6. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
3.2.1. Hoàn thiện công tác xác định nhu cầu đào tạo
Trong thời gian qua, việc xác định nhu cầu đào tạo tại H H Đà Nẵng không bài bản, chỉ thực hiện một cách sơ sài. Đơn vị chỉ thông qua trao đổi và quan sát mà không thực hiện phân tích công việc để xác định nhân viên cần phải bổ sung những kiến thức, kỹ năng, thái độ gì để thực hiện tốt công việc. Vì vậy, việc xác định nhu cầu đào tạo là không chính xác, dẫn đến tình trạng đào tạo tràn lan, không hiệu quả.
BHXH thành phố Đà Nẵng với nguồn nhân lực đƣợc bổ sung trong những năm gần đây tăng lên nên nhu cầu đào tạo cho số viên chức này rất lớn. Chính vì vậy, trong thời gian tới, đơn vị cần hoàn thiện công tác đánh giá nhu cầu, xây dựng kế hoạch đào tạo gắn với chiến lƣợc đào tạo nguồn nhân lực. Với cách này cho phép H H thành phố Đà Nẵng dự báo nhu cầu cần đƣợc đào tạo trong thời gian tới. Để xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác thì đơn vị nên tiến hành phân tích đơn vị, phân tích công việc và phân tích nhân viên để tìm ra nhu cầu đào tạo trong thời gian tới cần đào tạo kiến thức, kỹ năng, thái độ gì cho nhân viên, nhân viên sẽ trở thành ngƣời nhƣ thế nào trong công việc và lợi ích đem lại từ đào tạo để đạt đƣợc mục tiêu chung của đơn vị.
Phân tích đơn vị
Việc phân tích tổ chức giúp cho công tác xác định nhu cầu đạt đƣợc hiệu quả cao. Cụ thể tại H H Đà Nẵng với khả năng hiện tại và định hƣớng phát triển đến năm 2025, BHXH Đà Nẵng đã và đang thực hiện mục tiêu tăng số lƣợng đối tƣợng tham gia HYT lên 100% dân số vào năm 2020 và ổn định đến năm 2025, 75% lực lƣợng lao động tham gia H H vào năm 2025, khối lƣợng công việc ƣớc tăng gấp 2 lần so với giai đoạn 2012-2016, nhiệm vụ này chủ yếu do Phòng Thu, Phòng Thu hồi nợ và Phòng Kiểm tra đảm nhiệm, trong đó Phòng Quản lý Thu đóng vai trò nòng cốt.
Hiện nay, số lƣợng nhân viên làm công tác thu là 72 ngƣời, trong đó Phòng Thu H H Đà Nẵng là 12 ngƣời, H H quận, huyện là 60 ngƣời. Thu H H đƣợc xác định là nhiệm vụ trọng tâm của Ngành, tuy nhiên nhân viên làm công tác này không đƣợc đào tạo từ ngành H H mà từ các nghành khác nhau nhƣ Tài chính, Luật, Quản trị kinh doanh, Kế toán. Với khối lƣợng công việc ngày càng nhiều nhƣ vậy, đòi hỏi mỗi nhân viên phải không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn, đặc biệt là kiến thức về H H, HYT, kỹ năng thuyết phục và giao tiếp đối với chủ sử dụng lao động, ngƣời lao động.
Song song với công tác thu thì công tác kiểm tra xử lý các đơn vị nợ kéo dài sẽ góp phần hỗ trợ nhiệm vụ thu H H đạt đƣợc mục tiêu. Tuy nhiên, số lƣợng công chức, viên chức, ngƣời lao động hiện nay tại Phòng Kiểm tra rất ít, chỉ có 14 ngƣời so với số lƣợng 5.758 đơn vị tham gia H H, HYT trên địa bàn (năm 2016), nhƣng số ngƣời đƣợc đào tạo trong công tác kiểm tra rất khiêm tốn, hầu nhƣ số cán bộ này đƣợc luân chuyển từ các phòng nghiệp vụ liên quan đến công tác thu H H, HYT. Vì vậy, chất lƣợng và số lƣợng đơn vị kiểm tra trong năm không đáng kể, năm 2016, chỉ có 316 đơn vị, chiếm tỷ lệ 5,49% số đơn vị đƣợc kiểm tra, nên không phát huy hiệu quả, tính răn đe và hiệu quả lan truyền của công tác này tới đơn vị sử dụng lao động
trong việc đóng H H. H H Đà Nẵng cần phải rà soát và tiến hành đào tạo công tác kiểm tra để nâng cao trình độ của ngƣời lao động tại đơn vị, phát hiện và kịp thời xử lý những hành vi sai phạm của đơn vị sử dụng lao động và bố trí thêm ngƣời làm công tác kiểm tra trong giai đoạn 2017-2025, nhƣ thế mới đảm bảo đủ lực lƣợng thực hiện việc kiểm tra các đơn vị sử dụng lao động, đồng thời qua đó sẽ thể hiện tính răn đe đối với đơn vị cố tình vi phạm pháp luật H H, HYT.
Cùng với mục tiêu tăng số lƣợng lao động tham gia H H, HYT, thì giải quyết chế độ cho ngƣời thụ hƣởng chính sách sẽ tăng lên. Khối lƣợng công việc trong giai doạn 2017-2025 ƣớc tăng gấp 1,7 lần so với giai đoạn 2012-2016. Với số lƣợng 48 C VC làm tại bộ phận Chế độ H H thì khả năng giải quyết công việc trong tƣơng lai là không thể. Mặt khác, xuất phát điểm về trình độ của cán bộ làm công tác này hầu hết là từ nghành kế toán và kinh tế, khả năng am hiểu sâu về lĩnh vực này còn hạn chế, chủ yếu là ngƣời trƣớc chỉ bảo ngƣời sau. Vì vậy, H H Đà Nẵng phải đào tạo nâng cao trình độ cho số viên chức hiện có, đồng thời tuyển dụng và đào tạo về nghiệp vụ giải quyết chế độ H H cho bộ phận này.
Để đảm bảo cho công tác thu, giải quyết chế độ và cải cách thủ tục hành chính, thì việc đào tạo nâng cao về công nghệ thông tin là rất cần thiết. Nhân viên đƣợc đào tạo bài bản về công nghệ thông tin là rất ít, trong khi yêu cầu về công việc liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin lớn, H H hiện đã áp dụng tất cả các phần mềm trong việc quản lý thu, giải quyết chế độ và một cửa. Tuy nhiên, cán bộ, viên chức vừa am hiểu về nghiệp vụ vừa có kiến thức về công nghệ thông tin trong các phòng nghiệp vụ không nhiều nên việc xử lý vƣớng mắc trong quá trình tác nghiệp thƣờng chậm trễ, do phải chờ đợi ngƣời của bộ phận công nghệ thông tin khắc phục. Vì vậy, đào tạo nhân viên không những giỏi về chuyên môn nghiệp vụ mà còn hiểu biết về công
nghệ thông tin sẽ hạn chế sai sót về nghiệp vụ, rút ngắn thời gian trong việc giải quyết chế độ cho ngƣời lao động. ên cạnh đó, H H phải tăng cƣờng giám sát hành vi của cán bộ, viên chức, ngƣời lao động không để xảy ra tình trạng quan liêu, hách dịch, nhũng nhiễu đối tƣợng đến giao dịch. H H cũng phải đào tạo nhân viên ở đơn vị về khả năng ứng xử, giải quyết tình huống, vì đơn vị phải tiếp xúc thƣờng xuyên với một số lƣợng ngƣời lao động, đối tƣợng đƣợc hƣởng các chính sách đến liên hệ, nếu không ứng xử khéo léo, giải thích rõ ràng, vô tình sẽ để lại hình ảnh không tốt về đơn vị.
Phân tích công việc
Để xác định nhu cầu đào tạo thì việc xác định rõ những công việc mà ngƣời lao động phải làm là cơ sở cho việc nghiên cứu nhằm chỉ ra nhân viên cần phải có những kiến thức, kỹ năng, thái độ, kinh nghiệm nào để có thể thực hiện đƣợc tốt các công việc đó. Căn cứ vào nhiệm vụ, khối lƣợng công việc và định hƣớng phát triển NNL giai đoạn 2017-2025, H H xác định nội dung công việc, kiến thức kỹ năng cần bổ sung, bồi dƣỡng nâng cao cho ngƣời lao động cụ thể :
- Đào tạo viên chức, ngƣời lao động bộ phận thu H H trở thành những ngƣời có chuyên môn trong việc khai thác đơn vị tham gia H H, BHYT và xử lý những đơn vị nợ tiền H H, HYT để đáp ứng đƣợc yêu cầu phát triển số lƣợng đối tƣợng tham gia H H, HYT, nâng cao kỹ năng làm việc với đối tƣợng trong công tác thu hồi nợ đọng, kiên trì, nhẫn nại, phát triển đối tƣợng tham gia H H, HYT và đạt đƣợc kế hoạch hằng năm mà cấp trên giao.
+ ồi dƣỡng kiến thức thu H H, HYT, HTN nghiệp vụ tăng giảm lao động, điều chỉnh lƣơng, ốm đau, nghỉ không lƣơng, tính lãi quá nợ đối với đơn vị nợ đọng.
vị nợ đọng H H, HYT, đơn vị chiếm dụng tiền đóng H H, HYT của ngƣời lao động.
+ ồi dƣỡng kiến thức quản lý Nhà nƣớc: chƣơng trình chuyên viên + Đào tạo tin học cơ bản, tin học nâng cao và phần mềm tin học nghiệp vụ BHXH (TST), (TNHS), (VSA).
+ Kỹ năng thuyết phục chủ sử dụng lao động trong việc tham gia BHXH, BHYT.
+ Về đào tạo ngoại ngữ: Tiếng Anh Trình độ trở lên.
- Đào tạo viên chức, ngƣời lao động tại bộ phận chế độ H H trở thành những ngƣời có chuyên môn trong việc phát hiện và xử lý hồ sơ liên quan đến giải quyết các chế độ hƣu trí, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghĩ dƣỡng sức và phục hồi sức khỏe của ngƣời lao động nhằm ngăn chặn các hành vi gian dối trong việc giả mạo hồ sơ để hƣởng chế độ chính sách, lạm dụng tiền chi trả chế độ, nhằm đảm bảo cho việc chi trả đúng đối tƣợng đƣợc hƣởng, tránh vỡ quỹ H H, HYT trong tƣơng lai. Các kiến thức, kỹ năng mà chuyên viên giải quyết chế độ cần có đó là kiến thức về nghiệp vụ chế độ, các nghiệp vụ ốm đau, thai sản, hƣu trí…. Yêu cầu trong công việc cần sự kiên nhẫn nghiên cứu Luật và các chính sách H H, kiên nhẫn, bảo mật thông tin đối với những hồ sơ thụ lý, trách nhiệm, trung thực trong công việc, chịu đƣợc áp lực công việc.Chế độ H H là quyền lợi của NLĐ vì vậy cán bộ xử lý nghiệp vụ cần có kỹ năng tổ chức công việc, chính xác trong xử lý hồ sơ.
+ ổ sung kiến thức nghiệp vụ chế độ H H, HYT: giải quyết ốm đau, hƣu trí, tai nạn lao động, chế độ H H 1 lần, thất nghiệp…kiến thức Luật và các văn bản dƣới Luật.
+ Đào tạo tin học cơ bản, tin học nghiệp vụ ngành H H, sử dụng nghiệp vụ (OĐTS), (XETDUYET) và (QLCHI).
+ Các kỹ năng mềm: làm việc nhóm, kỹ năng sống, giao tiếp, lãnh đạo, kỹ năng quản lý thời gian, sáng tạo và đổi mới...
+ Đào tạo kỹ năng phát hiện đối tƣợng lạm dụng quỹ H H.
- Đào tạo viên chức, ngƣời lao động bộ phận Thanh tra, kiểm tra am hiểu về chính sách pháp luật nhà nƣớc, Luật H H, HYT, Luật việc làm, trở thành những viên chức có chuyên môn trong việc xử lý và khởi kiện các đơn vị nợ đọng H H, HYT. Chính sách pháp luật của Nhà nƣớc là rộng và yêu cầu thực thi chính xác, đòi hỏi C VC làm công tác kiểm tra phải có phẩm chất đạo đức tốt, có ý thức trách nhiệm, liêm khiết, trung thực, khách quan, có trình độ đào tạo chuyên ngành về Luật, hiểu biết các thông lệ và chuẩn mực của nghiệp vụ Thanh tra, có kỹ năng kiến nghị xử lý vi phạm, soạn thảo văn bản, báo cáo sau kiểm tra, nâng cao kiến thức chuyên môn, kỹ năng đạo đức, giữ bí mật thông tin, tài liệu thu thập đƣợc trong quá trình thanh tra kiểm tra.
+ ồi dƣỡng kiến thức về Luật Thanh tra, kiểm tra, Luật H H, HYT, HTN, Luật việc làm, Luật lao động, Luật xử lý vi phạm hành chính
+ Đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực Thanh tra kiểm tra: Kỹ năng trong việc xử lý các đơn vị nợ H H, HYT.
+ ồi dƣỡng các nghiệp vụ chung của ngành H H để phục vụ cho công tác Thanh tra, kiểm tra.
+ Đào tạo tin học, ngoại ngữ trình độ cơ bản trở lên phù hợp với nghiệp vụ ngành đang thực thi.
Bảng 3.2. Bảng xác định kiến thức cần đào tạo đối với cán bộ viên chức
Chức danh
công việc Kiến thức cần đào tạo Kỹ năng cần đào tạo
Khai thác thu và thu hồi nợ đọng BHXH, BHYT
- Nghiệp vụ về công tác thu BHXH, BHYT;
- Kiến thức về khởi kiện đơn vị nợ BHXH;
- Kiến thức anh văn, tin học, quản lý nhà nƣớc
- Kỹ năng mềm: làm việc nhóm, quản lý thời gian, thuyết phục ngƣời khác.. - Sử dụng phần mềm Quản lý thu H H (TST), (TNHS), (VSA). - Văn hóa ứng xử. Giải quyết chế độ BHXH
- Nghiệp vụ giải quyết chế độ Hƣu trí, ốm đau, thai sản, dƣỡng sức, tai nạn lao động…
- Đào tạo kỹ năng phát hiện đối tƣợng lạm dụng quỹ H H. - Sử dụng thành thạo các phần mềm nhƣ (OĐTS), (XETDUYET) và (QLCHI).. - Kỹ năng mềm: quản lý thời gian, làm việc nhóm..
ử lý và khởi kiện các đơn vị
nợ H H, BHYT
- Luật H H, HYT, Luật tố tụng dân sự, Luật lao động;
- Quy trình khởi kiện;
- Đào tạo chuyên sâu về lĩnh vực Thanh tra kiểm tra.
- Kỹ năng trong việc xử lý các đơn vị nợ BHXH, BHYT;
- Kỹ năng giao tiếp, ứng xử, làm việc nhóm.
Phân tích nhân viên
Để xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác thì đơn vị cần tiến hành phân tích đánh giá tình hình công việc nhân viên hiện tại và dự kiến những yêu cầu đối với nhân viên trong tƣơng lai. Đơn vị tiến hành phân tích yêu cầu công việc cần làm và kết quả thực thi công việc hiện tại của nhân viên để từ đó rút ra đƣợc những vấn đề còn hạn chế, thiếu sót và yếu kém của họ trong khi thực hiện. Nhờ đó nhà lãnh đạo biết đƣợc những nhân viên nào còn thiếu sót nghiệp vụ, kỹ năng, kiến thức gì và cần bổ sung ra sao để công
tác đào tạo, huấn luyện thêm hoàn thiện. Công việc phân tích nhân viên là công việc khó và mất nhiều thời gian cho lãnh đạo vì vậy cần sự đầu tƣ và quan tâm hơn nữa của tổ chức và ngƣời đứng đầu đơn vị. Việc phân tích công việc thể hiện ở Hình 3.1 nhƣ sau:
Hình 3.1. Tiến trình phân tích công việc
Nhƣ vậy, sau khi tiến hành phân tích công việc, đơn vị nên xây dựng bảng mô tả công việc. Bảng mô tả công việc cho biết viên chức làm cái gì, làm nhƣ thế nào. Đơn vị có thể tham khảo bảng 3.3.
Triển khai bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc ác định mục đích sử dụng thông tin phân tích công việc
Thu thập thông tin cơ bản
Lựa chọn các công việc tiêu biểu
Thu thập thông tin phân tích công việc
Bảng 3.3. Bảng mô tả công việc
Trong thực tế, đơn vị không thể đào tạo cho toàn bộ nhân viên trong cùng một thời điểm. Chính vì vậy, BHXH thành phố Đà Nẵng cần xác định chƣơng trình nào là trọng tâm dựa trên bảng xác định nhu cầu đào tạo đƣợc cập nhật từ các phòng, quận huyện trực thuộc có thể căn cứ vào bảng 3.4 sau :
ảng mô tả công việc ộ phận Chức danh Nơi làm việc Cán bộ quản lý trực tiếp 1. Mục đích công việc:..……… 2. Phạm vi công việc:………..….. 3. Nhiệm vụ và trách nhiệm:……….…… 4. Phạm vi trách nhiệm:………….………... 5. Các yêu cầu khi thực hiện côngviệc:……….……
Bảng 3.4. Bảng xác định nhu cầu đào tạo tại phòng nghiệp vụ/đơn vị trực thuộc BHXH Đà Nẵng theo quý
Đơn vị/ Bộ phận :………
Họ và tên
Kỹ năng/ trình độ yêu cầu Ghi chú
Nghiệp vụ A Nghiệp vụ B Nghiệp vụ C Nghiệp vụ D Nghiệp vụ E 1.Trần Văn 2.Nguyễn Thị Y ……… … Tổng cộng
Cách ghi : (Đ) : đạt (O) : không đạt, yêu cầu đào tạo (-) : không yêu cầu
Sau khi nhu cầu đào tạo của các phòng, đơn vị đƣợc chuyển đến, Phòng Tổ chức - Hành chính dựa trên bảng đánh giá kết quả thực hiện công việc để tiến hành phân tích và đƣa ra nhu cầu đào tạo định kỳ. Kết quả phân tích nhu cầu đào tạo đƣợc cập nhật vào bảng 3.5 sau :
Bảng 3.5. Bảng tổng hợp nhu cầu đào tạo tại BHXH Đà Nẵng theo quý
Đối tƣợng
Kỹ năng/ trình độ yêu cầu Ghi chú Nghiệp vụ A Nghiệp vụ B Nghiệp vụ C Nghiệp vụ D Nghiệp vụ E Nghiệp vụ F I. BHXH TP 1. Phòng A 2. Phòng B 3. Phòng C ... II.BHXH Quận 1... 2…. 3…. ... Tổng cộng
Cách ghi : (D) : đạt (O) : không đạt, yêu cầu đào tạo (-) : không yêu cầu