1. Tính cấp thiết của đề tài
3.2.4. Hệ thống thông tin và truyền thông
Chi nhánh cần xây dựng một hệ thống thông tin dữ liệu bao gồm các văn bản, quy định của Nhà nước, các quy định trong nội bộ NH liên quan đến từng bộ phận. Và phổ biến một cách rõ ràng, chi tiết đến từng bộ phận, phòng ban trong Chi nhánh để đảm bảo các nhân viên ở mọi cấp đều có thể hiểu và nắm bắt được các thông tin này, trong đó bao gồm cả thông tin cần thiết giúp thực hiện trách nhiệm kiểm soát nội bộ.
Hệ thống thông tin của tổ chức tạo ra các báo cáo, trong đó chứa đựng những thông tin về tài chính, hoạt động hay tuân thủ, giúp nhà quản lý điều hành và kiểm soát tổ chức. Chính vì vậy, hệ thống thông tin hỗ trợ cho quản lý không chỉ thuần túy cung cấp các thông tin đáng tin cậy, kịp thời về hoạt
động thực tế, cụ thể theo đối tượng kiểm soát, mà còn phải có tác dụng cảnh báo cho nhà quản lý về chênh lệch đáng kể trong hoạt động thực tế so với kế
hoạch, dự toán để nhà quản lý can thiệp và điều chỉnh. Do đó, trong việc tổ
chức hệ thống thông tin, phải có thiết kế các kế hoạch, dự toán, các định mức hoạt động, mức độ cần được cảnh báo. Trên cơ sở này, số liệu thực tế được ghi nhận và so sánh với các tiêu chuẩn để đánh giá. Ngoài ra, thông tin cần
được bảo vệ để tránh sự truy nhập của đối tượng không có thẩm quyền và
đảm bảo khôi phục được khi có sự cố mất thông tin xảy ra, do đó, Chi nhánh cần lắp đặt hệ thống bảo vệ số liệu, và có phương pháp lưu trữ thông tin đảm bảo rằng khi có sự cố xảy ra như thiên tai, hỏa hoạn hay mất dữ liệu phải
được khôi phục nhanh chóng để hoạt động kinh doanh của ngân hàng không bị ảnh hưởng.
Chi nhánh có hiệu quả hơn, yêu cầu ban lãnh đạo Chi nhánh không chỉ truyền
đạt thông tin cho nhân viên mà còn phải lắng nghe các thông tin phản hồi từ
nhân viên. Chi nhánh cần xây dựng kênh thông tin để nhân viên chia sẽ đóng góp ý kiến và bảo cáo những hành vi sai phạm, các sự cố bất thường trong chi nhánh. Những cuộc họp định kỳ giữa nhân viên và Ban lãnh đạo Chi nhánh thông thường, các nhân viên không thể mạnh dạn đưa ra các ý kiến của họ
nên Ban lãnh đạo cần có kênh thông tin hữu hiệu hơn bằng cách đặt các thùng thư góp ý, hay sử dụng hộp thu điện tử để nhân viên có thể dễ dàng phàn ánh, khiếu nại và đóng góp những ý kiến sang tạo cho Chi nhánh. Đồng thời, chi nhánh cũng cần phải có một ban hay một các nhân nào đó có trách nhiệm tiếp nhận thông tin và chuyển đến các cấp có thẩm quyền để xử lý.
Để thực hiện những điều trên dễ dàng, Chi nhánh cũng cần chú ý đáp
ứng công nghệ thông tin.
Ngày nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong các hoạt động NHTM đã trở nên phổ biến, đây là đòi hỏi khách quan của quá trình phát triển. Các thông tin trong hoạt động tín dụng được cập nhật hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý dữ liệu và điều hành công tác. BIDV nói chung và BIDV Bắc Quảng Bình nói riêng cần chú trọng khai thác, phát triển hệ
thống phần mềm, đưa vào hệ thống những chương trình ứng dụng hỗ trợ cho công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ. những hỗ trợ có thể được thực hiện dưới các hình thức như cung cấp đầy đủ và chi tiết các thông tin về hoạt động tín dụng được nhập vào hệ thống, tạo ra các báo cáo tổng hợp theo nhiều tiêu thức khác nhau, xây dựng được hệ thống cơ sở dữ liệu, có biểu đồ tự động để
theo dõi được các biến động bất thường. Nhờ đó, sẽ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu đáng kể công việc thủ công cho các KSV nội bộ (xuất dữ liệu từ hệ
thống, làm báo cáo, vẽ biểu đồ…) KSV sẽ tập trung phân tích sâu vào nguyên nhân của những biến động rủi ro bất thường của hoạt động tín dụng và có
những ý kiến đánh giá và kiến nghị kịp thời để ngăn chặn các rủi ro có thể
xảy ra trong hoạt động tín dụng