1. Tính cấp thiết của đề tài
2.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Ngân hàng
TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam- chi nhánh Bắc Quảng Bình
Kiểm soát hoạt động tín dụng tại Chi nhánh là hoạt động mang tính định kỳ hoặc đột xuất được thực hiện bởi phòng Kiểm tra nội bộ của BIDV Bắc Quảng Bình. Thông thường, các cuộc kiểm tra đã nằm trong kế hoạch hoạt
động tổng thể của HSC và ban giám đốc Chi nhánh phê duyệt. Quá trình kiểm soát hoạt động tín dụng tại chi nhánh được thực hiện trình tự theo các bước sau:
Bước 1: Kiểm tra tình hình hoạt động tín dụng chung tại Chi nhánh
Bước 2: Sau khi kiểm tra tổng thể nghiệp vụ tín dụng, KSV tiến hành kiểm tra và đánh giá cụ thể hoạt động tín dụng tại Chi nhánh
Bước 3: Kết thúc kiểm soát và báo cáo kết quả kiểm soát
Bước 4: Theo dõi khuyến nghị kiểm soát ( thực hiện giám sát sau kiểm soát)
a. Kiểm tra tình hình hoạt động tín dụng chung tại Chi nhánh
Với mục tiêu đánh giá, cảnh báo những rủi ro tiềm ẩn về hoạt động tín dụng theo các cấp độ (cao; trung bình; thấp) từ đó xây dựng kế hoạch kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng định kỳ hoặc một cách cụ thể và chi tiêt phù hợp với tình hình hiện tại của Chi nhánh. Định kỳ, dưới sự chỉ đạo của BIDV và Ban giám đốc chi nhánh, phòng kiểm tra, kiểm soát nội bộ BIDV Bắc Quảng Bình thực hiện giám sát hoạt động tín dụng của Chi nhánh theo sự
phân công của Trưởng phòng kiểm tra nội bộ
Khi tiến hành kiểm tra tình hình hoạt động tín dụng chung tại Chi nhánh KSV phải xem xét các nội dung trọng tâm sau:
Ø Một là: kiểm tra, kiểm soát kết quả hoạt động tín dụng tại Chi nhánh tại thời điểm kiểm soát
Nhằm mục đích đánh giá đúng kết quả hoạt động tín dụng tại Chi nhánh từ đó đưa ra các khuyến nghị phù hợp với Chi nhánh. Để thực hiện đánh giá kết quả hoạt động tín dụng của chi nhánh KSV dựa trên các yếu tố sau:
Thứ nhất, tổng dư nợ: xem xét tỷ trọng dư nợ ngắn, trung và dài hạn trên tổng dư nợ so với chỉ tiêu kế hoạch được giao; xem xét tỷ trọng dư nợ theo thành phần kinh tế trên tổng dư nợ so với chỉ tiêu kế hoạch được giao.
Thứ hai, kiểm soát chất lượng tín dụng: KSV tiến hành kiểm tra tỷ lệ
hạn, nợ xấu thực tế đến thời điểm kiểm tra do KSV xác định. KSV cần phân
định rõ nợ quá hạn theo khả năng thu hồi và những cố gắng thu hồi nợ quá hạn của đơn vị để đưa ra các kết luận chính xác về hoạt động KSNB. Bên cạnh đó, KSV cần kiểm tra tỷ lệ nợ khoanh, nợ chờ xử lý trên tổng dư nợ; tỷ
lệ nợ xấu, nợ có khả năng mất vốn trên tổng dư nợ. Kiểm tra tỷ lệ thu lãi tiền vay thực tế trong kỳ so sánh với lãi tiền vay phải thu trong kỳ.
ØHai là: kiểm tra mô hình tổ chức, chức năng nhiệm vụ, phạm vi hoạt
động của Phòng quan hệ khách hàng và phòng quản lý tín dụng; các thay đổi trong hoạt động tín dụng. KSV chủ yếu kiểm tra việc triển khai chế độ, thể lệ
và các văn bản chỉ đạo của HSC; kiểm tra việc bố trí cán bộ tín dụng làm việc tại chi nhánh trên tổng số cán bộ của chi nhánh có đảm bảo ở mức trung bình 30-40% hay không?
ØBa là: kiểm soát trật tự kỷ cương điều hành tại chi nhánh:
KSV thực hiện đánh giá quan điểm phát triển và quản lý tín dụng của lãnh đạo chi nhánh. Thông qua việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát xem xét kiểm tra về văn hóa tôn trọng pháp luật tại chi nhánh; có tuân thủ theo các quy định, chỉ đạo cấp trên và các quy trình nghiệp vụ trong sổ tay tín dụng hay không? Có đảm bảo mục tiêu ngắn hạn và đặt nền móng cho mục tiêu dài hạn hay không?
Văn hóa bố trí sắp xếp con người theo công việc chứ không phải theo mối quan hệ/ tình cảm cá nhân; đồng thời xem xét văn hóa chủđộng, tích cực; dám làm; dám chịu trách nhiệm hay không?
Sau khi tiến hành kiểm tra, rà soát các nội dung trên KSV sẽ tiến hành
đánh giá sơ bộ về hoạt động tín dụng tại chi nhánh trên các mặt: tăng trưởng; cơ cấu; chất lượng tín dụng; Bố trí cán bộ đã hợp lý chưa? Khối lượng công việc đối với một cán bộ tín dụng nhiều hay ít? Có đảm bảo quản lý tốt dư nợ
b. Kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng
Sau khi thực hiện tra tra, kiểm soát tổng thể về tình hình hoạt động tín dụng tại Chi nhánh, KSVNB sẽ tiến hành kiểm tra, kiểm soát cụ thể về họa
động tín dụng tại BIDV Bắc Quảng Bình. Công tác kiểm soát nội bộ hoạt
động tín dụng tại BIDV Bắc Quảng Bình được thực hiện dựa trên mô hình 2.4 như sau:
Hình 2.4: Sơ đồ kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại Chi nhánh Thứ nhất, hoạt động kiểm soát trực tiếp tại Chi nhánh
Đối với việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp tại Chi nhánh KSVNB cần xem xét việc nhận dạng nợ xấu, hồ sơ vay vốn và trình tự cho vay tại Chi nhánh được thực hiện như thế nào? Có đảm bảo nguyên tắc và thực hiện theo
đúng quy trình của BIDV đề ra hay không. Cụ thể như sau:
Một là: Nhận dạng nợ xấu
Nợ xấu là một trong những nguyên nhân chính gây nên rủi ro tín dụng cho Chi nhánh, vì vậy nhận dạng nợ xấu luôn là một trong những nội dung
Kiểm soát đối chiếu với khách hàng Hiệu quả DA và phương án trả nợ của khách hàng Thực trạng TSĐB Xác nhận nợ vay Sử dụng tiền vay Kiểm soát trực tiếp tại CN Nhận dạng nợ xấu Hồ sơ vay vốn Trình tự cho vay
được đặc biệt chú ý trong công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng tại BIDV Bắc Quảng Bình.
KSVNB dựa trên Báo cáo phân loại nợ của Chi nhánh qua các tháng để
nắm bắt tình hình phân loại nợ của chi nhánh, rà soát các khoản nợ mới phát sinh, các khoản nợ cũ qua tháng/năm, để nhận định tính chính xác về số liệu trong báo cáo tài chính. Khi tiến hành kiểm tra, kiểm soát KSV phải đặc biệt chú ý vào các khoản nợ sau: khoản nợ được khai báo là phân loại nợ thủ
công; nợ thường xuyên có sự nhảy nhóm; các khoản nợ thường xuyên chậm trả gốc, lãi; các khoản vay trả trong ngày cùng một số tiền; các khoản nợ có việc định kỳ hạn trả nợ gốc, lãi dài; các khoản nợđầu tư vào các lĩnh vực đặc biệt; các khoản nợ có sự tăng trưởng dư nợ đột biến trong thời gian ngắn đối với khách hàng mới có quan hệ tín dụng. Đồng thời, chú ý hậu kiểm vào các khách hàng có sự biến động lớn về tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình tài chính (về công nợ, hàng tồn kho tăng, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang tăng, kết quả sản xuất kinh doanh giảm sút, báo cáo lưu chuyển tiền tệ thường xuyên âm...)
Hai là: Kiểm soát hồ sơ vay vốn.
Sau khi tiến hành đánh giá sơ bộ về nợ xấu, KSV sẽ đi vào kiểm soát chi tiết các hồ sơ vay vốn. Kiểm soát hồ sơ vay vốn là khâu quan trọng trong quá trình kiểm soát nội bộ hoạt động tín dụng. Khi kiểm tra, kiểm soát hồ sơ vay vốn KSVNN cần xem xét tính đầy đủ các hồ sơ theo quy định của ngân hàng; giữa sao kê, sổ phụ, cân đối tài khoản phải khớp đúng với tên của khách hàng, tài khoản, số tiền. Sự khớp đúng này sẽ tránh được hiện tượng các khoản vay xấu, những khoản vay có vấn đề nhưng chi nhánh không xuất trình hoặc xuất trình không đầy đủ các khoản dư nợ thực tế. Để thực hiện việc kiểm soát hồ
sơ vay vốn KSVNB cần xem xét các tài liệu sau: - Giấy đề nghị vay vốn
- Các tài liệu, báo cáo về tình hình sản xuất kinh doanh, dịch vụ và các giấy tờ khác chứng minh khả năng tài chính của khách hàng
- Dự án/ phương án vay vốn
- Sao kê về nợ vay doanh nghiệp đến thời điểm kiểm tra - Sổ phụ kế toán về dư nợ vay của doanh nghiệp
- Hồ sơ tín dụng (tham chiếu phụ lục 8A và 9A- sổ tay tín dụng Ngân hàng TMCP Đầu tư và phát triển Việt Nam chi nhánh Bắc Quảng Bình, các văn bản sửa đổi bổ sung/ phụ lục HĐTD - Hồ sơ bảo đảm tiền vay - Hợp đồng bảo hiểm - Bản vấn tin CIC - Tờ trình thẩm định của cán bộ chi nhánh - Báo cáo kết quả thẩm định rủi ro
- Các tài liệu liên quan đến quyết định giới hạn tín dụng (GHTD), biên bản họp Hội đồng quản trị (HĐQT); phiếu biểu quyết của các thành viên, thông báo quyết định của người có thẩm quyền...
- Giấy đề nghị cơ cấu lại thời hạn trả nợ...
Trong trường hợp hồ sơ có nhiều sai sót, bị tẩy xóa thì phải quan tâm xem xét, kiểm tra và làm rõ các nội dung liên quan đến khoản vay, và có kế
hoạch đối chiếu trực tiếp với khách hàng.
Bên cạnh đó, KSVNB còn phải tiến hành kiểm tra việc sắp xếp hồ sơ, lưu trữ hồ sơ của cán bộ tín dụng có đúng hay không. Thông qua việc kiểm tra hồ sơ vay vốn và quản lý hồ sơ của cán bộ tín dụng để dẫn chiếu về chất lượng tín dụng của chi nhánh. Trong quá trình kiểm tra hồ sơ KSV cần kết hợp phỏng vấn gặp gỡ những cán bộ trực tiếp tham gia vào quá trình cho vay như: CBTD, Trưởng phòng tín dụng, kế toán cho vay, thủ quỹ, thủ kho để tìm hiểu những vấn đề chưa rõ.
Ba là: Kiểm soát trình tự cho vay:
Thực chất của việc kiểm tra việc tuân thủ trình tự cho vay là việc KSV xem xét lại quy trình cho vay của Ngân hàng nhằm phát hiện, ngăn ngừa các sai sót và rủi ro có thể xảy ra. Vì vậy KSVNB có thể tách quy trình cho vay của Chi nhánh thành các giai đoạn nhỏ để việc kiểm soát được dễ dàng hơn. Các giai đoạn nhỏ này bao gồm: thẩm định; phê duyệt tín dụng; cho vay và tất toán hợp đồng tín dụng (HĐTD), giải chấp tài sản đảm bảo (TSĐB).
Giai đoạn 1: Kiểm tra trình tự thẩm định
Quy trình thẩm định khách hàng tại Chi nhánh được thực hiện theo mô hình 2.5 sau: Khách hàng Chuyên viên QHKH ( Phòng QHKH) Chuyên viên tín dụng ( Phòng Quản lý tín dụng) Hình 2.5: Quy trình thẩm định tín dụng tại BIDV Bắc Quảng Bình Nhu cầu vay vốn Hướng dẫn KH lập hồ sơ; khai báo bản câu hỏi sức khỏe của Pre’voir Liên hệ Pre’voir Lập và phát bảo hiểm cho khách hàng TĐHSKH Thông báo Không chấp nhận cho vay TTĐ và phê duyệt Chấp nhận cho vay Không chấp nhận cho vay …. Chấp nhận cho vay
Dựa vào mô hình trên, KSVNB tiến hành kiểm tra trình tự thẩm định, tái thẩm định của Chi nhánh có đúng với quy định hay không? Đồng thời xem xét các nội dung sau:
Thứ nhất, báo cáo thẩm định được dùng trong quá trình thẩm định có
đúng mẫu đã quy định hay không?
Thứ hai, nội dung báo cáo thẩm định có phân tích đầy đủ các yếu tố về
khách hàng và dự án theo quy trình thẩm định và sổ tay tín dụng hay không?
Thứ ba, chất lượng của thẩm định, có tốt hay không bằng cách liên hệ
với các khoản vay khác và kết hợp với quá trình thu nợ, thu lãi và xử lý các vấn đề phát sinh để đánh giá về khách hàng, tài sản thế chấp và hiệu quả
mang lại của khoản vay.
Trong giai đoạn này, KSV cần chú ý kiểm tra việc xếp hạng tín dụng nội bộ khách hàng của Chi nhánh có theo đúng quy định quy chế của BIDV hay không? Các chỉ tiêu được sử dụng trong việc phân loại, xếp hạng tín dụng khách hàng có phản ánh đúng hay không? Chi nhánh có thực hiện thu thập thông tin về khách hàng để đánh giá, xếp hạng khách hàng theo mỗi quý một lần theo yêu cầu của BIDV hay không?... Sở dĩ, KSV cần kiểm tra việc xếp hạng tín dụng nội bộ khách hàng vì đây là yếu tố quan trọng được sử dụng trong quá trình thẩm định và tái thẩm định để quyết định xác lập quan hệ tín dụng.
Giai đoạn 2: Kiểm tra trình tự phê duyệt tín dụng
Để kiểm tra kiểm soát trình tự phê duyệt tín dụng yêu cầu KSV nắm rõ quy trình phê duyệt tín dụng tại chi nhánh trong hai trường hợp: trong thẩm quyền của giám đốc Chi nhánh và trong trường hợp phải trình HSC để làm căn cứ kiểm tra, kiểm soát.
- Đối với trường hợp các khoản vay trong thẩm quyền của Giám đốc BIDV Bắc Quảng Bình, xem xét mô hình 2.6
Hình 2.6: Quy trình xét duyệt cho vay vốn trong thẩm quyền quyết định Giám đốc BIDV Bắc Quảng Bình
Diễn giải hình 2.6 như sau:
Khách hàng gởi hồ sơ xin vay đến phòng Quan hệ khách hàng (QHKH) trưởng phòng QHKH tiếp nhận hồ sơ và giao cho cán bộ chuyên viên phụ
trách và tiến hành thẩm định hồ sơ khách hàng lần 1 sau đó chuyển giao hồ sơ
cho Phòng quản lý tín dụng
Cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ, tiến hành tái thẩm định sau đó chuyển sang cho Trưởng phòng tín dụng
Trưởng phòng tín dụng xem xét lại hồ sơ và hoàn chỉnh hồ sơ thẩm định
để trình Hội đồng tín dụng
Sau khi có ý kiến của HĐTD, toàn bộ hồ sơ vay vốn được hoàn chỉnh và trình Giám đốc chi nhánh phê duyệt
Trong trường hợp này khi tiến hánh kiểm tra, kiểm soát quy trình cấp tín dụng KSVNB lưu ý thẩm quyền cấp GHTD ở chi nhánh có đúng với quy
định, quy chế của BIDV hay không? Cụ thể:
+ Cấp GHTD khách hàng: do cán bộ tín dụng và phòng quan hệ khách hàng/ phòng giao dịch thực hiện + Cấp GHTD nhóm KHLQ: do cán bộ và lãnh đạo Phòng quản lý tín (1) (2) Hội đồng tín dụng Giám đốc CN Khách hàng P.QHKH P.QLTD (3) (4)
dụng phối hợp với phòng quan hệ khách hàng/ phòng giao dịch thực hiện
- Trường hợp khoản vay vượt mức thẩm quyền quyết định của Chi nhánh
Hình 2.7 Quy trình xét duyệt cho vay ngoài thẩm quyền của chi nhánh
Khách hàng gửi gởi hồ sơ xin vay đến phòng Quan hệ khách hàng (QHKH) trưởng phòng QHKH tiếp nhận hồ sơ và giao cho cán bộ chuyên viên phụ trách và tiến hành thẩm định hồ sơ khách hàng lần 1 sau đó chuyển giao hồ sơ cho Phòng quản lý tín dụng
Cán bộ tín dụng tiếp nhận hồ sơ, tiến hành tái thẩm định sau đó chuyển sang cho Trưởng phòng tín dụng
Trưởng phòng quản lý tín dụng xem xét hoàn chỉnh hồ sơ trình hội đồng tín dụng Sau khi có ý kiến của hội đồng tín dụng, hoàn chỉnh hồ sơ trình lên giám đốc chí nhánh
Sau khi có ý kiến của hội đồng tín dụng, hoàn chỉnh hồ sơ trình lên Giám
đốc chí nhánh
Giám đốc chi nhánh lập tờ trình lên HĐTD hội sở hoặc Tổng giảm đốc quyết định
Căn cứ vào các quy trình xét duyệt tín dụng trên KSV tập trung vào việc kiểm tra, rà soát xem xét việc thực hiện xét duyệt cho vay có đúng theo quy trình thẩm định kết hợp với sổ tay tín dụng hay không? Khi kiểm tra kiểm
Khách hàng P.QHKH P.QL tín dụng Hội đồng TD Hội sở Giám đốc CN Hội đồng tín dụng (1) (2) (3) (4) (5)
soát KSV cần lưu ý đến các nội dung:
Cán bộ tín dụng có tập hợp hồ sơ, nghiên cứu thẩm định các điều kiện vay vốn, lập tờ trình kèm hồ sơ trình trưởng phòng tín dụng hay không?
Trưởng phòng tín dụng chịu trách nhiệm kiểm tra lại hồ sơ và ghi trực tiếp ý kiến đánh giá, đề xuất cho vay hay không cho vay lên tờ trình cán bộ tín dụng lập hay không?
Ý kiến tham gia của các phòng chức năng khác có hay không?