu phát triển cho nhân viên. Việc đƣợc lựa chọn một cách đúng đắn, hợp lý sẽ kích thích nhân viên thực hiện tốt công việc hơn, đạt nhiều thành tích tốt hơn, muốn đƣợc trao nhiệm vụ có tính thách thức cao hơn, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn.
Đối với tổ chức: ứng đáng với chi phí bỏ ra để đào tạo để có một đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình độ chuyên môn nghiệp vụ với tinh thần trách nhiệm cao về nhiệm vụ của mình với tổ chức. Tuy nhiên, với một câu hỏi đƣợc đặt ra khiến nhiều tổ chức phải lo lắng là vấn đề sử dụng nguồn nhân lực sau khi đào tạo và việc "chảy máu chất xám" rời bỏ tổ chức sau khi đƣợc đào tạo. ởi vậy, việc xác định đúng đối tƣợng đào tạo có vai trò quan trọng để lựa chọn ra những ngƣời vừa có trình độ với công việc và có tâm huyết với tổ chức nhằm xây dựng tổ chức vững mạnh hơn.
b. Xác định nội dung đào tạo
Kiến thức đào tạo rất đa dạng, mỗi loại kiến thức khác nhau phù hợp với từng công việc và đối tƣợng khác nhau.
ác định kiến thức cần đào tạo chính là xác định khối lƣợng kiến thức, loại kỹ năng cần bổ sung cho ngƣời lao động để đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức, đáp ứng với yêu cầu trình độ chuyên môn nghiệp vụ, kỹ năng nghề nghiệp. Vì vậy, ứng với từng mục tiêu nhất định sẽ cần có những loại kiến thức nhất định. Trách nhiệm của nhà quản lý là xem xét và chuyển đổi các
mục tiêu cụ thể của từng loại nhân lực cần đào tạo thành những yêu cầu nhất định về kiến thức cần có của ngƣời lao động để họ bổ sung, nâng cao.
Nhƣ đã biết, chất lƣợng và mục tiêu đào tạo bị ảnh hƣởng rất lớn bởi nội dung chƣơng trình đào tạo, tức là khối lƣợng kiến thức cần đào tạo. Vì nó là nguyên liệu chính để chế tác ra các sản phẩm theo đúng mục tiêu đã đề ra. Nói cách khác, tính hợp lý của nội dung chƣơng trình đào tạo sẽ quyết định đến chất lƣợng và tính hữu dụng của sản phẩm đào tạo ở đầu ra. Nhƣ vậy, nội dung kiến thức đào tạo mà tổ chức cần là những ngành, cấp bậc mà kết quả của nó là nguồn nhân lực đáp ứng mục tiêu tổ chức trong tƣơng lai.
Việc xác định kiến thức đào tạo phải căn cứ vào mục tiêu cần đào tạo, căn cứ vào thực trạng kiến thức đã có của ngƣời học để xác định phần kiến thức cần bổ sung cho đối tƣợng đƣợc đào tạo. Khi xác định kiến thức cần đào tạo không chỉ xuất phát từ yêu cầu hiện tại mà còn cần xuất phát từ yêu cầu trong tƣơng lai để đón đầu các nhiệm vụ mà họ phải đảm nhận. Tùy thuộc vào mục tiêu mà kiến thức đào tạo phải đƣợc thiết kế phù hợp với từng đối tƣợng khác nhau [8].
Đối với viên chức thực hiện chuyên môn: nội dung mà tổ chức cần đào tạo cho học viên là định hƣớng công việc và đào tạo chuyên môn nghiệp vụ. Đào tạo định hƣớng công việc sẽ giúp cho nhân viên tìm hiểu về văn hóa, phong cách làm việc của đơn vị và mau chóng thích nghi với công việc. Đào tạo chuyên môn nghiệp vụ sẽ cung cấp cho nhân viên kiến thức quản lý kinh tế, kiến thức quản lý nhà nƣớc, kiến thức pháp luật và trình độ lý luận. Việc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ rất cần thiết cho các nhân viên làm việc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp bởi đây là đội ngũ quyết định thành bại các chủ trƣơng, đƣờng lối, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà Nƣớc.
Đối với cán bộ quản lý: nội dung đào tạo nhằm phát triển kỹ năng quản trị, điều hành. Để đạt đƣợc hiệu quả, họ phải là ngƣời có kiến thức và suy
nghĩ rộng, biết phối hợp hành động, ham hiểu biết, đồng thời họ phải linh hoạt trong các mối quan hệ giữa con ngƣời, có tinh thần tập thể, có đầy đủ khả năng về quản lý, về kỹ thuật, về phân tích và xây dựng kiến thức, kỹ năng, thái độ trong điều hành.
Một chƣơng trình đào tạo không thể đƣợc triển khai có hiệu quả nếu thiếu đội ngũ giảng viên có năng lực. Đội ngũ giảng viên phải có những yêu cầu nhất định về phẩm chất, năng lực, kinh nghiệm tổ chức, quản lý. Bên cạnh đó, họ là những ngƣời am hiểu, có kinh nghiệm thực tiễn về quản lý, điều hành hành chính hoặc quản lý nhân sự. Điều quan trọng là phải chọn đúng ngƣời và cung cấp cho họ những thông tin cần thiết.
c. Xây dựng chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo Xây dựng chương trình đào tạo
Chƣơng trình đào tạo là một hệ thống các kiến thức, nghiệp vụ cần đƣợc truyền đạt, giảng dạy, cho thấy những kiến thức, kỹ năng nào cần đƣợc giảng dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn các phƣơng pháp đào tạo phù hợp. Chƣơng trình đào tạo đƣợc xây dựng thật cụ thể về số môn học, các môn học sẽ cung cấp trong chƣơng trình, số giờ học, tiết học của từng môn, chi phí cho mỗi môn học, tiết học, các phƣơng tiện cần thiết cho chƣơng trình đào tạo nhƣ giáo trình, tài liệu, trang thiết bị...
Chƣơng trình đào tạo đƣợc xây dựng trên cơ sở nhu cầu đào tạo, đối tƣợng đào tạo và mục tiêu đào tạo đã xác định. Sau đó doanh nghiệp, tổ chức sẽ căn cứ tình hình cụ thể về năng lực tài chính, cơ sở vật chất... để chọn phƣơng pháp đào tạo phù hợp. Trong một chƣơng trình đào tạo có thể áp dụng nhiều phƣơng pháp đào tạo khác nhau cho những đối tƣợng khác nhau. Trên cơ sở những nội dung và phƣơng pháp đã đƣợc lựa chọn, sắp xếp thời gian và số lƣợng học viên giúp cho việc đào tạo nguồn nhân lực nâng cao đƣợc hiệu quả.
Lựa chọn phương pháp đào tạo
Lựa chọn phƣơng pháp đào tạo là lựa chọn cách thức truyền đạt kiến thức, kỹ năng đến ngƣời đƣợc đào tạo sao cho đạt đến mục tiêu của tổ chức một cách phù hợp và hiệu quả nhất. Có nhiều phƣơng pháp để đào tạo nguồn nhân lực khác nhau, mỗi phƣơng pháp có cách thức thực hiện, có những ƣu nhƣợc điểm riêng của nó. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một phƣơng pháp đào tạo hoặc có thể kết hợp nhiều phƣơng pháp nhƣng phải phù hợp với nội dung chƣơng trình đào tạo, phù hợp với điều kiện công việc, đặc điểm lao động và nguồn lực tài chính sao cho đem lại hiệu quả đào tạo là lớn nhất. Phƣơng pháp đào tạo ảnh hƣởng rất lớn đến mục tiêu đào tạo. Nếu việc đào tạo đƣợc thực hiện bằng một phƣơng pháp thích hợp sẽ làm thay đổi thái độ của học viên và ngƣợc lại.
Hiện nay trên thực tế có rất nhiều phƣơng pháp đào tạo nguồn nhân lực, có thể đào tạo trực tiếp tại đơn vị, cũng có thể đi thuê các chuyên gia bên ngoài hoặc cử nhân viên đi học ở các trƣờng lớp, cơ sở đào tạo... Nhìn chung có nhiều hình thức đào tạo đƣợc phân chia theo nhiều tiêu thức khác, tên gọi mỗi phƣơng pháp có thể khác nhau nhƣng cách đào tạo và nội dung tƣơng đối giống nhau. Trong phần này tác giả xin trình bày các phƣơng pháp đào tạo, nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực trong ngắn hạn giúp nhân viên bổ sung những kiến thức, kỹ năng, thái độ nhằm thích ứng, nâng cao tay nghề, hiệu quả công việc hiện tại và đáp ứng các mục tiêu của doanh nghiệp, tổ chức.
- Phương pháp kèm cặp, hướng dẫn:
Kèm cặp, hƣớng dẫn là một hình thức đào tạo trong công việc hết sức thực tế và hiệu quả thông qua việc theo dõi, hƣớng dẫn và kịp thời hỗ trợ cho nhân viên của nhà quản lý - ngƣời kèm cặp để kịp thời truyền tải những kinh nghiệm quý báu, hoàn hiện các kỹ năng cốt lõi và nâng cao chuyên môn cho nhân viên phục vụ công việc hiện tại.
Có thể nói quan hệ kèm cặp nhân viên giữa ngƣời quản lý và nhân viên dƣới quyền là một cách thức mang lại kết quả tốt cho tất cả các bên liên quan: nhân viên, ngƣời kèm cặp và doanh nghiệp. Việc kèm cặp từ lãnh đạo hay bất cứ nhân viên dày dạn kinh nghiệm nào cho các nhân viên khác chính là chìa khóa để phát triển chất lƣợng nhân lực trong nội tại doanh nghiệp.
Các nhà quản lý cũng cần đào tạo các nhân viên đƣơng nhiệm để chia sẻ gánh nặng công tác của họ. Nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn phƣơng pháp trực tiếp huấn luyện nhân viên dƣới hai hình thức: nhà quản lý trực tiếp kèm cặp hoặc cử nhân viên có kinh nghiệm hƣớng dẫn những ngƣời chƣa vững vàng. Ƣu điểm của phƣơng án này là công tác huấn luyện đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, duy trì liên tục, không gián đoạn; doanh nghiệp tận dụng đƣợc nguồn lực nội bộ; điều kiện huấn luyện linh hoạt theo từng tình huống kinh doanh; việc dạy - học diễn ra theo một chu trình tuần hoàn "lý luận - thực tiễn".
Một số doanh nghiệp bố trí một nhân sự có trình độ cao hƣớng dẫn một nhân viên còn yếu kém, một mặt giúp ngƣời này học đƣợc nhiều kỹ năng nghiệp vụ từ đồng nghiệp, mặt khác, anh ta có thể làm việc tự tin vì đƣợc sẵn sàng cố vấn nếu có vấn đề. Đối với nhân viên giàu kinh nghiệm, kèm cặp ngƣời khác chính là một sự khẳng định đối với công việc của họ, cho họ một cảm giác về vai trò quản lý.
ác định công việc: căn cứ vào sở trƣờng, sở đoản của từng nhân viên, nhà quản lý chia công việc cần làm thành nhiều phần, mỗi phần tƣơng ứng với một bài huấn luyện đƣợc giao cho nhân viên đảm nhiệm. Nhà quản lý sẽ xác định thời gian dự kiến và mục tiêu cần đạt cho mỗi nhân viên, tùy theo thời gian cho phép và tính chất công việc. Khi cung cấp các kiến thức về lý thuyết, nhà quản lý nên lồng vào đó kinh nghiệm riêng của mình và truyền cho nhân viên lòng hăng hái muốn hoàn thành nhiệm vụ. Bên cạnh đó ngƣời
hƣớng dẫn cần làm thử trƣớc cho nhân viên xem để giúp họ hình dung lý thuyết đƣợc triển khai trong thực tế ra sao, giải đáp các thắc mắc của họ trƣớc khi để nhân viên tự làm. Cần theo sát, chú ý từng chi tiết nhỏ nhặt nhất và uốn nắn các sai sót của ngƣời học để tạo thói quen tốt ngay từ đầu.
Khi nhân viên đã thành thạo kỹ năng mới, ngƣời dạy và ngƣời học cùng xem xét lại quá trình học hỏi và luyện tập, qua đó kích thích khả năng sáng tạo, động viên ngƣời học tìm cách mới để thực hiện công việc đƣợc nhanh hơn, hiệu quả hơn. Việc thảo luận cũng giúp nhà quản lý đúc kết lại các kinh nghiệm huấn luyện cho riêng mình.
Ðây là phƣơng pháp đơn giản, dễ tổ chức, lại có thể đào tạo đƣợc nhiều ngƣời một lúc, ít tốn kém chi phí. Ðồng thời học viên nắm đƣợc ngay cách thức giải quyết các vấn đề thực tế và mau chóng có thông tin phản hồi về kết quả đào tạo.
- Xây dựng môi trường văn hóa tự học tập, trau dồi kiến thức trong tổ chức, doanh nghiệp
Việc xây dựng một văn hóa tự trau dồi, học tập trong tổ chức là một phƣơng pháp mới mà các doanh nghiệp, tổ chức đang hƣớng đến trong thời gian gần đây. Tạo ra một môi trƣờng làm việc và học tập trong đó mọi thành viên phải luôn vận động bằng cách học tập, trau dồi tích cực những kiến thức mới, rèn luyện kỹ năng để có thể đảm nhận những nhiệm vụ mà tổ chức giao phó. Việc học hỏi lẫn nhau thông qua nhiều kênh thông tin nhƣ sách báo, tạp chí lƣu hành nội bộ, website tin tức,..ngƣời lãnh đạo là ngƣời tạo ra đƣợc văn hóa riêng của tổ chức, khuyến khích nhân viên của mình tự học, tự đọc, tự tìm hiểu những phƣơng pháp làm việc mới trong quá trình thực hiện. Từ đó chia sẻ cho mọi ngƣời cùng học tập, cùng chọn lọc những thông tin, kinh nghiệm bổ ích, đáp ứng cho nhu cầu công việc và nâng cao tay nghề.
Ƣu điểm của phƣơng pháp này là tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp, tổ chức. Hiệu quả mang lại của phƣơng pháp tự học hỏi đƣợc thấy rõ trong thao tác nghiệp vụ, ngƣời học áp dụng ngay những điều học đƣợc từ cấp trên, đồng nghiệp, sách báo, trang thông tin nội bộ,...vào công việc đang thực thi.
- Phương pháp luân phiên công việc
Luân phiên công việc là phƣơng pháp luân chuyển nhân viên hay cấp quản lý từ công việc này sang công việc khác, thay đổi tính chất công việc và môi trƣờng làm việc cho nhân viên nhằm mục đích cung cấp cho họ những kinh nghiệm mới, rộng hơn. Kiến thức thu nhận đƣợc sau quá trình này rất cần thiết cho họ khi đảm trách công việc cao hơn, trải nghiệm mới tại một vị trí công việc mới để họ có cơ hội tự học hỏi, hoàn thiện các kỹ năng còn thiếu sót. Ðây còn là phƣơng pháp tạo sự hứng thú cho ngƣời lao động khi đƣợc thay đổi công việc thay vì làm một công việc nhàm chán suốt đời. Việc luân chuyển sẽ giúp cho nhân viên có đƣợc các cái nhìn mới hơn về tổng thể trong doanh nghiệp, mở rộng các mối quan hệ đồng nghiệp, có đƣợc những kinh nghiệm sâu sắc hơn và phát triển các tố chất tiềm ẩn. Ngoài ra, nó giúp nhân viên trở thành ngƣời đa năng, để đối phó với mọi tình huống xảy ra trong công việc.
Ƣu diểm của phƣơng pháp luân phiên thay đổi công việc: Phƣơng pháp này giúp cho học viên đƣợc đào tạo đa kỹ năng, tránh đƣợc tình trạng trì trệ, dễ dàng thích ứng với các công việc khác nhau. Cơ quan tổ chức có thể phân công bố trí nhân viên linh hoạt hơn, phối hợp hoạt động của các phòng ban có hiệu quả hơn, còn nhân viên có khả năng thăng tiến cao hơn.
Phƣơng pháp này còn giúp cho học viên kiểm tra, phát hiện ra các điểm mạnh, điểm yếu của mình và có kế hoạch đầu tƣ phát triển nghề nghiệp phù hợp.
- Phương pháp đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn
Là phƣơng pháp nhân viên đƣợc cử đi học những khóa đào tạo có thời gian ngắn tập trung nội dung đào tạo vào từng chuyên đề nghiệp vụ cụ thể. ằng việc tham gia các lớp đào tạo nghiệp vụ ngắn hạn, các cuộc hội nghị, tập huấn chuyên đề. Đây là một phƣơng pháp có nhiều ƣu điểm, đƣợc sử dụng nhiều hiện nay, học viên dễ dàng tiếp thu kiến thức và có hệ thống hơn nhƣng nó lại đòi hỏi chi phí đào tạo lớn hơn và tốn nhiều thời gian, tổ chức cần có sự cân nhắc giữa chi phí đào tạo và hiệu quả đạt đƣợc.