6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
2.3.2. Thực trạng giai đoạn đào tạo
a. Thực trạng xác định đối tượng đào tạo
Từ việc nhu cầu đào tạo chƣa đƣợc đánh giá chính thức, khoa học, khách quan dẫn đến thực trạng đối tƣợng đào tạo còn nhiều bất cập, chƣa hợp lý. Việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo còn mang nhiều cảm tính, bị chi phối bởi các yếu tố không liên quan, vì vậy kết quả đào tạo không đạt đƣợc mục tiêu
toàn ngành đã đề ra. Trên thực tế, có đối tƣợng chƣa cần thiết phải đào tạo thì lại bắt buộc phải tham gia, trong khi nhiều đối tƣợng khác cần đƣợc đào tạo lại không tham gia. Một số chƣơng trình, nội dung đào tạo chƣa gắn với đối tƣợng thích hợp. Những viên chức làm việc lâu năm đƣợc cử đi đào tạo, tập huấn chồng chéo, nhiều lần cùng một nội dung, nghiệp vụ liên quan đến nhau trong khi đó một số viên chức mới vào ngành hoặc mới đƣợc luân chuyển bộ phận thiếu chuyên môn, nghiệp vụ lại chƣa đƣợc đào tạo. Hơn nữa, việc lựa chọn đối tƣợng đào tạo chƣa đƣợc rõ ràng nên chƣơng trình đào tạo không phù hợp với đối tƣợng. Thực trạng chƣa đánh giá, xác định đúng đối tƣợng cần đào tạo là một trong những hạn chế chính trong quá trình đào tạo nguồn nhân lực tại ảo hiểm xã hội thành phố Đà Nẵng.
Trong thời gian qua, kể từ khi Luật H H sửa đổi và Luật sửa đổi bổ sung một số điều Luật HYT có hiệu lực, công tác đào tạo chỉ đáp ứng đƣợc một phần nhu cầu công việc. Tuy nhiên, cơ cấu đối tƣợng đƣợc cử đi đào tạo tại các phòng ban chƣa thật sự hợp lý. Từ 01/01/2016 H H đƣợc giao chức năng Thanh tra chuyên ngành đóng H H, HYT, HTN, đây là một nghiệp vụ chuyên môn mới, phức tạp, đòi hỏi cán bộ viên chức Phòng Kiểm tra phải nâng cao trình độ chuyên môn cũng nhƣ nghiệp vụ Thanh tra nhƣng việc đào tạo vẫn nhiều lúng túng, vì vậy chƣa phát huy đƣợc tính răn đe. Phòng Tiếp nhận quản lý hồ sơ (TNQLHS) là phòng tiếp xúc trực tiếp với ngƣời dân, với đơn vị sử dụng lao động, nếu viên chức nắm chắc nghiệp vụ Luật cũng nhƣ những quy định sửa đổi bổ sung sẽ gây phiền hà, ảnh hƣởng đến chất lƣợng phục vụ công dân, tổ chức, doanh nghiệp, đặc biệt là chất lƣợng cải cách hành chính theo cơ chế “một cửa”, phát sinh các thủ tục phức tạp và thời gian đi lại nhiều lần đối với ngƣời nộp hồ sơ. Tuy nhiên, việc đào tạo nguồn nhân lực đối với Phòng Tiếp nhận hồ sơ cũng chƣa đƣợc quan tâm. Điều này đƣợc thể hiện cụ thể qua bảng 2.7:
Bảng 2.7.Số lượt NLĐ đã được đào tạo của BHXH Đà Nẵng giai đoạn 2012-2016 Cơ cấu đối tƣợng đào tạo
Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) SL (ngƣời) Tỷ lệ (%) Phòng QL Thu 31 32.3 33 29.2 46 32.9 44 29.7 47 27.3 Phòng Chế độ 12 12.5 16 14.2 19 13.6 21 14.2 29 16.9 Phòng Cấp sổ, thẻ 17 17.7 19 16.8 23 16.4 26 17.6 33 19.2 Phòng Kiểm tra 5 5.2 5 4.4 4 2.9 4 2.7 5 2.9 Phòng CNTT 3 3.1 4 3.5 7 5.0 5 3.4 5 2.9 Phòng TC-HC 3 3.1 3 2.7 3 2.1 3 2.0 3 1.7 Phòng TNHS 6 6.3 8 7.1 10 7.1 13 8.8 12 7.0 Phòng Giám định 7 7.3 13 11.5 16 11.4 20 13.5 27 15.7 Phòng KH-TC 12 12.5 12 10.6 12 8.6 12 8.1 11 6.4 Tổng cộng 96 100 113 100 140 100 148 100 172 100
Qua bảng số liệu 2.7 ta thấy số lƣợng và đối tƣợng đƣợc đào tạo của H H Đà Nẵng không đều qua các năm. Năm 2016, Phòng thu đƣợc đào tạo với số lƣợng lớn so với tổng lao động đƣợc đào tạo, lao động đƣợc đào tạo tại phòng này vào năm 2016 là 27.3% so với tổng số lao động đƣợc đào tạo. Có những phòng, số lao động đƣợc đào tạo rất ít, mỗi năm chỉ có ba đến bốn lao động đƣợc cử đi đào tạo nhƣ phòng Kiểm tra, phòng CNTT. Còn các phòng khác, số lƣợng đào tạo không thƣờng xuyên, chủ yếu là khi có ý kiến của lãnh đạo phòng, quận huyện.
Việc xác định đối tƣợng và cơ cấu lao động đào tạo chƣa hợp lý ảnh hƣởng lến đến chất lƣợng hoạt động của BHXH thành phố và sự phát triển đồng đều giữa các Phòng chuyên môn, H H quận huyện trực thuộc. Tình trạng mất cân đối trong cơ cấu đối tƣợng đƣợc đào tạo dễ dẫn đến mất cân đối trong trình độ chuyên môn giữa các viên chức trong mỗi bộ phận. Do đó, vấn đề đặt ra, trong thời gian đến, H H Đà Nẵng cần phải xác định đối tƣợng và cơ cấu đào tạo chính xác, phù hợp với yêu cầu phát triển của đơn vị. Từ nhu cầu đào tạo và yêu cầu, mục đích của các chƣơng trình đào tạo cần có khảo sát, đánh giá, lựa chọn các đối tƣợng phù hợp với khóa học nhằm đạt kết quả tốt nhất.
b. Thực trạng xác định kiến thức, nội dung đào tạo tại BHXH Đà Nẵng thời gian qua
Nội dung kiến thức thƣờng đƣợc tập trung vào định hƣớng công việc, chuyên môn nghiệp vụ, lý luận chính trị, quản lý nhà nƣớc. Còn các kiến thức tin học, kỹ năng trong xử lý tình huống ít đƣợc chú trọng. Mặt khác, nội dung kiến thức đào tạo chƣa phù hợp cho từng đối tƣợng và mục tiêu mà H H thành phố đặt ra, cụ thể:
- C VC ở các phòng chức năng sẽ đƣợc cử đi tập huấn các khóa đào tạo, bồi dƣỡng do H H Việt Nam tổ chức. Sau đó, các cán bộ này sẽ về biên soạn và hƣớng dẫn lại nghiệp vụ cho viên chức tại cơ quan.
- Việc truyền đạt kiến thức cho viên chức trong đơn vị chủ yếu là cán bộ có kinh nghiệm lâu năm trong ngành BHXH, là cán bộ quản lý. Những ngƣời này am tƣờng về nghiệp vụ chuyên môn nhƣng khả năng sƣ phạm còn hạn chế nên việc truyền đạt kiến thức cho ngƣời học còn chƣa hiệu quả.
- Nội dung đào tạo đối với các viên chức chuyên môn nghiệp vụ thƣờng định hƣớng vào công việc, vào chuyên môn nghiệp vụ, không quan tâm đào tạo cho họ những kỹ năng khác nên không phát huy đƣợc khả năng của ngƣời lao động, sự sáng tạo trong công việc còn hạn chế.
- Đối với cán bộ lãnh đạo ngoài việc tham gia các khóa đào tạo, tập huấn của H H Việt Nam, cơ quan còn cử đi tham gia học tập kinh nghiệm tại H H các tỉnh khác, học tập nâng cao tại các cơ sở đào tạo khác nhau nhƣng số lƣợng còn hạn chế. Những nhận định trên về nội dung kiến thức đào tạo cho C VC tại đơn vị trong thời gian qua đƣợc thể hiện qua ảng 2.8:
Bảng 2.8. Nội dung kiến thức đào tạo cho CBVC tại BHXH thành phố Đà Nẵng
(ĐVT: người)
STT Nghiệp vụ đào tạo 2012 2013 2014 2015 2016
1 Nghiệp vụ thu H H, HYT 34 43 49 50 44
2 Nghiệp vụ cấp sổ H H, HYT 22 22 32 37 36
3 Nghiệp vụ Kế toán 12 12 12 13 13
4 Nghiệp vụ Tin học 7 7 8 8 8
5 Nghiệp vụ Chế độ H H 6 7 7 9 7
6 Nghiệp vụ Giám định HYT 0 0 3 3 3
7 Nghiệp vụ Thanh tra, Kiểm tra 2 2 2 2 3
8 Tiếp nhận và quản lý hồ sơ 0 8 11 8 13
9 Quản lý Nhà nƣớc 13 12 14 18 43
10 Lý luận Chính trị (trung, caocấp) 0 0 2 0 2
Tổng số 96 113 140 148 172
ảng 2.8 cho thấy, nội dung kiến thức đào tạo khá phong phú, chủ yếu tập trung vào bồi dƣỡng chuyên môn nghiệp vụ nhƣ nghiệp vụ thu H H, HYT, nghiệp vụ về chế độ H H, nghiệp vụ về cấp sổ H H, thẻ HYT, kế toán, giám định HYT nhằm bổ sung những kiến thức cần thiết cho viên chức để giải quyết công việc trƣớc mắt, H H Đà Nẵng chƣa thật sự quan tâm đào tạo kỹ năng cho ngƣời lao động tại đơn vị. Đào tạo về quản lý Nhà nƣớc, lý luận chính trị khá thấp, chủ yếu dành cho cán bộ làm việc lâu năm trong ngành và nằm trong diện đƣợc quy hoạch.
c. Thực trạng việc xây dựng chương trình và lựa chọn phương pháp đào tạo
Việc xây dựng chƣơng trình đào tạo tại H H Đà Nẵng chƣa đƣợc tiến hành một cách bài bản, H H Đà Nẵng chƣa có một quy trình rõ ràng mà trong đó các cán bộ quản lý tham gia vào các giai đoạn xây dựng chƣơng trình đào tạo: xác định nhu cầu đào tạo, xây dựng các tài liệu đào tạo và đánh giá, tổ chức đánh giá tính phù hợp của khóa đào tạo đƣợc tổ chức thế nên chƣơng trình đào tạo đều dựa vào nhu cầu hiện tại, thiếu thì tuyển vào và cho đào tạo lại trƣớc khi bắt đầu công việc. Việc vạch ra chƣơng trình đào tạo hàng quý, hàng năm rất bị động, H H không tiến hành đánh giá, phân loại cán bộ, đối chiếu với yêu cầu quy hoạch, bổ nhiệm, tiêu chuẩn chức danh chuyên môn, phân tích công việc một cách chi tiết nên gặp khó khăn trong việc dự báo nhu cầu về số lƣợng cũng nhƣ chất lƣợng nguồn nhân lực trong tƣơng lai.
Về thời gian đào tạo đƣợc thực hiện tùy vào chuyên môn và đối tƣợng nhƣng chủ yếu là đào tạo ngắn hạn. Thời gian tiến hành thƣờng đƣợc thực hiện khi phát sinh nghiệp vụ mới. Điều này thể hiện qua bảng 2.9:
Bảng 2.9. Thời gian thực hiện các khóa đào tạo tại BHXH Thành phố Đà Nẵng qua các năm
Thời gian đào tạo
Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
SL (ngƣời) (%) TL SL (ngƣời) (%) TL SL (ngƣời) (%) TL Dƣới 10 ngày 68 48,5 85 57,4 105 61 10 ngày – 30 ngày 42 30 41 27,7 45 26,2 Trên 30 ngày 30 21,5 22 14,9 22 12,8 Tổng số ngƣời đào tạo 140 100 148 100 172 100
(Nguồn: Phòng Tổ chức Cán bộ - Bảo hiểm xã hội TP Đà Nẵng)
Qua bảng 2.9 cho thấy, trong năm 2016 thời gian khóa đào tạo dƣới 10 ngày có đến 105 lƣợt lao động tham gia chiếm 61%, không thay đổi nhiều so với các năm trƣớc. Thời gian từ 10-30 ngày năm 2016 là 45 lao động, chiếm tỷ lệ 26,2%. Điều này cho thấy, đơn vị chỉ tập trung vào đào tạo, tập huấn nghiệp vụ mang tính chất ngắn hạn để giải quyết công việc. Thời gian đào tạo trên 30 ngày giảm dần qua các năm vì tính chất công việc của ngành nên khi đào tạo với thời gian dài làm ảnh hƣởng đến khối lƣợng công việc bị trì trệ, gây trễ hẹn hồ sơ làm ảnh hƣởng đến đối tƣợng, công dân. Tuy thời gian tổ chức đào tạo ngắn nhƣng do không chủ động về kế hoạch đào tạo nên đã ảnh hƣởng đến công việc của C VC.
Nhận định công tác đào tạo là một trong các yếu tố quan trọng góp phần thay đổi và phát triển ngành bảo hiểm xã hội. Trong những năm gần đây, H H thành phố Đà Nẵng đã có sự quan tâm đến công tác đào tạo đội ngũ C VC tại đơn vị. Thực tế tại đơn vị cho thấy, đội ngũ C VC đƣợc tuyển dụng có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ khác nhau phần lớn nằm ở khối ngành kinh tế, tuy nhiên rất ít cán bộ đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành về bảo hiểm xã hội. Vì vậy, ảo hiểm xã hội thành phố đã áp dụng nhiều phƣơng pháp đào tạo khác nhau để nâng cao năng lực công tác của C VC tại đơn vị.
Phƣơng pháp kèm cặp hƣớng dẫn: là phƣơng pháp mà nhân viên mới vào ngành sẽ đƣợc một ngƣời làm cùng bộ phận có thâm niên và kinh nghiệm trong nghề hƣớng dẫn trực tiếp tại đơn vị. Thông qua quá trình đào tạo, ngƣời hƣớng dẫn sẽ đánh giá xem nhân viên mới có thể đáp ứng đƣợc yêu cầu công việc hay không, phân tích những ƣu và khuyết điểm của họ để kiến nghị bố trí công việc cho phù hợp với khả năng và tạo điều kiện thuân lợi cho quá trình đào tạo sau này. Với hình thức chỉ bào, kèm cặp tại nơi làm việc thì cơ quan rất ít tốn chi phí đầu tƣ cho việc phòng học, đội ngũ giáo viên nhƣng lại đào tạo đƣợc nhiều ngƣời cùng một lúc, ngƣời học nắm bắt nhanh các vấn đề thực tế và có kết quả đào tạo nhanh chóng. Tuy nhiên, hình thức này cũng khiến một số nhân viên mới khó tiếp thu bởi trình độ không đồng đều, dễ bị lặp theo những khuyết điểm, sai sót của ngƣời hƣớng dẫn, không tạo đƣợc môi trƣờng sáng tạo cho ngƣời mới, đặc biệt là không nắm bắt đƣợc những quy định mới, không ngừng đƣợc điều chỉnh đối với nghiệp vụ ngành Bảo hiểm xã hội để phù hợp với điều kiện hiện nay.
Phƣơng pháp luân phiên thay đổi công việc: là phƣơng pháp tổ chức thay đổi luân phiên công việc cho nhân viên giữa các bộ phận khác nhau, tuy nhiên phƣơng pháp này còn dè dặt và áp dụng không đồng đều giữa các phòng chuyên môn bởi lãnh đạo đơn vị sợ rằng C VC sẽ gặp trở ngại và mất thời gian để làm quen, đào tạo lại, vẫn còn rất nặng tâm lý an toàn, ngại thay đổi. Vì vậy, việc luân phiên thay đổi công việc thƣờng ít diễn ra giữa H H quận, huyện và H H thành phố. Một số nội dung, nhiệm vụ của ngành có quan hệ với nhau, vì vậy nếu đƣợc tạo điều kiện cho C VC luân chuyển công việc khi đó ngƣời lao động dễ dàng tiếp cận công việc mới hơn và nắm bắt thêm đƣợc nhiều nghiệp vụ của ngành hơn.
Xây dựng một nền văn hóa tự học tập, trau dồi trong cơ quan: Việc tự học hỏi lẫn nhau giữa lãnh đạo và nhân viên hay giữa nhân viên với nhân viên
là chƣa đƣợc phát huy ở cơ quan BHXH thành phố Đà Nẵng. Quá trình học tập lẫn nhau còn nhiều hạn chế, ngƣời lao động còn ít kỹ năng trao đổi thông tin nghiệp vụ, khi gặp vƣớng mắc thì tốn quá nhiều thời gian để xin ý kiến lãnh đạo, kỹ năng làm việc nhóm không có dẫn đến khó khăn trong quá trình làm việc. Bên cạnh đó các vƣớng mắc đƣợc giải quyết mang tính đơn lẻ, chƣa đƣợc chia sẻ rộng rãi, dẫn đến việc lặp lại những sai sót. Văn bản, hƣớng dẫn từ cấp trên xuống cấp dƣới còn chậm trễ, gây hạn chế trong quá trình xử lý hồ sơ. Những cách làm hay của lãnh đạo, đồng nghiệp không đƣợc chia sẻ cho mọi ngƣời trong đơn vị cùng tham khảo kịp thời, quá trình trao đổi thông tin chƣa thực sự phát huy hết hiệu quả.
Đào tạo nhân viên trong ngắn hạn: Ngoài những phƣơng pháp kèm cặp, hƣớng dẫn, luân chuyển công việc, ảo hiểm xã hội thành phố còn gửi, cử C VC đến những trung tâm, trƣờng đào tạo nghiệp vụ trong ngắn hạn bằng hình thức đào tạo thông qua tập huấn, hội nghị, hội thảo nghiệp vụ ngành...Theo phƣơng pháp này thì các học viên tiếp thu kiến thức dễ dàng và có hệ thống hơn nhƣng nó lại đòi hỏi chi phí đào tạo lớn hơn và tốn nhiều thời gian. Nên rất ít C VC đƣợc cử đi đào tạo theo phƣơng pháp này, chủ yếu hình thức đào tạo này dành cho các cán bộ quản lý và trong dự nguồn. Các phƣơng pháp nghiên cứu tình huống mô phỏng, huấn luyện kỹ năng giao tiếp, trò chơi quản trị hầu nhƣ không đƣợc áp dụng.
Nhìn chung, các phƣơng pháp mà ảo hiểm xã hội thành phố áp dụng trong công tác đào tạo tại nơi làm việc còn rất hạn chế, không đa dạng chủ yếu là những hình thức truyền thống mà cơ quan đã áp dụng qua nhiều năm, không có sự đổi mới, chƣa áp dụng các phƣơng pháp hiện đại. Hiện nay, nhu cầu về đào tạo tại nơi làm việc của ảo hiểm xã hội thành phố rất lớn. Tuy nhiên, số lƣợng giáo viên và những ngƣời có kinh nghiệm để huấn luyện nghiệp vụ cho ngƣời lao động là rất thấp, lý do những ngƣời này có rất ít thời
gian do phải tham gia công tác quản lý và điều hành cũng nhƣ áp lực khối lƣợng công việc trong ngành ngày càng cao. Tình hình đào tạo của HXH qua các năm đƣợc thể hiện ở bảng 2.10:
Bảng 2.10. Số lượng CBVC tham gia các phương pháp đào tạo tại BHXH